PRO-SUP-004_rev._01_Modal_Marítimo.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 1 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Logística de Materiais - Modal Marítimo CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Marcio Brayner (Coordenador de Suprimentos – Suprimentos) Décio Vieira (Gerente de Suprimentos – Suprimentos) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 2 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Este procedimento tem por objetivo estabelecer as métricas para embarque e desembarque de materiais. 2 - OBJETIVO Este documento visa definir orientações básicas para tratativa das solicitações de embarque de materiais. 3 - APLICAÇÃO Aplica-se à todas as áreas que constituem o Sistema de Gestão Integrado da Vertical Group. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por:  Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo;  Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada;  Manter informação documentada das tarefas desenvolvidas, onde aplicável;  Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 3 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4.2 - SETOR DE SUPRIMENTOS - LOGÍSTICA DE MATERIAIS O Setor de Logística de Materiais é responsável por:  Tratar as demandas de embarque marítimo, bem como otimizar processos a fim de reduzir custos;  Assegurar que os riscos e oportunidades que possam afetar a conformidade de produtos e serviços e a capacidade de aumentar a satisfação do cliente foram determinados e abordados;  Assegurar que os requisitos do cliente, requisitos estatutários e regulamentares pertinentes foram determinados, entendidos e atendidos;  Manter todas as informações documentadas aplicáveis às suas atividades, devidamente controladas;  Solicitar emissão de RT junto aos responsáveis e providenciar todos os registros necessários das atividades que necessitam ser evidenciadas;  Manter a comunicação com a Coordenação de Projetos caso verifique alguma oportunidade de melhoria;  Participar de todas as reuniões de abertura, revisão e encerramento de Projetos para entender com mais clareza suas responsabilidades, exigências do cliente e prazos;  Fornecer meios de comunicação eficazes otimizando processos e evitando desperdícios;  Separar todo material conforme solicitação da Coordenação de Projetos;  Separar, embalar, identificar, garantir a preservação, identificação e rastreabilidade de todos os materiais enviados para bordo;  Informar a Coordenação de Projetos assim que o material estiver devidamente liberado e com todas as documentações pertinentes aos materiais;  Receber o Romaneio emitido pelo setor de Almoxarifado para dar continuidade ao processo;  Receber a solicitação da Coordenação de Projetos através do formulário 243- FOR- SUP_Solicitação de desembarque de materiais que deve ser inserido no ASANA(Modal Aéreo) ou via e-mail(Modal Marítimo);  Conferir os materiais conforme Romaneio e informa a Coordenação de Projetos caso tenha alguma divergência no recebimento. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 4 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES Requisitos do cliente: Expectativas e necessidades informadas pelo cliente em relação ao produto ou serviço; NF: Nota Fiscal; Unitização: Processo de reorganização e agrupamento de produtos para sua gestão unificada na armazenagem e transporte; NFe: Nota Fiscal Eletrônica; CTe: Conhecimento de Transporte Eletrônico; EPI: Equipamento de Proteção Individual; EPC: Equipamento de Proteção Coletiva; Romaneio: Transferência de insumos, mercadorias ou produtos que constam em estoque; RT: Requisição de Transporte; Follow-Up: é o processo de acompanhamento e verificação do andamento de um processo. 6 - DETALHAMENTO 6.1 - ATENDIMENTO ÀS DEMANDAS 1. O Solicitante emite a Requisição de Materiais, via Sistema; 2. Após finalizado o processo de separação e embalagem realizada pelo Almoxarifado, o material é disponibilizado para a Logística de Materiais, ficando sob sua responsabilidade e garantia da efetivação do processo de embarque; 3. Assim que o material é enviado, o solicitante (somente no caso da Coordenação de Projetos) é informado via e-mail sobre a solicitação atendida, através do formulário 319-FOR-SUP_Relatório de Expedição disponibilizado no drive compartilhado (Modal Aéreo e Modal Marítimo). Na requisição deve conter as seguintes informações, não se limitando a estas:  Data limite de envio/atendimento;  Local de destino;  Contato do solicitante;  Número do Projeto;  Unidade a ser atendida;  Cliente. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 5 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Nota: O prazo total para atendimento aos pedidos é de 07(sete) dias. Quaisquer pedidos que saiam dessa normativa deve ser previamente aprovado e informado via e-mail conforme descrito no conforme FLX-VG-005_Processos Requisição de Materiais. 