När arbetsmiljön blir mer digital

Från Office Managements webinar "När arbetsmiljön blir mer digital – behöver vi tänka om?"

En inspelning av seminariet finns här:
https://play.quickchannel.com/play/q92w2p

Transcript

1. När arbetsmiljön blir mer digital... Behöver vi tänka om? Jonas Söderström Office Managment • 25 mars 2021
2. Hej! Kul att vara här! • Digital arbetsmiljö för runt 20 år sedan • Digitala lösningar sedan 1980 • ”UX-strateg” • Konsult, Black Lizzy • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Axfood • Prevent • Sunt Arbetsliv • Lärarförbundet • CAB • SL • Unionen • IFSW • Vetenskapsrådet
3. Spellista BlindHen Tips på mer att se
4. Vad är digital arbetsmiljö?
5. Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:
6. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö En egen, distinkt del av helheten
7. Digital arbetsmiljö Distans- arbete ≠
8. Digital arbetsmiljö Distans- arbete >
9. SCB AMU 2019 9083 80 % använder dator i jobbet 65 % Jobbar med surfplatta/ smartphone 56 % använder datorn minst halva dagen FÖRE PANDEMIN:
10. ... men ännu fler använder digitala verktyg dagligen
11. • … men ännu fler använder digitala verktyg ... men ännu fler använder digitala verktyg dagligen
12. ... men ännu fler använder digitala verktyg dagligen ”Sorry we missed you” , Ken Loach 2019
13. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 digitala system
14. Digital arbetsmiljö Distans- arbete Video- möten Verksamhets- system Kalendrar Mejl Databaser Tidrapportering Smart- phones Hand- helds Rätta skrivningar Läsa PM hemma Telefon- konferenser Intranät Webb
15. Den fysiska arbetsmiljön mest förändrad ... Mia Kolmodin, Agile coach, Founder Dandy People
16. dags att ta paus nu Morrris, sibirisk katt Bild: Björn Hagström
17. Vad har förändrats av pandemin?
18. 9 5 Före
19. 9 5 Börjar 60–30 min tidigare Lunch vid datorn 15 –45 % fler möten Slutar 60–30 min senare Efter
20. 9 5 Tid mellan första och sista mejl + 1 tim National Bureau of Economic Research 10 000 NordVPN Teams 1–2 tim längre arbetsdag 3,1 miljoner 21000 En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige)
21. 9 5 29 %av alla möten startar vid lunch UK, videomötes- tjänsten Whereby 10 000 NordVPN Teams Ingen minskning av nätverkstrafik under lunch En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (även Sverige)
22. 9 5 55 % fler möten Användare av Microsoft Teams, jan – aug 2020 6156 40 % fler möten I snitt från 10 till 14 / vecka Per Olof Arnäs kalender 2019– 2020 Logistics Expert, Steerlink Partners och Einride, En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige)
23. 9 5 69 % fler Teamsmöten på kvällstid Användare av Microsoft Teams, jan – aug 2020 6156 Fördubblad andel användare på kvällstid En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige)
24. Var det verkligen fler möten och fler mejl som var poängen med ”digitaliseringen”? 🤔
25. The Guardian , 24 mars 2021
26. Vi jobbar mer. Men varför? Och blir det mer resultat?
27. • ”Everyone is managing more” • A higher ‘coordination cost’ in their work, and they’re working longer to compensate. • ”Osynlig i jobbet”: 33% säger att mer tid går åt till att rapportera till chefer eller kunder • (Oro för att det påverkar karriären? ”Vad gör X egentligen?”) Atlassian/Paper Giant: Reworking Work –Understanding The Rise of Work Anywhere Global research into the impacts of COVID-19 on the nature of work and collaboration 5000
28. • Risk för ”innovationstorka” • Kvinnor känner sig befriade från ”the status game” • Arbeta hemifrån tydliggör ojämlikhet i förutsättningar (miljö, ekonomi) • Närmare sitt team, längre från sin organisation Atlassian/Paper Giant: Reworking Work –Understanding The Rise of Work Anywhere Global research into the impacts of COVID-19 on the nature of work and collaboration 5000
29. Kollega , mars 2021
30. Digital arbetsmiljö har blivit allt viktigare! … och arbetsgivaren har ett definitivt ansvar!
31. Vad är problemet?
32. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system +Teams +Zoom +Pexip +Google Meet +Whereby +Jitsi +Miro +Mural 125
33. Systemen är olika 04.12.20 04-12-20 2020-04-11 12.04,20 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237 195903211237
34. Är jag inne eller ute?
