リモートワークを上手くやるために / tips for remote working

勉強会で話したリモートワークネタです。

リモート会議のやり方、チャットで気をつけること、MS 365の使い方などを書いています。

Transcript

1. リモートワークを 上手くやるために @iwashi86 2020.5.8 某勉強会
2. 対象者 ・Beforeコロナ 　・出社が基本 　・リモートワーク無し or 少なめ ・Withコロナ 　・出社は最小限 　・リモートワークが突然増えた ※ ITシステムはMS 365系を例に。G Suiteでもほぼ同様。
3. ・岩瀬 義昌 / @iwashi86 ・NTT Communications HR所属 ・Tech系Podcaster
4. 今日のゴール Remote Work Native※ な働き方を知り 自身のチームで実践する気になる ※本資料でいうRemote Work Nativeとは: 　リモートワークを主として働く方法。 　たとえば、国内だとソニックガーデン社、国外だとGitLab社などの働き方のイメージ
5. 理解すること ・プラクティス 　・同期コミュニケーション(Web会議) 　・非同期コミュニケーション(チャット) 　・ITシステムの使い方(主にMS 365) ・文化
6. 注意点 ・様々なプラクティスや概念と 　それが良い/悪い理由を述べる ・そのまま取り入れるのではなく、 　良いとこ取りしての導入がオススメ ・MS 365(旧o365)の基本は説明しない
7. 本題
8. アジェンダ ・プラクティス 　・同期コミュニケーション(Web会議) 　・非同期コミュニケーション(チャット) 　・ITシステムの使い方 ・文化
9. オンライン会議で 最重要なこと？
10. 最重要なのは「音質」 ・映像は無くてもコミュニケーションは成立する
11. 最重要なのは「音質」 ・映像は無くてもコミュニケーションは成立する ・音質が悪い時点で 　・そもそも相手が何を言ってるかわからない 　・聞き返しが発生して議論が遅れる
12. 最重要なのは「音質」 ・映像は無くてもコミュニケーションは成立する ・音質が悪い時点で 　・そもそも相手が何を言ってるかわからない 　・聞き返しが発生して議論が遅れる ・音質は相手への配慮 　・話者は自分の音質に気づけない(録画しない限り)
13. どうすれば音質を 高められるか？
14. 内蔵マイクではなくヘッドセットなどを使う ・なぜ内蔵マイクはNGか？
15. 内蔵マイクではなくヘッドセットなどを使う ・なぜ内蔵マイクはNGか？ 　・キーボードなどの打鍵音を多く拾うため
16. 内蔵マイクではなくヘッドセットなどを使う ・なぜ内蔵マイクはNGか？ 　・キーボードなどの打鍵音を多く拾うため 　・非常に広範囲の音を拾ってしまい 　　聞き手に多くのノイズを与えるため。 　　賑やかなフロアの自席で使う場合は致命的 　 良い例もある： 　 静かな場所が確保できて、 かつキーボードを多用しなければ内属マイクで良い 　 (フロアに1人、またはフルリモートで自宅が静かなどの場合はOK)
17. ヘッドセットやスマフォ付属物で ・コールセンタ向けの有線ヘッドセットは最強 　・マイク位置が常に固定されて音質が一定
18. ヘッドセットやスマフォ付属物で ・コールセンタ向けの有線ヘッドセットは最強 　・マイク位置が常に固定されて音質が一定 ・ただし、ヘッドセットは現在、入手困難 　・スマフォ付属のイヤフォンマイクでも十分 Apple Ear Pods(2,800円) セブンイレブンで販売中
19. Bluetoothなどの無線よりも有線を ・なぜ無線はNGか？ 　
20. Bluetoothなどの無線よりも有線を ・なぜ無線はNGか？ 　・電波干渉などで安定しない 　・遅延が大きい 　・電池切れで会議を止めることも
21. Bluetoothなどの無線よりも有線を ・なぜ無線はNGか？ 　・電波干渉などで安定しない 　・遅延が大きい 　・電池切れで会議を止めることも ・Bluetoothは音質も悪い(ことが多い) 　・よくあるプロファイルが黒電話並 　・ただし、AirPods(Pro)は比較的音質が良い。 　　詳細は割愛するが、深入りしないなら有線が楽
22. Laptopには電源を挿して参加する ・なぜ電源が必要か？
