Upgrade to Pro — share decks privately, control downloads, hide ads and more …

Digital arbetsmiljö – hur kan vi göra den bättre?

Digital arbetsmiljö – hur kan vi göra den bättre?

Föreläsning för huvudskyddsombud i Vision Göteborg.

Jonas Söderström

December 10, 2020
Tweet

More Decks by Jonas Söderström

Other Decks in Business

Transcript

  1. Hej! Kul att ha 
 er här! • Digital arbetsmiljö

    
 för runt 20 år sedan • Digitala lösningar sedan 1980 • ”UX-strateg” • Konsult, 
 Black Lizzy • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Axfood • Prevent • Sunt Arbetsliv • Lärarförbundet • SIF • CAB • SL • Unionen • IFSW
  2. 1. Vad är digital arbetsmiljö? 2. Vilka är problemen? 3.

    Lagen 4. Förebygga 5. Hitta problem 6. Finna lösningar
  3. Vi jobbar mer Arbetsdagen 49 minuter längre 13 % fler

    möten National Bureau of Economic Research 2020 3,1 miljoner 21000
  4. Atlassian/Paper Giant: Reworking Work –Understanding The Rise of Work Anywhere

    Global research into the impacts of COVID-19 on the nature of work and collaboration 5000
  5. • ”Innovation drought” –the lack of chance hallway encounters and

    watercooler discussions … the organic encounters of others’ work, once pinned to walls or left on desks, which made work in progress open to comment, and improvement. • ”It’s hard for people to know you’re doing great work when it seems so invisible” • Everyone is ‘managing more’: People working remotely are reporting a higher ‘coordination cost’ in their work, and they’re working longer to compensate. • 33% säger att mer tid går åt till att rapportera till chefer eller kunder
  6. Oväntad fördel för kvinnor • Women feel liberated from the

    ‘status game’ • There are fewer ways to communicate status or dominance 
 in a digital world, and women are enjoying the change • ”There are fewer ways to demonstrate your status or dominance in the digital office. … When everyone appears equally as a tile on the screen, it tends to level the playing field. • Plus, talking over each other is more disruptive on video calls than it is in person, so we’re getting better at waiting for others to finish before we speak. Suddenly, it’s far less easy for the loudest, most senior, or most assertive personality in the room (which are often men) to dominate the discussion.
  7. Fler möten, kortare tid emellan? • ”Transportsträckor” – även inom

    kontoret – är en fysisk manifestation av en mental omställning, en ”context switch”. • Nu ligger möten direkt på varandra, 
 och man är kvar i samma miljö. 
 Svårare att fokusera om.
  8. Restid är inte bara restid “Commutes provide blocks of uninterrupted

    time 
 for mentally transitioning to and from work, 
 an important aspect of wellbeing and productivity. People will say, ‘I’m happy I don’t have to 
 commute anymore. I’m saving time.’ But without a routine for ramping up for work 
 and then winding down, we’re emotionally exhausted 
 at the end of the day.” Shamsi Iqbal, principal researcher, 
 Microsoft Research
  9. Trivs vi? Det är uppenbart olika. Några slides från ett

    grupparbete av mina studenter på Changemaker Educations YH-utbildning TACK till Amanda AA, Amanda N, Bea, Douglas, Henrik, Love!
  10. ”Sinking cost for communication means managment will control more of

    the details” ≈ 1000 8 countries, 2010 Raffaella Sadun: How IT Shapes Top-Down and Bottom-Up Decision Making. HBS, 2010
  11. ”Micromanaging executives find themselves making all the decisions and constantly

    sending mandates down the corporate ladder. (…) The CEO can monitor constantly what this person is doing and just give orders, rather than rely on the judgment of those below.” Raffaella Sadun: ” How IT Shapes Top-Down and Bottom-Up Decision Making”
  12. Har arbetsgivaren ansvar 
 för hemmakontoret? • Ewa Krynicka Storskog,

