ビジネスチャットツールによるコミュニケーション改革・業務改革 / Business Chat

  ビジネスチャットツールによるコミュニケーション改革・業務改革と  実践事例の紹介  企業価値共創委員会主催 DX班オープンセミナー梶原成親 - kajinari
- 2023-02-17

この資料の目的  • ビジネスチャットツールを導入していない企業向けの内容です。  • 「DXコミッティ」と冠したセミナーなため、DXの基礎についても触れております。 

梶原成親楽天、リクルート、株式会社ヤプリ , 株式会社プレイドで情報システムを担当プロセスを改善し、自動化を推進して、メンバーが圧倒的なパフォーマンスを出せる環境構築と、クラウド時代に適応した「モダンな情シス」を構築する外部CIOとして、多くのクライアントの環境構築をお手伝いし
ています。 Biography • DXER株式会社取締役 • 合同会社Kreis-Works.代表社員主な書籍 • 『SCRUM MASTER THE BOOK』翻訳

皆様は、「DX」と聞いて  どんなコトを想起されますか？ 

DXとは  • アナログ情報をデジタル化すること？  • 何か最新のシステムを導入すること？  • 難しいもの？ 

DXには、３つのステップがあります。  引用：https://monstar-lab.com/dx/about/digital_transformation/

DXとIT化  • DXとは、社会や組織・ビジネスの仕組みそのものを変革すること  • IT化は、業務効率化と生産性向上を図るという非常に限定的な言葉です。  • IT化もDX推進に向けた手段の1つ。  まずは、IT化を一緒に考えることができたら、良いと思っていま
す。 

DX、ITでとても大事な観点  • 紙をデジタルにするだけでは、デジタルな紙になっただけ。  ◦ 契約書のやりとりで、印刷した紙に捺印して、スキャンして、メールする。  • 入力されたデータを再利用するのが大事  ◦ コピペをしないでも、次のプロセスにつなげていく 
◦ フォームに入力すると、自動的にテーブルにまとめられる   

コミュニケーション・ツールの変遷 

コミュニケーション・ツールの変遷  電話  メール  ビジネスチャット 

コミュニケーション・ツールの変遷  • 社内でのコミュニケーションは、ビジネス・チャットがほぼほぼ。  • 社内の人へ連絡したい時にメールを使わない。  • Webミーティングの頻繁の利用  • 同期コミュニケーションから、非同期コミュニケーションへ 

口頭でのコミュニケーションとの比較  拘束時間電話をしている間。突然、拘束される。返せる時に返せば良い会話ログの検索性記憶に頼って、メモする。  電話で発注指示とか大変  情報量
多い。一度に多くの情報を伝えるコトができる。複雑な内容に不向き。  微妙なニュアンス、文章力、読解力の違いで齟齬が生まれたり文字で残っているので、言った言わないが無くなる 

メールとの比較  応答時間メールチェックした時に返信するリアルタイムでのやりとり会話ログの検索性メール宛先に入ってないと確認できない検索することで、後から見ること
ができる関連性宛先、件名でまとめられるけど、メールとメールの関連をもたせるのは苦手同じ話題であれば、同じチャンネルに溜まっていく

非同期と同期コミュニケーション  非同期コミュニケーションとは  • チャット、電子メールなど  • 各々の都合の良い時間に通信を行うスタイル  同期コミュニケーション  • 対面、Webミーティング、電話  •
相手とタイミングを合わせて通信を行うスタイル 

非同期コミュニケーションの特徴  • 自分の都合のよい時に連絡内容を確認、返信する  • やりとりを残せる  • 考える時間を確保できる  • 作業が中断されない 

ビジネスチャットツールの特徴 

ビジネスチャットツールの特徴  • 文字での会話  • 話題毎のチャンネル  • 全員が同じ情報に触れれる  • 公開チャンネルとプライ  ベートのチャンネル 
• ダイレクトメッセージ  • Web会議機能  • 他のクラウドサービスとの接続 