23. Laptopには電源を挿して参加する ・なぜ電源が必要か？ 　・電池切れが主な理由ではない
24. Laptopには電源を挿して参加する ・なぜ電源が必要か？ 　・電池切れが主な理由ではない 　・モダンなCPUは電力状況にあわせて 　　クロック数などを上下させる 　
25. Laptopには電源を挿して参加する ・なぜ電源が必要か？ 　・電池切れが主な理由ではない 　・モダンなCPUは電力状況にあわせて 　　クロック数などを上下させる 　・ビデオ会議は本質的に重い処理であり 　　CPUの利用率が100%近くになることも 　　(当然100%に張り付くと、瞬断や遅延増加につながる…)
26. 1人でもリモートなら全員リモートで参加 ・(After コロナで出社が増えた場合に) 　1人リモート、数人が会議室で参加はNG Internet ダメな場合の図
27. 1人でもリモートなら全員リモートで参加 ・なぜか？ ⇒ 弊害が多すぎるから
28. 1人でもリモートなら全員リモートで参加 ・なぜか？ ⇒ 弊害が多すぎるから 　・会議室側で 　　・盛り上がって、リモート側が置いてけぼり
29. 1人でもリモートなら全員リモートで参加 ・なぜか？ ⇒ 弊害が多すぎるから 　・会議室側で 　　・盛り上がって、リモート側が置いてけぼり 　　・一部のメンバが遠くて、リモート側で聴こえない 　　
30. 1人でもリモートなら全員リモートで参加 ・なぜか？ ⇒ 弊害が多すぎるから 　・会議室側で 　　・盛り上がって、リモート側が置いてけぼり 　　・一部のメンバが遠くて、リモート側で聴こえない 　　・ディスプレイで画面共有されて 　　　「これ」とか言われても分からない
31. これまで、リモートワークと言いつつ、僕自身は何だかんだと出社をしていました。昭和の人間なんですね。
 そのせいで、気づかないところで、大きな問題を生んでいたんです。特に会議。僕が主催する会議は、誰でも参加 可能なので、人数の入る広めの部屋で開催。その様子をビデオ会議で全社に公開することで、地方などリモート でも参加可能な形にしていました。
 しかし、この形だと実際には思っている以上に情報格差が生まれてしまう。なぜなら、リアルの会議室で参加して いる人たちは、僕の様子がよく見え、僕の声もよく聞こえる。
 一方、リモートで参加している人たちは、声が聞き取りにくかったり、ポロッと言ったことを聞きもらしてしまったり。 些細なことのように見えて、そのせいで、微妙にお互いに壁ができ、リアルで参加している人より、知らず知らず、 リモート側は発言の機会を失いがちだった。
 
 ところが、全員オンラインの会議だと座席の優位性が全くない。社長だけ画面の枠が大きいなんてこともないです から。発言のタイミングも、かぶったら、悪い意味だけでなく、いい意味でも｢どうぞどうぞ｣と譲り合う。
 正真正銘、僕を含めた全員がオンラインになったことで、本当の意味で立場が平等になり、俄然、発言しやすく なった。つまり、情報格差や力関係の差が思っていた以上にまだあり、ストレスになっていたことに全員が改めて 気づいたんですね。
 サイボウズ　青野慶久社長の記事より(https://www.businessinsider.jp/post-212285 )
32. どうしてもオフサイトで集まるなら… ・少なくとも高価な専用カンファレンスマイクを YVC-1000 https://sound-solution.yamaha.com/products/uc/yvc-1000/index
33. カメラOFFではなくONを推奨 ・なぜか？
34. カメラOFFではなくONを推奨 ・なぜか？ 　・映像はコミュニケーションの大きな情報源 　
35. カメラOFFではなくONを推奨 ・なぜか？ 　・映像はコミュニケーションの大きな情報源 　・聞き手全員が映像オフだと 　　話し手は暗闇に話しているのと同じで高負荷
36. カメラOFFではなくONを推奨 ・なぜか？ 　・映像はコミュニケーションの大きな情報源 　・聞き手全員が映像オフだと 　　話し手は暗闇に話しているのと同じで高負荷 ・ただし、100%強制ではない 　・化粧有無などが気になる場合 　・NW帯域が細い場合
37. https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/prepare-network#bandwidth-requirements 参考: Teamsの帯域幅要件
