Notion導入後に管理者が考えると良いこと / Notion Admin recommend settings

Notion Japan主催のコミュニティイベント「Notion Champions」で登壇させて頂いたときの資料を、少し更新した資料を公開させていただきます。

Transcript

1. © kajinari Notion導入後に 管理者が考えると良いこと at Notion Champions - 2023-11-08 kajinari / 梶原 成親
2. © kajinari Agenda • 自己紹介 • 本日のゴール • Enterprise への移行を検討はじめたきっかけ ◦ ワークスペースのセキュリティ設定 ◦ チームスペースの分割方法の検討 ◦ チームスペースごとの権限設定・方針決定 • Notionガイドラインの策定
3. © kajinari 自己紹介 梶原 成親 | kajinari 楽天、リクルート、エウレカ、ヤプリ、プレイドでコーポレートエンジニ アを担当していました。 プロセスを改善し、自動化を推進して、メンバーが圧倒的なパ フォーマンスを出せる環境構築と、クラウド時代に適応した「モダン な情シス」を構築する外部CIOとして、多くのクライアントの環境構 築をお手伝いしています。 所属 • 合同会社Kreis-Works.代表社員 • NOT A HOTEL Inc. 主な書籍 • 『SCRUM MASTER THE BOOK』翻訳
4. © kajinari 去年、こういうブログを書きました。 https://kajinari.kreis-works.com/f9ef5c6d5ccc4a79b307657de819ec44
5. © kajinari 本日のゴール • Enterpriseが必要な理由を説明できる。 • 管理者が情報統制の観点で、やるべきが整理されている。 • Enterpriseが提供している各セキュリティ機能を確認できる。
6. © kajinari Enterpriseへの移行を 検討したきっかけ
7. © kajinari Enterprise前の課題 • Notionアカウントの正社員限定のコンテンツや各部署・チーム毎に適切な権限設定ができ ていない。 • 全アカウントでフルアクセス権限を持っていた。 • フルアクセス権限を持っていると、 ◦ Web公開、ゲスト招待をできる。 ◦ Web公開しても監査ログに残らないので、経緯が分からない。 ◦ Notionページがエクスポートできてしまい、情報漏洩につながる。 • ページ階層が深くて、確認したいページを探すのが大変だった。 ◦ 欲しい情報に探し出すには、検索するか、記憶を頼りにするか。 ◦ 検索するにも、キーワードが分かってないとたどり着かない。
8. © kajinari チームスペースを活用し、 権限を適切にコントールする
9. © kajinari チームの課題 • 全社のコンテンツが、ひとつのチームスペースにまとめられていた。 ◦ チームスペース機能がローンチされる前から使っていたため。 • すべてのメンバーがフルアクセス権限になってた（デフォルトのまま） • 権限付与されているがため誤った操作が頻繁に発生してた ◦ 別チームの従業員が、別チームのデータベースを壊しちゃったりとか。 ◦ 誤ってページ削除しちゃったりとか。 解決方法：チームスペースの活用
10. © kajinari 解決方法：チームスペースの活用 こうやって解決しました。 • 正社員のスペース、部署毎にチームスペースを作成して、分割しました。 • 権限を適切にコントロールして、誤った操作による事故を減らすようにした。 • チームスペース作成の考えかた ◦ 会社アカウントを持ってると見れるスペース ◦ 社員が閲覧・編集できるスペース ◦ 部門メンバーが閲覧・編集できるスペース ◦ Web公開しているページを配置するスペース • チームスペース毎に、利用用途や閲覧できる人を明確化しました。
11. © kajinari 解決方法：チームスペースの活用 【注意】公開スペースの運用 • 公開スペースにしてしまうと、会社ドメインのアカウントを付与している機密情報が閲覧でき ることになります。 ◦ 例として業務委託者等、アサインすることで閲覧できるようにしておくのが良い場合が ある。 • ポータルサイト等、公開情報を中心に閲覧できるようにする。 • ページが増えて行っても、機密情報が混在しないようにガイドラインを作成する。 • 会社で運用する場合、ほとんどのケースで、クローズド、プライベートになることが多いと思 います。
12. © kajinari ガイドラインの例
13. © kajinari 【新しい課題】 チームスペースが増える毎に権限設 定の負荷が増える
