correcta Conozca qué tipo de habilidades se asocian con determinadas tareas o funciones. Hay ciertos tipos de habilidades conceptuales que se asocian frecuentemente con determinadas tareas o funciones. Por ejemplo, una persona que es capaz de simplificar conceptos abstractos podría ser muy buena para capacitar a otros. Una persona con una alta capacidad de organización sería la apropiada para supervisar determinadas operaciones. A medida que delegue, es importante tener en mente estos tipos de destreza para asegurarse de hacer la relación más eficaz entre tareas y personas. Conozca bien sus propias fortalezas y debilidades y las de su personal Debe dejar claramente definido lo que cada empleado puede o no puede hacer. No debe suponer que las habilidades son transferibles a todas las situaciones. Por ejemplo, un gran vendedor por teléfono no será necesariamente un buen vendedor cara a cara. No tema aprovechar las habilidades de más de una persona para completar una labor. Por ejemplo, una persona con excelentes habilidades de redacción puede redactar un folleto y después otra con habilidades gráficas y de producción puede terminar de desarrollarlo. Desafíe a su personal encargándole labores que ponen a prueba sus habilidades para que puedan descubrir nuevas capacidades. Realice un registro de las habilidades de cada empleado, para que pueda revisarlo cuando necesite a alguien en algún proyecto especial. Coordine las habilidades de todos sus empleados para que se complementen de la mejor manera. Cuando tiene una reserva de habilidades disponibles para su elección, emparejar a personas que tienen habilidades complementarias puede ayudarle a lograr el mejor resultado. Por ejemplo, un empleado que tiene una excelente capacidad de relacionarse con otras personas puede realizar entrevistas telefónicas con clientes y una segunda persona, con excelentes habilidades analíticas, puede evaluar el feedback y redactar un informe.
de su personal le ayudará a armar el mejor equipo para cualquier tarea. En caso de que sea necesario, busque recursos externos y no olvide que su propio supervisor también puede ser un recurso. Cuando no puede encontrar las habilidades que requiere para el cumplimiento de una tarea específica o no tiene más recursos, busque fuera de su grupo. Existen colegas o personas de otros departamentos que pueden tener las habilidades que usted requiere, y, en caso de encontrarlas, ofrezca intercambiar su ayuda con algún servicio. Y no dude en delegar a su supervisor en caso de que sea lo más adecuado. Considere el uso de recursos externos a su organización Hay momentos en que debe considerar la ayuda de consultores externos o trabajadores temporales cuando necesita: Llenar vacíos temporales en la dotación de personal Proveer una consultoría experta Conducir una evaluación independiente Ayudar en la planificación a largo plazo Ahorrar tiempo y dinero en el largo plazo. Antes de contraer los servicios de un consultor, debe revisar sus referencias y obtener una propuesta por escrito del servicio que se entregará. Recuerde que los consultores y trabajadores temporales tendrán que estar bajo su mando y responsabilidad. Pasos para comunicar una tarea delegada Organice una reunión cara a cara con la persona a quien le delega la tarea. Un componente clave en el proceso de delegar es la interacción entre usted y el empleado en el momento en que se realiza la delegación. Esto debe realizarse personalmente. Siempre es aconsejable realizar un seguimiento de la reunión con una memo sobre los temas clave de la discusión. Esto lo puede hacer usted mismo o el empleado. Describa claramente la tarea, el proyecto o la función. Defina el propósito de la tarea y explique cómo encaja con las metas del departamento/organización.