6.2 - DISPONIBILIDADE DE MATERIAIS Caso algum item não esteja disponível em estoque, deve dar início ao processo de aquisição ou locação, que é de responsabilidade do Almoxarifado tomar as devidas providências. Em caso de não atendimento completo à requisição, deve ser informado no mesmo loop de e- mail da requisição que o atendimento será parcial e alinhado com o requisitante referente ao complemento do envio. Nota: Todo processo deverá ficar registrado no loop de e-mail da requisição. 6.3 - TRATATIVA INICIAL DOS PEDIDOS Após aprovado o pedido é visualizado pelo Almoxarifado e inserido na Plataforma de gerenciamento de trabalho para as devidas tratativas (separação, unitização, emissão de nota fiscal, agendamento etc.). Nas atividades criadas na Plataforma são estabelecidas as subtarefas direcionando para cada profissional responsável por cada etapa do processo, como por exemplo: Pedido Consumíveis, Pedido Ativos, Pedido TI e demais segmentos, até que o mesmo esteja totalmente pronto, disponível e liberado para embarque. A embalagem do pedido deve ser claramente identificada para que seja enviada ao destino certo e garanta a sua rastreabilidade. Deve conter etiqueta de identificação com as informações conforme modelo. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 6 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Os setores de Almoxarifado, Ferramentaria e Acesso por Cordas são responsáveis pela separação e disponibilização dos materiais e devem dar início às atividades na Plataforma de gerenciamento de trabalho e na pasta Logística Modal Marítimo disponibilizada na rede: G:\Drives compartilhados\SUPRIMENTOS\LOGISTICA MODAL MARITIMO, e seus respectivos Romaneios devem ser direcionados ao setor Fiscal para emissão da NF-e. Enquanto o setor Fiscal emite a NF-e, o envio do material é providenciado com a análise das seguintes etapas:  Necessidade de agendamento;  Necessidade de locação de frete;  Alinhamento sobre viagem com motorista. Feita a análise, toda a documentação é providenciada para o envio dos materiais e deve ser emitido o formulário 319-FOR-SUP_Relatório de Expedição com todas as informações de envio e fotos dos materiais. 6.4 - ALTERAÇÕES DE PEDIDOS Caso ocorra alguma alteração do Pedido do Material deve retornar ao início do processo e passar por nova aprovação Gerencial. Em se tratando de alteração de data do atendimento, deve ser sinalizado por e-mail com as justificativas para que a Logística de Materiais consiga se planejar e priorizar as atividades emergenciais. O pedido não tendo uma data estabelecida, o Coordenador de Projetos tem até 3(três) dias para estabelecer a data ou o pedido deve ser cancelado e excluído, devendo seguir novamente para aprovação assim que definida a nova data. Já a alteração de contato ou local de entrega, o requisitante deve fazer contato via e-mail em no mínimo 24hrs de antecedência para nivelar as informações necessárias para realização do processo Logístico afim de evitar custos desnecessários. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 7 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.5 - EXPEDIÇÃO DE MATERIAIS A Logística de Materiais disponibiliza o material para embarque na expedição, já de posse de toda documentação necessária, com a programação de transporte programado conforme necessidade e comunica aos responsáveis sobre sua liberação de fato. É de responsabilidade da Logística de Materiais, manter a Coordenação de Projetos sempre informada sobre todas as atividades executadas até a entrega do produto em seu destino. A responsabilidade do setor de Logística de Materiais só finaliza quando o material chega a bordo. Caso tenha qualquer desvio neste processo de separação, identificação, acondicionamento, preservação e entrega, deve ser comunicado a Coordenação de Projetos para avaliar o caso, acompanhar o registro de Não Conformidades (quando necessário). Cabe a Coordenação de Projetos avaliar a necessidade de comunicar ao cliente, em casos de impacto ao prazo de atendimento. 6.5.1 - RELATÓRIO E CHECK LIST DE EXPEDIÇÃO Para todo envio de material, é necessário emitir o 319-FOR-SUP_Relatório de Expedição, que deve conter as fotos dos materiais, número do pedido e projeto. Para locação de equipamentos é feita de acordo com o PRO-SUP-005_Locação de Equipamentos. Assim que o material é liberado para envio, a resposta deve seguir no mesmo loop de e-mail da requisição, enviando o 319-FOR-SUP_Relatório de Expedição e o Romaneio dos materiais emitido via sistema, informando aos Coordenadores do Projeto sobre a saída / envio do material e local no Drive de acesso, onde está disponível toda documentação relacionada ao material embarcado, para que possam acessar em casos de necessidade de conferência e garantia da rastreabilidade do material. G:\Drives compartilhados\SUPRIMENTOS\LOGISTICA DE MATERIAIS - CONTROLE DE EXPEDIÇÃO E RECEBIMENTO Para todo envio de material é necessário realizar uma checagem das atividades mandatórias que é evidenciada através do formulário 345-FOR-SUP Check List Inspeção Visual de Embarque Modal Marítimo, com o propósito de neutralizar as possíveis falhas e facilita na passagem de serviço em caso de substituição do colaborador que executa as atividades. 