    handläggare på Arbetsmiljöverket, […] poängterar att det finns andra föreskrifter än Arbetsplatsens utformning, till exempel Arbetsmiljöverkets föreskrifter om belastningsergonomi, och föreskrifter om arbete vid bildskärm som gäller vid hemarbete. • – Arbetsmiljölagen säger att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön även när de anställda arbetar hemifrån och ska göra allt som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Dagens Nyheter 13 okt 2020
  13. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Partiklar, buller,

    belysning, tunga lyft, kemikalier, arbetsställning Muskler, lungor, ögon, öron, hud, rygg, leder Utsug, lyfthjälp, avbländning, stolar, skydd Arbetstid, schema tempo, socialt klimat, ledarskap, särbehandling Stress, självkänsla motivation, familjeliv Medbestämmande, respekt, mänskligt arbetsliv Många klick, 
 lösenord, överflöd 
 av information, 
 svårt att hitta Svårt att förstå, minnas, trötthet, frustration Användarcentrerad design
 Effektstyrd utveckling Kognitiv belastning
  14. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor 


    & uppgift Teknisk
 kvalitet:
 stabilitet, kapacitet
  15. God digital arbetsmiljö God användbarhet:
 enkelt, intuitivt, 
 konsekvent, 


    lätt att hitta rätt, 
 svårt att göra fel, 
 bra utbildning 
 och införande Fungerande teknik: stabilt, 
 inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons
 Nytta för arbetet: flexibilitet, enklare administration, 
 fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Teknisk
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet 

  16. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk,

    långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet:
 orimligt många klick, 
 svårt att hitta, 
 lätt att göra fel, 
 svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på flexibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet
  17. ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning,
 utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande

    och utbildning), 
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
  18. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress
  19. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar
  20. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Detalj-
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
  21. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer Detalj-
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
  22. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Stress Nya nivåer 
 av krav 
 pga 
 kognitiva belastningar
  23. ”Man får räkna med fel hela nästa år för det

    tar tid för nya rutiner att sätta sig” Personalchef
  24. ≈ 270 lösenords- uppdateringar per år Ø var 4e vecka

    ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
  25. ”Hur kan jag vara 
 så blåst? Vad är det

    
 som jag inte förstår?!?”
  26. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3.

    Ständiga larm och notifieringar Ökade kognitiva krav
  27. 66 sängar med hjärtmonitor: 187 larm per säng och dag

    Totalt ≈15000 larm per dag 381 560 larm per månad från ett system Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
  28. Totalt, inklusive larm 
 per sms och med ljus: 2

    507 822 unika larm per månad. Den överväldigande delen falska. Drew, B et al: Insights into the Problem of Alarm Fatigue with Physiologic Monitor Devices. (Oct 2014) Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
  29. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3.

    Ständiga larm och notifieringar 4. Integration – i användarens huvud Ökade kognitiva krav
  30. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3.

    Ständiga larm 4. Integration – i användarens huvud 5. Olika sätt att interagera Ökade kognitiva krav
  31. ”Det är jobbigt 
 att behöva arbeta 
 med system

    som får en att känna sig dum” 

  32. ”Det är inget på det här jobbet som har fått

    mig att gråta – utom [x-system]. 
 Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta 
 kreativa lösningar för att 
 kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
  33. Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte

    utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
  34. Maskiner, redskap och andra 
 tekniska anordningar skall vara så

    beskaffade och placerade och brukas på sådant sätt, 
 att betryggande säkerhet ges mot ohälsa 
 och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
  35. För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om

    att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9
  36. Programvara och system skall vara 
 lämpligt utformade med hänsyn

    till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
  37. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen 
 av

    sin egen arbetssituation 
 samt i förändrings- och utvecklingsarbete 
 som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
  38. (Sju principer)
 6. Human-centred systems and innovative technologies in the

    public sector, strengthening its pioneering role in the research on secure and trustworthy technology design.
  39. Åtta checklistor Bland annat: • Ledningens ansvar • Nulägesanalys och

