UXライターのタスクの透明性を上げてスクラムチームの共有知に昇華している話 / A story about creating help pages in a scrum team

「LINE Technical Writing Meetup vol. 15」（2022/08/04 19:00〜）の発表資料です。
https://line.connpass.com/event/255452/

1. UXライターのタスクの透明性を上げて スクラムチームの共有知に昇華している話 2022.08.04 Thu. LINE Technical Writing Meetup vol. 15 8chari（はっちゃり） SmartHR UXライター
2. 8chari（はっちゃり） SmartHR UXライティンググループ UXライター Twitter：@8chari_88 SmartHRでは ・2021年6⽉ UXライターとして⼊社 ・プロダクト上のテキスト、ヘルプページ、 ライティングガイドを担当 職歴 ・テクニカルライター ・PMO ・マニュアル制作ディレクター 2
3. SmartHR Tech Blogで書いた記事がベース • 記事では、開発チームのことを「フィーチャーチーム」と 記載していましたが、「スクラムチーム」の⽅がより⼀般的で、 ほぼ同義のため、本資料では「スクラムチーム」と表現します🙏 • スクラム開発の⽤語に馴染みのない⽅もいるかもしれないので、 補⾜しながらお話していきます。 • スクラム開発に関わっている⼈はもちろん、 ヘルプページやドキュメント作成の属⼈化に悩んでいる⼈にも 参考になれば幸いです。 お話に⼊る前に期待値調整 3 ［SmartHR Tech Blog］ヘルプページ作成タスクの透明性を上げたら、UXライターの経験知を共有知に昇華できた話
4. • SmartHRのサービス紹介 • SmartHRのUXライター • スクラムチームでの取り組み • さいごに 話すこと ※本⽇のスライドは後⽇公開予定 4
5. SmartHRのサービス紹介 5
8. SmartHRのUXライター 8
9. UXライターが担うもの 9
10. UXライターの具体的な仕事 10 スクラムチームの⽂⾔作成のリード ライティングガイドを通じた体験統⼀ コンテンツによるユーザーの⾃⾛⽀援
11. スクラムチームの ⽂⾔作成のリード 11
12. 12 ドライバー（キーボードを触る唯⼀の⼈） • 実際にガイドラインを⾒たり既存UIを⾒たりして⽂⾔モミを⾏なう • ほかのメンバーを信頼し、思いついた⽂⾔を躊躇せずに出す ドライバー以外（キーボードを触らない⼈） • 全体の理解度を上げて、より良い⽂⾔になるように気づきを 積極的にあげる • なぜ、その⽂⾔でないといけないかの根拠を⽰せるように ドライバーに協⼒する
13. 13 UXライター • Slack上にスレッドを⽴てて、⽂⾔検討で考えたことや 根拠を書き込んでいく • 検討する中で仕様について気になることがあれば、 チームのメンバーをメンションして聞く UXライター以外 • UXライターの発⾔で気になることや疑問があれば 適宜書き込んだり、リアクションする
14. ライティングガイドを通じた 体験統⼀ 14
15. https://smarthr.design/ SmartHR Design System 15
16. https://smarthr.design/products/contents/ ライティングガイド 16
17. コンテンツによる ユーザーの⾃⾛⽀援 17
18. https://knowledge.smarthr.jp/hc/ja/ ヘルプページ 18
19. https://knowledge.smarthr.jp/hc/ja/ ヘルプページ 今⽇はこのヘルプページに スクラムチームで取り組んでいる話です
20. ここで、 いきなりですが 20
21. みなさんは、どんな体制で ヘルプページを 作っていますか？ 21
22. 22 開発チームとは 別のチームが 作っているよ 別の会社さんに 外注しているよ 他の業務も やりながら ⾃分⼀⼈で 作っているよ そもそも ヘルプページが ないよ…
