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200528 活用開始から2年経過した弊社のPower Automateが担う役割 小玉さん

200528 活用開始から2年経過した弊社のPower Automateが担う役割 小玉さん

RPACommunity

May 28, 2020
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  1. 自己紹介 名前 小玉 純一(34) 仕事 Power Platform 等を活用した社内業務改善など 趣味 Power

    Apps で楽器アプリを作ること S N S Qiita:@KodamaJn Twitter:@KodamaJn SlideShare:slideshare.net/JunichiKodama Power Apps Champion (Microsoft Ignite 2019) https://youtu.be/XDmKEf_h1uo Japan Power Apps Orchestra at Microsoft Business Applications Summit 2020
  2. 会社概要 宮城にある地方新聞社 記者 55% 広告営業・販売 19% 管理 7% 技術 19%

    デザイナー、Webサイト管理他 7% 印刷 8% 情シス 4%
  3. Automate 契約ライセンス数 Flow for Office 365 ※ ※ Office 365

    E1 等のライセンス契約で利用できる
  4. 残業申請システム稼働 Power Apps アプリで申請 / 承認 Power Automate でメール通知 2018年4月

    SharePoint 一般社員 管理社員 ① 申請 ④ 結果通知メール ② 承認依頼メール ③ 承認 or 却下 監視 あれ? 俺ってただの 監視役?
  5. 2つ目の Power Automate 案件  営業部の取材業務の改善に着手 2018年6月 各営業部員 取材日程 調整

    営業部管理者 ②管理者が申込書 情報をExcelに入力 ①企業に売り込み、 申込書をもらう ③各担当と 取材日程調整 取材担当
  6. 取材日程調整システム稼働 Power Apps アプリで登録 / 更新 Power Automate でメール通知 /

    会議招集 2018年10月 各営業部員 取材担当 ♪~ 営業部管理者 SharePoint 監視 ① 申込情報&取材 希望日登録 ② 通知メール ④ 日程確認メール あれれ? 俺ってまた 監視役?
  7. Power Automate 活用に変化?  機器の貸出期限を超過した人に自動通知 2019年5月 貸出台帳 毎日AM10時に 実行 返却期限超過の記録を抽出

    催促メール 小玉 SharePoint 機器 借りた人 返却予定日 返却状況 プロジェクタ 佐藤 2019/12/5 返却済み DVDドライブ 小玉 2020/4/15 未返却 ヘッドセット 高橋 2020/8/31 未返却 これで正常に動くか 見てもらえる?
  8. Power Automate 単独活用へ  NAS の使用量を超過した部署に自動通知 2019年5月 簡単そう だったから こんなやつ

    作ってみたよ NAS使用量 営業部:63% 総務部:92% 人事部:37% 受信を監視 既定超過の部署を抽出 超過通知メール 総務部
  9. Automate 稼働フロー数 33 状況が”オン”のフロー 個人で利用 17件 システムで利用 16件 Power Apps

    併用 メール通知機能 併用 10件 併用せず 6件 使用 15件 不使用 1件
  10. 実行回数 / 月(目安) 2,000 , ~ ※ 弊社の実行上限回数は 1,368,000 回

    / 月(2020年5月現在) 全然活用できて ないやん…
  11. これから  Teams 活用を強引に進めるが始まる  Automate の役割もまた大きく変化していく 役割に ゴールなんて ないですよね

    理想のカタチ ~社内メール・通知はTeamsへ~ 社内は 頼んだぞ… ぐふっ! ボクに まかせて!
  12. 参考:稼働フロー一覧(個人利用を除く) システム 概要 トリガー 残業申請 申請時に上司に承認依頼メールを送信する SPOリスト変更時 残業申請 承認時に申請者に承認結果メールを送信する SPOリスト変更時

    営業支援 新規登録時に管理者にメールを送信する SPOリスト変更時 営業支援 ステージ更新時に取材部門にメールを送信する SPOリスト変更時 営業支援 日程確定時に会議招集する SPOリスト変更時 営業支援 指定フォルダに格納したファイル名から担当営業を割り出しメールを送信する SPOライブラリ格納時 機器貸出 貸出時にシステム部にメールを送信する SPOリスト変更時 機器貸出 返却状況が済になったらシステム部にメールを送信する SPOリスト変更時 機器貸出 返却期限が過ぎたら借主に催促メールを送信する スケジュール - 過去24時間以内に受信したシステム部宛メールを1つのメールにまとめて送信する スケジュール - 過去24時間以内に受けたヘルプデスク対応内容を1つのメールにまとめて送信する スケジュール - Office 365 のライセンス削減作業日お知らせメールを送信する スケジュール - NASの容量をチェックして超過部門にメール送信する メール受信 - (試験中)作成した勤務シフトを各人の予定表に登録する Power Apps - (試験中)指定フォルダに格納した画像ファイルをjpgに変換する OD4Bフォルダ格納時 ※SPO:SharePoint Online ※OD4B:OneDrive for Business