Slackの例 

話題ごとのチャンネル  • チャンネルと呼ばれる専用の場所で会話を整理します。  ◦ ＃ask-会社生活、#ask-人事労務などの問合せチャンネル   ◦ #team-セールス、#team-製造などの部署系チャンネル  
◦ 会社アナウンス、雑談チャンネルが作成されます。   • チャンネル名を見ると、話題の背景が分かるようになっている。  • 後から会話を見つけるのに役立ちます。  • トピックについて継続的に会話する内容だったら、チャンネルを作成する。  ◦ 定例会議と同じ様なニュアンス 

会話ログがとても大事なんです。  • テーマごとに別れた会議室のようなものを作れる  • 職員全員に開かれている。特定メンバーだけのものでもない  • 「ひとつの質問」が、「大勢の社員の疑問」を解消することができる  • 一対一ではなく大勢で情報を共有することでチーム力を高め、共通認識のもとで効率的に仕事を進められます。 
• 多くの人の目があると誤った情報や改善すべき点が見つかりやすく、作業ミスの防止にも役立ちます 

後から会話を見つけるのに役立ちます。とは 

公開チャンネルとプライベートチャンネル  公開チャンネルは、  • 透明性があり、メンバーなら参加可能です。  • 全員が同じ情報に等しくアクセスできます。  • 方針や考えなどを書いておくことで、社員間での情報共有が自然と進みます。  プライベートチャンネル 
• チャンネルに参加しているメンバーに限られたチャンネルです。  • 人事情報や、給与などの情報を扱うのに適しています。 

ダイレクトメッセージ  • 個人間のメッセージ機能  • チャンネル全体のメンバーに知らせる必要のない、一度限りの会話を交わしたい時に便利な機能です。  ◦ ここ間違えてるよ。  ◦
会議日時の変更をお願いするなど  • DMを使いすぎると、情報の非対称性を生み出し、透明性が少なくなってしまいます。   

Web会議機能  • オフィスでやるような、ちょっと会話する機能です。  • 画面共有機能を使って状況の説明ができるようになっています。  • 「同期コミュニケーションの良さ」を活用して、併用するのが大事です。   

クラウドサービスとの接続について  • 最後に事例と共に紹介しますね。 

その他のチャットツールの特徴 

他のチャットツールの特徴  • 日本製のサービス  • タスク管理機能が特徴的  • 基本的にはプライベートチャンネルで作られる。  ◦ 情報の透明性が下がる傾向にあります。  •
他のクラウドサービスとの連携が難しい  ◦ API経由でできるのですが、プログラムを書く必要があります。 

各チャットツールの特徴  • マイクロソフトのBusiness ライセンスに付帯されているため、安価に利用できる。  • 日本では最も大きなシェアを獲得している。  • Slackと比較すると、拡張機能の数や連携可能な機能数は少ない。 
Microsoft Teams

他のチャットツールの特徴  • 社外の人とLINEで繋がれる。  • 担当者が辞めても、社外の人とのコネクションは保ち、やりとりが継続できる。  • LINEと同じ操作性なので、使い方が分かってる人が多い。  • Slackと比較して、他のクラウドサービスとの連携が難しい 

ビジネスチャットツールの効果 

チャット導入によるコミュニケーション改善例 

チャット導入によるコミュニケーション改善例  https://slack.com/intl/ja-jp/customer-stories/ishiifood

コミュニケーションの活性化 

非同期コミュニケーションで意識したいポイント 

チャットに不向きなもの  • 伝えたいことをテキストで正しく伝えるのは難しい。  ◦ 読解力・文章力・論理構成力が必要  • 誤解を与えない文字の書き方を意識する必要がある。  ◦ アレの件だけど〜。とかNG  •
認識を合わせする系の話は苦手なコトが多い  ◦ 相手が何を分かってないのかがわかりにくい。  ◦ ５ラリー以上続きそうなら、Web会議などに移行することが多いです。 