38. 可能であれば有線LAN、無線ならAP近くに ・なぜか？
39. 可能であれば有線LAN、無線ならAP近くに ・なぜか？ 　・NW品質は音声品質に直結する
40. 可能であれば有線LAN、無線ならAP近くに ・なぜか？ 　・NW品質は音声品質に直結する ・NW品質向上の簡単な手段が宅内環境改善 　・有線LANが使えればBetter 　・無線LANでも、APに近いほど電波強度有利 　　・中継機などが有用なケースも
41. PPPoE(v4)ではなくIPoE(v4/v6)を ・なぜPPPoEはNG？
42. PPPoE(v4)ではなくIPoE(v4/v6)を ・なぜPPPoEはNG？ 　・NGNとISP間のNTE(網終端装置)が混雑
43. 混雑しやすい https://www.ntt.com/business/services/network/internet-connect/ocn-business/ftth/ipoe.html
44. https://www.ntt.com/business/services/network/internet-connect/ocn-business/ftth/ipoe.html 混雑しやすい
45. 理解すること ・プラクティス 　・同期コミュニケーション(会議等) 　・非同期コミュニケーション(チャット等) 　・ITシステムの使い方 ・文化
46. 社内連絡にはメールではなくTeamsを ・なぜメールはNGなのか？
47. 社内連絡にはメールではなくTeamsを ・なぜメールはNGなのか？ 　・メールはデメリットが多い 　　
48. 社内連絡にはメールではなくTeamsを ・なぜメールはNGなのか？ 　・メールはデメリットが多い 　　・毎回「お疲れさまです」というオーバーヘッド 　　
49. 社内連絡にはメールではなくTeamsを ・なぜメールはNGなのか？ 　・メールはデメリットが多い 　　・毎回「お疲れさまです」というオーバーヘッド 　　・宛先を間違える恐れ 　　
50. 社内連絡にはメールではなくTeamsを ・なぜメールはNGなのか？ 　・メールはデメリットが多い 　　・毎回「お疲れさまです」というオーバーヘッド 　　・宛先を間違える恐れ 　　・過去の履歴を追うのも大変
51. 社内連絡にはメールではなくTeamsを ・なぜメールはNGなのか？ 　・メールはデメリットが多い 　　・毎回「お疲れさまです」というオーバーヘッド 　　・宛先を間違える恐れ 　　・過去の履歴を追うのも大変 ・Teamsのグループチャットならば 　・会話履歴も追いやすい 　・途中Joinしたメンバを履歴を辿れる
52. フロー情報とストック情報を使い分ける ・Teamsのグループチャットは流速が早い 　・重要な情報も高速で流れる
53. フロー情報とストック情報を使い分ける ・Teamsのグループチャットは流速が早い 　・重要な情報も高速で流れる ・重要な情報は 　・MS OneNoteやWikiにまとめ共通理解を 　・転入者のオンボーディングにも有用
54. フロー情報とストック情報を使い分ける ・Teamsのグループチャットは流速が早い 　・重要な情報も高速で流れる ・重要な情報は 　・MS OneNoteやWikiにまとめ共通理解を 　・転入者のオンボーディングにも有用 ・ドキュメントメンテナンスにコストを支払う 　（更新が止まったドキュメントは返って害になることも…）
55. Teamsでチャットよりもチャネルを ・なぜ個別チャットはNG※ なのか？ ※ 個別チャットが完全に悪いわけではない。必要なケースももちろんある。
56. Teamsでチャットよりもチャネルを ・なぜ個別チャットはNG※ なのか？ 　・知見やノウハウが閉じて　 　　チームとしての成長が阻害される 　 ※ 個別チャットが完全に悪いわけではない。必要なケースももちろんある。
57. Teamsでチャットよりもチャネルを ・なぜ個別チャットはNG※ なのか？ 　・知見やノウハウが閉じて　 　　チームとしての成長が阻害される 　・誰が何のタスクをしているか分からない 　 ※ 個別チャットが完全に悪いわけではない。必要なケースももちろんある。
