Web MTGマナー講座：ビジネス系本部共同研修2024

サイボウズで2024年に実施したビジネス系本部共同研修の資料です。
テーマは「Web MTGのマナー」です。

ビジネス系本部共同研修の詳細は、サイボウズ採用サイトのページをご覧ください。
https://cybozu.co.jp/recruit/workplace/business-onboarding/

Transcript

1. Web MTGマナー講座 2024年5月作成
2. 本講座のコンセプト 1 新入社員のみなさんが 今後の業務上のＷｅｂ ＭＴＧに備えて 社外の方とのＷｅｂ ＭＴＧをはじめ、 Ｗｅｂ ＭＴＧで 気を付けたいポイントを理解できた！ 実践できそう！！
3. 本勉強会のグランドルール 2 ✓ 画面はオンにしていただけると 大変うれしいです！ ✓ 途中、講師からの投げかけがあるので、 積極的に回答してください！ ✓ 質問は実況スレッドに入力しておいて下さい • 細かいポイントが多いです • 既に実践されている内容もあると思います • 本講座の内容は、あくまでもひとつの目安です やり取りする相手や状況に応じて、 気持ちよいＭＴＧを実施できるよう、 みなさんも、ぜひ工夫してみて下さい！
4. アジェンダ 3 ▌【社外編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【社内外共通編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【もっと編】ＭＴＧをさらに有意義な時間にするためのポイント
5. アジェンダ 4 ▌【社外編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【社内外共通編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【もっと編】ＭＴＧをさらに有意義な時間にするためのポイント
6. 【社外編】 Web MTGで気をつけたい ポイント 5
7. 考えてみましょう！ 6 社外の方とのＷｅｂ ＭＴＧ どんなことに気をつけたいですか？ どんなところに不安がありますか？
8. Web MTGの環境を確認 7 ▌サイボウズと同じ環境とは限りません！ Cybozu A社 •Ｚｏｏｍ・Ｔｅａｍｓを使用 •日頃からＷｅｂ ＭＴＧに 慣れている •接続先の発行やＭＴＧ設定は 簡単にできる •ＺｏｏｍＭＴＧの使用はＮＧ •使用できるのは、Ｇｏｏｇｌｅ Ｍｅｅｔのみ •日頃はＷｅｂ ＭＴＧの機会は ほとんどない •接続先の発行には慣れていない お客様のWeb MTG環境を事前に確認しましょう 当日万が一接続できなかった場合の連絡先も認識しておきましょう
9. 初めてのWeb MTGツールを使うことになったら 8 ▌時間になって接続しようと思った時のあるある ✓ 接続先ＵＲＬをクリックしたら、アプリダウンロードの メッセージが表示された。時間がかかる！ ✓ 背景設定ができておらず、自宅が丸見えに… ✓ マイクやカメラ設定が上手くいかず、入り直すことに… 接続方法、背景・マイク・カメラ設定を事前に確認しましょう
10. コミュニケーションで与える印象 9 ▌メラビアンの法則 視覚情報, 55% 聴覚情報, 38% 言語情報, 7% 身だしなみ・表情・目線・ 身振り手振り・ 声のトーン・話す速度 ① ② ③
11. 【視覚】Web MTGの見た目を整える 10 ▌どんなところに気をつければいいでしょうか？ サイボウズ_吉井 ヨシリン
12. 【視覚】身だしなみ 11 ▌ＴＰＯに合わせた身だしなみを心がけましょう ⚫ 服装はジャケットや襟付きが無難 （お客さまの業界を意識して判断） ⚫ ゆるい襟元、ノースリーブはＮＧ ⚫ Ｚｏｏｍで映る自分の姿を事前に確認 （寝ぐせ・メイク） ⚫ 髪色・メイク・ネイルは派手すぎるもの は控える ⚫ 髭は清潔感を損なわないレベルに