6.6 - SOLICITAÇÃO E CONTRATAÇÃO DE TRANSPORTE Após avaliação, caso necessário e definida a necessidade de uso de um transporte terceirizado, o setor de Logística de Materiais realiza a cotação e informa o valor ao setor solicitante que deve apresentar para aprovação da Gerência de Operações. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 8 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Nota: Somente após aprovação gerencial que pode ser efetivada a contratação do serviço de transporte; Após a aprovação deve ser programado junto a transportadora; Acompanhar o carregamento/descarregamento; Monitorar o envio e entrega até a conclusão do serviço prestado. 6.7 - CONTROLE DE BM’S DE LOCAÇÃO O controle dos Boletins de Medição é feito através da planilha 323-FOR-SUP_ Planilha VBA disponível na rede no endereço G:\Drives compartilhados\SUPRIMENTOS\SISTEMAS\CONTROLE DE LOCAÇÃO que serve como parâmetro e controle para análise, validação e aprovação. O processo de locação de equipamentos e contentores deve ser executado conforme critérios estabelecidos no procedimento PRO-SUP-005_Locação de Equipamentos. 6.8 - DESEMBARQUE DE MATERIAIS No processo de desembarque, o setor de Logistica de Materiais recebe a solicitação da Coordenação de Projetos através do formulário 243-FOR-SUP_Solicitação de desembarque de materiais que deve ser devidamente preenchido pela Coordenação de Projetos e inserido no loop de e-mail no início do processo, no caso de envio iniciado pelo cliente ou em caso de solicitação direta realizada pela Coordenação de Projetos via e-mail(Modal Marítimo). a. Após o recebimento do formulário de solicitação de desembarque devidamente preenchido é enviado a solicitação ao setor Fiscal para a emissão da Nota Fiscal para realização da coleta do material junto ao cliente. De posse de todas as informações, documentos e disponibilidade da realização da coleta, inicia o processo de cotação de transporte terceirizado(quando for o caso) ou avaliamos a possibilidade de utilização de veículo próprio da Vertical Group. 6.9 - CONFERÊNCIA DE MATERIAIS DE DESEMBARQUE Materiais recebidos na base, deve ser realizada a triagem e a segregação dos itens para que sejam direcionados aos setores responsáveis para recebimento, conferência entrada e guarda dos materiais. Em se tratando de consumíveis são destinados para o Setor de Almoxarifado para reposição de estoque ou tratativa conforme condição avaliada. Nos casos dos materiais intactos e não utilizados (novos) o setor de Almoxarifado recebe e efetua a entrada dos itens no estoque fisicamente e através do sistema, fazendo o armazenamento adequado. O prazo máximo para desmobilização e triagem dos materiais recebidos é de no máximo 72 horas após entrada em nossas instalações. Os materiais devem ser conferidos e emitido registro fotográfico utilizando o formulário 320- FOR-SUP_Relatório de desembarque de materiais junto com o Romaneio de desembarque de materiais C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
9. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 9 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI que é recebido com o material desembarcado. Este Romaneio é utilizado e enviado pela equipe a bordo junto com os materiais. A Logistica de Materiais deve enviar um e-mail dando um feedback sobre o resultado da conferência quantitativa e qualitativa do recebimento dos materiais. Quanto aos materiais locados a Logística de Materiais deve analisar a possibilidade de devolução imediata ao fornecedor do material locado. Esta devolução deve sempre ser avaliada e priorizada em curto espaço de tempo com a finalidade de neutralizar a possibilidade de custo desnecessário para empresa Vertical Group. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 Locação de Equipamentos PRO-SUP-005 Recebimento, Manuseio e Gestão de Estoque PRO-SUP-002 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 243-FOR-SUP Solicitação de Desembarque de Materiais Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 319-FOR-SUP Relatório de expedição Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 345-FOR-SUP Check List Inspeção Visual de Embarque Modal Marítimo Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
10. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Marítimo Código: PRO-SUP-004 Data de Emissão: 12/04/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: 03/08/2023 Folha: 10 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 320-FOR-SUP Relatório de Desembarque Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 323-FOR-SUP Planilha VBA Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 12/04/2023 Emissão Inicial NA Décio Rodrigues 01 03/08/2023 Revisão do Layout; readequação geral do processo Logístico Modal Marítimo NA Décio Rodrigues C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P