Практика контрольных вопросов для отслеживания состояния команды в ИТ-проекте

Выступление Ольги Цыгановой, нашего руководителя проектов, на конференции «Прикладное системное мышление» (Москва, 15 апреля 2018).

1. Москва, 15 апреля 2018 Научно-практическая конференция «Прикладное системное мышление» Практика контрольных вопросов для отслеживания состояния команды в ИТ-проекте Ольга Цыганова Руководитель проектов CUSTIS
2.  Внезапность старта проекта  Невозможность уделять проекту все рабочее время (предполагаемая занятость в нем – 10–70%)  Участие новых сотрудников  Отсутствие у команды опыта совместной работы  Необходимость выполнять работу за пределами основной деятельности (архитектор мог писать код, аналитик – тестировать продукт или оформлять документацию)  Невозможность выполнить многие задачи силами одного человека Особенности проекта 2/22
3. Подбор команды на проект as is  Найти людей для оценки трудозатрат и декомпозиции работ  Сделать с ними декомпозицию работ и оценку трудозатрат  Определить практики членов команды и технологии, которыми они должны владеть для выполнения работ  Согласовать объемные ресурсы с руководителями центров разработки  Согласовать привлечение конкретных участников или открытие вакансий 3/22
4. Работа над проектом as is  Людей выделили  Задачи распределили  Исполнение мониторят  В конце проекта едят пиццу 4/22
5. Что такое команда? Команда – группа людей, активно участвующих в разработке, сопровождении, поставке и поддержке какой-либо программной системы. подобранные люди ≠ команда 5/22
6. Стандарт OMG Essense 6/22
7. Жизненный цикл альфы «команда» разворачивание изготовление проектирование замысел намечена сформирована сотрудничает производит распущена 7/22
8. Изменение состояний альфы 8/22
9. Компетенции в области интересов «деятельность» Лидерство – способность вдохновлять и мотивировать команду на успешное выполнение работ и достижение поставленных целей. Менеджмент – компетенция, включающая в себя способность координировать, планировать и контролировать выполнение работ команды. 9/22
10. Инструменты Какие есть:  Приложение от SEMAT (не поддерживается)  Приложение SematAcc  7 карточных игр Какие использовали:  Чек-листы на основе карточек 10/22
11. Состояние команды: намечена 11/22 * Замысел Проектирование Изготовление Разворачивание * март – май июнь – июль август – сентябрь август – октябрь ноябрь – … Миссия команды определена с точки зрения возможностей и результатов Известны ограничения в работе команды Есть механизмы для роста команды Определен состав команды Выявлены все ограничения, определяющие, где и как будет выполняться работа Обязанности команды обрисованы в общих чертах Ясен уровень принятых командой обязательств Выявлены требуемые компетенции Определен размер команды Сформулированы правила контроля за деятельностью Выбрана форма управления Намечена Миссия команды ясна, есть знания о том, как растить команду
12. Изменения в результате прохода по чек-листам  Сформировали запрос на конкретных специалистов для работы над проектом  Привлекли технических писателей для разгрузки аналитиков 12/22
13. Состояние команды: сформирована 13/22 * Замысел Проектирование Изготовление Разворачивание * март – май июнь – июль август – сентябрь август – октябрь ноябрь – … Участники понимают свои индивидуальные обязанности Членов команды набрано достаточно для того, чтобы работа продвигалась Каждый член команды понимает, как команда организована и какая у него индивидуальная роль Все члены команды понимают, как выполнять свою работу Все члены команды встретились (возможно, виртуально) и начинают узнавать друг друга Члены команды понимают, как их обязанности связаны с их компетенциями Члены команды принимают работу Определены внешние смежники (организации, команды и индивиды) Определены механизмы общения в команде Каждый член команды принял обязательство работать в команде как положено Сформирована В команде достаточно участников с принятыми обязательствами, чтобы начать миссию
14. Изменения в результате прохода по чек-листам  Решили проводить с каждым сотрудником процедуру ввода и вывода из проекта  Определили и согласовали с заказчиком критический путь для сдачи проекта  Составили инструкции по работе с инструментами (разворачивание баз, реверс кода в диаграммы)  Стали согласовывать с членами команды выполнение непрофильных функций  Выявили потребность в новых членах команды (аутсорс)  Выделили проектные чаты по видам деятельности 14/22
15. Состояние команды: сотрудничает 15/22 * Замысел Проектирование Изготовление Разворачивание * март – май июнь – июль август – сентябрь август – октябрь ноябрь – … Команда работает как одно сплоченное подразделение Общение в команде открытое и честное Команда сфокусирована на выполнении своей миссии Члены команды знают друг друга Члены команды знают о команде, занимающейся подготовкой документации Члены команды взаимодействуют с командой технических писателей по своим задачам Сотрудничает Члены команды работают вместе как одно подразделение
16. Изменения в результате прохода по чек-листам  Коммуникация с техническими писателями была минимизирована 16/22
17. Состояние команды: производит 17/22 * Замысел Проектирование Изготовление Разворачивание * март – май июнь – июль август – сентябрь август – октябрь ноябрь – … Команда систематически выполняет обязательства Команда непрерывно адаптируется к изменяющемуся контексту Команда выявляет и решает проблемы без помощи извне Прогресс в результатах достигается с минимальным необходимым возвращением к сделанному Работа впустую предотвращается Производит Команда работает эффективно
18. Изменения в результате прохода по чек-листам  Удалось наладить взаимодействие в команде, поэтому меньше пришлось переделывать  Работы впустую не было 18/22
19. Состояние команды: распущена * Замысел Проектирование Изготовление Разворачивание * март – май июнь – июль август – сентябрь август – октябрь ноябрь – … Обязанности команды были переданы другой команде или прекращены Члены команды доступны для назначения в другие команды Команда не предпринимает никаких дальнейших усилий для завершения миссии Распущена Команда больше не ответственна за выполнение своей миссии 19/22
20. Преимущества чек-листов Для членов команды Для руководителя проекта  Понимают и признают свои проектные роли  Отслеживает состояние команды и ее участников  Всегда в курсе, с кем по каким вопросам взаимодействовать  Создает комфортные условия работы даже при нехватке ресурсов  Тратят время только на продуктивные коммуникации  Минимизируется вероятность внештатных ситуаций  Знают текущую стадию проекта  Повышается вероятность успеха 20/22
21. Выводы из опыта  Времени на отслеживание состояний команды тратится немного  Доверие к инструменту увеличивается с практикой  Нужно обязательно работать с альфой «команда» в комплексе с другими альфами и их подальфами  Необязательно использовать заданные стандартом практики: можно комбинировать их с другими  Проход по чек-листам не стоит делать в одиночку: такая оценка может расходиться с действительностью. К оцениванию нужно привлекать не менее трех человек (как и зафиксировано в стандарте)  Можно легко собрать список тех практик, которых в команде не хватает (планы на развитие) 21/22
22. Спасибо! Вопросы? Ольга Цыганова, руководитель проектов otsyganova@custis.ru 22/22