13. 【視覚】身だしなみ以外 12 ▌身だしなみ以外にも、気を付けたいことがたくさん！ ⚫ 表示名はオフィシャルに ✓ ニックネームはＮＧ ✓ 読みづらい名前はフリガナ （例：サイボウズ_鬼頭Kito） ✓ 社名を入れる ⚫ バーチャル背景が場に相応しいか確認 ⚫ バーチャル背景があっても油断しない （後ろのものが見える可能性あり） サイボウズ_吉井
14. 【聴覚】聞こえ方 13 ▌聞こえ方でストレスを与えることがないよう心がけましょう ⚫ 聞こえ方に配慮してマイクを使用 ⚫ 聞こえ方に不具合がないか、 冒頭のアイスブレイクで確認 ⚫ 相手の声が聞こえづらい時は、 最初に伝えましょう
15. 画面共有の注意点 14 ▌スムーズに画面共有をしてＭＴＧを円滑に進めましょう ⚫ 画面共有ＮＧが含まれないか確認！！ （情報漏洩の観点） ✓ ＢｏｚｕｍａｎはＮＧ ✓ 他社名が入った資料はＮＧ ✓ デスクトップを共有しない （共有する画面は限定する） ⚫ ＰＰＴはプレゼンテーションモード ⚫ 音声共有は「 サウンドを共有」 （ただし音量に注意） B社様 ご提案書20240401 Ａ社様へのご提案中
16. 【社外編】ふりかえり 15 ◼ＷｅｂＭＴＧ環境を確認 初めて接続するシステムの場合は 事前に背景設定など確認 ◼身だしなみや、背景、表示名 に留意する ◼聞こえ方を冒頭に確認 ◼画面共有する情報に留意
17. アジェンダ 16 ▌【社外編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【社内外共通編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【もっと編】ＭＴＧをさらに有意義な時間にするためのポイント
18. 【社内外共通編】 Web MTGで気をつけたい ポイント 17
19. Web MTGをよりよい場にするために 18 ▌“場づくり”を心がけましょう 質のよい コミュニケーション 信頼関係 発言のしやすさ ストレスのない環境
20. 【事例】サイボウズのコロナ前のWeb MTG 19 ▌どちらのＷｅｂ ＭＴＧの方が快適でしょうか？ Ａ Ｂ テレワーク参加者からの見え方に気を配りましょう
21. ハイブリッドワークの会議で気を付けたいこと 20 ハイブリッドワークの会議 こうなっていませんか？ オフィスにいても１人１台！ フラットな関係性 ※同じ会議室からの入室は、ハウリングに注意！
22. １人１台での参加が難しい場合は・・・ 21 ⚫ 会議室メンバーもマイクを使う ⚫ 名乗ってから発言する ⚫ テレワーク参加者にも 話を振る・意見を求めて、 発言の機会を公平にする ⚫ 必要な情報は画面共有する
23. 見た目の印象大切！ 22 ▌良くない例 表情 目線 真顔は怖い。 にこやかに！ 反応は120%で！ 適度な距離感で 時々カメラ目線 強調タイミングは特に
24. トラブルがあった時の対応 23 ▌Ｗｅｂ ＭＴＧでは、トラブルで相手をお待たせする場合、 状況が見えないことにより、場の不安が増大します…！ ⚫ 可能であれば、トラブルについて分かっていること、 どれくらい時間がかかりそうか、などを説明する 画面共有にすこし 時間がかっているようです。 そのまま少しお待ちください。 音声が聞き取れないため、 代わりのヘッドホンをとってきます。 1分ほどお待ちください。
25. 【社内外共通編】ふりかえり 24 ◼１人１台で接続できると フラットな場づくりができる ◼ 会議室カメラから参加する場合は、 テレワーク参加者に配慮する ◼表情や目線で好印象に ◼ トラブル時は状況共有が大切
26. アジェンダ 25 ▌【社外編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【社内外共通編】Ｗｅｂ ＭＴＧで気をつけたいポイント ▌【もっと編】ＭＴＧをさらに有意義な時間にするためのポイント
27. 【もっと編】 MTGをさらに有意義な時間にする ポイント 26