35. Tre personer för att försöka hitta extrapriset i säljsystemet
36. ”Det är jobbigt att behöva arbeta med system som får en att känna sig dum”
37. X skickar SMS om en anställnings- intervju
38. ”Det är inget på det här jobbet som har fått mig att gråta – utom [x-system]. Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta kreativa lösningar för att kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
39. 1. Olika sätt att interagera 2. Drakoniska lösenordsbyten 3. Stora mängder information, dåligt utformad 4. Ständiga larm 5. Integration – i användarens huvud 6. … med flera Ökade kognitiva krav
40. ”Password expired”
41. 21 system Lösenordsuppdateringar med olika intervall (3, 4, 5 vecka)
42. ≈ 270 lösenords- uppdateringar per år Ø var 4e vecka ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
43. • A password should consist of at least six characters, and should include at least one of the following: • At least one capital letter (A–Z) • At least one small letter (a–z) • At least one digit (0–9) • Should not contain "special characters" such as %, for example • A password may not be the same as a user name, or consist of part of a user name. • A password may not be associated with personal information such as, e.g. a name, personal identity number, telephone number, etc. • A password may not be a combination of digits, a word or a common combination of words that can be found in a dictionary or used in everyday language, regardless of language. • A password must be changed every ninetieth day and may not be the same as one used previously
44. Kontrollförluster
45. Skyddsombudet Silvana Vretovska Kommunalarbetaren 20 dec 2018
46. Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för upp- dateringar Får inte påverka arbetsverk- tyg och -processer Detalj- styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
47. Får inte vara med och påverka digitala förändringar Unionen, Vision, ST 2015–2017
48. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress Nya nivåer av krav pga kognitiva belastningar
49. Lagen
50. Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
51. Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beskaffade och placerade och brukas på sådant sätt, att betryggande säkerhet ges mot ohälsa och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
52. Programvara och system skall vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
53. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
54. Vad kan vi göra?
55. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
56. God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Nytta för arbetet: flexibilitet, enklare administration, fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
57. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på flexibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
58. ”IT-strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
59. Gör digitala arbetsmiljöronder (”IT-rond”, ”digital skyddsrond” …) Bild: Karin Båtelson, överläkare SU
60. Utmaningar: • 25 år att ta ifatt • Inget tydligt tradition eller konsensus Användarna har fel Vi fixar det 
 i nästa version! Det går inte 
 att ändra! Bakåtsträvare!
61. Digi-ronden SuntArbetsliv https://digironden.suntarbetsliv.se/
65. Prevent: ”Inför rätt IT” www.prevent.se/it/
67. Åtta checklistor Bland annat: • Ledningens ansvar • Nulägesanalys och förstudie • Målbilder och mål • Kravställning • Införande
68. Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester med riktiga användare i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
69. Nej Ansvar och tid Åtgärd
70. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016
71. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag såg ut, och företaget byggde appen efter våra behov”
72. Hur kan man lösa problemen? ?
73. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
74. Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras bort •Måste vara på system som verkligen ska användas
77. Checklistan kan fritt laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/
78. javlaskitsystem.se
80. jonassoderstromkornet
81. Foto: Lars Lundqvist Mejl: jonas.soderstrom@blacklizzy.se Webb: javlaskitsystem.se Speakerdeck: jonas_blind_hen Tack!