PRO-FIN-002_rev.00_Processo_Financeiro_-_Faturamento.pdf

Transcript

1. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo financeiro - Faturamento Código: PRO-FIN-002 Data de Emissão: 24/05/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: Financeiro Data de Revisão: Folha: 1 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Processo Financeiro Faturamento CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Mayara Neves (Gerente Financeiro) Samuel Tavares (Diretor Administrativo) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo financeiro - Faturamento Código: PRO-FIN-002 Data de Emissão: 24/05/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: Financeiro Data de Revisão: Folha: 2 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Este procedimento define uma metodologia de controle e gerenciamento aplicável a área financeira. 2 - OBJETIVO Este documento estabelece critérios para elaboração, controle e gerenciamento dos faturamentos da Vertical Group. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento é aplicado a todas as áreas que participam no processo financeiro da empresa. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada; • Manter informação documentada das tarefas desenvolvidas, onde aplicável; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo financeiro - Faturamento Código: PRO-FIN-002 Data de Emissão: 24/05/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: Financeiro Data de Revisão: Folha: 3 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES OS: Ordem de Serviço NFSe: Nota Fiscal Serviço Eletrônica BM: Boletim de Medição FAT: Fatura de Locação 6 - DETALHAMENTO 6.1 - PROCESSO FINANCEIRO - FATURAMENTO 6.1.1 - Solicitação Após aprovação do cliente via e-mail ou portal do BM enviado, o departamento de Projetos (PCP, MPW, INSPEÇÃO, REPARO e PINTURA), solicita por e-mail mediante histórico e documentação comprobatória (BM, OS e aprovação) o faturamento do serviço medido. 6.1.2 - Emissão documento fiscal Mediante documentação recebida, o faturamento é efetuado pelo site da Prefeitura sede da Vertical, onde são informadas todas as informações necessárias para o aceite e escrituração da NFSe por parte do cliente, informações essas como: Descrição do serviço, nº de OS, nº de BM, Nº do projeto, período de embarque, embarcação, prazo para pagamentos, valor e dados bancários, dentre outros quando solicitado previamente pelo cliente. Exceção: BMs referentes a locação de máquinas e equipamentos, e outros ativos, são efetuados através do 339-FOR-FIN Fatura de Locação. 6.1.3 - Envio do faturamento Após emissão da NFSe, o documento é enviado junto a documentação comprobatória da prestação de serviços, para o e-mail de escrituração do fornecedor informado na OS, com cópia os responsáveis pela aprovação do BM, ao coordenador do projeto na Vertical e de seu departamento. A confirmação de recebimento do faturamento é solicitada e o processo só é dado como aceito no controle da Vertical quando recebido o e-mail de aceite por parte do cliente. Exceção: para os clientes que dispõe de portal para inclusão dos faturamentos, o mesmo é incluso no portal conforme orientações do cliente, e o e-mail é enviado apenas internamente para fins de informação de conclusão do faturamento e informe do nº da NFSe gerada. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo financeiro - Faturamento Código: PRO-FIN-002 Data de Emissão: 24/05/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: Financeiro Data de Revisão: Folha: 4 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.1.4 - Registro e Controle O faturamento é registrado no 264-FOR-FIN Contas a Receber e atualizado no 265-FOR-FIN Controle de Faturamento. Como o faturamento é feito diretamente no Site da Prefeitura sede o lançamento no contas a receber do sistema Alterdata é feito de modo manual. 6.1.5 - Arquivamento A NFSe é arquivada na pasta INVOICE dentro da pasta do projeto de maneira digital. 6.1.6 - Cobrança Quando identificado o atraso (mínimo de 2 dias) no recebimento do crédito por parte do cliente, a cobrança é efetuada por e-mail ao contratante do serviço (comprador) com cópia para o financeiro, em cima do e-mail de enviado da NFSe que contém todo o histórico, desde a solicitação de aprovação do BM, até o aceite da NFSe. 6.1.7 - Recebimento e Baixa Com a identificação do recebimento do crédito, a baixa é efetuada no 264-FOR-FIN Contas a Receber, no sistema Alterdata e o 266-FOR-FIN Fluxo de Caixa é atualizado. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 264-FOR-FIN Contas a Receber FINANCEIRO Eletrônico Arquivo Digital Por nome do arquivo 5 anos Excluir 265-FOR-FIN Controle de Faturamento FINANCEIRO Eletrônico Arquivo Digital Por nome do arquivo 5 anos Excluir C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Processo financeiro - Faturamento Código: PRO-FIN-002 Data de Emissão: 24/05/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: Financeiro Data de Revisão: Folha: 5 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 266-FOR-FIN Fluxo de Caixa FINANCEIRO Eletrônico Arquivo Digital Por nome do arquivo 5 anos Excluir 339-FOR-FIN Fatura de Locação FINANCEIRO Eletrônico Arquivo Digital Por nome do arquivo 5 anos Excluir 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 24/05/2023 Criação/ Implementação NA Samuel Tavares C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P