Wdrożenie Intranetu w firmie – najważniejsze aspekty

"Wdrożenie Intranetu w firmie – najważniejsze aspekty" to prezentacja, która z pewnością przyda się tym, którzy zastanawiają się nad implementacją tego systemu w swoim przedsiębiorstwie. Eksperci odpowiedzieli na kluczowe pytania, pozwalające Ci na podjęcie ostatecznej decyzji. Sprawdź, czy Intranet ma przed Tobą jakieś tajemnice, a w razie wątpliwości skontaktuj się z Ideo. https://www.ideo.pl/

Transcript

1. Wdrożenie Intranetu w firmie – najważniejsze aspekty Ideo - eCommerce Software House Prezentację przygotowała Katarzyna Pezdan.
2. Podstawą jest dobrze ułożony proces projektowania i wdrożenia intranetu. Wdrażanie Intranetu w firmie „Jak zrobić to dobrze?” Istotne jest także przygotowanie techniczne intranetu oraz socjologiczne pracowników.
3. Proces wdrażania intranetu . 1. Analiza przedwdrożeniowa. 4. Opracowanie strategii promocji intranetu w firmie. 5. Wdrożenie i uruchomienie portalu. 2. Rozpoznanie potrzeb Klienta. 3. Projektowanie systemu. . 6. Monitoring, obserwacja skuteczności i rozwój platformy. Najważniejsze kroki
4. Utworzenie mapy empatii Aby ją stworzyć należy odpowiedzieć m.in. na pytania: Co pracownicy mają myśleć o komunikacji wewnętrznej, uczestnikach, procesach i narzędziach? Co mają czuć w procesie komunikacji, stykając się z przekazem czy narzędziami? Co mają robić, jak się zachowywać w procesie komunikacji? Co mają widzieć, gdy otwierają narzędzia czy gdy uczestnicą w dialogu z pracodawcą i kolegami z pracy? Co mają słyszeć, gdy stykają się z komunikacją w firmie? W pierwszym etapie trzeba poznać oczekiwania i wymagania Klienta oraz całej organizacji, w której ma zostać zaimplementowany intranet. Dlatego tworzy się mapę empatii oraz ocenę komunikacji w firmie.
5. Ocena komunikacji w firmie W tym celu należy odpowiedzieć m.in. na pytania: Czy komunikacja wewnętrzna w Twojej firmie jest prowadzona w oparciu o wypracowany plan komunikacji? Czy w Twojej firmie zdefiniowana jest postawa, którą firma chce zbudować wśród pracowników działaniami realizowanymi w komunikacji wewnętrznej? Czy Twoja firma ma sprawnie działające narzędzia do komunikacji z pracownikami? Czy kadra kierownicza w Twojej firmie wyczerpująco odpowiada na pytania pracowników? Czy w Twojej firmie pracownicy chętnie dzielą się informacjami i wiedzą z innymi pracownikami? Czy pracownicy Twojej firmy znają biznesowe cele strategiczne?
6. Badanie użytkowników (user centric) Badanie użytkowników i systemu Badanie systemu (site centric) Jako źródło informacji
7. Prowadzenie intranetu 1. Fundament – Regularność • Czy narzędzia są regularnie wykorzystywane, promowane? • Czy masz zdefiniowaną regularność w kontekście przekazu? • Jak wygląda regularność w komunikacji? • Czy w firmie procesy komunikacji są spisane i regularne wykorzystywane? 2. Fundament – Transparentność • Czy pracownicy znają narzędzia komunikacji, czy wiedzą, kto za nie odpowiada? • Czy przekaz jest jasno i otwarcie komunikowany, szczerze omawiany? • Czy pracownicy szczerze dzielą się informacjami i wiedzą? • Czy proces wdrożenia i funkcjonowania jest zrozumiały, jasny i jawny? 3. Fundament – Zaufanie • Czy pracownicy wierzą, że narzędzie działa właściwie i wspiera ich pracę? • Czy wiedzą, że zostaną oni poinformowani, gdy zajdzie taka potrzeba? • Czy przekaz będzie pełny i szczery? • Czy przebieg komunikacji jest przemyślany i działa poprawnie? 3 główne fundamenty
8. 3 płaszczyzny komunikacji Góra-dół Dół-Góra Komunikacja pozioma Komunikacja zatrudnionych na wyższych stanowiskach, wobec pracowników na niższych szczeblach. Komunikacja pracowników względem osób zajmujących wyższe stanowiska. Komunikacja pomiędzy pracownikami, zatrudnionymi na podobnych stanowiskach (także między działowa). Dla usprawnienia działania systemu intranetowego
9. Metody zachęcania do użytkowania intranetu Poziomy: odznaki, rankingi, punkty. Wynagrodzenia: rabaty, rozdania, zniżki. Nadanie władzy: funkcje moderatora, redaktora. Status Nagrody materialne Władza Przywileje: dostęp do rzeczy jedynie za pośrednictwem intranetu. Dostęp Przykłady z podziałem na kategorie
10. Optymalna metoda tworzenia i utrzymania intranetu Własny dział IT, czy firma zewnętrzna?
11. Wskazania przygotowane na podstawie rozmowy z Arturem Wichlińskim Dyrektorem Pionu Technologii i Operacji Banku Spółdzielczego. Integracja dla optymalizacji funkcjonalności Automatyzacja działań Praca całego zespołu Podstawa UX Skuteczny i użyteczny Intranet Na podstawie przykładu