23. スクラムチームで ヘルプページに取り組む 23 ちょっと めずらしいかも…
24. ヘルプページはプロダクトの⼀部 😊ヘルプページを⾒なくても プロダクトを操作できることが理想 😢でも、⼈事労務や⼈材マネジメントの領域は、 業務や関連する法律が複雑で難解 👉ユーザーの理解をサポートする 「ヘルプページは重要なプロダクトの⼀部」という 考え⽅が社内に根付いている 24
25. SmartHRのスクラムチーム 25
26. スクラムチームとは スクラムチームは機能横断型で、 各スプリントで価値を⽣み出すために必要な すべてのスキルを備えている （スクラムガイドから引⽤） 26
27. スクラムチームとは スクラムチームは機能横断型で、 各スプリントで価値を⽣み出すために必要な すべてのスキルを備えている （スクラムガイドから引⽤） 27 ⾔い換えてみます👇 チームメンバーだけで「リリース」まで辿り着ける スキルセットを揃えられていることが条件
28. プロダクトマネージャー プロダクトデザイナー プロダクトエンジニア QA UXライター ※⼈数はイメージです ※LeSS（⼤規模スクラム）についての参考記事：⼤規模スクラムで⾒えてきたマルチPdM体制の⾯⽩さと難しさ【SmartHRのPdM連載第1弾】 - SmartHR Tech Blog SmartHRのスクラムチーム 28 A B C D E
29. 企画・仕様検討 要件定義 （リファインメント） 作業計画 （スプリントプランニング） リリース スプリント 開発サイクルをもっと詳しく：図説：SmartHRのプロダクト開発サイクル 2021 ver. プロダクト⽂⾔、 ヘルプページの⽅針決め プロダクト⽂⾔や ヘルプページの作成をリード UXライターのお仕事 ⽂⾔チェック、 ヘルプページの作成 ユースケースや仕様の理解、 ユビキタス⾔語の定義 UXライターと開発との関わり 29 短期間で反復して 開発する期間の単位 （SmartHRでは1週間）
30. スクラムチームでの ヘルプページの取り組み 30
31. その前に、 UXライターの誕⽣秘話 31
32. チャットサポートの中に含まれ、 プロダクトのスクラムチームとは別の組織 • ヘルプページの作成はスクラムチームとは別のプロジェクトで管理 ユーザーの理解をよりサポートできるよう、 画⾯のUIテキストとヘルプページを読む体験を統⼀したい • UXライターとしてスクラムチームに加わる • 画⾯のUIテキストを担当しながら、 ヘルプページの作成も引き続き担当（今ここ） もともとはヘルプページのみを担当 32
33. UXライター以外のチームメンバーの疑問 33 ヘルプページは 開発のどのタイミングで 着⼿しているんだ？ ヘルプページの要件定義、 何を定義して ⾒積もればいいんだろう？ 必要な作業って 本当に書くだけ？ そもそも、どうやって 書けばいいんだ？ 書いたことない…
34. スクラムチームにおける ヘルプページ作成の課題 34
35. ヘルプページの作成に関するタスクやノウハウが チームに伝わっていないと • UXライター以外のメンバーがタスクの存在に 気づきづらく、サポートに⼊りたくても⼊れない • タスクの内容からUXライター以外でも できるかどうかを判別できず、タスクを取れない 「顧客に早く価値を届けること」から遠ざかる 35
36. タスクを取れないと • UXライターがどのように作業しているのかが 他のメンバーに伝わらない • UXライターが不在のときにタスクが⽌まる という属⼈化した状況になり、 顧客に早く価値を届けられなくなる😫 「顧客に早く価値を届けること」から遠ざかる 36
37. チームのメンバーに相談 「ヘルプページ作成タスクの 透明性を上げよう」 37
38. 1. 現状のプロセスをUXライターが可視化 1. 現状をもとに、チームで取り組むための 理想のプロセスを検討して可視化 1. 理想のプロセスを運⽤するための詳細を明⽂化 ヘルプページ作成のタスクの透明性を上げるために 38
39. 1. 現状のプロセスをUXライターが可視化 39
40. 1. 現状のプロセスをUXライターが可視化 40 開発プロセス • 誰が • 何をやるか（タスク） • 観点（タスクをやる際に考慮すること） • その他（上記以外でメモしておきたいことなど）
