200528 活用開始から2年経過した弊社のPower Automateが担う役割 小玉さん

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1. 2020/5/28 RPA勉強＆LT会！RPALT Power Automate Talk vol.2 小玉 純一 @KodamaJn 活用開始から2年経過した弊社の Power Automate が担う役割 数字で 見る！ 事例で 見る！
2. 自己紹介 名前 小玉 純一（34） 仕事 Power Platform 等を活用した社内業務改善など 趣味 Power Apps で楽器アプリを作ること S N S Qiita：@KodamaJn Twitter：@KodamaJn SlideShare：slideshare.net/JunichiKodama Power Apps Champion (Microsoft Ignite 2019) https://youtu.be/XDmKEf_h1uo Japan Power Apps Orchestra at Microsoft Business Applications Summit 2020
3. 会社概要 宮城にある地方新聞社 記者 55% 広告営業・販売 19% 管理 7% 技術 19% デザイナー、Webサイト管理他 7% 印刷 8% 情シス 4%
4. Automate 契約ライセンス数 Flow for Office 365 ※ ※ Office 365 E1 等のライセンス契約で利用できる
5. きっかけは Office 365 導入  オンプレのグループウェアの置き換えが目的 2017年8月 はて これは いったい… ← まだ興味ない
6. 初! Power Automate 利用案件  残業申請処理の電子化に向けて着手 2017年10月 年間使用枚数 約12,000枚を 削減するよ！
7. 残業申請システム稼働 Power Apps アプリで申請 / 承認 Power Automate でメール通知 2018年4月 SharePoint 一般社員 管理社員 ① 申請 ④ 結果通知メール ② 承認依頼メール ③ 承認 or 却下 監視 あれ？ 俺ってただの 監視役？
8. メール通知フロー トリガー アクション
9. 2つ目の Power Automate 案件  営業部の取材業務の改善に着手 2018年6月 各営業部員 取材日程 調整 営業部管理者 ②管理者が申込書 情報をExcelに入力 ①企業に売り込み、 申込書をもらう ③各担当と 取材日程調整 取材担当
10. 取材日程調整システム稼働 Power Apps アプリで登録 / 更新 Power Automate でメール通知 / 会議招集 2018年10月 各営業部員 取材担当 ♪～ 営業部管理者 SharePoint 監視 ① 申込情報&取材 希望日登録 ② 通知メール ④ 日程確認メール あれれ？ 俺ってまた 監視役？
11. Power Apps に注目が集まる いや～ てれるな～ アプリ簡単に 作れるの？！ すごい！ 今度俺にも 教えて！ もう何でも 作れちゃうね！
12. 1年経過時の Automate の役割 （2019年4月時点） ただひたすら SharePointを監視して PowerAppsで何かしたら メールを送信するやつ。 （サブ的な扱い） みんな PowerAppsばかり 注目しやがって。。
13. Power Automate 活用に変化？  機器の貸出期限を超過した人に自動通知 2019年5月 貸出台帳 毎日AM10時に 実行 返却期限超過の記録を抽出 催促メール 小玉 SharePoint 機器 借りた人 返却予定日 返却状況 プロジェクタ 佐藤 2019/12/5 返却済み DVDドライブ 小玉 2020/4/15 未返却 ヘッドセット 高橋 2020/8/31 未返却 これで正常に動くか 見てもらえる？
14. Power Automate 単独活用へ  NAS の使用量を超過した部署に自動通知 2019年5月 簡単そう だったから こんなやつ 作ってみたよ NAS使用量 営業部：63% 総務部：92% 人事部：37% 受信を監視 既定超過の部署を抽出 超過通知メール 総務部
16. 稼働フロー数 状況が”オン”のフロー 個人で利用 17件 システムで利用 16件 利用範囲
17. Automate 稼働フロー数 33 状況が”オン”のフロー 個人で利用 17件 システムで利用 16件 Power Apps 併用 メール通知機能 併用 10件 併用せず 6件 使用 15件 不使用 1件
18. 実行回数 / 月（目安） 2,000 , ～ ※ 弊社の実行上限回数は 1,368,000 回 / 月（2020年5月現在） 全然活用できて ないやん…
19. 2年経過した Automate の役割 （2020年5月時点） 色々なトリガーで M365のものを監視して 結局ほぼ メール送信するやつ。 まだまだ メール文化が 根強い証拠…
20. これから  Teams 活用を強引に進めるが始まる  Automate の役割もまた大きく変化していく 役割に ゴールなんて ないですよね 理想のカタチ ～社内メール・通知はTeamsへ～ 社内は 頼んだぞ… ぐふっ！ ボクに まかせて！
21. 参考：稼働フロー一覧（個人利用を除く） システム 概要 トリガー 残業申請 申請時に上司に承認依頼メールを送信する SPOリスト変更時 残業申請 承認時に申請者に承認結果メールを送信する SPOリスト変更時 営業支援 新規登録時に管理者にメールを送信する SPOリスト変更時 営業支援 ステージ更新時に取材部門にメールを送信する SPOリスト変更時 営業支援 日程確定時に会議招集する SPOリスト変更時 営業支援 指定フォルダに格納したファイル名から担当営業を割り出しメールを送信する SPOライブラリ格納時 機器貸出 貸出時にシステム部にメールを送信する SPOリスト変更時 機器貸出 返却状況が済になったらシステム部にメールを送信する SPOリスト変更時 機器貸出 返却期限が過ぎたら借主に催促メールを送信する スケジュール - 過去24時間以内に受信したシステム部宛メールを1つのメールにまとめて送信する スケジュール - 過去24時間以内に受けたヘルプデスク対応内容を1つのメールにまとめて送信する スケジュール - Office 365 のライセンス削減作業日お知らせメールを送信する スケジュール - NASの容量をチェックして超過部門にメール送信する メール受信 - （試験中）作成した勤務シフトを各人の予定表に登録する Power Apps - （試験中）指定フォルダに格納した画像ファイルをjpgに変換する OD4Bフォルダ格納時 ※SPO：SharePoint Online ※OD4B：OneDrive for Business
22. ありがとう ございました