del empleado. Identifique a las otras personas que estarán involucradas, en caso de que sea necesario, y describa cuál será su rol. Discuta sobre plazos razonables para la tarea. Entregue cualquier información relevante que necesite el empleado para comenzar la tarea. Establezca y acuerde estándares de desempeño, indicadores de éxito y niveles de responsabilización. Estipule claramente los niveles esperados de calidad, tiempo y costos. Establezca claramente la responsabilización del empleado respecto del cumplimiento de los estándares esperados. Defina los recursos y apoyo disponibles. Identifique los materiales y recursos físicos necesarios para completar la tarea, y confirme su disponibilidad. Si es necesario, designe a empleados adicionales para ayudar a cumplir las metas estipuladas. Pregúntele al empleado qué apoyo considera que podría requerir de su parte durante el desarrollo de la tarea. Identifique necesidades de capacitación o coaching específico, y describa cómo se realizará. Si la tarea requiere que el empleado desarrolle nuevas habilidades, acuerde un plan apropiado de capacitación. Converse sobre la necesidad de coaching y establezca un programa que sea conveniente para ambos. Acuerde una fecha para evaluar el progreso y la posible necesidad de capacitación o coaching adicional. Defina claramente el nivel de autoridad que se delega Asegúrese de definir claramente el nivel de autoridad que delega en la persona, y de que ésta se adecua a las necesidades de la tarea. De acuerdo con las capacidades del empleado y la confianza que tiene en él, puede permitirle realizar una de las siguientes alternativas: Tomar e implementar decisiones sin consultar previamente con usted Tomar las decisiones y avisarle antes de implementarlas Realizar recomendaciones para las decisiones, las que usted debe aprobar Brindarle varias alternativas que le permitan tomar una decisión final
permitirá desarrollar alternativas y después tomar una decisión sobre la base de información que también entreguen otros empleados Tome la iniciativa de comunicar a otros miembros involucrados del personal, la autoridad que usted ha delegado. Considere su confianza en la capacidad del empleado y la complejidad de la tarea o proyecto al determinar el nivel de autoridad que delegará. Acuerde los parámetros para el monitoreo y el feedback Establezca un sistema para informar regularmente sobre su progreso, por ejemplo, informes mensuales, o reuniones semanales o mensuales. Acuerde los parámetros para entregar feedback cuando sea necesario. Su feedback parecerá más pertinente si usted y su empleado llegan antes a un acuerdo respecto de cómo y cuándo debe entregarlo. Establezca cómo y en qué momento intervendrá si las metas de la tarea, proyecto o función están en riesgo o si surgen problemas mayores. Es necesario establecer el ambiente y el enfoque adecuado para una delegación eficaz. Los ejecutivos más exitosos siguen estas directrices: Estimule al personal a compartir sus intereses particulares y disponibilidad de tiempo para dedicar a proyectos nuevos. Construya un sentido de responsabilidad compartida por el cumplimiento de metas de la unidad. Evite cargar a su personal solamente con labores difíciles o tediosas. Delegue proyectos y tareas que susciten el interés y sean agradables para el personal. Brinde oportunidades de desarrollo de carrera para su personal al delegar proyectos, tareas o funciones que sean de alta visibilidad ante su jefe o ante un alto ejecutivo de otra organización. Delegue trabajo a personas en las que confíe por su criterio y competencia. Su capacidad de seleccionar a las personas adecuadas refleja su capacidad de tomar decisiones y establecer metas. Reconozca que la delegación es una experiencia de aprendizaje para usted y su personal; ofrezca coaching y capacitación cuando sea necesario. Delegue tareas pautadas rigurosamente a los integrantes menos competentes para que ganen confianza a medida que desarrollan sus competencias. Cuando sea posible, delegue el proyecto o la función completa y no solo una parte pequeña. Esta práctica aumenta la motivación y el compromiso. Cree pautas claras para las tareas de seguimiento, monitoreo y feedback.
La frase “avísenme si se encuentran con algún problema que no pueden manejar” expresa claramente esta intención. Para minimizar la pérdida de tiempo y recursos, y para asegurar el éxito de una tarea, un proyecto o una función, sus metas, resultados esperados e indicadores de éxito deben estar claramente definidos. Consejos para delegar con eficacia Reconozca las capacidades de sus empleados Confíe en la habilidad de sus empleados para hacer el trabajo. Enfóquese en los resultados; abandone su necesidad de opinar cómo se deben llevar a cabo las tareas. Considere la delegación como una manera de desarrollar las habilidades de sus empleados o de posicionar favorablemente a las personas ante la alta directiva. Siempre delegue en el nivel más bajo posible de destreza requerida, para hacer el mejor uso de los recursos de personal. Explique claramente las tareas asignadas y proporcione los recursos necesarios para completarlas con éxito. Proporcione feedback continuo a sus empleados y apóyelos cuando cometan errores. Evite la delegación inversa; no solucione problemas o tome decisiones por sus empleados. Concéntrense en generar alternativas en conjunto. Evalúe su propia carga de trabajo e identifique las tareas, proyectos o funciones que requieran de sus habilidades específicas y del nivel autoridad que usted posee. Identifique tareas de rutina, proyectos específicos o funciones completas que pueden ser realizadas fácilmente por otros empleados o por recursos externos. Identifique tareas, proyectos o funciones que otros podrían realizar con un mínimo de coaching o entrenamiento Identifique las tareas, proyectos o funciones que pueden ser completadas por un empleado si usted u otro empleado le proveen coaching o entrenamiento adicional. Identifique tareas, proyectos o funciones que requieran conocimientos o habilidades no disponibles en su departamento u organización. Espero sinceramente que estos consejos te ayuden a delegar de forma atinada y eficiente. Atentamente, Luis Cabrera, blogger en: MultinivelConFuturo.Com
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