Gestire una piccola APS senza usare la carta. La digitalizzazione con GSuite e Time4Store. Introduzione all'uso della cloud signature per digitalizzare completamente i processi ottemperando agli obblighi normativi.
che il ricevente abbiamo gli strumenti appropriati La conversione dei processi cartacei ha un costo non trascurabile Norme, standard di mercato, requisiti legali, regolamenti interni aziendali Difficoltà tecniche come la gestione di differenti formati dei file, durata nel tempo dei documenti e dei supporti digitali, stabilità dei sistemi, abilità e competenze tecnologiche degli addetti e dei clienti Spesso è necessario autenticare il documento con una firma autografa 3 Ieri ci sembrava un sogno
Abbiamo servizi cloud spesso gratuiti o al più con costi abbordabili Normative Italiane e EU, standard diffusi, desiderio di digitalizzare Formati aperti, backup in cloud, stabilità dei servizi, familiarità con la tecnologia ad uso consumer Possiamo autenticare con valore legale i documenti digitali con la firma elettronica 4 Oggi la digitalizzazione è realtà
come due facce d'una stessa medaglia Le difficoltà tecnologiche sono per lo più superate Le nuove norme devono solo diventare consuetudine Il punto di saldatura sottile è l'esperienza degli utenti Serve solo un po' di esercizio per “aumentarne lo spessore” 5 Cosa manca?
per la costruzione del Mercato Unico Digitale in Europa • eIDAS impone l’interoperabilità in tutta Europa dal 1/7/2016 • La Firma Elettronica Qualificata ha valore legale equivalente a quella autografa • Il Regolamento implica l’adozione obbligatoria per tutti gli Stati membri 6 eIDAS: l’identità digitale a valore legale in Europa
13 del DL177/2017) • Bilancio di esercizio (se entrate sopra i 220.000 € o l'attività principale è commerciale) • Rendiconto per cassa (se entrate sotto i 220.000 € e l'attività principale non è commerciale) 7 Obbligo di rendicontazione economica per gli ETS
depositare il bilancio sociale (se entrate sopra 1 M €) • Pubblicare ogni anno sul proprio sito internet i compensi, i corrispettivi o gli emolumenti corrisposti ai componenti degli organi di amministrazione e controllo, ai dirigenti e ai soci (se entrate sopra 100.000 €) 8 Obbligo di rendicontazione sociale per gli ETS
degli associati o aderenti • Libro adunanze e delibere delle assemblee • Libro adunanze e delibere dell’organo di amministrazione, dell'organo di controllo e altri eventuali 9 Obbligo di tenuta dei libri sociali per gli ETS
numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.” 10 Tenuta informatica dei libri e delle scritture
42 Regolamento UE n° 910/2014 - eIDAS): A. collega la data e l’ora ai dati in modo da escludere ragionevolmente la possibilità di modifiche non rilevabili dei dati; B. si basa su una fonte accurata di misurazione del tempo collegata al tempo universale coordinato; e C. è apposta mediante una firma elettronica avanzata o sigillata con un sigillo elettronico avanzato del prestatore di servizi fiduciari qualificato o mediante un metodo equivalente. 11 Validazione (o marcatura) temporale elettronica
Avere i documenti firmati in pochi minuti anziché giorni • Risparmiare sul ciclo di vita della carta • Firmare usando lo smartphone, come si aspettano gli utenti oggi • Valore legale giuridicamente vincolante 12 La Cloud Signature e la Trasformazione Digitale
Direttivo si possono svolgere anche mediante mezzi di telecomunicazione o videocomunicazione, alle seguenti condizioni di cui si deve dare atto nei relativi verbali: - che sia consentito al presidente della riunione di accertare l'identità degli intervenuti, regolare lo svolgimento della riunione, constatare e proclamare i risultati della votazione; - che sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi della riunione, oggetto di verbalizzazione; - che sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all'ordine del giorno, nonché di visionare, ricevere o trasmettere documenti." 13 Senza dimenticare... le riunioni a distanza!
casi editabili online contemporaneamente da più utenti • Disponibilità anche offline attivando alcune estensioni • Backup (quasi) non più necessario 15 I vantaggi del cloud
chiave grazie alla tecnica dei due fattori di autenticazione 1. Una cosa che solo lui sa: una password o PIN (Personal Information Number) e che è un numero di 8 cifre 2. Una cosa che solo lui possiede: il telefono o lo smartphone, che è già sempre con noi, a portata di mano 18 Il controllo esclusivo della Cloud Signature
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