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スライド版 入社前に最高の体験を届ける『Welcome Box』企画時に抑えておきたい8つの手順 / welcome-box

karin
February 01, 2023

スライド版 入社前に最高の体験を届ける『Welcome Box』企画時に抑えておきたい8つの手順 / welcome-box

こんにちは!株式会社ベーシックのかりんです。私は人事広報部に所属しており、Employee Success(従業員体験、EX)に注力するための取り組みの1つとして、「Welcome Box」の運用を行なっています。これは、新入社員にノベルティやメッセージを当社オリジナルデザインの段ボールに入れて贈るものです。

この「Welcome Box」のつくりかたについてnoteを公開したところ、多くの反響をいただきました。
https://note.basicinc.jp/n/n6bab7f30396e

今回のスライドは、そのnoteをベースとして、より気軽にご覧いただけるよう、エッセンスを簡単にまとめたものになります。

・これからWelcome Boxを企画予定の方
・既にWelcome Boxに取り組んでいるものの、見直しを検討している方
・新たな入社オンボーディング施策を全般的に検討中の方

などに特に見ていただけると嬉しいです!

karin

February 01, 2023
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Transcript

  1. 入社前に最高の体験を届ける
    『 Welcome Box 』
    スライド版
    企画時に押さえておきたい8つの手順

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  2.  ▼ note
     @kaririririn
    はじめに
     ▼ Twitter
     @KARINattakarin
    本スライドは、noteの記事に基づいて作成されています
    詳しくはぜひnoteをご覧ください
    https://note.basicinc.jp/n/n6bab7f30396e
    かりん(株式会社ベーシック 人事広報部)

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  3. 入社を最大限歓迎するために、Welcome Boxを作成することに🎁
    Welcome Box を作成した背景
    コロナ禍前
    「Welcome」と書かれた風船にメンバーで寄せ
    書きをして、オフィスに浮かばせることで新入
    社員を歓迎していた。
    コロナ禍後
    テレワークのため、無地の段ボールにPCや名刺など
    業務に必要な最低限のものを入れて自宅に発送する
    だけ。ある意味非常に無機質。

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  4. Welcome Box の作成手順
    01
    ヒアリング
    02 03 04
    箱の中身の検討 社内情報の整理 制作会社の決定
    05
    発送方法の検討
    06 07 08
    サイズ検討 デザイン検討 オペレーション
    決め

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  5. ヒアリング
    01

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  6. 【ステップ】
    1. 人事広報部内でディスカッション
    2. 直近で入社した新入社員10数名にヒアリング
    ヒアリング
    「Welcome Boxを通じて入社前後の不安を解消し、入社に向けてワクワクしてもらうこと」をゴールに設定
    【ヒアリング項目】
    ・そもそもWelcome Boxが届くと嬉しいのか
    ・入社前後、どんなことに困ったのか
    【ヒアリング結果】
    ・Welcome Box自体は自宅に届くとワクワクする
    ・入社前後の不安として以下を抱えたことがある
     ・入社後に自分を受け入れてもらえるかわからない
     ・テレワークの環境では、
      組織の一員になったことを感じにくい
     ・テレワークの環境では、組織風土を掴みにくい

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  7. 箱の中身の検討
    02

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  8. これまでも送っていたもの
    Welcome Boxには下記のものを同封しています。
    ・アカウント設定シート
    ・PC・電源ケーブル
    ・セキュリティカード
    ・名刺
    ・社用携帯・充電器
    新しく企画したもの
    ・Welcome Letter
    ・各種ノベルティ
    ・Welcome サイト
    こちらを中心に説明します!

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  9. = 社員から入社の歓迎の意を伝えるもの
    ☝ポイント
    役員をはじめ、
    選考中に面談したメンバーがメッセージを伝えること
     ▼
    面談・面接の過程で
    人柄や思考性を熟知したメンバーから
    メッセージを送った方が、
    より深みのあるメッセージを届けられます
    Welcome Letter

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  10. =入社前にワクワクを感じてもらうもの
     組織の一員になったことを感じてもらうもの
    ☝ポイント
    ベーシック”らしさ”を感じられるもの、かつ、
    大半の人がもらったら使いそうなものを企画すること
     ▼
    なるべく趣味嗜好に合うものや嵩張らないものを
    つくることで、「ありがた迷惑」な状態を防げます
    各種ノベルティ

