Digital arbetsmiljö • Företagshälsodagen 2025

Transcript

1. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö: Vi är alla där Jonas Söderström Företagshälsodagen • 22 okt 2025
2. Hej! Kul att vara här! • Digital arbetsmiljö för drygt 20 år sedan • Digitala lösningar sedan 1980 • ”UX-strateg” • Konsult, utbildare • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Axfood • Prevent • Sunt Arbetsliv • Lärarförbundet • SIF • CAB • SL • Unionen • IFSW
3. Jonas Söderström • 2025 1994–
4. Jonas Söderström • 2025
5. Jonas Söderström • 2025
6. Jonas Söderström • 2025 Kommunalarbetaren 27 apr 2023
7. Jonas Söderström • 2025 Kollega , 1 sep 2023 ”Handläggningen har havererat. […] Systemet som skulle automatisera arbetsuppgifter har istället lett till ökad manuell hantering, och varje enskilt ärende tar längre tid.”
8. Jonas Söderström • 2025 ComputerSweden, 13 feb 2023 Nu planerar kommunen att lämna minutstyrningen som digitala system gjort möjlig.
9. Jonas Söderström • 2025 Hon konstaterar att det här är något som en del i personalen lyft även tidigare men att man ändå suttit fast i de planeringssystem man använt och det tänkesättet. – Det borde inte gått så långt, vi borde lyssnat på dem för länge sedan. ’’ ComputerSweden, 13 feb 2023
10. Jonas Söderström • 2025 SVT Västernorrland, 8 sep 2023
11. Jonas Söderström • 2025 SVT Västernorrland, 8 sep 2023
12. Jonas Söderström • 2025 SR Dagens Eko, 6 okt 2023
13. Jonas Söderström • 2025 Voiser, 31 maj 2024
14. Jonas Söderström • 2025 Dagens medicin, 27 sep 2024
15. Jonas Söderström • 2025 Millennium: + 90 moment för att förnya ett recept • Klicka på Patient i menyraden. Meny öppnas. • Klicka på Sök patient i menyn. Dialogruta öppnas. • Klicka på fältet Person-ID. • Ange ”PNR” eller välj PNR från rullgardinsmenyn. • Klicka på fältet bredvid Person-ID. • Skriv in personnumret på patienten, 12 si ff ror, och tryck Enter. Dialogruta öppnas. • Klicka på Lägg till vårdhändelse. Dialogruta öppnas (alternativt klicka på Ok, klicka sedan på Patienthanteringskonversation i den tredje övre menyraden, meny öppnas, klicka på Oplanerad vårdhändelse utan besök i menyn. Dialogruta öppnas). • Klicka på fältet Vårdinrättning. • Skriv in ”Närhälsan” manuellt och tryck enter (alternativt skriv ”nä”, ”när” eller ”närh”, tryck enter eller klicka på sök-ikonen och välj Närhälsan bland sökresultaten). • Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Tolkbehov. • Klicka på Nej bland alternativen. • Klicka på Spara och fortsätt. Dialogruta öppnas. • Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Byggnad. • Klicka på Område V7 bland alternativen. • Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Enhet. • Skrolla ned i menyn till Kinna VC och klicka. • Klicka på rullgardinsmenyn för fältet MVO. • Klicka på PV Allmänläkarvård bland alternativen. • Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Administrativ vårdnivå. • Klicka på P – Primärvård bland alternativen. • Klicka på fältet MRU/ansvarig resurs. • Skriv in hela eller delar av ditt namn manuellt, tryck enter eller klicka på sök-ikonen, sökresultaten presenteras i dialogruta. • Dubbelklicka på ditt namn (alternativ markera ditt namn och klicka på ok). • Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Yrkeskategori.