58. Teamsでチャットよりもチャネルを ・なぜ個別チャットはNG※ なのか？ 　・知見やノウハウが閉じて　 　　チームとしての成長が阻害される 　・誰が何のタスクをしているか分からない 　・誰が何を知っているかが明示されない 　　(❌トランザクティブメモリー) ※ 個別チャットが完全に悪いわけではない。必要なケースももちろんある。
59. 補足: トランザクティブメモリー 組織のパフォーマンスを高めるためには ・組織のメンバーが 　「ほかのメンバーの誰が 　　何を知っているのか」を知るのが大事 ・「組織のメンバー全員が 　　同じことを知っている」のではない
60. チャネル > グループチャット > メール ・なぜチャネルが最も良いのか？
61. チャネル > グループチャット > メール ・なぜチャネルが最も良いのか？ 　・組織の透明性が最も保ちやすいため
62. チャネル > グループチャット > メール ・なぜチャネルが最も良いのか？ 　・組織の透明性が最も保ちやすいため ・なぜ透明性が必要なのか？ 　
63. チャネル > グループチャット > メール ・なぜチャネルが最も良いのか？ 　・組織の透明性が最も保ちやすいため ・なぜ透明性が必要なのか？ 　・不透明性は権力を生み出しアジリティを弱める 　　・ 例「これはあの部門にまず聞いてみないと。 　　　　　 だから、打ち合わせを設定して…」 　　・そもそも職務やタスクが透明であるなら不要
64. チャネル > グループチャット > メール ・なぜチャネルが最も良いのか？ 　・組織の透明性が最も保ちやすいため ・なぜ透明性が必要なのか？ 　・不透明性は権力を生み出しアジリティを弱める 　　・ 例「これはあの部門にまず聞いてみないと。 　　　　　 だから、打ち合わせを設定して…」 　　・そもそも職務やタスクが透明であるなら不要 　・透明性は信頼感を生む
65. リアクションは多めに ・なぜか？
66. リアクションは多めに ・なぜか？ 　・リモートワークは本質的に孤独 　・自分の投稿がどれだけ届いているか不安 　　例：「これって誰か知ってます？」のまま放置
67. リアクションは多めに ・なぜか？ 　・リモートワークは本質的に孤独 　・自分の投稿がどれだけ届いているか不安 　　例：「これって誰か知ってます？」のまま放置 ・ちょっとした一言、リアクションが大事
68. リアクションは多めに ・なぜか？ 　・リモートワークは本質的に孤独 　・自分の投稿がどれだけ届いているか不安 　　例：「これって誰か知ってます？」のまま放置 ・ちょっとした一言、リアクションが大事 ・Teamsの機能で明示的に送るのも良い
69. 「お疲れさまです」だけ送らない https://yoshiori.hatenablog.com/entry/2014/12/18/165946
70. 理解すること ・プラクティス 　・同期コミュニケーション(会議等) 　・非同期コミュニケーション(チャット等) 　・ITシステムの使い方 ・文化
71. 前提: MS 365はオンプレ/ローカル型ではない ・Before 　・ローカルでPowerPointを起動して 　　必要なドキュメントを作成して送付
72. 前提: MS 365はオンプレ/ローカル型ではない ・Before 　・ローカルでPowerPointを起動して 　　必要なドキュメントを作成して送付 ・After 　・ローカル/ブラウザでPowerPointを起動して 　　SharePoint OnlineやOneDrive上で共同編集
73. メール添付ではなくURLで共有を ・なぜメール添付はダメなのか？
74. メール添付ではなくURLで共有を ・なぜメール添付はダメなのか？ 　・ファイル添付はデメリットが非常に多い
75. メール添付ではなくURLで共有を ・なぜメール添付はダメなのか？ 　・ファイル添付はデメリットが非常に多い 　　・資料更新毎に連絡する必要
76. メール添付ではなくURLで共有を ・なぜメール添付はダメなのか？ 　・ファイル添付はデメリットが非常に多い 　　・資料更新毎に連絡する必要 　　・大量にローカルストレージを消費する 　　
77. メール添付ではなくURLで共有を ・なぜメール添付はダメなのか？ 　・ファイル添付はデメリットが非常に多い 　　・資料更新毎に連絡する必要 　　・大量にローカルストレージを消費する 　　・そもそも大きいファイルは送れない