14. © kajinari 解決方法：チームスペースの活用 チームスペースが増えるたびに権限設定の負荷が増える。 どういうことか？ • 正社員チームスペース、ビジネスチーム用チームスペース、開発用チームスペースと、チー ムスペース毎に権限設定必要になります。（当然） • 負荷軽減しようと、グループ権限を持たせる方法もあるが、チームスペース毎のグループを 作成し、それへアサインする必要があります。 • これを手動で行うとなると、相当な負荷になることが予想される。
15. © kajinari 解決方法：チームスペースが増えるたびに権限設定の負荷が増える。 こうやって解決 その現場では、Okta導入済みだったため、Okta で グループを自動生成して、Notionへ同期させ ることで解決しました。 • Okta で属性情報に応じて自動的にグループ作成する。 ◦ 例：Division = Sales, だったら、 team-sales グループ作成し所属させる。等 • セールス用チームスペースに、team-sales を権限設定する。 • 入社などによってメンバーが増えても、自動的に Notionにグループ情報が同期される。 • 正社員グループ、XX部署グループ等、権限設定に必要なグループを生成して、グループ同 期し、それを権限設定に活用する。
16. © kajinari 解決方法：チームスペースが増えるたびに権限設定の負荷が増える。 設定画面のスクリーンショット この自動化により権限設定に関 わる工数は０になりました。
17. © kajinari 解決方法：チームスペースの活用 ポイント解説 • 属性・部署などに応じてチームスペースを作成する。 • IdPがあれば、自動化により権限設定工数は０にできる。 ◦ IdPがない場合は、スペースの数は運用できる工数と相談しましょう。 • チームスペース毎にフルアクセス必要なグループ、編集 or 閲覧グループなどを作成する。
18. © kajinari チームスペースを導入によっ て、ツリー構造をシンプルに
19. © kajinari チームの課題 • 全社のコンテンツが、ひとつのチームスペースにまとめられていた。 • 会社の組織図に沿って、ページツリーが作られていたため、 ◦ チームのコンテンツにたどり着くために、階層がかなり深くなってた。 ◦ お気に入りを使いすぎて、その数がカオスになってた（人によっては 30ページとか） • 新しい人は、どこにページを作って良いか分からない状態だった。 • どこに何があるのか俯瞰して、理解できない状態だったため、まずどのページを見ると良い か確認する作業が必要だった 解決方法：ツリー構造をシンプルにする
20. © kajinari 実施した事 • 部署ごとにチームスペースを作成し、各部署に管理を移譲して、使い方を考えてもらう。 • ツリー構造を深くならない様にメンバーもサイドバーを編集できるようにする。 • 新しいチームスペースへページを移動する際は、 URLは変わらないのでバッサリと移動す れば良いと思います。 解決方法：ツリー構造をシンプルにする
21. © kajinari 変更したスペースのイメージ
22. © kajinari 導入効果 ツリー構造をシンプルにしたことで • 目当てのページに数クリックでたどり着けるようになった。 • 新しく会社に参加した人が、全体を把握しやすくなった。 • 新しくページを作成するときに、作成しやすくなった。 チームスペース適切に分割することで • 検索する時に絞り込みやすくなるのもメリットです。 解決方法：ツリー構造をシンプルにする
23. © kajinari 情報を外部に持ち出せないよう に統制する
24. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 課題 どれも情報漏えいに繋がりかねない。。 • エンタープライズ以下のプランでは、以下の機能を無効にすることができない。 ◦ ページのWEB公開を制限する ◦ 他のワークスペースへのページの複製 , 移動 ◦ ページのエクスポート ◦ メンバーによるゲスト招待 • 従業員が新しいワークスペースを好きに作ることができる。 • エクスポート、ページの複製、Web公開などのアクティビティをログに残せない。
25. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する
26. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 実施した事①：ページのWeb公開の実装方針 • Web公開が必要なケースがあり、ワークスペース単位で無効化すると困ります。 ◦ 例：採用サイト、顧客向けの情報提供として、 Notionを使う （Webサイトを別途作るより、早く価値を提供できるので良く使います。） • チームスペース単位で「ページの Web公開」を制御する。 • 公開用ページを配置するチームスペースを作成して、そこで公開を許可する。 • 公開するときは、依頼に応じて公開するようにしています。
27. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 導入効果 • 機密情報が記載されているページを Web公開する事ができなくなりました。 • 安易に元気よくやっちゃうのを０にすることができるのでオススメです。
28. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 【補足】 • Web公開しているページ一覧はチェックできるようになりました。 • 一度、チェックしてみてください。 Entepriseにアップセルしたくなると思います。
29. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 実施した事②：ゲストアカウントの運用 • メンバーがページにゲスト招待を「無効」に設定しました。 • めんばーがページにゲスト招待するのを避けたいというよりも、 ”フルアクセス権限” を付与 するのを避けたい。（ゲストがゲストを招待する等できちゃう） • 管理者にリクエストを出す事ができるので、チェックしてゲスト登録できます。
30. © kajinari 参考：ゲスト招待のリクエスト
31. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 導入効果 • 安易にゲストに対してフルアクセス権限を付与することが、０になりました。 • 管理者チェックが入るので、ゲスト登録も適正な運用がされるようになりました。 【補足】 • ゲストに有効期限等ないため、定期的な監査は必要になりそうですね。 • Notionに是非、実装頂きたい機能ではあります。
32. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 実施した事③：他のワークスペースへのページの複製を無効化する • ツリー単位でデータを持ち出せるので、悪意のある持ち出しがあった時に、規模の面で危険 なため無効化します。 • ただし、複数ワークスペースを運用している時は難しい。複数のワークスペース間でページ の移動が必ず発生するためです。 • チームスペース機能によって、ワケているメリットは少なくなったので、なるべく一つのワーク スペースでやるのが良いのかなと思っています。
33. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 実施した事④：エクスポートの禁止 • PDF、HTML、CSV、Markdownでエクスポートできます。添付ファイルや画像などもダウン ロードを禁止しました。 • 従業員は関係者に共有するために PDFを使いたい要望が出てきます。 • そういう時は、ブラウザ印刷でPDF化してもらう事で解決しましょう。 • この禁止の本質は、RAWファイルや、テキストデータでの持ち出しを禁止する事だったた め、ブラウザ印刷で代用することで解決します。
34. © kajinari 解決方法：情報を外部に持ち出せないように統制する 実施した事⑤：定期的な監査ログチェック • エンタープライズ以外のプランでは、 Web公開やエクスポート、他のワークスペースへの情 報流出などの行動をログに記録できませんし、制御もできません。 • 特にNotionはその会社のノウハウの塊みたいなものですから、情報漏えいを簡単に実行 できちゃうし、監査ログも残らないので完全犯罪が簡単にできちゃう ので、ここをノーガード なのは危ない印象です。 • 個人的には企業として利用するのであれば、早くエンタープライズにしないと怖いと思って います。
35. © kajinari Notion活用ガイドラインを 作成する
36. © kajinari Notion活用ガイドラインをちら見せ
37. © kajinari
38. © kajinari なぜ、ガイドラインが必要なのか。 • こう使って欲しい等、好ましい「ふるまい」を定義しておくことが重要。 • 各チームスペース毎に書いて欲しいドキュメントなどを知らせておく。 ◦ 権限設定内容を伝えておくと、無駄な問合せも減る。 • Notionのテクニックよりも「考え方」を、合わせておくことが重要。 • こう使ったら良いんだな！を想起できるようになってるといいかなぁと。
39. © kajinari