220121 業務改善セミナー 元山さん

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1. 株式会社リビカルの由来は、Re-engineering Business Culture 私たちは「ビジネス」をデザインすることで誰もが「働く」を楽しめる社会を目指します。 ～「働く」を楽しむ仕組みづくりにこだわります～ ～「働く」を楽しむ意識づくりにこだわります～ ICTや業務・組織構造の設計により仕事そのものの仕組みを作ります。そして、働く方の意識を変革させます。両輪を回し 続けることで、その組織文化を変え、誰もが自分に合った「役割」を全うし「働く」を楽しめる社会を目指します。 社名 株式会社リビカル 所在地 東京都港区浜松町2丁目2番15号 代表者 元山文菜 資本金 3,000,000円 事業内容 業務コンサルタント・システム受託開発導入支援・RPA導 入支援 ―会社情報－ コンセプト
2. 事業概要 “仕組み”改革 “意識”改革 ・BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）コンサルティング ・業務系システム導入支援（パッケージ選定から機能追加） ・RPA（Winactor）導入支援 ・WLB（ワークライフバランス）認定講師 ・ダイバーシティマネジメント研修・セミナー ・タイムマネジメント研修 BPRコンサルティング 講演・セミナー 効果の実感できる変革を！ 成果が持続される仕組みを！ 作る業務コンサルティング会社です。
3. プロフィール 株式会社リビカル 代表取締役 元山文菜（Ayana Motoyama） 卒業後（株）サクラクレパスに入社し、商品企画部プロダクトマネージャーとして活躍。 2008年、富士通（株）に転職し、営業管理業務のプロセスアウトソーシング（事務処理代行）やプロセス改善 など歴任。 2017年２月に独立起業（株）リビカル代表取締役。バックオフィス業務全般に対するBPR（ビジネスプロセスリ エンジニアリング）コンサルタントとして活動。BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）やRPA（ロボティクスプロセ スオートメーション）の導入支援。 企業目標を明確にし、各業務を属性別に分析、適切な業務設計および組織構造を構築することで、経営効率の 向上、利益体質の組織を設計する。 一方プライベートでは、2013年より障がいや難病女性向けフリーペーパー「Co-CoLife☆女子部」にボランティアで 参加。発行元である特定非営利活動法人 施無畏（せむい）理事も兼任する。 BPIE認定番号00680231 ビジネス・プロセス革新エンジニア WLB（ワークライフバランス）上級認定講師 ーメディア実績ー 日本経済新聞 ～折れないキャリア～ 日経WOMAN ～HER LIFEHISTORY～ NHK ～おはよう朝日～ 朝日新聞～ひと～ 読売新聞 朝刊 北海道新聞 ～社会面～ など
4. DX化がはやってます
5. 業務のあり方が変わってきた 遂行 ↓ 遂行＋改善 ↓ 改善＋創造
6. 成功体験による慣習！？悪習！？ 会議だらけの職場 なくならない紙と押印文化 縦割り組織と業務 とにかく承認が多い業務プロセス 過剰サービス 不明瞭な業務内容と人事評価 完璧主義と安全志向でなかなか前に踏み出せない いくらデジタル技術が進んでも、業務のあり方を変革できなれければビジネスとし て成果がでない
7. 残念な職場“あるある” あなたの職場でもありませんか？ いつの間にか自分たちの足を引っ張ってしまっている 承認システムから紙を ダウンロードして押印 監視・管理のためのテレワーク ITツールの導入 「あの人にしか分からない」 が高度な仕事 成功とは「失敗しないこと である」
8. ソリューションスタート型 ソリューション導入が先に検討される ソリューション導入が目的になる ソリューションが現場に定着しない トップの号令で業務改革が開始される 業務と合わないソリューションが導入される ソリューションありきの失敗プロセス 仕事量が増え生産性が更に落ちる 使われないソリューションが現場で放っておかれる 導入後の評価がなく廃止もされない