28. Web MTGをよりよい場にするために 27 ▌“場づくり”を心がけましょう 質のよい コミュニケーション 信頼関係 発言のしやすさ ストレスのない環境 ＋社内MTGポイント
29. アイスブレイク 28 ▌Ｗｅｂ ＭＴＧは集合したら本題に入りがちですが、 ⚫ 相手への興味を示す／関係性づくりから始めることが大事 ⚫ お互いに冒頭に発言をしておくことで、会議中に発言しやすくなる ⚫ 追加情報を知る機会になることも ⚫ 【注意】アイスブレイクが長すぎて、本題の時間に影響がないように！ アイスブレイクの例 視覚で 気になったこと 背景・仕事場所など 相手の情報で 気になったこと ••の書き込みいいね！
30. 大人数の会議をファシリテーターをする場合の工夫 29 ⚫ グランドルールを最初に伝える ✓ 質問やコメントを チャットにいただけたら嬉しいです！ ✓ カメラオフの方も、 リアクションお願いします！ など ⚫ お願いしたグランドルールの対応を してくれた人に感謝を伝える ⚫ ファシリテーターや参加者が チャット内容に言及する ⚫ 人数が多い場合は、 相槌役を決めておくとやりやすい チャット 小：私もKさんに賛 成です！ K：ありがとうござい ます！ 新：今話に出た施 策、どこに載ってます か？ Y：リンクこちらですよ K ア 小
31. 集中力を引き出す！① 30 ⚫画面共有オン⇆オフ 切り替えでメリハリをつくる ⚫参加者全員を認識できる時間を時々つくる
32. 集中力を引き出す！② 31 ポインターを表示 身振り手振りで強調
33. Web MTGは資料を読んでしまいがち 32 ▌語りかけるように話す（声のトーン・話すスピード） △ 資料に書かれた言葉をただ読む 〇 伝えたい内容を、自分の言葉で話す 〇 内容に合わせたトーンで、抑揚をつけて話す 〇 相手に語りかける時は、反応を伺いながら話す
34. 【社内MTGの場合】カメラどうする？ 33 和 小 K ア ⚫ もちろんカメラオンの方が コミュニケーションはスムーズ ⚫ カメラオフが多いとファシリテーターは 進行がやりづらいことを知っておく ⚫ カメラをオフにする場合も、 チャットやリアクションボタンで しっかりと参加する
35. 議事録をあえて画面共有するやり方もOK 34 ▌認識合わせをしながらＭＴＧを進めることができる 私議事録とりますね！ 認識が違ったら教えてください。
36. 【もっと編】ふりかえり 35 ◼ アイスブレイクで場づくり・関係性 づくり ◼ 大人数ＭＴＧのファシリテートで は、グランドルールを決めておくなど、 少人数会議とは異なる工夫が必要 ◼ 時々画面切り替えをすると効果的 ◼ 身振り手振りやポインターで 視覚に訴える ◼ 語りかけるように話す ◼ カメラはオンの方がよい ◼ 議事録共有で認識合わせ
37. 全体のふりかえり 36
38. 全体の振り返り 37 ◆質問があればお気軽にどうぞ！ ◆やってみようと思ったポイントを 教えてください
39. 【社外編】ふりかえり 38 ◼ＷｅｂＭＴＧ環境を確認 初めて接続するシステムの場合は 事前に背景設定など確認 ◼身だしなみや、背景、表示名 に留意する ◼聞こえ方を冒頭に確認 ◼画面共有する情報に留意
40. 【社内外共通編】ふりかえり 39 ◼１人１台で接続できると フラットな場づくりができる ◼ 会議室カメラから参加する場合は、 テレワーク参加者に配慮する ◼表情や目線で好印象に ◼ トラブル時は状況共有が大切
41. 【もっと編】ふりかえり 40 ◼ アイスブレイクで場づくり・関係性づ くり ◼ 大人数ＭＴＧのファシリテートでは、 グランドルールを決めておくなど、少 人数会議とは異なる工夫が必要 ◼ 時々画面切り替えをすると効果的 ◼ 身振り手振りやポインターで 視覚に訴える ◼ 語りかけるように話す ◼ カメラはオンの方がよい ◼ 議事録共有で認識合わせ
42. ご清聴ありがとうございました。