16. Jonas Söderström • 2025 Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
17. Jonas Söderström • 2025 Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beska ff ade och placerade och brukas på sådant sätt, att betryggande säkerhet ges mot ohälsa och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
18. Jonas Söderström • 2025
19. Jonas Söderström • 2025 Vad är digital arbetsmiljö?
20. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
21. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
22. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsställning, buller, belysning, tunga lyft, partiklar, kemikalier Muskler, rygg, ögon, öron, hud, leder, lungor Stolar, skydd, avbländning, utsug, lyfthjälp
23. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Stolar, skydd, avbländning, utsug, lyfthjälp Arbetstid, schema, socialt klimat, bemanning, ledarskap, tempo, särbehandling Stress, självkänsla motivation, familjeliv Medbestämmande, respekt, mänskligt arbetsliv Arbetsställning, buller, belysning, tunga lyft, partiklar, kemikalier Muskler, rygg, ögon, öron, hud, leder, lungor
24. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Stolar, skydd, avbländning, utsug, lyfthjälp Stress, självkänsla motivation, familjeliv Medbestämmande, respekt, mänskligt arbetsliv Många klick, lösenord, över fl öd av information, svårt att hitta Svårt att förstå, minnas, tolka, trötthet, frustration Användarcentrerad design E ff ektstyrd utveckling Arbetstid, schema, socialt klimat, bemanning, ledarskap, tempo, särbehandling Arbetsställning, buller, belysning, tunga lyft, partiklar, kemikalier Muskler, rygg, ögon, öron, hud, leder, lungor Kognitiv belastning
25. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Stolar, skydd, avbländning, utsug, lyfthjälp Stress, självkänsla motivation, familjeliv Medbestämmande, respekt, mänskligt arbetsliv Många klick, lösenord, över fl öd av information, svårt att hitta Svårt att förstå, minnas, tolka, trötthet, frustration Användarcentrerad design E ff ektstyrd utveckling Arbetstid, schema, socialt klimat, bemanning, ledarskap, tempo, särbehandling Arbetsställning, buller, belysning, tunga lyft, partiklar, kemikalier Muskler, rygg, ögon, öron, hud, leder, lungor … och det finns mer
26. Jonas Söderström • 2025 ”Kognitiv” arbetsmiljö?
27. Jonas Söderström • 2025 Vi pratar inte om ”muskulu- skeletal arbetsmiljö” … … vi pratar om tunga lyft, dålig arbetsställning etc, dvs den fysiska miljön
28. Jonas Söderström • 2025 }arbetsmiljö Pekar ut den domän som skapar problemen Fysisk Social / org. Digital
29. Jonas Söderström • 2025 } Fysisk Social / org. Digital arbetsmiljö Kan innehålla kognitions- påverkande faktorer
30. Jonas Söderström • 2025 ”Kognitiv” placerar problemet här Vad som påverkas hos människan
31. Jonas Söderström • 2025 … som med ”psyko-social” arbetsmiljö
32. Jonas Söderström • 2025 Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:
33. Långt mer än bara datorer
34. • … men ännu fler använder digitala verktyg Många fler använder digitala verktyg dagligen
35. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
36. Jonas Söderström • 2025 God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Nytta för arbetet: fl exibilitet, enklare administration, fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
37. Jonas Söderström • 2025 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på fl exibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
38. Jonas Söderström • 2025 ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
39. Jonas Söderström • 2025 Överlapp Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
40. Jonas Söderström • 2025 Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö Musarm Paddnacke SMS-tumme Syn-ergonomi Styrning, kontroll/ övervakning, känsla av misstro, arbets/fritid-balans
41. Jonas Söderström • 2025
42. Jonas Söderström • 2025 Problemen: Fyra pusselbitar
43. Jonas Söderström • 2025 Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress
44. Emotionell belastning Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav)
45. Jonas Söderström • 2025 Krav – Kontroll
46. Jonas Söderström • 2025 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress
47. Jonas Söderström • 2025 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress Nya typer av styrning och kontrollförlust
48. Jonas Söderström • 2025 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress”
49. Jonas Söderström • 2025 Skyddsombudet Silvana Vretovska Kommunalarbetaren 20 dec 2018
50. Jonas Söderström • 2025 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för uppdateringar
51. Jonas Söderström • 2025
52. Jonas Söderström • 2025 ”Loggades ut innan jag han göra klart … måste starta om logga in igen och det jag skrivit in försvann.”
