guia comunicació interna

Transcript

1. Guia per a una millor comunicació interna Empar Molleda Irene Puig Judit Pujol Mercè Querol Marta Rovira
2. Índex . 2 1. Objectius 2. Valors generals i tranversals 3. Principis segons els context de comunicació 4. Implementació del projecte
3. Objectius Perquè un projecte prosperi i es pugui desenvolupar és essencial que hi hagi una bona comunicació entre les diferents persones que en formen part. Si no hi ha entesa, el projecte no evolucionarà i per tant no es podrà dur a terme. Els principal objectiu d’aquest microprojecte és:  Proposar una guia que defineixi:  els valors generals i tranversals sobre els quals hem de basar la comunicació interna de l’ACC.  els principis o valors determinats i compartits a respectar en funció del context comunicatiu 3
4. Valors generals i transversals S'han identificat els valors següents que han de ser presents en qualsevol tipus de comunicació dins de la nostra organització:  Respecte (comunicació no violenta)  Honestedat  Transparència  Empatia  Confiança: llibertat d’expressió  Col·laboració 4
5. Contexts de comunicació i principis associats  Direcció de l’equip  Relació interpersonal  Reunions  Ús de les tecnologies  Comunicació horitzontal 5
6. Direcció de l’equip A. Escolta activa: Obrir sempre un espai i deixar temps perquè les persones puguin expressar tot allò que hagin de dir. Ser receptius a les opinions dels altres. B. Col·laboració: Provocar el debat i fomentar la participació de les persones en temes claus de l’organització i del equip. Treballar des de la millora continua, establint espais d'anàlisi de les instruccions donades per tal de valorar la seva implementació. C. Claredat: Concretar la transmissió del projecte i de les idees i assegurar que s’ha entès l'encàrrec que es dona. També és convenient informar d’aquells aspectes que cal fer de manera diferent per evitar que les persones es mantinguin en l’error. D. Confiança: Crear confiança en l’equip per tal que participin en la presa de decisions de manera compartida. E. Reconeixements: Reconèixer públicament i privadament la feina ben feta i l’aportació de valor que fan aquelles persones que col·laboren amb l'equip. F. Responsabilitat: Transmetre tant els aspectes positius com els negatius de les coses, en aquest aspecte assumir la meva responsabilitat com a portador de les bones i de les males notícies. Assumeixo el lideratge i la responsabilitat de les decisions preses. 6
7. Relació interpersonal A. Bon ambient i respecte: Observar de manera habitual les normes bàsiques d'educació i vetllar per que es respectin. Evitar i no fomentar la critica negativa gratuïta envers la resta de companys d'equip o de la mateixa organització. B. Llenguatge NO violent: Utilitzar un llenguatge constructiu, mirant d’enfocar la part positiva i possibilista del assumpte del que es tracta. Les respostes han de seguir els estàndards de correcció i adaptar-se als registres dels interlocutors. C. Escolta activa . No interrompre, mantenir contacte ocular, donar respostes a les aportacions, demanar feedback, obrir espais de silenci per que es puguin fer preguntes. No monopolitzar les converses, deixant espai per a les altres persones. D. Empatia . Tenir cura de les persones, cercant moments de trobada informals per tractar les seves preocupacions. Dur a terme una comunicació propera amb els membres de l’equip, en un context de confiança i complicitat, i amb voluntat de conèixer la seva opinió i les seves propostes quan es comenten temes que afectin la seva tasca. E. Confiança i complicitats: Aprofitar oportunitats i invertir, de manera regular, temps per obrir escenaris informals de relació i conversa entre les persones de l'equip. Animar a que les persones de l'equip interaccionin i resolguin els problemes o incidències que tinguin a veure amb les seves responsabilitats professionals, amb aquelles persones d’altres equips amb les que estiguin relacionades. 7
8. Reunions A. Planificació: Elaborar i fer arribar amb prou temps un ordre del dia de la reunió, on hi consti : hora d'inici i acabament i objectiu de la reunió. Convocar a les persones realment implicades en el tema de la reunió, explicant a l’inici, el motiu pel que ha estat convidada cadascuna en el cas de que la reunió sigui extraordinària B. Puntualitat: Respectar l’hora d’inici i d’acabament de les reunions i l’ordre del dia previst. Ser puntual. C. Atenció: Prestar atenció! ( no mòbils, correus, avisos etc) D. Respecte: Respectar el torn de paraula, no monopolitzar les reunions i afavorir la participació respectant les opinions de la resta. E. Compartir: Compartir de manera oportuna els resultats de la reunió a totes aquelles persones a les que afecta o han d’estar informades, tant vertical com horitzontalment. Concretar els resultats i formalitzar les conclusions al final de les reunions mitjançant una acta i l’assignació de tasques o l’establiment de compromisos si és el cas. 8
9. Ús de les tecnologies A. Establir criteris sobre els mitjans per evitar la duplicitat d'informació  Formalitat : Correu electrònic  Informalitat, rapidesa, col·laboració: Teams, Whats app, Telèfon... B. Respecte: Tenir en compte el to de la comunicació segons el receptor i a qui va dirigit observant en tot cas les normes bàsiques d'educació. Soc curós amb el vocabulari emprat i conscient, en tot moment de l’accessibilitat pública del que dic. Ser conscients dels matisos limitats de la comunicació per mitjà de segons quins mitjans C. Establir horaris: Tan sols en cas d’urgència faig trucades, envio e-mails o faig ús d’eines de comunicació síncrona [WhatsApp, Telegram] un cop acabada la jornada, en dies festius o en caps de setmana. ( Definir que és urgent!) . D. Claredat i precisió: Sintetitzar els missatges i dirigir-los només a aquelles persones estrictament necessàries E. Foment de les eines. Socialitzar “descobriments” o possibles solucions a problemes imprevistos amb que ens anem trobant amb les eines tecnològiques. Utilitzar de manera habitual les tecnologies de la informació i comunicació corporatives i fomentar l’ús d’aquestes eines i tecnologia entre els equips. 9
10. Comunicació horitzontal A. Respecte: Respectar i acceptar les diferències individuals dels altres. B. Escolta activa. Dur a terme una escolta activa amb el propòsit de conèixer que fa cadascú i fer palesa la percepció d’interrelació i influència entre nosaltres. C. Empatia: Ser conscients de barreres generacionals i estructures jeràrquiques en l'organització i diferents nivells de voluntat de compartir i comunicar. Buscar la manera de transmetre amb sinceritat i obertura per afavorir l’empatia de l’altre i facilitar la comunicació. D. Fomentar un bon ambient. Dur accions concretes perquè flueixi una comunicació eficaç i eficient en el conjunt de l’organització i no tant sols en el nostre àmbit. Mantenir i fomentar el bon humor en les comunicacions entre companys i companyes. E. Autoavaluació del nostre estil comunicatiu: Dur a terme accions concretes per conèixer el nostre estil comunicatiu i l’impacte que té en els altres, per introduir millores. 10
11. Implementació 1. Difondre la Guia i els valors per mitjà d'un escrit de la Direcció. 2. Publicar l'escrit i la Guia a la Intranet. 3. Crear una comissió de seguiment formada per persones de diferents unitats. 4. Habilitar una bústia on poder fer arribar les possibles males praxis o desviacions de comportaments segons l'establert en la guia. 5. Declaració de compromís de seguir la guia. 6. Realitzar periòdicament enquestes anònimes per valorar el grau de compliment dels valors de la guia. 11
12. consum.gencat.cat