12. • . Doświadczony zespół i lata pracy albo… Warto podkreślić, że później prowadzić i utrzymywać intranet może nawet jedna osoba, bez specjalistycznej wiedzy! Podsumowując: Ze względu na opłacalność, warto korzystać z gotowych rozwiązań oraz pomocy specjalistów. Natomiast w przypadku samego utrzymania intranetu może to robić jedna osoba, bez specjalistycznej wiedzy. „Nie sposób zrobić dobrze funkcjonujący intranet przy użyciu jednej osoby” • . • . „To też nie jest tak, że absolutnie wszystko robimy sami, bo to nie ma z kolei sensu. Posiłkujemy się też gotowymi rozwiązaniami z rynku. Wszystkie działania muszą mieć przełożenie biznesowe - to po prostu musi się opłacić” W omawianym przypadku w skład wchodziło 3 developerów oraz 8 inżynierów. Dlatego w wielu przypadkach warto skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy.
13. Integracje kluczem do bogatej funkcjonalności W ten sposób można dostosować platformę do zmieniających się warunków. Oto kilka możliwości: ▪ Elektroniczny Obieg Dokumentów ▪ Czatboty i interaktywne notatki ▪ Help Desk ▪ System zgłoszeń ▪ Baza wiedzy I wiele więcej… W miarę rozbudowy organizacji możliwe jest też poszerzanie funkcjonalności intranetu
14. Automatyzacja działań w intranecie W e-booku został opisany przykład, jak dzięki intranetowi można usprawnić pracę. „Za pomocą (wydawałoby się niepozornej) aplikacji, można zautomatyzować inne obszary naszej działalności”. Przykładem jest Biuro Zarządu. Komórka ta na każde posiedzenie musi przygotowywać zestawienia spraw. Pracownik Centrali czy też Placówki, który potrzebuje zgody Zarządu w formie pisemnej nie zasypuje wspomnianego wyżej biura papierami, tylko wszystko odbywa się elektronicznie. Automatyzacja jest możliwe m.in. dzięki zastosowaniu wyżej wspomnianych integracji
15. Dbałość o UX gwarantem skutecznego intranetu Przy budowie UX warto korzystać z prostego języka, aby użytkownik nie był przytłoczony ilością informacji. W takim przypadku szczególnie pomocny jest Obieg Dokumentów. Ta integracja ułatwia zarządzanie i ostatecznie użytkowanie intranetu. „Ważną kwestią jest też to, co mówią do nas nasi użytkownicy. To oni wymuszają zmiany w ekosystemie”
16. Zawsze należy pamiętać, że każdy biznes może szybko się rozwijać i rosnąć. W takim wypadku firma musi być gotowa na zagwarantowanie spójnej i sprawnej komunikacji wszystkim pracownikom, która zwiększa ich wydajność. Sposób na nieprzewidywalne zmiany? - Intranet W omawianym przykładzie, kiedy pojawiła się konieczność wprowadzenia pracy zdalnej w firmie – pracownicy, jak i sam system, byli już na to przygotowani wile lat wcześniej. Bank działał normalnie dzięki rozwiązaniom, które zostały już wcześniej wypracowane. W ten sposób utrzymano ciągłość pracy. Świadome przygotowanie technologii „Otoczenie biznesowe zmienia się, a sprawność organizacji polega na tym, jak się do tych zmian dostosuje”. Do zmieniającej się firmy
17. Rozbudowana analityka w prowadzeniu intranetu Dostęp do danych: ▪ liczba użytkowników, w tym liczba użytkowników powracających, ▪ częstotliwość powracania użytkowników, ▪ treści, z którymi się zapoznali, ▪ przeciętny czas trwania wizyty w serwisie intranetowym, tzw. lepkość serwisu, ▪ długość i szerokość wizyty, ▪ wskaźniki konwersji, ▪ zachowanie danego użytkownika w zestawieniu ze średnią (może ma problem w miejscu, w którym inni go nie mają i wymaga indywidualnego doszkolenia). Szczególnie przy współpracy z dodatkowymi narzędziami analitycznymi
18. Analityka – dostosowanie pod zmienne wymagania Daje dostęp do informacji na temat: • Elementów, które są właściwie zoptymalizowane. • Które dane są najważniejsze dla pracowników. • Elementów, które wymagają zmiany, udoskonalenia. • Które dane trzeba dodać (na podstawie wyszukiwań). „Niezwykle istotne dla zapewnienia długotrwałego sukcesu intranetu są badania ilościowe, ale mające potwierdzenie w faktach, a nie opinie – a więc wynikające ze statystyki wykorzystania intranetu.” Rozbudowana analityka pomaga w optymalizacji funkcjonalności intranetu
19. eCommerce Software House ul. Nad Przyrwą 13 35-234 Rzeszów Oddział w Norwegii Oddział Warszawa Siedziba firmy Oddział Krosno ul. Cybernetyki 19 B 02-667 Warszawa Nedre Storgate 37 3015 Drammen ul. Tysiąclecia 3 38-400 Krosno www.ideo.pl