新卒者向け資料_タスクマネジメント・ドキュメンテーション

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1. 新卒者向け資料 タスクマネジメント ドキュメンテーション
2. 目的 • なるべく早く活躍してもらうために、会社で働く上で欠かせない「タスクマネジメント」 と「ドキュメンテーション」に関する考え方をお伝えします • 今日全てをマスターする必要はなく、日々の業務の中で少しずつ身に付けていって ください • 質問あれば随時どうぞ！終わった後でもどうぞ！
3. © 2019 スタートアップ 2019新卒合同入社式 All Rights Reserved. 久津　佑介/ ひさつ　ゆうすけ 金融事業部　PdO/PdMなど ひさつです。 元々エンジニアで今はプロダクトマネージャーとして生きてま す。顔色悪いのはデフォルトなので心配しないでください。 メインは金融ですが社内の色々なことに顔出してます。 好きなもの：浦和レッズ/音楽（バンド活動）/読書/欅坂46 嫌いなもの：トマト/ピーマン/ホタテより大きい貝/冷房の強い部屋 @Nunerm https://productmanager55.hatenablog.com/ 誕生日：1986/09/18　入社日：2019/03/01 @Hisatsu Yusuke お写真（必須） ※自身だと認識できるお写真 を添付してください。 【雛形です】 こちらのスライドをコピーしてください プロフィールマットです こちらコピペして活用してください
4. タスクマネジメント
5. タスクマネジメント - ３つのポイント チームでのタスクフローを意識する タスクをカテゴライズする できる限りチーム内で共有する
6. チームでのタスクフローを意識する • 組織で働く上で、１人で完結するタスクはそんなに多くない • 特に「後続タスクに必要なインプットは何か」「クリティカルパスは何か」を常に意識 して進め方やスケジュールを考える 例：プレスリリースの準備 構成考える イラスト作る 文章作る 内容確認 イラスト修正 文章修正 プレスリリース 実行 クリティカルパス ＝ここが遅れると全て遅 れる 必要なインプット ＝揃っていないと次に進 まない 4/1 1d 4/2 1d 4/2 2d 4/4 1d 4/5 1d 4/5 2d 4/7 1d
7. チームでのタスクフローを意識する • 慣れてきたらタスクフローのボトルネックを探す • 自分がボトルネックの場合、自分のタスクの優先度の考え方を見直す（後述） • 他者がボトルネックの場合、時間がかかる原因を見極めて打ち手を考える 構成考える イラスト作る 文章作る 内容確認 イラスト修正 文章修正 プレスリリース 実行 4/1 1d 4/2 1d 4/2 5d 4/7 1d 4/8 1d 4/8 2d 4/10 1d インプット量を増 やす？ サポートする？ 早めに始める？
8. チームでのタスクフローを意識する 参考：VSM（Value Stream Mapping）　　　　　The Goal
9. タスクをカテゴライズする • 緊急度と重要度でカテゴライズして優先度をつける 領域①【緊急】 • とにかくすぐにやる • 後続タスクがある場合は特に 領域②【価値】 • これを後回しにしがち • いつやるのか予定を立てる 領域③【錯覚】 • 仕事した感を得やすい • 効率的に捌けるように工夫する 領域④【無駄】 • やらなくていいように工夫する 緊急度・重要度は 一人で判断せずに チームに確認すること ③に時間を取られて ②ができていなかったら 要注意
10. タスクをカテゴライズする 参考：GTD（Getting Things Done）
11. できる限りチーム内で共有する • １日１回はチーム内に状況を共有する • 監視が目的ではなく、遅れ・ズレ・トラブルの検知を早くすることが目的 Aやってます Aやってます Aやってます そろそろBや らないと？ ・・・ ・・・ (やべえ…) もう間に合わ ん すいません むりぽっす おけ まかせろ ・・・ ・・・ タスクA、Bの期限 ▼ すいません むりぽっす (順調かな？) リカバリ期間
