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220727 QA資料 【徹底解説】業務改善の進め方/フレームワークを学ぶ!~計画段階で差が付く関係者会議の秘訣~ 株式会社シイエム・シイ

220727 QA資料 【徹底解説】業務改善の進め方/フレームワークを学ぶ!~計画段階で差が付く関係者会議の秘訣~ 株式会社シイエム・シイ

220727 QA資料 【徹底解説】業務改善の進め方/フレームワークを学ぶ!~計画段階で差が付く関係者会議の秘訣~ 株式会社シイエム・シイ

comucal
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July 27, 2022
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Transcript

  1. Copyright © 2022 KAIZEN FARM. All Rights Reserved. Q&A 【徹底解説】業務改善の進め方/フレームワークを学ぶ!

    ~計画段階で差が付く関係者会議の秘訣~ 2022年7月27日(水) 14:00-15:00 実施
  2. Copyright © 2022 KAIZEN FARM. All Rights Reserved. Q. 業務改善の依頼者と設計者と運用者がバラバラでなかなか統一化出来ない。

    A. まずは誰がどこまでやるかのゴールを意識合わせするために、体制を整理・可視化しましょう。 その可視化した情報を関係者全員が集まる会議で共有し、合意をとることをオススメします。 Q. 3M(ムリ・ムダ・ムラ)の削減を実施したいが、上司が保守的で今のやり方を変えようとしない。 A. まずは業務課題をきちんと可視化をして、どのように改善すると、どのくらい時間削減になる?等を 数値で提示しながら説得しましょう。 Q.重要社内関係メンバーとのミーティングにすら参加させてもらえない弱者(IT知識は高い)は どう立ち回れば良いでしょう。 A. 部内・課内ミーティングなど定期的にチームで集まる会議があれば、その場で活動してきたことを事例共有できると いいですね。 または、評価面談の場で業務改善活動を上司へ共有し、認識してもらうことから始めるのはいかがでしょうか。 Q.棚卸しの際に、ザックリで良い箇所、明確じゃないとNGな箇所、についてお聞きしてみたいです。 A. 全て明確に分解できることがベストですが、棚卸しの流れとして、対象業務を決め、ザックリと棚卸しをした後、 ここは改善できそうといった部分が見つかれば、その部分を集中的に細かく優先的に分解していくと良いでしょう。
  3. Copyright © 2022 KAIZEN FARM. All Rights Reserved. Q.社内で業務改善活動行っています。チームの上司が保守的で意見が合わない事がありますが、結局のところ 上司の指示に従って進めており、モヤモヤしながらやっています。自分にもっとITリテラシーがあれば、

    上司と同等にお話できるのではないかと思ったりもするのですが、その辺はどう感じますか? A. 組織にいる以上、やはり自分の意見を我慢すべきところはでてきてしまうこともありますよね。 そのなかで、譲るところ、譲れないところを一旦整理して明文化し、共有するのはいかがでしょうか。 また、譲れないところに関しては、変更した後の成果がどうなるのかを数値で提示したり、サンプルをみせるなどして 解像度高く相手に成果イメージさせるスキルがITリテラシーよりも重要かなと思います。 Q.そもそもITリテラシーが皆無なメンバーだらけの場合は、棚卸・業務改善前にそのスキルアップが 必要だったりしますか?ITリテラシー皆無の場合でも業務改善進めてみるべきですか? A. デジタルツールを使うことだけが業務改善ではないと考えています。もっとシンプルに、手順自体を無くしたり、 手順の順番を変えてみたりするなども改善です。意識醸成のためにも一旦業務改善を進めてみることをオススメいたします。 Q.棚卸し自体が上手くいかない、(全く使えない結果しか上がってこない)というパターンの一番多い理由は? A. 粒度が荒い場合や第三者が棚卸表を見ても業務が理解できないレベルであると、結局課題が見えてこないので、 意味のない棚卸しになってしまうケースだと言えます。
  4. Copyright © 2022 KAIZEN FARM. All Rights Reserved. Q.参加者が多いMTGをどうやって参加者を絞るべきか。MTG主催がとにかく人を沢山呼びたがる。 なんて説得すればよい?

    A. 全員の予定を合わせようとすると、これだけスケジュールが遅くなってしまいます。といったことを提示しながら 相談してみると良いと思います。 Q.業務改善に非協力的な人を巻き込んでいくにはどうすれば良いのでしょうか? A. 活動のフェーズにもよりますが、小さく活動を進める段階では非協力的な人は省いてしまって良いと思います。 やる気のある少人数で業務改善を小さく成功させ、その成功事例をもって徐々非協力的な人を説得していくしか ないかと思います。 Q.業務の可視化について、各自の認識は異なると思うのですが、どのような方法ですり合わせを行い、 一覧表にしていけばよいのでしょうか? A. どの項目にどれくらいの言葉の粒度が入るのか、事前にサンプルを提示する、もしくは、大中小分類の整理までは、 チームメンバーで集まって一緒に一覧表にしていくことをオススメします。小分類までそろえれば、あとは各自で 進めてもそこまで粒度に差異は発生しないはずです。 Q.社内ミーティングのフォーマット資料、16:9版も欲しい。 A. ありがとうございます。もしよろしければ、KAIZEN FARM公式サイトからお問合せいただけますでしょうか? ご送付の対応いたします。⇒お問合せ先: https://lp.cmc.jp/kf_inquiry-1
  5. Copyright © 2022 KAIZEN FARM. All Rights Reserved. Q.消極的な社内、上司の動機付けには、危機感(当社は遅れてる)の醸成が ・競合他社の先進的な動きを職場で

    紹介する ・業界の動向を職場で紹介する。 A. そうですね。危機感の醸成は意識改革のうちに重要な要素のひとつですね。あとは「自分事化」が鍵かなと。 先進的事例の中でもなるべく伝えたい相手の業務状況と近しいものがあるとベターですね。 Q.キックオフミーティングは、情報が全て揃ってスライドに起こせてからが大前提という事ですね。 その前にはやるべきではない? A. はい。一旦計画情報は揃えた上で正式なキックオフは実施するべきだと考えてます。 ただ、その前のチームアップなどで、個別にMTGが必要であれば実施してください。ただ、それらの個別MTGは、 ”キックオフMTG”とはしないほうがいいです。“キックオフMTG”は、情報が揃い、ややかしこまった形で実施する方が けじめができて良いと思います。 Q.担当者にも理解してもらえるよう一緒に考えていきたいと思っているのですが、相手は「私は分からないから 好きにやって」という姿勢を中々変えてくれません。上司にも協力いただいていますが態勢変わらず。 どう訴えていくのがいいでしょうか?諦めるべき? A. どうしてもその方の業務改善に努めたいのであれば、棚卸しに関していうと、その方の作業を(PC作業であれば)画面録画 いただいてその内容を第三者が見て整理する。即ち相手にはプラスαのことはさせずにこちら側で棚卸しを実施していく。 こんなやり方で対応したことがあります。そこまでプッシュして意識が変わらなければ、次は成功を体感いただくまでは、 なかなか難しいかと思います。RPAであれば、1つ目はこちら側でほぼ対応し、それを見て、うれしさを体感いただいて、 またどう意識が変わるか、見定める必要がありそうです。