LT- kintoneのコミュニケーション機能に注目しよう / kintone Café 東京 Vol.8 @多摩

2019/8/30に東京都狛江市で開催された、kintone Café 東京 Vol.8 @多摩でのプレゼン資料です。

今回のkintone Caféは、まだkintoneを使われていない方が半数以上。
kintoneといえば「アプリ」
アプリが簡単に作れることに注目されがちですが、もう一つ忘れてはならない重要な機能があります。それがコミュニケーション機能です。
とはいっても、なんも堅苦しく考える必要はなく、本当に効くのは
「ゆるいコミュニケーション」

Transcript

1. ちょっと待て! kintoneはグループウェアだよ アプリ以外も忘れないで プロジェクト・アスノート 松田 正太郎
2. • Shotaro Matsuda • https://pj.asunote.jp • Twitter: @Shokun1108 • Facebook: shokun1108 松田 正太郎（まつだしょうたろう） プロジェクト・アスノート代表 業務改善エバンジェリスト かりんこラボ（プラグイン開発）：プロデューサー 「業務改善職」という新たな職種をこの世に作り出すことを ライフワークとし、kintone業務改善の支援や業務改善人材を 世の中に増やすため、プロジェクト・アスノートを複業（個 人事業）として主催。 これまでに作ったkintoneアプリは、のべ1500以上。 これまでの講演・LTなど： 2015/9/4 kintone Café 東京 Vol.4 https://www.joyzo.co.jp/corp_blog/archives/246 2015/10/15 kintone hive vol.2（事例講演） https://kintone.cybozu.com/jp/event/hive2015/10/report/ 2016/6/1 Cloud Day九州（基調講演） https://kintone-blog.cybozu.co.jp/event/000211.html 2017/11/10 kintone Café JAPAN 2017 http://ascii.jp/elem/000/001/592/1592069/ 他多数 自己紹介
9. 意外にとっつきにくいアプリ活用 確かにマウスでフィールドを配置し、設定変更するだけで簡単にアプリを作るこ とができます。しかし、実際に業務に使えるアプリを作り、それを他のメンバー と一緒に使うには、次のようなステップが必要になります。 1.どの業務を対象とするか決める 2.どんなアプリの構成にすればいいか考える 3.必要に応じて、通知やアクセス権、プロセス管理などの設定を行う 4.メンバーに説明し、利用をスタートさせる 5.メンバーがkintoneを使った業務のやり方に慣れるようフォローする 6.運用する中で出てきた改善ポイントをkintoneアプリに適用し、修正する。
10. それぞれのステップの難易度は、選んだ業務の種類や、 従来どのようなやり方をしていたか、 メンバーの感度（ITリテラシー, 変化への抵抗度） によって異なる
11. 業務のkintone化のよくあるパターン 従来の業務 ✓ Excel等の電子ファイルや紙の帳票に データを記載・蓄積 ✓ 電子メールや電話でコミュニケー ションを取りながら業務を進め ✓ 結果は台帳（Excelや紙）に記載し保 存する ✓ 集計はExcelでゴリゴリ このような従来型の業務をkintoneを中心としたやり取りに 変えていくことは、メンバーの構成によっては、慣れるまで 時間がかかったり、そもそも最初の抵抗感を乗り越えること ができなかったりすることもあります。
12. 意外にとっつきにくいkintoneアプリ
13. アプリを作らないkintone導入のすすめ
14. スペースによるコミュニケーション アプリを作って使い始めるその前の第一歩として、 kintoneの「スペース」機能を使ったコミュニケーションからはじめてみること をオススメします。 あくまでkintone活用のメインはアプリを使うところですが、ここではこのよう なシステムに不慣れな人や、いきなり仕事のやり方が変わることに抵抗がある人 に対してのとっかかりとして、ゆるいコミュニケーションから始めてみる提案で す。
16. 80% 55% 22% ①知っている ②使ったことがある ③よく活用している スペースの利用度調査（当社独自調査による） あなたはkintoneのスペース機能を知っていますか？ いろいろな機能があるkintoneですが、活用率の低い機能の 代表格がスペース。。。だと思います
17. ✓ ポータルとしての活用ができる（アプリの貼り付けや、関連リンク等） ✓ １つのスペースでテーマを分けてコミュニケーションしたい場合 （複数のスレッドが使える） ✓ あるテーマのグループでいろいろなことに使うポータル機能のイメージ スペースのポータルと複数のスレッドあり（ポータル型）
18. ✓ 単発の機能をまとめたページ（アプリのデータ貼付けや、単独の掲示板） スペースのポータルと複数のスレッドなし（スレッド単体型）
19. スレッドを使った業務のやりとりの例 業務に関するやり取りも、ここを使って緩やかに行うことができます。アプリを 使うにはちょっとハードルが高いかも。。。という場合は、最初はスペース機能 だけを緩やかに使って、これまで電話や電子メールでやり取りしていたことを、 kintoneの場でやってみるというのを、kintone活用のスタート地点としてみるの もオススメです。 1.休みや遅刻の連絡 2.掲示板的な使い方（周知事項やイベント、飲み会のお誘い） 3.今ホットなテーマのディスカッション（テーマごとにスレッドを分ける） 4.kintone活用に関する質問や疑問
20. kintoneでのコミュニケーションは かたくるしく考えない
21. ゆるゆるコミュニケーション活性化 ✓ スレッドへの書き込みは、ややくだけた文章でちょうどいい 「◦◦様、いつもお世話になっています。△△です。」のような、堅苦し いやり取りはスレッドコミュニケーションには向きません。堅苦しい雰囲 気は取り除くようにする ✓ メンバーや部下の書き込みに対して、簡単でいいのでコメントやい いね！のリアクションを心がける 自分の書いたものに対して、コメントやいいねを通して反応があると嬉しい もの ✓ すぐ近くに座っていても、あえてkintoneを使う 「やり取りを残していくこと」は、その場にいないメンバーやあとから読み 返す人への心遣い （あとから返答のついていないコメントを読むのはちょっとさみしい）
23. チームワークあふれる職場の kintoneは、コメントであふれている！