Webミーティング（ハドルミーティングの例） 

テキストコミュニケーションで意識したいポイント  • ガイドラインを作る  ◦ 業務時間外の連絡。メンションはしても良い。控えるなど  • 一方的に長文を送らない  ◦ 比較的短めの投稿でやりとりする。  ◦
長い場合、読解力のズレによって、認識のズレに繋がりやすい  ◦ 会話と一緒でわからないことを分からないと聞くのが良い  • 対面コミュニケーションとの使い分けを決めておく 

外部サービスとの接続・自動化・効率化 

DX、ITでとても大事な観点（再掲）  • 紙をデジタルにするだけでは、デジタルな紙になっただけ。  ◦ 契約書のやりとりで、印刷した紙に捺印して、スキャンして、メールする。  • 入力されたデータを再利用するのが大事  ◦ コピペをしないでも、次のプロセスにつなげていく 
◦ フォームに入力すると、自動的にテーブルにまとめられる   

外部サービスとの接続とは  通知する  アクションする 

Googleドライブとの連携  • 「プレゼンテーションファイル」にコメントがあると、Slackに通知がある機能です。  • ファイル共有された時なども通知があり、重要な通知を見逃しません。 

• 紙に出さなくても良い。FAX見に行かなくて良い。  • チームで共有できる。  • 必要あれば、GoogleドライブへPDF保存。  FAX受信したら、Slackに通知する  複合機で  メールを送信複合機でPDF送信
Slackに通知 

通知をチャットに流してチームで対応する  • チームで問題を共有できる。  • 経理から担当者へ伝える必要が無くなる 

営業の問合せを集約する  • その場で「誰が担当する」「作戦の立て方」を会話できる。  • 流しておくことで、問合せが増えた、減ったかがわかる。  • 目的など流すことで、マーケ担当者がチェックして訴求通りできている。などをチェックできる 

入力頂いたデータから、作業内容を把握  • 申請者が新しくサービス契約作業を依頼する  • そのスレッドでタスクが開始する 

そして、管理台帳へ自動的に転記される 

タスク管理ツールとの連携（その１）  • Slackに通知されると、そのタスクでわからないことがあった時に、すぐ助けを求められる。  • タスクを分担してる場合、誰が担当してるかわかる 

タスク管理ツールとの連携（その２）    • 高機能なツールであれば、Slackからコメントすれば、ツールにも反映される  • 仕事に必要な通知を見逃さない  • 「確認待ち」って一番無駄な時間の使い方。それが減る。 

連携する事でチャットツールで完結する  • 紹介した例では、プログラムを書く必要がありません。全て画面上の設定からできます。  • クラウドサービスと連携することで、Slackから離れて、別のサービスへ移動しなくても確認できるようになります。  • ビジネスチャットツールが、デスクワークの情報ハブになります。 

チャットツールを使ったDX事例 

「Slack」と「Teams」で発送手続き、ヤマト運輸が宅急便で新機能 

「Slack」と「Teams」で発送手続き、ヤマト運輸が宅急便で新機能  • 利用者は普段使ってるチャットツールから集荷依頼をする  ◦ 別のツールにログインする必要無くて手間が減る  ◦ 社内手続き不要でラク  • ヤマトは  ◦
入力したデータを使って伝票を作成（データ再利用）  ◦ 新しいサービス・ビジネスが創出できてる  Slackを普段使いしているからこそ気づいた着眼点 

まとめ 

まとめ  • チャットツールは、今や無いと考えられないサービスで、コミュニケーションのハブとして成り立っている。  • アナログをデジタル情報にするだけでは足りない。  • 「情報を再利用」できるようにすると効率化・改善ができます  • チャットツールは、コラボレーションしやすいものを選ぶことができる
と、より効果的です。  • IT化を行ったその先に、DXがあるものと考えています。 

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