53. Jonas Söderström • 2025 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för uppdateringar Detalj- styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
54. Jonas Söderström • 2025
55. Jonas Söderström • 2025 Ökad detaljkontroll
56. Jonas Söderström • 2025 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer Detalj- styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
57. Jonas Söderström • 2025 Får inte vara med och påverka digitala förändringar Unionen, Vision, ST 2015–2017
58. Jonas Söderström • 2025 Förlust av agens (”Organisatorisk rättvisa”)
59. Jonas Söderström • 2025 Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
60. Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Frustration
61. Jonas Söderström • 2025 ”Det är jobbigt att behöva arbeta med system som får en att känna sig dum”
62. Jonas Söderström • 2025 X skickar SMS om en anställnings- intervju
63. ”Det är inget på det här jobbet som har fått mig att gråta – utom [x-system]. Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta kreativa lösningar för att kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
64. Jonas Söderström • 2025
65. Du har problem med lösenordsbytet? Jag bryr mig inte.
66. Emotionell belastning Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Etisk stress ”Samvetsstress”
67. Jonas Söderström • 2025 Polisens rapportsystem PUST
69. Jonas Söderström • 2025 ”Onödigt och oskäligt arbete” Sådant som borde göras av någon annan, eller inte göras alls
70. Emotionell belastning Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav)
71. Jonas Söderström • 2025 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress Nya nivåer av krav pga kognitiva belastningar
72. Jonas Söderström • 2025 1. Drakoniska lösenordsbyten Ökade kognitiva krav
73. Jonas Söderström • 2025 ”Password expired”
74. Jonas Söderström • 2025 21 system varje dag HR Ekonomi Utbildning Teknik
75. Jonas Söderström • 2025 Lösenordsuppdateringar var 3, 4, 5 vecka HR Ekonomi Utbildning Teknik
76. Jonas Söderström • 2025 ≈ 270 lösenords-uppdateringar per år Ø var 4e vecka ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
77. Jonas Söderström • 2025
78. Jonas Söderström • 2025 ”Säkerhetsteater”
79. Jonas Söderström • 2025 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad Ökade kognitiva krav
80. Jonas Söderström • 2025 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3. Ständiga larm och noti fi eringar Ökade kognitiva krav
81. Jonas Söderström • 2025 66 sängar med hjärtmonitor: 187 larm per säng och dag Totalt ≈15000 larm per dag 381 560 larm per månad från ett system Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
82. Jonas Söderström • 2025 Totalt, inklusive larm per sms och med ljus: 2 507 822 unika larm per månad. Den överväldigande delen falska. Drew, B et al: Insights into the Problem of Alarm Fatigue with Physiologic Monitor Devices. (Oct 2014) Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
83. Jonas Söderström • 2025 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3. Ständiga larm och noti fi eringar 4. Integration – i användarens huvud Ökade kognitiva krav
84. Jonas Söderström • 2025 LÄSA SKRIVA ”AB 113” ”402333”
85. Jonas Söderström • 2025 LÄSA SKRIVA
86. Jonas Söderström • 2025 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3. Ständiga larm och noti fi eringar 4. Integration – i användarens huvud 5. Mängden system – ofta olika Ökade kognitiva krav
87. Jonas Söderström • 2025 Den genomsnittlige användaren hoppade mellan skilda sajter och system 1200 gånger / dag 137 x 5 weeks = 3,200 days @ 3 Fortune 500 companies Harvard Business Review, 29 augusti 2022
88. Jonas Söderström • 2024 Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system 125 2024: +Teams +Zoom +Google Meet +Miro +Mural + etc
89. Jonas Söderström • 2025
90. Jonas Söderström • 2025 Systemen är olika 22.10.25 10-22-25 2025-10-22 22.10,25 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237 195903211237
91. / Flickr DITT NYA SYSTEM
92. Jonas Söderström • 2025 Min miljö
93. Jonas Söderström • 2025 Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress
94. Jonas Söderström • 2025 Hur kan man lösa problemen? ?
95. Systematiskt arbetsmiljöarbete
96. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp
97. Jonas Söderström • 2025 Du behöver inte vara it-expert Slworking / Flickr under cc-licens
98. Jonas Söderström • 2025 Utmaningar: • >25 år att ta ifatt • Inget tydligt tradition eller konsensus Användarna har fel kompetens! Vi fi xar det i nästa version! Det går inte att ändra! Bakåtsträvare!