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  11. =組織風土を掴みにくいという不安を解消するもの
     新入社員だからこそ最初に知りたいだろう情報を集約
    ☝ポイント
    Web社内報の1コンテンツとしてWelcomeサイトを運営
    し、入社前にWeb社内報のアクセス方法やリンクを記載
    した紙をWelcome Boxと一緒に送付すること
     ▼
    入社前にカルチャーやメンバー理解を進められ、
    入社後に困ったことがあっても
    「とりあえずサイトを見れば解決方法がわかる」と
    思ってもらえる"駆け込みサイト"になります
    Welcome サイト

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  12. 社内情報の整理
    03

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  13. =「メンバーの顔と本名、Slackネームが一致しない」
     「Slackチャンネルが多すぎて、どこで発信すればい
    いかわからない」などの不安・煩雑さを解消するもの
    ☝取り組み内容
    元々用意している組織図(既存資料)に加え、
    ・自己紹介スライド
    ・Slackのプロフィール表記ルールの見直し
    ・Slackの主要チャンネルを可視化
    を実行
     ▼
    Welcomeサイトに記載することで不安を解消できます
    社内情報の整理

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  14. 制作会社の決定
    04

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  15. =比較検討した上、Welcome Boxの外箱を印刷して
    くれる制作会社を「ダンボールワン」に決定
    ☝選んだ理由
    ・高クオリティであると期待できたこと
    ・スピーディなデザイン作成・発注ができること
    ・大量発注しなくても安いこと
    ※ダンボールワン
    https://www.notosiki.co.jp/
    制作会社の決定

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  16. 発送方法の検討
    05

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  17. =Welcome Boxをさらに外箱で覆い、その外箱に
    伝票を貼って発送することに決定
     さらに、ダンボールワンが提供している「パソ
    コン用発送BOX」を利用
    ☝理由
    ・新入社員のプライバシーを保護するため
    ・配送の過程でPCの故障を防ぐため
    発送方法の検討

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  18. サイズ検討
    06

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  19. サイズ検討
    =ダンボールワンのカスタマーサポートの方と20通ほど
     メールで相談し、以下のサイズに決定
    ☝サイズ
    輸送時の衝撃からPCを守る箱
    :パソコン用 梱包BOX(ノートPC・大)
     → 内寸長さ 443 × 幅 359 × 深さ 150 mm
    Welcome Box
    :オーダーメイドダンボール A式(みかん箱)(印刷付き/フルカラー)
     → 内寸長さ 449 × 幅 365 × 深さ 202 mm
    Welcome Boxの外箱
    :オーダーメイドダンボール A式(みかん箱)
     → 内寸長さ 470 × 幅 386 × 深さ 231 mm

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  20. デザイン検討
    07

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  21. =ダンボールワンのサイト上で素材をアップロードし、
     部署内で全体のバランス感を確認の上、決定
    ☝ここが良かった
    ・素材をアップロードするだけで
     簡単に完成図・立体イメージをシミュレーション
     できること
    ・デザイナーや制作会社に頼らずにデザインでき、
     少ない工数かつスピーディに進められること
    デザイン検討

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  22. オペレーション
    決め
    08

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  23. =オペレーションミスにより、
     中身の入れ忘れなどをなくすこと
    ☝ポイント
    ・チェックシートを作成し、発送前に確認する
    ・チェックシートを同封し、新入社員も確認できる
    ようにする
    ・入退社に特化したタスク管理システム「WorQ」を
    用いて、入社2週間前にはWelcome Boxが届くよう
    にスケジューリングする
    オペレーション決め

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  24. 結果
    「入社前からモチベーションが上がった」
    「何よりWelcome Letterが嬉しかった」
    「ノベルティがかっこいいので、
    自宅にインテリアとして飾っています」
    など、新入社員から多くの喜びの声をいただきま
    した。
     ▼
    ゴールであった、「Welcome Boxを通じて入社前
    後の不安を解消し、入社に向けてワクワクしても
    らうこと」を達成!

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  25. 最後に
    新型コロナウイルスをきっかけに多くの企業がテレワークに移行し、
    以前よりもコミュニケーション機会が減ったり、
    新入社員の不安を軽減できていないケースは多くなっているかと思います。
    それにより、会社のミッション・ビジョンに共感してくれた仲間が入社しても、
    組織になかなか馴染めず早期退職に至ってしまっては非常に勿体無いと考えています。
    新入社員が早期に組織に馴染み、成果を出し、楽しく働ける状態をつくるためにも、
    ベーシックでも、今後さらなる成長のためにオンボーディングの強化、
    ならびに、既存社員のエンゲージメントの強化をはかっていきたいと思っています!!
    このスライドが、皆様のお役に立てたら幸いです。
    ぜひTwitterでの情報交換もお待ちしています^^

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