マイナビ社内のRPA導入の取り組みについて / Mynavi RPA

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1. マ イ ナ ビ 社 内 の R PA 取 り 組 み 株 式 会 社 マ イ ナ ビ シ ス テ ム 統 括 本 部 業 務 ソ リ ュ ー シ ョ ン 部 情 報 シ ス テ ム 課 生 沼 健 志
2. 自己紹介 • 経歴 – 1988/08 茨城県古河市 生 – 2011/03 某大学 卒 – 2011/04 某会社の常駐型SEとして多数の現場を経験 (業務システム～Webシステムのフロント・バックエンド両方) – 2017/09 マイナビに入社 • 業務内容 – 社内システムの導入・運用・保守 – RPAの推進チームとして外注案件のコントロールと内製開発 • その他 – 趣味：旅行 – 結構人見知りするタイプ
3. アジェンダ ・マイナビのRPAへの取り組みを知ってもらう ・プロジェクトの進め方を知ってもらう ・マイナビの社内エンジニアについて知ってもらう
4. 社内エンジニアの枠組み ユーザー向けサービス 社員向けサービス 基幹システム 社内インフラ 担当範囲
5. RPAとは
6. RPA(Robotics Process Automaton)とは パソコン上の操作を記録して 人の代わりに作業するソフトウェア型のロボット Webクロール 入力・確認 集計・加工
7. マイナビの取り組み
8. 利用対象者 ・マイナビグループの全社員・全事業部(1万人規模) プロジェクトチーム(9名) 業務改革・推進部署 2名 外部コンサル会社 2名 システム部署 ※私の所属 お一人は育休明けの女性 3名 開発ベンダー 2名
9. RPAツールと進め方
10. ツール 基本言語 ・VB.Netを基本としたツール ・業務フローと詳細処理を記載して組み合わせていく 進め方 ・基幹業務への影響規模や緊急度合いによって外注・内製の切り分け 以下は内製の場合 ・現状の業務フローの分析とRPA導入後フローの確認 ・処理フローの設計・構築とリリース・運用改修まですべて
11. 外注の場合 RPA化の流れの例②(要件整理~本稼働まで) 要件 整理 プロトタイプ 開発 更新 シナリオ最終化 更新 更新 テスト(並行)稼働 要件引継②(予備) プロトタイプレビュ 要件引継① 詳細ヒア① 更新 課題 整理 詳細ヒア② 要件確定 ロボレビュ① 更新 本稼働判定 本稼働 リリース判定 ※点線は必要に応じて実施することを示します 設 計 開 発 稼 働 コンサル会社主導 開発ベンダー主導 コンサル会社主導 全体管理(マイナビ)
12. 外注の場合 設計 実装 テスト 計画 ・設計 RPA適用業務の洗い出し・適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 進捗管理 各種システム連携サポート ・テスト RPA適用後の効果測定 ROIの効果測定 ・計画 内製案件への展開 適用業務範囲の拡大
13. 外注の場合・・・設計/実装 要件・設計管理 ・進捗/推進/社内標準化定例 →各種案件の進捗管理及び今後の適用範囲の設定 内製案件との制作物の品質管理 ・要件・課題整理 →業務フロー・業務内容の要件および想定される課題の解消方法の提案
14. 外注の場合 設計 実装 テスト 計画 ・設計 RPA適用業務の洗い出し・ 適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 進捗管理 各種システム連携サポート ・テスト RPA適用後の効果測定 ROIの効果測定 ・計画 内製案件への展開 適用業務範囲の拡大
15. 外注の場合・・・ 実装 システム連携サポート ・各種連携ファイルの仕様情報の提供・アクセス権設定の変更 ・社内セキュリティ上の例外申請・検証業務のサポート →Google周りのAPI利用や設定作業 テストデータの作成・調整 ・結合テストフェーズに向けたテストデータ作成サポート・環境調整
16. 外注の場合 設計 実装 テスト 計画 ・計画 RPA適用業務の洗い出し・ 適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 進捗管理 各種システム連携サポート ・テスト RPA適用後の効果測定 ROIの効果測定 ・計画 内製案件への展開 適用業務範囲の拡大
17. 外注の場合 設計 実装 テスト 計画 ・計画 RPA適用業務の洗い出し・適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 進捗管理 各種システム連携サポート ・テスト RPA適用後の効果測定 ROIの効果測定 ・計画 内製案件への展開 適用業務範囲の拡大
18. 内製の場合 役割 ・要件設計・業務フロー分解 ・要件定義資料・設計資料の作成 ・開発およびテスト ・リリース ・保守 リリース後 ・導入後の効果測定 ・各種バージョンアップ対応・問い合わせ対応 ・RPAシナリオの改修・設定変更の実施判定 ・追加要件やシナリオの追加対応
19. 内製の場合 設計 実装 テスト 計画 ・計画 RPA適用業務の洗い出し・適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 RPAの適用範囲の確定 RPAシナリオの適用 ・テスト RPA適用後の効果測定 想定効果を出すための施策出し ・計画 適用業務・範囲の拡大 類似業務を取りまとめ、効果範囲の拡大
20. 業務フローの分解(適用業務洗い出し)・・・計画 候 補 ID 担当 候補プロセス 候補プロセス詳細 リス ク 業務 マ ニュ アル 有無 操作 マ ニュ アル 有無 頻度 作業工 数 月別作 業時間 担当者 人員 1 XXX 定期メール 連絡の取れていない求 職者様に定期アプロー チをおこなうメール 低 あり なし 日毎 30分～ 1時間 ／回 20 2 2 XXX 架電 連絡の取れていない求 職者様に架電を行う業 務 中 なし なし 日毎 8時間 160 10 3 XXX 入館証発行 求職者様が来社になっ た際にビル入館IDとパ スを発行する。 低 なし なし 日毎 30分～ 1時間 ／回 20