9. 散らかった業務から目を背ける オフィスワークは目に見えない 工場だと見 て分かるの だけど… どのように管理していてどのように仕事を進めるのかは個人の判断 ひとまずソリューション入れたら解決するだろう 成果がでない DX化した 気になる… ソリューショ ン導入した ことで満足
10. 運用（定着）のステップが頭にない 開発→導入→定着→効果 運用（定着）を無視、導入すればビジネス成果がでると勘違い 成果がでない DX化した 気になる…
11. ITソリューションは手段 手段≠目的 魔法の杖で はありません 業績さえ下げ てしまいます
12. 「改善」と「改革」の違いを知っていますか？ 「改善」「改革」 DXとは業務改革です！ ・現状肯定 ・ビジネスの前提を変えずに、そ の範疇で創意工夫 ・いまあるもの（プロセス）をより よくする ・価値創造。現状否定。 ・自組織が有する強みをベー スに顧客視点で、全く新しいビ ジネスモデルやプロセスを生み 出す。
13. 家のリフォームに例えると  業務改善 日々の生活の中で不便を感じる壁紙やお風呂の床などを直す  業務改革 自分たちにとってどんな暮らしが理想かを考え、「落ち付ける暮らし」という目標を 立てたとして、それを実現させる為に、間取りや部屋数など全てを抜本的に見直 し改修する
14. BPRプロジェクト （ビジネスプロセスリエンジニアリング） 業務改善活動 考え方 企業活動や組織構造を抜本的に見直し顧客（市場） 志向に首尾一貫した業務プロセスとして再設計を行う。場 合によっては他部署やクライアントの業務フローも変更する。 基本的には、今あるプロセスを踏襲してムリ・ムダ・ムラを省き効 率化する。基本的には自部門で解決できる課題に取り組む。 意思決定 トップダウン ボトムアップ 体制 プロジェクトメンバーを中心としたプロジェクト型（※1） 全員参加を基本とした最大10名程度のチーム スケジュール 6ヵ月～ 日常業務として継続 進め方 ありたい姿を描きそこに向けて改革をする（※２） 業務可視化と分析、課題特定、最適な業務プロセスに再 設計。ソリューション（RPA、業務システム、BPOなど）や 人員数の選定。組織体制の再設定。 新プロセスの業務フロー、業務定義書、業務手順書作成。 それに沿ってスキルマップ、研修計画書を作成。 日々の業務から問題点を見つけ改善する 日々の気づきを全員で挙げる どのように解決できるのか施策を検討、即実行しふりかえる。 KPT。 職場風土 ・あるべき姿を基に問題を追及し解決に導く力の向上 ・仮説思考、課題の本質にせまる分析思考の向上 ・日々、問題意識をもつ思考を付け、問題解決能力を上げ当 事者意識を持てる ・職場コミュニケーション（気軽に相談できる風土）が育つ ・顕在化されていない問題を現場の段階で明確にできる 進め方の違い
15. 日常業務 施策 実行 気づき 問題抽出 対象の選定 課題 特定 業 務 改 善 活 動 どのように するのか HOW 株式会社リビカル 7つのステップ 業務改革 の詳細検討 目的目標 設定 現状調査と 分析 施策洗い 出し絞り 込み スケジュール 設定リスク分 析 システム 開発 実行 定着 業 務 改 革 業務改善活動で現場の基礎力を高め、業務変革プロジェクトで組織変革を起こす！ トップダウンとボトムアップの両輪を回す やりづらい 分かりづらい ムダ・ムラ・ムリ ・・・ なぜなぜ WHY
16. ひとまずシステム化
17. 運用（定着）のステップが頭にない 開発→導入→定着→効果 運用（定着）を無視、導入すればビジネス成果がでると勘違い 成果がでない DX化した 気になる…
18. 業務改革（BPR）プロジェクトの進め方
