Software de gerenciamento para Agências de Publicidade

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1. © ruddy a. casanovas, 2002-2012 microlyseis microlyseis systema de gerenciamento de agências preview breve introdução
2. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 O microlyseis é uma solução que envolve o fl uxo de trabalho de uma agência padrão. O objetivo principal é manter o registro de JOBs verifi cando status, responsáveis, e principalmente prazos, assistindo assim a cada departamento, e deixando uma ferramenta útil para o planejamento geral da agência, e eventualente, de clientes/campanhas específi cas. layout personalizado para a agência twoB
3. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 Cada JOB é um registro independente com informações gerais e específi cas, como número de JOB, atendimento responsável, diretor de arte envolvido e status entre outros. Registra todas e cada uma das solicitações e alterações para manter o histórico do trabalho. Quantifi ca o tempo de atividade com o intuito de mensurar e otimizar o processo em geral. layout personalizado para a agência twoB
4. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 O gerenciamento envolve os departamentos de produção e mídia, com informações básicas e necessárias para dar continuidade e garantir a veracidade das informações na hora de produzir e/ou veicular qualquer peça. layout personalizado para a agência twoB
5. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 Por se tratar de uma ferramenta primordialmente do atendimento, permite visualizar relatórios com diversos critérios que respondem às necesidades do planejamento. Utiliza-se de elementos gráfi cos (cores e led-lights) para identifi car rápidamente o status, e se envolve produção e/ou mídia. Permite fi ltrar dados para encontrar e listar JOBs específi cos ou que correspondam a un critério específi co dando assim agilidade ao trabalho. layout personalizado para a agência twoB
6. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 ATENDIMENTO: Administração contínua da conta (o cliente). • Gestão, acompanhamento e construção da marca. • Liderança do projeto. • Gestão dia a dia da conta. • Administração do orçamento do cliente. • Analise contínuo do posicionamento de mercado. • Coordenar, reuniões periódicas com o cliente (mesmo sem jobs em andamento). Avaliações periódicas • Desempenho empresarial. • Desempenho fi nanceiro. • Análise de custos/orçamentos. Desempenho de parceria • Estratégia. • Criatividade. • Mídia. • Produção. • Pesquisa. Contato com o cliente • Status diário via email ou telefone. • Assumir a responsabilidade integra do cliente tanto para com a agência quanto com o cliente. PRODUÇÂO: O departamento de produção é responsável de coordenar toda a preparação, interna e externa, do material, seja este impresso, eletrônico ou digital. Tráfego e Produção Orçamentos ECs Ordens de produção Ordens de compra Compra Contratações prod. Cronogramas Administração do histórico de cada JOB Gestão de fornecedores Manipulação dos arquivos fi nais Fluxo de trabalho e Estúdio TRÁFEGO Gestão do trabalho via cronograma desde o começo do processo até ele ser liberado para cobrança. Uma vez aberto um JOB, deverá acompanhar passo a passo por cronograma diário, identifi cando o status e deadlines de cada JOB. Criar um relatório diário de status com cada situação descrita. Criar relatório diário de status e entregar (email ou print) para cada departamento. Acompanhar cada JOB de uma etapa a outra. Caso ocorram mudanças de prazos, seja por questões concernentes ao cliente ou à agência, o tráfego deverá ser informado imediatamente para atualizar e re-negociar prazos caso seja necessário. Caso existam confl itos no cronograma (urgências e imprevistos), o tráfego alertará à gerência de planejamento para que possa tomar uma decisão. ESTÚDIO: Preparação de todos os arquivos para produção interna ou externa, seja a mídia impressa, eletrônica ou digital. Preparar os layouts da criação para pre-impressão. Gestão de nomenclatura dos arquivos. Gestão de armazenamento dos arquivos. Conferencia de especifi cações técnicas e adequação do material. Acompanhar e aplicar as diretrizes necessárias. Administrar trabalhos de free-lancers (fotógrafos, ilustradores, etc.) Fluxo interno e externo do material. Entrega do material para os fornecedores utilizando os médios necessários e/ou disponíveis. CRIAÇÃO: Execução dos projetos. Responsabilidade pela imagem do cliente e do produto. Começa o trabalho, dando inicio ao histórico do projeto. Compra de imagens e ilustrações. Criação e retoque de imagens. Cria e compõe os layouts. Entre em contato com a Produção, o Tráfego e o Estúdio para: Gestão de nomenclatura dos arquivos. Gestão de armazenamento dos arquivos. Conferencia de especifi cações técnicas e adequação do material. Acompanhar e aplicar as diretrizes necessárias. Administrar trabalhos de free-lancers (fotógrafos, ilustradores, etc.) O papel da microlyseis dentro da agência. microlyseis microlyseis
7. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 Elementos chave para implementar um sistema. • É necessário o suporte da gerência geral da agência. Assegurando-se que eles têm o comprometimento à mudança e ao novo processo de trabalho. Ter certeza que todos conheçam o que precisa ser melhorado é quais as maneiras de fazé-lo. • Se ainda não o fez, pense seriamente em mudar um sistema baseado no papel para meios automatizados. Um sistema que atenda produção, mídia e um time-sheet, é a chave no processo de reduzir o tempo que um JOB leva a ser concluído. • De qualquer maneira, na procura de uma solução automatizada, não fi que por ai. Ligue todo o sistema num núcleo informativo no qual todo mundo terá acesso ás mesmas informações. Toda agência tem formatos defi nidos de trabalho, mudar esses formatos para um novo formato automatizado é crucial. Embora um sistema computorizado signifi ca custos de investimento um pouco altos, a curto prazo poderá ser visível o aumento de renda que em muito pouco tempo pagará estes custos gerados no inicio, e dai em diante o lucro aumentará em função de quan implementado esteja o sistema. • O intercambio de informações com o departamento de criação é uma das chaves para apressar o processo de aprovação do material. A agência utiliza PDFs para aprovação pelo cliente? A agência tem algum método on-line ou espaço virtual para intercambio de informações com o cliente, tipo disco virtual ou FTP servers? Lembre-se, não importa o que você faça, cuide do seu pessoal “base”. Estas pessoas construirão ou destruirão qualquer novo sistema que queira ser implementado. Saiba que todo novo sistema a ser implementado terá um tempo de ajuste, um pouco de confusão e alguns começos falhos. Em muitas situações, um novo sistema quer dizer mexer ou recortar o pessoal da agência. Tráfego Coordena os projetos de produção e de criação de cada cliente. Coordena e programa todos os projetos da agência, da criação, a traves da produção e a fi nalização. Age como um link entre a criação, produção e o atendimento. Suporta os processos da agência com o objetivo de manter altos padrões de qualidade. Administra a programação diária geral para todos os trabalhos ativos dentro da agência, projetos e deadlines, encaminhando todo trabalho assinado à agência. Reporta a situação dos projetos diariamente, utilizando uma lista de prioridade. Atualiza e alimenta semanalmente a lista de prioridades semanal, distribuindo-a em reuniões de departamento. Verifi ca que todo que esta sendo trabalhado, esteja completamente atualizado. Cria reportes semanais e os distribui a cada departamento. Prioriza etapas de revisão de materiais. Encaminha e dissipa os conceitos gerais de campanhas especifi cas. Acompanha e prioriza listas de status em junção com cada encarregado de departamento. Verifi ca o trabalho no fi nal de cada etapa para se certifi car que todas as metas foram atingidas. Verifi car todas as provas/previews/protótipos/bonecos para aprovação e alteração de possíveis erros. Verifi car aprovação das provas pelo estúdio, revisor, criação, produção e o atendimento e de volta se for necessário para o estúdio. Alocação de todas as etapas e principalmente da fi nal para efeitos de faturamento e controle de produtividade. Tarefas diárias do trafego: Abrir JOB - geração de número e folder (físico e virtual), alimentando e atualizando cada etapa do histórico do JOB. Defi nir especifi cações de cada JOB e ordem de prioridades de cada JOB. Encaminha todas estas especifi cações para a produção e para o estúdio. Gerencia de maneira geral todas as especifi cações da agencia. Envia e entrega todo material para publicação, impressão e veiculação, e confi rma o recebimento de todas e cada uma das peças. Encaminha as ECs (Estimativas de Custos) Garante fi ltros em cada etapa do processo. Garante a liberação de projetos dentro do prazo estabelecido. Starta p processo de faturamento assim que for necessário. Trafega as PIs e ECs. Prepara analises de custos e de controle de qualidade (via check lists). Atualiza os status de produção, planejamento e fi nanceiro de cada projeto. Negocia extensões de prazos assim que necessário.
8. microlyseis microlyseis © ruddy a. casanovas, 2002-2012 • O temido mas necessário time sheet. • Acompanhando todos os gastos e custos. • Entender a relação hora/agência. • Processos administrativos. • Faturamento como responsabilidade da equipe inteira. * A maioria desdes tópicos envolve processos administrativos variando em função à gestão de cada agência. Outros conceitos para levar em conta de uma agência*
9. © ruddy a. casanovas, 2002-2012 microlyseis microlyseis contato: ruddy a. casanovas rabasto@gmail.com @ruddy_casanovas cel.: 11 7668 1802 lyseis micro micro micro micro micro micro micro micro micro micro micro microlyseis lyseis lyseis lyseis lyseis