21. 求職者 営業 補佐 営業 Sys. 業務フローの分解(業務フロー)・・・計画 21 求職者入館証発行 処理 分岐 システム 紙 ロボ 基幹シス テム 求職者面談日 基幹システム登録 1 面談予定 CSVデータ取得 A2 CSV 入館証発 行システム 入館証 ゲストカード登録 A3 入館発行メール内容取得 A4 発行メール送信 メール受信 入館案内 メール送信 A5 メール受信 Start A ロボット 実行指示 A1 完了メール 受信 Gmail API 基幹システム コメント登録 A6 基幹シス テム
22. 業務フローの分解(処理フロー) ・・・計画/実装 基幹システム情報取得 入館登録
23. 内製の場合 設計 実装 テスト 計画 ・計画 RPA適用業務の洗い出し・適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 RPAの適用範囲の確定 RPAシナリオの適用 ・テスト RPA適用後の効果測定 想定効果を出すための施策出し ・計画 適用業務・範囲の拡大 類似業務を取りまとめ、効果範囲の拡大
24. RPAシナリオの作成・・・実装 メール起点の処理 Webサイト処理 入館登録ID 入館登録PASS
25. 内製の場合 設計 実装 テスト 計画 ・計画 RPA適用業務の洗い出し・適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 RPAの適用範囲の確定 RPAシナリオの適用 ・テスト RPA適用後の効果測定 想定効果を出すための施策出し ・計画 適用業務・範囲の拡大 類似業務を取りまとめ、効果範囲の拡大
26. 26 RPAシナリオの効果測定・・・テスト 候補業務一覧 # ロボ名 対象業務 稼働状況 稼働日 月間 作業工数 想定 削減率 想定削減工 数 1 AAAロボット XXXXXX 本稼働中 2019/3/1 20h 75% 15h 合計 15 h As-Is 20h 作業時間/月 5h パイロット 開発後 15時間 (XXX円*1) 定量効果 定性効果 現状 ロボット化後 現在の仕様上の制限によって対応が 遅れていく • 1日当たりの処理件数が10,000件の制限とさ れているため、ナビオープン後の件数に耐えきれ ない。 • また複数年度の処理を同時に行うことができな かった RPA化により制限を気にすることなく すべてのメールを網羅することができ るようになった • ロボットがメールを処理するうえでの制限事項 がなくなり、すべてのメールについて処理が可 能になった *1 1時間当たりXXXX円で試算 その他コメント(要望等) ✓ 昨年までの仕組みでは対応に限界があったが、ロボ化によってメールを網羅し、サービスクオリティを向上させたうえで業務を継続できている ✓ 対応者の1件当たりの作業時間も50%程度がサイトへの遷移・確認の時間が軽減されているため、日々の業務対応亮が増加した(他RPAも含めた波及効果) ✓ 担当者割り振り、スプレッドシートへの記載機能等があるため、人的依存が減り、残業時間の抑制にもつながっている
27. 内製の場合 設計 実装 テスト 計画 ・設計 RPA適用業務の洗い出し・適用計画策定 業務フローの見直し・最適化 ・実装 RPAの適用範囲の確定 RPAシナリオの適用 ・テスト RPA適用後の効果測定 想定効果を出すための施策出し ・計画 適用業務・範囲の拡大 類似業務を取りまとめ、効果範囲の拡大
28. 課題一覧 RPAシナリオの効果測定・・・計画 ＃ 課題・要望内容 対応方針 ステータス ロボ修正 有無 対応内容※ 7 B23フロー前にB12の「CSVのXLS変換、保存」処理がなく、ファイル名が「00_ 部署名要確認」になっていない 有り B12の処理を追加する。対応時期検討中 対応中 8 Win実装wsコンパイルエラーについて、対応方針がよくわからない 無し? 3/7購買部にメール連絡した内容（原因については調査中とのこと） →調査状況を確認する 対応中 9 D10の処理について、空白の場合にはロボの処理を止めず(現状の仕様ではエ ラーが発生する為)、空白の発注申請情報を集約して購買部に連絡する仕様に したい 有り 課題の通り対応する。対応時期検討中 対応中 10 エラーメッセージがわからない(英語) 有り 4月時点でエラーメッセージについては、日本語化されていない 運用上、エラーが発生した場合には早急に事務局に連絡をもらう 完了 11 メール送付パターンについて、完了区分を複数選択したい また、完了区分だけでなく、完了承認ステータスも選択したい 有り 課題の通り対応する。対応時期検討中 対応中
29. 開発手法 29
30. まとめ
31. まとめ 1．マイナビのRPAの進め方 内容によって外注・内製をうまく使い分ける 業務フローをシステム側は認識・理解する/業務担当者側は再認識する 2．プロジェクトの進め方 外注案件の場合には必要な情報をピックアップしながらサポートする 内製案件の場合には開発担当として主体的に情報を拾い上げる 3．リリース・運用保守 リリース直後は保守コストが上がるので、運用担当者・システム担当 者の連携をとる エラー通知がない→安定運用とは限らないので効果測定を必ず行う
32. まとめ 4．マイナビの業務SEの仕事 インフラ～社内向けシステムまで興味のある分野に取り組むことができる 1万人以上の社員が同時利用するシステム設計から携われる 5．雰囲気 WEB系の会社よりは固いが、それなりに自由な雰囲気 エンジニア要望をくみ取りながら仕事環境を整備中
33. ご清聴 ありがとうございました