FormsとPower AutomateとTeamsを使った問合せ管理の仕組みをつくる

2023/02/04（土）に開催された 気ままに勉強会 #44 の登壇資料

Transcript

1. FormsとPower AutomateとTeams を使った問合せ管理の仕組みをつくる 2023/02/04 気ままに勉強会 #44 河村 新一
2. 自己紹介 • 河村 新一 • 本業はMicrosoftのERP(Dynamics 365 Business Central) のRD責任者 • Microsoft MVP（Business Application領域）2022年03月より • Twitter ： @leffelove （Microsoft製品とベルギービール） • Blog：IT長のネタ帳（https://www.d3654.be/） • Microsoft Formsが大好き • Free Microsoft Forms Tutorial - 仕事の生産性を上げるためのMicrosoft Forms入門 | Udemy • 最近、情シス責任者が追加された。
3. 動機 • 問い合わせ管理したい。件数、ステータス、担当割り当てetc. • メールとか個別チャットで問い合わせがくる。ヤメレ
4. 構成 • Formsで問い合わせを起票させる • SharePoint上のExcelで問い合わせを台帳管理 • 情シス内部の情報共有や作業管理はTeams • 問い合わせ者とのコミュニケーションはメール
5. デモ（動画）
6. 問い合わせ起票 • Formsから起票 • Formsの回答一覧画面からExcelエクスポート
7. 次ページ以降、画像をクリックすると YouTubeで動画が見れます （ダウンロードしてpdfで見てください）
8. デモ（動画）
9. 問い合わせ台帳の共有 • SharePoint上に一覧（Excel）を格納 • 問い合わせがあればPower Automateのクラウドフローで転記
10. デモ（動画） xxx
11. 添付ファイルのリンク処理 • URLのみを取り出して問い合わせ台帳のExcelに転記 • JSON解析
12. デモ（動画） xxx
13. 添付ファイルがある場合/ない場合の処理 • 添付ファイルなしだとエラーになる • Length関数で判定 • 変数処理（初期化、値を設定） • Apply to Each • ファイルは必須にすべきか？ 複数添付可能にすべきか？
14. デモ（動画） xxx
15. Teams上で情報共有 • Excelに管理項目追加 • タブを活用 • Excel（台帳） • Forms（申請画面、結果画面）
16. デモ（動画） xxx
17. Teams上で情報共有 • 問い合わせ発生時にチャネルに通知 • 添付ファイルのURL処理
18. デモ（動画） xxx
19. メール回答 • 問い合わせ発生時にメール送信 • 添付ファイルのURL処理
20. デモ（動画） xxx
21. 構成 • 入り口はForms • 聞き直さなくていいように必要最低限の事項を定型化。スクショ付けさせる（重要） • 台帳はSharePoint上のExcel • SharePointリストでもDataverseでも良い • 追記のしやすさ、件数集計のしやすさでExcelを選択 • 情シス内部の共有はTeams • 問い合わせを受けてチャネルに投稿。そこにレスをつけて相談、指示 • 問い合わせ者とのコミュニケーションはメール • 苦肉の策。TeamsとかYammerだとオープンに見えすぎる • 問い合わせ単位でメールを新規自動作成して、レスをつけていく形 • 代案 • ガチでやるならDataverse＋Power BIとかD365Customer Serviceだが、ハードル高い
22. 実戦投入してみて • ひっそりとクラウドフローが死んでいる事案 • クラウドフローが迷子になった事案 • スクショは絶対つけさせたほうが良い • でもファイルつけるとCloud FlowのStepが複雑になる • スクショつけてもらうつもりが人事異動の回覧が添付されてきた • 問い合わせではなく連絡に使うユーザーがいた • これが最終形ではない。まだ改善の余地あり
23. ご清聴いただき ありがとうございました
24. 宣伝 • D365BC勉強会やってます。次回は2/10の21：30-23：00 • Microsoft Learnで学ぶDynamics 365 Business Central #3 • https://dynamics.connpass.com/event/273503/