Управление закупками с M-Files PFM

Расходы на приобретение товаров и услуг составляют до 70% совокупных затрат компаний. Автоматизация внутренних закупок позволяет сократить расходы, оптимизировать ненужные закупки и сделать закупочный процесс прозрачнее.

В презентации мы рассказываем о том, как оптимизировать процесс закупок, используя функционал сиcтемы управления информацией M-Files. В презентации мы пошагово рассматриваем, как провести автоматизированную закупочную процедуру, сформировать отчетность и просмотреть детальную аналитику.

Хотите узнать больше или протестировать решение для вашего бизнеса?
Свяжитесь с FTS удобным способом:
www.fts-eu.com
info.ru@fts-eu.com
https://www.facebook.com/ftsrussia/
+ 7 495 950 54 69
+ 7 499 978 77 34

Transcript

1. M-Files PFM Эффективное управление закупками Светлин Савов, FTS Russia
2. Международные консультанты по автоматизации бизнес- процессов 20-летний опыт работы 250 клиентов в 11 странах мира
3. Преимущества использования ИТ-системы для управления закупками Лучший контроль расходов ▪ Обязательная авторизация расходов ▪ Автоматическая проверка бюджета Повышение эффективности ▪ Сокращение ручных операций с бумажными документами ▪ Ускорение процесса согласования Оптимизация затрат на снабжение ▪ Проведение тендеров, реестр одобренных поставщиков Полное соответствие корпоративным правилам ▪ Автоматизированный контроль за соблюдением процессов ▪ История закупок и одобрений
4. Возможности системы управления закупками M-Files PFM Создание и согласование заявок/заказов на закупку Проведение тендеров и выбор поставщиков Регистрация и утверждение поставщиков Согласование договоров с контрагентами Создание и согласование заявок на оплату Хранение истории закупок и утверждений Формирование отчетности и аналитики по закупкам Интеграция с учетными системами (SAP, 1C, Microsoft) Веб-доступ и мобильный доступ
5. СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ
6. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Интерфейс пользователя системы
7. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создание заказа на закупку - поставщик может быть неизвестен, если предполагается его выбор
8. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающие по документу устанавливаются автоматически, в зависимости от корпоративных правил утверждения (напр. в зависимости от суммы закупки)
9. 1. Автоматическая проверка бюджета 2. Правила утверждения расходов в зависимости от: • Должности сотрудника • Типа товара/услуги • Суммы заявки... Пример: Необходимо утверждение Руководителя отдела Финансового контролера Финансового директора Заявка > 5000 USD   Заявка от 1000 до 5000 USD   Заявка до 1000 USD  Авторизация расходов
10. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки.
11. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После регистрации, заказ на закупку отправляется на согласование
12. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Для следующего согласующего лица в цепочке утверждений формируется внутренняя задача и отправляется уведомление по электронной почте
13. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающий может просмотреть все ожидающие его согласования документы.
14. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Утверждающий может выполнить утверждение или отклонить документ
15. Создание и утверждение заказов на закупку возможно также с мобильных устройств
16. ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
17. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Для проведения тендера первоначально требуется регистрация соответствующей карточки тендера
18. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT По тендеру могут регистрироваться различные типы документов
19. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Регистрация карточки поставщика – участника тендера
20. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Предложения от поставщиков загружаются с созданием карточки По каждому предложению проставляются баллы по тендерным индикаторам
21. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT По окончанию приема предложений доступна информация с тендерными индикаторами для принятия решения
22. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После проведения анализ предложений регистрируется форма оценки тендера для согласования
23. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Форма оценки создается из шаблона, отображает участников тендера и их индикаторы, влияющие на принятие решения
24. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Согласование формы оценки тендера осуществляется по аналогии с согласованием заказа на закупку
25. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После согласования формы оценки тендера, выигравший поставщик указывается в карточке тендера
26. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Выигравший поставщик и тендер указываются в карточке заказа на закупку
27. СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ
28. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Карточка договора регистрируется отдельно с целью объединения всех договорных документов
29. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT При создании договора из шаблона, могут автоматически заполняться поля из связанных карточек (в данном примере, реквизиты поставщика)
30. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После подготовки договора, он отправляется для комментариев согласующим лицам, указанным в карточке
31. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Все комментарии сохраняются в системе с указанием пользователя, даты и времени создания комментариев
32. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После обработки комментариев к договору осуществляется его утверждение
33. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT После согласования договора, информация о нем вносится в карточку заказа на закупку
34. СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ
35. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Регистрация заявки на оплату осуществляется с привязкой к утвержденному заказу на закупку
36. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Заявка на оплату создается из шаблона с автоматическим заполнений полей из карточек
37. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT Процесс согласования заявки на оплату осуществляется по аналогии с процессом согласования заказа на закупку
38. www.fts-eu.com +7 (495) 950-54-69 info.ru@fts-eu.com СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!