78. 人力バージョン管理しない ・人力バージョン管理とは 　・ファイル末尾に r1, r2, r3 など 　
79. 人力バージョン管理しない ・人力バージョン管理とは 　・ファイル末尾に r1, r2, r3 など 　・XX_最新版.pptx 　
80. 人力バージョン管理しない ・人力バージョン管理とは 　・ファイル末尾に r1, r2, r3 など 　・XX_最新版.pptx 　・XX_最新版2.pptx　⇒　地獄
81. 人力バージョン管理しない ・人力バージョン管理とは 　・ファイル末尾に r1, r2, r3 など 　・XX_最新版.pptx 　・XX_最新版2.pptx　⇒　地獄 ・MS 365の機能を使う
82. https://support.office.com/ja-jp/article/sharepoint-%E3%81%A7%E4%BB%A5%E5%89%8D%E3%81%AE%E3%83%90%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%83%A7%E3%83%B3%E3%81%AE%E9%A0%85%E7%9B%AE%E3%81%BE% E3%81%9F%E3%81%AF%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%82%92%E5%BE%A9%E5%85%83%E3%81%99%E3%82%8B-f66dbda0-81f4-4d1e-b08c-793265c58934
83. https://support.office.com/ja-jp/article/sharepoint-%E3%81%A7%E4%BB%A5%E5%89%8D%E3%81%AE%E3%83%90%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%83%A7%E3%83%B3%E3%81%AE%E9%A0%85%E7%9B%AE%E3%81%BE% E3%81%9F%E3%81%AF%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%82%92%E5%BE%A9%E5%85%83%E3%81%99%E3%82%8B-f66dbda0-81f4-4d1e-b08c-793265c58934
84. 議事録をリアルタイム共同編集 ・Before 　・誰かのローカルPCのエディタでメモ取得
85. 議事録をリアルタイム共同編集 ・Before 　・誰かのローカルPCのエディタでメモ取得 ・なぜNGか？ 　・ローカルにメモをして、整形して 　　事後にメールで共有というのは遅い
86. 議事録をリアルタイム共同編集 ・Before 　・誰かのローカルPCのエディタでメモ取得 ・なぜNGか？ 　・ローカルにメモをして、整形して 　　事後にメールで共有というのは遅い ・メモをオンライン共同編集で即時情報共有 　・Teams会議メモ/OneNote/Word どれでも可能
87. 理解すること ・プラクティス 　・同期コミュニケーション(会議等) 　・非同期コミュニケーション(チャット等) 　・ITシステムの使い方 ・文化
88. リモートワークで発生する典型課題 ・雑談の時間が減った ・自分のチーム以外の様子を 　雰囲気でつかむことができなくなった ・ホワイトボードメインで進めていた 　議論などの時間の生産性が落ちた ・腰痛の悪化 ・コミュニケーションの質が変わらない人と 　大きく落ちた人で別れた 第0回 PM Meetup by pmconf https://pmconfjp.doorkeeper.jp/events/106023 補足：文言は一部修正している
89. リモートワークで発生する典型課題 ・雑談の時間が減った ・自分のチーム以外の様子を 　雰囲気でつかむことができなくなった ・ホワイトボードメインで進めていた 　議論などの時間の生産性が落ちた ・腰痛の悪化 ・コミュニケーションの質が変わらない人と 　大きく落ちた人で別れた 第0回 PM Meetup by pmconf より いずれもコミュニケーションに起因する課題
90. https://hiromaeda.com/2020/03/29/master-remote-work/