    förstudie • Målbilder och mål • Kravställning • Införande
  40. Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester 
 med

    riktiga användare 
 i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
  41. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag

    såg ut, 
 och företaget byggde appen efter våra behov”
  42. Låt det digitala vara en del 
 av det samlade

    arbetsmiljöarbetet • Ingen särskild, separat organisation eller process för digital arbetsmiljö
  43. Utmaningar: • 25 år att ta ifatt • Inget tydligt

    tradition eller konsensus Användarna har fel kompetens! Vi fixar det 
 i nästa version! Det går inte 
 att ändra! Bakåtsträvare!
  44. Bestäm hur ni börjar • Översikt av den digitala arbetsmiljön

    • Inventering av system och tjänster • Vilka system har vi, vilka har problem, vilka ska vi börja med? • Expertgranskning • Undersök arbetet: ”Skuggning” av medarbetare, 
 mät förlorad tid, etc • Undersöka system: Mät antal klick, antal dialogrutor
  45. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter utveckling, upphandling, HR (införande och utbildning),

    
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetsutvecklare, digitala strateger Design, använd- barhet Inverkan 
 på arbetet En praktisk indelning
  46. Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter

    2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan flera system
  47. •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt

    •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
  48. 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid

    innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, 
 krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
  49. 3.
 Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, 
 IT-support •

    Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning 
 på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
  50. ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it,

    digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4.
 Inverkan på arbetet ”Vi drunknar 
 i styrsystem”
  51. 5.
 Kopplingar mellan flera system • Svåraste problemen att lösa

    • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
  52. • Min natt som traumakirurgjour på Nya Karolinska börjar snart.

    Eftersom mitt passerkort gick sönder häromdagen behöver jag ett reservkort – en tidskrävande process där jag måste komma in på min lediga tid för att se till att det blir fixat innan nattens pass startar. • Mina gamla behörigheter saknas på reservkortet, 
 bland annat har tillgången till operationsprogrammet 
 på datorn gått förlorad … jag ringer it-supporten … • Jag går ner till omklädningsrummet för att hämta ut 
 mina arbetskläder. De är inlåsta i ett robotiserat skåp 
 som mäter och kontrollerar mina uttag … även hit har 
 jag förlorat min behörighet. • Jag ringer en ny support … obemannat på kvällstid. 
 Som tur är hittar jag några engångkläder i ett skrymsle. Darius Barimani, Dagens Medicin
  53. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa

    och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
  54. 5. Byta system • Stort verksamhetssystem – lång process •

    Litet system – gratistjänster? Open source? • Om man byter system: bevaka era nyckelkrav, 
 inte bara problemen! • ”Att registrera en faktura 
 får inte ta mer än 8 klick.”
  55. 4. Ändra och anpassa • Förändra funktioner • Förändra design

    • Svårt med kommersiellt inköpta program … • … men många kan konfigureras och anpassas • Billigast vid beställning / utveckling • Förändringar kräver goda skäl – verksamhet och arbetsmiljö
  56. 3. Förbättringar ”under huven” • ”Systemet är trögt” • Uppgradera

    nätverk, servrar • Fler licenser • Högre kapacitet
  57. 2. Ändra verksamheten • Ge mer tid till uppgift X

    • Ta bort uppgift Y – ge till andra • Rensa bort administration • Skapa policies
  58. 2. Ändra verksamheten • Ansvariga är 
 ofta ledningar •

    Är det fråga om ”onödiga och oönskade arbetsuppgifter”? • Hur mycket tid 
 tar inloggningar, lösenordsbyten, etc? Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
  59. 1. Utbildning, införande, stöd • Utbildning/coachning på plats • Repetionsutbildning

    • Ökad support • Support måste finnas nära till hands
 för verksamhetskritiska system • Support måste förstå verksamheten
  60. Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras

    bort •Måste vara på system som verkligen ska användas