99. Jonas Söderström • 2025 Kartlägga den befintliga miljön digironden.suntarbetsliv.se Bedöma risk vid förändringar prevent.se
100. Jonas Söderström • 2025 Första steg: skapa överblick: (”IT-rond”, ”digital skyddsrond” …)
101. Jonas Söderström • 2025 Samla rätt personer Arbetsmiljö- ombud Verksamhets- representant(er) Chef / ledning IT-kontakt HR samsyn Företags- hälsa
102. Jonas Söderström • 2025 Bestäm hur ni börjar • Översikt av den digitala arbetsmiljön • Inventering av system och tjänster • Vilka system har vi, vilka har problem, vilka ska vi börja med? • Expertgranskning • Undersök arbetet: ”Skuggning” av medarbetare, mät förlorad tid, etc • Loggbok • Undersöka system: Mät antal klick, antal dialogrutor
103. Jonas Söderström • 2025 Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter utveckling, upphandling, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetsutvecklare, digitala strateger Design, använd- barhet Inverkan på arbetet En praktisk indelning
104. Jonas Söderström • 2025 Tre områden för digital arbetsmiljörond FEM
105. Jonas Söderström • 2025 Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter 2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan fl era system
106. Jonas Söderström • 2025 •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
107. Jonas Söderström • 2025 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
108. Jonas Söderström • 2025 3. Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, IT-support • Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
109. Jonas Söderström • 2025 ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it, digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4. Inverkan på arbetet ”Vi drunknar i styrsystem”
110. Jonas Söderström • 2025 5. Kopplingar mellan fl era system • Svåraste problemen att lösa • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
111. Jonas Söderström • 2025 Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
112. Jonas Söderström • 2025 5. Byta system • Stort verksamhetssystem – lång process • Litet system – gratistjänster? Open source? • Om man byter system: bevaka era nyckelkrav, inte bara problemen! • ”Att registrera en faktura får inte ta mer än 8 klick.”
113. Jonas Söderström • 2025 4. Ändra och anpassa • Förändra funktioner • Förändra design • Svårt med kommersiellt inköpta program … • … men många system kan kon fi gureras och anpassas • Billigast vid beställning / utveckling • Förändringar kräver goda skäl – verksamhet och arbetsmiljö
114. Jonas Söderström • 2025 Mät efter ändringar Före ”Systemet hjälper mig att göra analys”
115. Jonas Söderström • 2025 Mät efter ändringar Efter ”Systemet hjälper mig att göra analys”
116. Jonas Söderström • 2025 3. Förbättringar ”under huven” • ”Systemet är trögt” • Uppgradera nätverk, servrar • Fler licenser • Högre kapacitet
117. Jonas Söderström • 2025 2. Ändra verksamheten Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
118. Jonas Söderström • 2025 2. Ändra verksamheten • Ge mer tid till uppgift X • Ta bort uppgift Y – ge till andra • Rensa bort administration • Skapa policies
119. Jonas Söderström • 2025 1. Utbildning, införande, stöd • Utbildning/coachning på plats • Undvik förändringar vid arbetstoppar • Repetionsutbildning • Ökad support • Support måste fi nnas nära till hands för verksamhetskritiska system • Support måste förstå verksamheten
120. Jonas Söderström • 2025 Ta initiativet
121. Jonas Söderström • 2025 Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras bort •Måste vara på system som verkligen ska användas
122. Jonas Söderström • 2025
123. Jonas Söderström • 2025
124. Jonas Söderström • 2025 Checklistan kan fritt laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/
125. Jonas Söderström • 2025 … men AI då?
126. Jonas Söderström • 2025 Forbes, 23 juli 2024 1250 US, UK, Australien & Canada
127. Jonas Söderström • 2025
128. Jonas Söderström • 2025 Summering
129. Jonas Söderström • 2025 God arbetsmiljö = Effektiv verksamhet
130. Jonas Söderström • 2025 Spellista BlindHen
131. Jonas Söderström • 2025 Tack Mejl: jonas@kornet.nu LinkedIn: Jonas Söderström Speakerdeck: jonas_blind_hen Foto: Lars Lundqvist