12. できる限りチーム内で共有する 参考：日報　　　　　　　　　　　　　カンバン
13. タスクマネジメント - まとめ タスクマネジメントは 組織・チーム・個人ごとに 最適なやり方が異なります 「より良い方法」に改善していく 意識を常に持ちましょう
14. ドキュメンテーション
15. ドキュメンテーション - ３つのポイント 目的に応じて書き方を変える 目的に応じて管理方法を変える テキストだけでいつも正確に伝えられると 思い込まない
16. 目的に応じて書き方を変える 種類 内容例 期待するアクション ポイント 議事録 日時・参加者・アジェンダ・決定事項・ 議論内容・TODO（誰が何をいつまで に）・議論に使った資料 決定事項やTODOに関する認識のズレが ある人に正してもらう 事実と推測を、決定事項と未決事項 を明確に区別して書く あまり作成に時間をかけない マニュアル 目的・手順（フローチャート）・アカウン ト情報・参考資料 業務のミス防止、効率化、オンボーディン グ 人によって解釈が異なることがない ように正確に書く 社内向け共有 結論・前提・内容・依頼事項・期限 依頼事項を正確にやってもらう 読むのに苦労しないように、依頼事 項を明確に書く 社外向け提案 （いろいろ） 数多ある選択肢の中から自社を選んでもら う とにかく丁寧に、魅力的に、かつ絶 対に間違いのないように書く（必ずレ ビューを入れること！） • 「読んだ人にどのようなアクションをしてほしいのか？」を意識して書く
17. 目的に応じて書き方を変える 参考：（議事録）フォーマット例 定例フォーマット 日時　：2020/1/1 参加者：大野・相葉・二宮・桜井・松本 1.全体共有（大野） 2.メンバー報告 　相葉： 　二宮： 　桜井： 　松本： 3.個別アジェンダ 4.決定事項 5.未決事項 6.TODO 　・パズドラをマスターする（二宮：〜1/15） 単発フォーマット 日時　：2020/1/1 参加者：城島・松岡・長瀬・国分（欠席：山口） 1.この場の目的/ゴール 2.決定事項 3.議論内容 4.TODO 5.次回予定 事 前 に 書 い て おく
18. 目的に応じて書き方を変える 参考：（社外向け）ノンデザイナーズ・デザインブック
19. 目的に応じて管理方法を変える • ストック情報：後で見返すことが多いもの ◦ アクセスしやすい場所に置く（例： Notion、GoogleDrive） ◦ 体系化して整理する（例：フォルダ分け） ◦ 常に最新化できるようなルールや仕組みを作る ◦ 最新化するのが大変すぎる場合は作らないという選択もあり • フロー情報：後で見返すことが少ないもの ◦ 関係者が普段見ている場所に流す（例： Slackチャンネル） ◦ 読まない人も一定数いるという前提で、要点を強調する ◦ 後で見返す必要が出た際に、多少探すのが大変でもドンマイ
20. テキストだけでいつも正確に伝えられると思い込まない • テキストだけで全て伝えようとすると確実に認識齟齬が起きる • 読む人が持つ前提情報や知識によって、解釈が大きく異なる • 基本的に相手は「知らない」という前提でドキュメントを作るべき • 必要に応じて直接説明する場を設けること 新しいキャンペーンや るので準備よろ ああいつも通り 準備すればいいのね 準備？ うち関係ないやつか 新しいキャンペーンや るので〇〇は△△を よろ ああいつも通り 準備すればいいのね 御意
21. テキストだけでいつも正確に伝えられると思い込まない 参考：ナラティヴ・アプローチ ドキュメントに関する本ではないですが、 人とのコミュニケーションにおける大事な 考え方がまとまっていてヒントになるはず
22. ドキュメンテーション - まとめ 「うまく伝わらなかったな」 「書いたのに見てもらえてないな」 という場面に遭遇したら ドキュメントの作り方を見直してみましょう 練習あるのみ