19. 業務を見えるようにしてみよう 1 月次予算 1 当月実績検討 1 予実表のアウトプット 0.00 2 2 予実表の修正 0.00 3 3 商品別予算データ収集 0.00 4 4 商品別予算データ修正 0.00 5 0.00 6 0.00 7 0.00 8 0.00 9 0.00 業務 小分類ID 業務 小分類タイトル 担当者 作業 業務現状 トレーニング 期間 マニュア ル有無 頻度 件数 (件/月) 工数 (H/件) 工数 (H/月) 利用システム NO 大 業 務 ID 業務 大分類タイトル 中業務 ID 業務 中分類タイトル 業務棚卸表 業務フロー図 まずはこの2点で業務を可視化して問題点 をさがしてみよう！
20. 業務フロー図の書き方 大分類 中分類 小分類 日 週 月 年 都度 年間発生回数 Aさん （H/回） Bさん (H/回） 工数計 （H/回） 年間工数 （H/年） 契約管理 契約処理 契約状況の確認（FMTやNDA） 20 1 3 1 4 4 請求条件の確認 20 1 1 1 1 契約書作成（契約書Draft作成・社内調整） 20 1 2 2 4 4 契約内容について社内調整と顧客折衝 20 1 3 3 3 契約書の提出 20 1 4 3 7 7 契約締結 契約締結処理（契約押印処理や郵送など） 20 1 5 5 5 納品管理 納品 納品書作成処理や郵送 10 260 6 6 1560 請求 請求書作成処理や郵送 20 12 4 4 48 回収 回収確認や督促 15 12 0 0 24 10 34 1632 合計 ①凡例を決める ②担当者を入れる ③粒度を決める ④時系列に沿って書いていく 業務棚卸表があればフロー図が 書きやすい！
21. 業務棚卸表で業務を見てみよう ①大分類と中分類を書き出してみてください。 ②中分類・大分類に含まれる作業（小分類）をかき出していく ③かき出した小分類全体を見て、大・中分類の追加、削除、統合をする ④それぞれの業務に対して誰がどのくらいの時間をかけているのかを見えるようにする ⑤担当者の名前と所要時間を入れて「業務量」を見えるようにする ⑥業務特性を入れてみる。 ⑦利用ファイルや利用システムも入れてみる。 大分類 中分類 小分類 日 週 月 年 都度 年間発生回数 Aさん （H/回） Bさん (H/回） 工数計 （H/回） 年間工数 （H/年） 契約管理 契約処理 契約状況の確認（FMTやNDA） 20 1 3 1 4 4 請求条件の確認 20 1 1 1 1 契約書作成（契約書Draft作成・社内調整） 20 1 2 2 4 4 契約内容について社内調整と顧客折衝 20 1 3 3 3 契約書の提出 20 1 4 3 7 7 契約締結 契約締結処理（契約押印処理や郵送など） 20 1 5 5 5 納品管理 納品 納品書作成処理や郵送 10 260 6 6 1560 請求 請求書作成処理や郵送 20 12 4 4 48 回収 回収確認や督促 15 12 0 0 24 10 34 1632 合計
22. 業務を整理整頓してみる 廃止（Eliminate） 「仕事自体をなくせない？ 結合（Combine） 作業を結合できない 入替・代替（Rearrange） 手順や担当を変えられない？ 単純化（Simplify） もっと簡単にできない？ 捨てる 配置する 整頓する RPAやICT ソリューションなど の機会かはここに 含まれる！
23. 導入後はボトムアップでふりかえり 「導入後はどのような評価をするのか？」を最初に決めておく！ •定量的な評価 定量的な評価の考え方は、QCDを基に設定します。全てあてはめる 必要はありませんが、考える際の参考にしてみてください。 Q（Quality） 品質 C（Cost） コスト D（Delivery）納期 •定性的な評価 数値化して表せる評価軸に加え、数値化できない定性的な評価軸も 準備しておくと、議論の幅が広がります。 業務改善活動「ふりかえり」を活用して定着させていく。 KPTという業務改善のフレームワークもおすすめ。
24. 書籍の発売 沢渡あまね，元山文菜 著 四六判／208ページ 定価（本体1,580円＋税） ISBN 978-4-297-11639-2 2020年11月6日発売 業務改善の問題地図 ～「で、どこから変える？」進まない、続かない、 だれトク改善ごっこ～ Amazonランキング「中小企業経営」カテゴリ1位 初月重版確定
25. 株式会社リビカル RE-engineering BUsiness CUIture