220727 【徹底解説】業務改善の進め方/フレームワークを学ぶ!~計画段階で差が付く関係者会議の秘訣~ 株式会社シイエム・シイ
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会社概要※2021年9月30日現在▶社名 株式会社 シイエム・シイ▶設立 1962年5月▶住所 名古屋市中区平和1-1-19▶代表者 代表取締役社長 佐々 幸恭▶資本金 6億5,761万円▶従業員数 441名(単体)/934名 (連結)▶グループ会社・拠点19社(国内9社、海外10社)31拠点(国内16拠点、海外15拠点)
沿革1962 1970 2000 2010 2020人財教育:従業員への教育販売戦略:消費者への認知向上コトづくり(体験・体感)マニュアル制作(モノづくり)&お客さま企業の戦略支援(コトづくり)へ技術マニュアルお客さま企業の技術情報を扱う信頼の歴史印刷モノづくり(制作)マイクロフィルムマニュアル制作印刷モビリティ製造業サービス業顧客業務標準:カンコツ・技能の棚卸し
自己紹介業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM”立ち上げメンバー。KAIZEN FARM事業を通じて自治体や企業を対象とした、業務見える化伴走支援・業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関連セミナー講師など、業務改革を軸としたあらゆる支援を実施しています。経営企画部KAIZEN FARM事業推進室竹内あゆ美Twitter:@bamboo_gagaクラウド型業務改善支援ツール
前回のサマリー
業務改善フローと推進リーダーの役割Plan Do Check Action業務改善DX導入評価・検証 改善対象業務の整理・分析業務改善の進め方共有業務改善の必要性共有共有対象業務の可視化業務標準化業務可視化の伴走支援業務見直し方向性決め 改善策実行サポートプロジェクト結果振り返り・共有チームアップ対象業務の選定タスクスケジュール策定関係者の合意取得スケジュール進捗確認・調整推進リーダーの役割
業務改善フローと推進リーダーの役割Plan Do Check Action業務改善DX導入評価・検証 改善対象業務の整理・分析対象業務の可視化業務標準化業務可視化の伴走支援業務見直し方向性決め 改善策実行サポートプロジェクト結果振り返り・共有スケジュール進捗確認・調整業務改善の必要性共有共有チームアップ対象業務の選定タスクスケジュール策定関係者の合意取得推進リーダーの役割業務改善の進め方共有
業務改善の進め方フレームワーク①チームアップ ②ターゲット業務選定(課題・目標設定)③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
①チームアップ推進担当者(自分自身)実務担当者(協力者)全体統括・段取りスケジュール調整計画立案KPIの可視化業務内容の共有チームは2~3名を推奨
②ターゲット業務選定(課題・目標設定)業務一覧業務意識調査年間の実施回数1回あたりの作業時間年間の合計作業時間専門的知識が必要ない自分以外の担当者に任せられない(属人化している)定型的な事務作業・入力作業が多い電話対応や窓口対応が多いマニュアルが整備されていない例:請求書作成 1:まったくそう思わない2:どちらかと言えばそう思わない3:どちらとも言えない4:どちらかと言えばそう思う5:とてもそう思う 30回 1.0時間 30.0時間○○申請処理 0.0時間給与計算 0.0時間0.0時間0.0時間0.0時間0.0時間0.0時間業務リスト記入業務意識記入 業務量記入業務量・業務意識チェックシート課題意識が高い&業務量が多い業務を選定
業務改善の進め方フレームワーク~小さな成功体験をつくる~Part 2
③タスクスケジュール策定タスク スケジュール(例)チームアップ・ターゲット業務選定社内キックオフMTG業務の棚卸し業務手順の見直し業務改善の実行計画(効果見込み・検証期間決め)業務改善の実行・効果検証関係者への共有会横展開施策実施2.5週間1日(1時間)★1か月間1週間1週間1か月間1日(1時間)★MAX3か月間のプロジェクト短期間で・小さく実行する1か月 2か月 3か月
③タスクスケジュール策定タスク スケジュール(例)チームアップ・ターゲット業務選定社内キックオフMTG業務の棚卸し業務手順の見直し業務改善の実行計画(効果見込み・検証期間決め)業務改善の実行・効果検証関係者への共有会横展開施策実施2.5週間1日(1時間)★1か月間1週間1週間1か月間1日(1時間)★MAX3か月間のプロジェクト短期間で・小さく実行する1か月 2か月 3か月棚卸ヒアリング1回目:大中分類まで洗い出し<宿題>:小分類の洗い出し棚卸ヒアリング2回目:小分類の確認&詳細手順の一部洗い出し<宿題>:残りの詳細手順の洗い出し棚卸ヒアリング3回目:詳細手順の確認<宿題>:詳細手順の追記・修正&詳細項目記入棚卸完了
タスク スケジュール(例)チームアップ・ターゲット業務選定社内キックオフMTG業務の棚卸し業務手順の見直し業務改善の実行計画(効果見込み・検証期間決め)業務改善の実行・効果検証関係者への共有会横展開施策実施2.5週間1日(1時間)★1か月間1週間1週間1か月間1日(1時間)★MAX3か月間のプロジェクト短期間で・小さく実行する1か月 2か月 3か月④関係者の合意取得
④関係者の合意取得打ち合わせ参加者A課 B課自分(推進担当者)協力者(実務担当者)上司 上司
④関係者の合意取得打ち合わせ内容(アジェンダ例)1. 推進担当者よりプロジェクト企画内容共有・当プロジェクトの背景・目的・対象範囲・当プロジェクトの達成目標・体制、役割・タスクスケジュール2. 意見交換※当プロジェクト完了後の報告・事例共有の方法や担当者の稼働確保など。今後課題になりそうな事柄について事前に相談しておく。
社内キックオフミーティング資料④関係者の合意取得
まとめ
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