41. 1. 現状のプロセスをUXライターが可視化 41 ヘルプページに関する タスクのほとんどをUXライターが実施
42. 1. 現状のプロセスをUXライターが可視化 42 開発後半になるにつれて、 タスクが増加
43. 2. 理想のプロセスをチームで検討して可視化 43 UXライター以外の職能が取り組みやすいように、 ヘルプページ以外の開発アイテムと同じプロセスにすることを意識
44. 2. 理想のプロセスをチームで検討して可視化 44 「UXライター」から「Bチーム」に変更。
45. 2. 理想のプロセスをチームで検討して可視化 45 UXライターがやった⽅が品質を担保できるタスクもあると考え、 「UXライターがやること」という⾏を追加
46. 46 2. 理想のプロセスをチームで検討して可視化 ヘルプページ作成のタスク、理想のプロセスを チームで認識を合わせられた🎉
47. 3. 理想のプロセスを運⽤するための詳細を明⽂化 47 暗黙知となっていたUXライターの経験知を ほかのメンバーが理解できる形で⾔語化できた 👇 モブライティングなどを通じて プロセスや考慮する観点を⽇頃から少しずつ チームにインプットしていたことが⼤きい
48. 理想のプロセスで運⽤して どうだったか 48
49. 😊 UXライターの経験知を⾔語化、 判断根拠などをメンバーに共有しやすくなった 😊 複数の職能視点で考えることができ、 スクラム開発における創発の効果がある 😊 UXライターが不在でもタスクが⽌まらないことが増え、 リードタイムの短縮につながっている 良かったこと 49
50. 😊 UXライターに限定されていたスキルとタスクが可視化され、 チームのスキルとタスクに変わったと実感しています。 😊 他のメンバーもできるようなドキュメントをまとめていた点も 素晴らしかった。他チームにも参考になると思います。 😊 UXライターがマンパワーで1⼈で何とかするという 負荷の⾼い状況を変えられて良かったです。 😊 この活動により、今まで8chariさんがやりたいけれど できていなかったことができるようになっていたら嬉しい。 😊 実践した結果を振り返って、より良くできると良さそう。 また⼀緒に考えていきましょう。 ほかのメンバーからの声 50
51. • 開発メンバーとの距離が近い • チームの課題はチームで解決するカルチャー • 職能を超えて、メンバーが複数の役割を果たす • モブでの作業が⽇常的 51 チームのスキルとタスクにできる背景
52. • プログラムの実装もヘルプページもチーム全員で取り組みたい 👉作業が属⼈化しない、創発の効果が期待できる • だが、実装もヘルプページもチームでリファインメントして、 プランニングして…だと、時間が掛かることは事実 👉リリースが遅れ、顧客に早く価値を届けることから遠ざかる • チームでリファインメントやプランニングするヘルプページは 厳選する必要がありそう 👉例：チームのスキルの底上げや創発が期待できそうな ヘルプページを対象 とはいえ、課題はある（最近の事情） 52
53. スクラムチームにおける ヘルプページの取り組みは まだまだ始まったばかり 53
54. でも 「きっと、もっと良くなる」 そう思えるチーム 54
55. さいごに もう少し お付き合いください 55
56. 絶賛採⽤中です！ https://open.talentio.com/r/1/c/smarthr/pages/45059 😊ポジションの魅⼒ • 急成⻑中のプロダクトの開発チームに参加し、UXライターとしてコミットできる • プロダクトエンジニアやプロダクトマネージャー、プロダクトデザイナー、QAなどの 社内のプロフェッショナルと、⾃社プロダクトのユーザーのどちらにも直接関わりながら仕事ができる • SmartHRのバリューの1つである「⼀語⼀句に⼿間ひまかける」を体現することが、 プロダクトの品質向上に直接結びつく 何でも聞けるカジュアル⾯談もあります！ https://smarthr.co.jp/casualvisit/ SmartHRのスクラムチームで働きたくなったら 56
57. ご清聴ありがとうございました 緊張した…