REGULACIÓ

Transcript

1. REGULACIÓ DIGITAL EN ENTORNS HÍBRIDS DE TREBALL [aportacions a la sessió de treball del 05/07/2022] 1. E-MAIL 1.1. No s’enviaran mails més tard de les..., abans de les..., caps de setmana o vacances de la persona, en aquests casos, si és necessari, es programarà l’enviament perquè arribi un dia hàbil. 1.2. Cadascú és responsable de fer servir el servei de notificació del mail per indicar la seva disponibilitat. 1.3. Abans d’enviar un correu electrònic cal preguntar-se si és necessari o no fer-ho. 1.4. Si es fa un encàrrec cal deixar clars els terminis 1.5. Si el tema a tractar es complex, cal evitar l'e-mail i convocar una reunió o una videoconferència. 1.6. Cal prestar especial atenció a no utilitzar un llenguatge violent [com ara, escriure en majúscules, missatges ambigus, no acabar frases i introduir punts suspensius, etc.] 1.7. Cal tenir en compte quins són els i les destinatàries que han de formar part del correu 1.8. No s’han de generar cadenes de respostes que no afegeixin valor al missatge del mail 1.9. Cal donar resposta ràpida a aquells correus que requereixen alguna cosa , ja sigui aportant allò que es demana, responent amb un “rebut” o dient, “ara no puc” i indicant quan es podrà satisfer la demanda. 1.10. Quan s’agraeix o s’acusa la recepció del mail, he fer-se arribar tant sols a la persona destinatària 1.11. Cal deixar clar qui és el destinatari principal quan hi han vàries persones en còpia 1.12. No s’han de reenviar fils de correus sense informar, amb una breu síntesi, del contingut que es transfereix. 2. MISSATGERIA INSTANTÀNIA 2.1. El Teams és l’eina corporativa per comunicacions síncrones, ràpides i informals, s’ha de limitar l'ús d'altres canals i de no assetjar a la persona amb una cerca multicanal fins trobar-la. 2.2. No barrejar línies privades amb línies corporatives 2.3. Respectar els senyals de disponibilitat del Teams. 2.4. Cadascú és responsable de fer servir el servei de notificació del Teams per indicar la seva disponibilitat. 2.5. Si el Teams indica que la persona està disponible, cal posar-li un missatge previ preguntant-li si li va bé parlar. 2.6. Cal contenir la immediatesa quan el tema a tractar, realment no sigui de caràcter immediat.
2. 3. TRUCADES TELEFÒNIQUES I VIDEOCONFERÈNCIES 3.1. La videoconferència o la trucada , s’ha de fer servir dins de l'horari laboral [incorporant la part flexible] 3.2. Abans de trucar m'asseguro que a la persona li va bé en aquell moment. 3.3. Les trucades no urgents han d’anar precedides d'un missatge previ que explica el tema de la trucada. 3.4. Tant sols són directes les trucades realment urgents [urgència és allò que no pot esperar] 3.5. Les videotrucades han de ser acordades i necessàries [ex. Per compartir un document], en el cas contrari cal resoldre el tema per telèfon. 3.6. No s’ha d’incorporar a ningú a una videoconferència sense demanar permís abans 3.7. Cal prioritzar l'asincronia a la sincronia per facilitar l'autogestió i organització del treball híbrid. 4. VIDEO-REUNIONS 4.1. No es convocaran videoreunions més tard de les..., abans de les..., caps de setmana o vacances de la persona, en aquests casos, si és necessari. 4.2. Les vídeo-reunions cal que siguin concretes i curtes degut al cansament propi al tipus de canal. 4.3. Cal deixar un temps [mínim 10’] entre vídeo-reunions 4.4. Cal ser directe i concís amb la informació que s'aporta per evitar perdre l'atenció de les persones. 4.5. A l'igual que les reunions presencials, les reunions telemàtiques han de tenir un programa previ que detalli l'ordre del dia. 4.6. No s'han de convertir en vídeo reunions improvisades trucades de Teams 4.7. A qualsevol reunió, ja sigui presencial o telemàtica, sols s'han de convocar a aquelles persones directament implicades. 4.8. S'ha de considerar la disponibilitat de la persona abans de convocar-la directament a una video-reunió. 4.9. A les vídeo-reunions cal desconnectar-se d'altres fons d'informació [missatgeria, mail, telèfon, etc.] 4.10. Mai s’ha de convocar a una reunió a aquella persona que està de baixa. 4.11. No convocar a persones que no necessiten estar a tota la vídeo-reunió. és preferible parlar després amb elles del tema en concret. 4.12. Compartir fitxes al sharepoint i després passar-lo a carpetes de xarxa/servidor de fitxers [cal que el Manel Peña escrigui la proposta d'aquesta norma]