91. https://hiromaeda.com/2020/03/29/master-remote-work/
92. https://hiromaeda.com/2020/03/29/master-remote-work/ いずれも業務では必須でない雑談に投資 ＝ 雑談を認める文化が前提
93. 「相談はともかく、なぜ雑談まで必要なのか？」 そう不思議に思うかもしれませんが、 相談しながら雑談することもあれば、 雑談しているうちに相談になって アイデアが生まれることも多くあります。 相談と雑談のあいだに 明確な境界線を引くことは難しいのです。 https://www.itmedia.co.jp/business/articles/1908/30/news004_3.html
94. 脱線: ビデオチャット中の家族やペットを歓迎 ・なぜか？ 　・自己開示のボーナスタイム 　・自己開示は信頼感の醸成につながる
95. 雑談だけでなく システムも併用
96. 目標やタスクの可視化が重要 ・なぜか？ 　
97. 目標やタスクの可視化が重要 ・なぜか？ 　・フルリモートではちょっとした雑談で 　　確認できていた「誰が今なにをしていて」 　　「何に困っているのか」の理解が困難に 　　
98. 目標やタスクの可視化が重要 ・なぜか？ 　・フルリモートではちょっとした雑談で 　　確認できていた「誰が今なにをしていて」 　　「何に困っているのか」の理解が困難に 　　⇒ 解決に余計に時間がかかる、 　　　タスクのお見合いなどが発生する
99. 目標やタスクの可視化が重要 ・なぜか？ 　・フルリモートではちょっとした雑談で 　　確認できていた「誰が今なにをしていて」 　　「何に困っているのか」の理解が困難に 　　⇒ 解決に余計に時間がかかる、 　　　タスクのお見合いなどが発生する ・だからカンバンなどで仕事を可視化する
100. やっちゃダメなこと https://www3.nhk.or.jp/news/html/20200424/k10012404611000.html?utm_int=nsearch_contents_search-items_004
101. この企業がテレワークを始める時に導入したのが、 パソコンのクリック一つで勤務時間が管理できるシステムです。 パソコンのデスクトップ上に、「着席」「退席」というボタンがあり、 テレワークを行う社員が業務の開始時と終了時にそれぞれクリックするだけで、 自動で日々の勤務時間を管理してくれます。 また、昼食などで休憩に入るときも、そのつど、 「退席」と「着席」のボタンをクリックすることで、 休憩時間も１秒単位で記録されます。 記録された内容はシステム上で管理され、会社の上司は、 部下が今働いているのかどうかや、 月の勤務時間がどれくらいになっているかを確認できます。 さらに、このシステムでは、 社員が「着席」のボタンを押して仕事をしている間の、 パソコンの画面がランダムに撮影され、上司に送信される仕組みもあります。 いつ画面が撮影されるか社員には分かりません。 https://www3.nhk.or.jp/news/html/20200424/k10012404611000.html?utm_int=nsearch_contents_search-items_004
102. 成果を評価する ・労務管理はもちろん必要(特に健康面) 　・ただし、着席を監視というのは 　　座っている時間を評価しているだけ
103. 成果を評価する ・労務管理はもちろん必要(特に健康面) 　・ただし、着席を監視というのは 　　座っている時間を評価しているだけ ・本来評価すべきはお客様に届けた成果 　・成果への道筋で迷子にならないために 　　OKRや高頻度1on1で方向修正していく
104. 成果を評価する ・労務管理はもちろん必要(特に健康面) 　・ただし、着席を監視というのは 　　座っている時間を評価しているだけ ・本来評価すべきはお客様に届けた成果 　・成果への道筋で迷子にならないために 　　OKRや高頻度1on1で方向修正していく ・なお…サボる人はどうせ出社してもサボる…
105. まとめ: 今日お話したこと ・プラクティス 　・同期コミュニケーション(会議等) 　・非同期コミュニケーション(チャット等) 　・ITシステムの使い方 ・文化 おしまい！