僕の Microsoft Teams (+α) 便利技紹介 2022年春

「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」で登壇したスライドです。
便利技と書いていますが、前半では便利技と同じくらい大事な注意点を掲載しています。何かのお役に立てれば幸いです。

Transcript

1. 僕の Microsoft Teams (+α) 便利技紹介 2022年春 中村 太一 ( Taichi Nakamura ) AvePoint Japan 株式会社 / Microsoft MVP( Business Applications, Office Apps & Services ) MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4 – 6, 2022
2. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 SPONSORS
3. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM Taichi Nakamura PRODUCT MARKETING MANAGER @ AvePoint , Japan Microsoft MVP  大学時代はギター三昧で勉強せず。危うく留年しそうに。  就職氷河期で就職活動するも散々。  ようやく受かったところが、某居酒屋チェーン店の親会社。  新卒で焼き鳥焼いたりしていた。  1日最低15時間労働の週1回休みを1年続けて、危機を感じて退職。  特に目的もなくフリーター。  縁があって音楽の仕事を開始。しかし収入は安定せず、アルバイトしながら。  アルバイトから派遣社員に切り替え Web 制作の仕事をする。  音楽業界は合わなく、 Web 制作の仕事に専念する。  派遣社員で社内イントラサイトの運営をする。  次の職場は以前の「イントラサイト運営」を買われ、 SharePoint 2007 の運営に携わる。  SharePoint 沼に陥る。  Microsoft 365 滑に陥る。
4. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM コミュニティ活動 https://art-break.net/tech https://www.youtube.com/c/Home365 ta1nakamura @artbreak_taichi taichi.nakamura https://h365ug.connpass.com/ https://www.facebook.com/groups/powerappsorchestra/ https://ikiga-it.connpass.com/
5. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 注意事項  本セッションは Microsoft Teams を含む、 Microsoft 365 の資料作成時点の仕様に基づきます。  自分の環境でしか試していません！（ Windows 10 のPC、 iPhone , iPad ）  紹介する機能は、皆さんのテナントで利用できるとは限りません。
6. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 本セッションの楽しみ方  ひたすら Microsoft Teams の紹介していきます。  Microsoft Teams 初心者の方は、気になった機能はセッション直後からでも試してみてください。  Microsoft Teams 玄人衆は、既知である事にドヤ顔しながら一緒に復習しましょう。  僕の発信した内容に間違いがある場合は、チャットなどで指摘おねがいします！  そして大事なのは Microsoft Teams は複数人で利用するものです。自分だけ知っていても意味がない機能も多いので、 是非周囲に広めましょう。  本セッションは解決や答えを出す場ではありません。ここでのヒントから自分や周囲で利用や運用について検討してい ただけるキッカケになってもらえれば幸いです。
7. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 画面共有を少しでも大きく見る設定
8. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 画面共有を少しでも大きく見る設定  ほんの少しですけどね…
9. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 僕の黒いブログのPV推移 https://art-break.net/tech/
10. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM コロナ禍直前から現在までの「黒いブログ」 PVの推移  緊急事態宣言の発令される度にPVが急増。 その後、緩やかに減少。  緊急事態宣言の影響はなくなった。  特定の機能が一般展開されるとPVが急増。 【仮説】 1. 「緊急事態宣言」で Teams ユーザーが増える時期ではなくなった？ 2. Microsoft Teams が業務上欠かせないツールとなり、基本的操作を習 得するフェーズも落ち着き、新機能に注目する余裕ができてきた？ 「毎日のブリーフィング」メール。 日本語拡張 ライブキャプション・トランスクリプトが 日本語対応 第1回緊急事態宣言 第2回緊急事態宣言
11. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 黒いブログの記事別PVランキング 1. ライブキャプション・トランスクリプトの日本語対応 2. 「不在」設定 3. スクリーンショットをメッセージに添付できる 4. チャネルのメッセージをピン留め 5. 会議の前に「テスト通話」 6. デスクトップアプリから起動するブラウザを変更 7. チャットにファイルを添付ファイルしようとしたら「こ のファイルは既に存在します。」 8. 承認アプリ 9. メッセージに表組を挿入 10. チャネルカレンダー 1. スクリーンショットをメッセージに添付できる 2. 「不在」設定 3. デスクトップアプリから起動するブラウザを変更 4. チャネルのメッセージをピン留め 5. フォントが変わった？ 6. カメラ映像のミラーリングを解除 7. メッセージに表組を挿入 8. 会議の前に「テスト通話」 9. ライブキャプション・トランスクリプトの日本語対応 10. チャットにファイルを添付ファイルしようとしたら「こ のファイルは既に存在します。」  365日のPVランキング  30日のPVランキング
12. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams ここ1年間のアップデート
13. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 2021年5月～2022年4月に展開された機能（ザックリ）  Loop コンポーネント（当時「ライブコンポーネント」）  会議の録画もライブキャプション・トランスクリプト対応  ブレークアウトルームの事前設定  モバイルアプリのカレンダーにカレンダー表示されるよう になった  会議でマイクのミュートを一時的に解除  Walkie Talkie（トランシーバー機能）  カメラのミラーリング解除  挙手機能の挙手順表示  会議で自分のカメラを表示しない  チャットの表示間隔「コンパクト」  会議中の通知をミュート  チャットのメッセージのピン留め  会議で自分のカメラをピン留め  Viva インサイトアプリ「インスピレーション ライブラ リ」（プレビュー）  会議の録画の自動有効期限  会議の参加者レポートの表示（ダウンロードせずに）  PowerPoint Live スライド翻訳機能  リフレクション  バーチャルコミュート  Viva インサイトアプリ（称賛）  発表者モードの種類が増えた  カメラの自動調整機能をオフ  会議のライブキャプション・トランスクリプトが日本語対 応  チャットの引用返信（デスクトップアプリ）  チャネル名とSharePointのフォルダー名の同期（すぐに元 に戻った？  Office ファイルを開く方法の既定値  チャットの画像ビューワーの変更  カレンダーの予定を色分け  新規チャットで別ウィンドウ  PowerPoint Live でも発表者モードが利用可能に  不在設定  出席者のミュート解除を許可しない  絵文字が増えた  出席者のカメラを許可しない  会議の発表者モード  会議のリアクションが連打可能に  メッセージからタスク作成  会議のダイナミックビュー  会議のスポットライトが複数人対応  PowerPoint Live レーザーポインターやペン  チャットの添付ファイルの仕様が変わった  会議の挙手を一括で下げる  会議のチャットバブル  会議の自動録画  会議をロック ※ 今後もドンドン来るよ！
14. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams 便利技 の前に…
15. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 最近、気が付いた事 もっと大事な事があるんじゃないか？
16. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 最近、気が付いた事  基本的な情報を繰り返しアウトプット。  何度か発信済の情報だから、もう発信しない。  何度も発信し、周知された情報（だと思い込む）。
17. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 最近、気が付いた事 基本情報のアウトプットを頻繁にしていた時期 その後 Microsoft Teams を利用しはじめたユーザーは知らない
18. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 最近、気が付いた事 とりあえず導入。 導入定着・利活用促進が課題。 潜在的な運用課題が、見えないところで蓄積…。 運用課題 顕在化
19. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 最近、気が付いた事 繰り返しアウトプットしていく必要性もある。
20. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams 便利技 の前に 注意点から学ぶ 押さえたい仕組み
21. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 仕組みを学ぶ → Microsoft Teams のアーキテクチャ  Microsoft Docs の該当ページからダウンロードできる。  Microsoft 365 の一部としての Teams  Microsoft 365 でのグループ  Microsoft 音声ソリューション 【参照】Microsoft Teams IT アーキテクチャと音声ソリューション ポスター https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/teams-architecture-solutions-posters
22. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 仕組みを学ぶ → Microsoft Teams のアーキテクチャ  Microsoft Docs の該当ページからダウンロードできる。  Microsoft 365 の一部としての Teams  Microsoft 365 でのグループ  Microsoft 音声ソリューション 【参照】Microsoft Teams IT アーキテクチャと音声ソリューション ポスター https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/teams-architecture-solutions-posters
23. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 仕組みを学ぶ → どうすればイイのか？（例） IT部門・利活用促進部門 ユーザー  ユーザーに「自分事」にしてもら う工夫。  注意点から訴えかけて「自分事」 にしてもらい、それにまつわる仕 組みを説明。  「自分事」として注意点を見た際 に、回避すべきであるトラブルか ら仕組みを学んでみる。
24. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 注意点① そのファイル、 共有できてると思っていませんか？
25. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 共有したつもりになりがちな『チャット』  （チームのチャネルの会話の方じゃなく）「チャット」にファイルを添付しても共有した事にならない可能性がある。
26. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】添付ファイルの保存場所はチャットとチャネルで違う 「チャット」で メッセージにファイルを添付 OneDrive に保存 「チームのチャネルの投稿」で メッセージにファイルを添付 SharePoint Online に保存
27. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】 「チャネルの会話」の添付ファイルの仕組み ▼メッセージに添付 ▼ファイルタブにアップロード チームに紐づいている SharePoint のチームサイトの ドキュメント ライブラリのチャネル名のフォルダー 内に保存される
28. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】 「チャット」の添付ファイルの仕組み 添付したユーザーの OneDrive 内 「 Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダー内に保存 ▼メッセージに添付 ▼ファイルタブにアップロード
29. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】 退職前のドキュメントの引き継ぎは？ 「チャット」か「チーム」で 大きく異なる 「チームのチャネルでドキュメントを共有したので引き継ぎ できています！」 「グループチャットでドキュメントを共有したので引き継ぎ できています！」 × アカウント削除から 一定期間が過ぎると 削除される。 〇 アップロードした ユーザーアカウント が削除されてもド キュメントは削除さ れない。
30. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 注意点② その会議の録画、 共有できてると思っていませんか？
31. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM ずっと保存されてると勘違いしがちな『会議の録画』  非チャネル会議の録画は、知らずに消えている可能性がある。
32. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】Microsoft Teams の会議の録画の保存先は？ 会議をスケジュールする際にチャ ネルを指定するか否かで保存先が 変わる。 チャネルを指定した会議で録画をすると、チームの裏にでき る SharePoint のチームサイトの「ドキュメント」ライブラ リ内のチャネル名のフォルダー内の「 Recordings 」フォル ダー内に保存される。 チャネルを指定しなかった会議で録画をすると、録画した人 の OneDrive の「レコーディング」内に保存される。
33. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 注意点③ 知らないうちに大増殖するかも！ 同じ名前のワークスペース
34. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM そもそも「 Microsoft 365 グループ 」とは？
35. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【問題】知らないうちに同じ名前の Microsoft 365 グループが…  同じ名前（URLは違う）の Microsoft 365 グループや SharePoint のサイトがたくさんあって管理者も不思議。
36. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【問題】知らないうちに同じ名前の ワークスペースが…  ユーザー視点でも、各種アプリで同じ名前のワークスペースがたくさんある。
37. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【原因】ユーザーは知らない  とあるプロジェクトで Microsoft 365 を活用したいが、あまり知識がない。やりたい事は以下。 SharePoint Teams Planner • チャットでコミュニケーションを取りたい。 • オンライン会議をしたい。 • ファイルを共同編集したい。 • プロジェクトメンバーのみのサイトが欲しい。 • プロジェクト内でニュースの発信がしたい。 • 業務アプリを使いたい。 • プロジェクト内のタスク管理がしたい。
38. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【原因】ユーザーは知らない  仕組みを知らない初心者ユーザーは、使いたい各アプリでそれぞれワークスペースを作成してしまいがち。 SharePoint Teams Planner
39. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】〇〇を作成すると〇〇も作成される Teams のチーム Microsoft 365 グループ SharePoint のチームサイト Planner のプラン Teams でチームを作成すると 〇 〇※ 〇 〇 SharePoint でチームサイトを作成す ると 〇 〇 〇 Planner でプランを作成すると 〇 〇 〇 【参照】Microsoft 365 の生産性図– Microsoft Docs https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/solutions/productivity-illustrations 〇※ Microsoft Teams からチームを作成した場合、Microsoft 365 グループが作成されるけど、隠されている。
40. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM ユーザーのやりたい事 洋食普及PJ Aさん Bさん Cさん Dさん Microsoft 365 グループ SharePoint Teams Planner • 1つのセキュリティの単位で、各アプリに1つずつのワークスペー スを利用。
41. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 現実 洋食普及PJ Aさん Bさん Cさん Dさん • 3つのセキュリティの単位で、各アプリに最大3つずつのワークス ペースができてしまっている。 M365グループ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ 洋食普及PJ
42. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【問題】ユーザーのやりたい事と現実を数字で比較 やりたい事 Microsoft 365 グループ １ 各アプリのワークスペース 3 現実 Microsoft 365 グループ 3 各アプリのワークスペース 10
43. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 【知っ得】チームが作成されると裏で作られるワークスペース Teams のチーム Microsoft 365 グループ SharePoint のチームサイト Planner のプラン Stream のグループ Teams でチームを作成すると 〇 〇※ 〇 〇 〇 〇※ Microsoft Teams からチームを作成した場合、Microsoft 365 グループが作成されるけど、隠されています。
44. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 何かやりたかったら とりあえずチーム作っておこうか！
45. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チーム管理画面以外で 管理設定は触らない
46. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM ここまでほぼ全て、某弊社のウェビナー のセッションで話した内容です。
47. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM  コロナ禍がはじまる半年前あたりから某弊社では ウェビナーを開催し、平均月1回で登壇。  無料！  録画は登録すればいつでも視聴可能！  公私混同し、 Microsoft MVP などコミュニティ リーダーをゲストに迎え、非コミュニティ層の人 達へコミュニティの素晴らしさを伝える回もある。 仕事での登壇活動 https://www.avepoint.com/jp/resources
48. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams どう使えばイイかわからない
49. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 好きに使えばイイさ！
50. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 失敗してもイイさ！ （他者の失敗を責めない）
51. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 失敗から学びながら、 自分や組織に合ったベストプラクティス を模索していけばイイさ！
52. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams 便利技 全般
53. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 不在設定  プレゼンスが「外出」になる。  チャットでステータスメッセージが表示される。  Outlook のカレンダーが更新される。  メールの自動返信される
54. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams 便利技 チャット・チャネルの投稿
55. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM メッセージの Enter 誤送信 の解消（復習） 1. 「 Shift + Enter 」が改行！ というクセを付ける。 2. 作成ボックスを展開すると「 Enter 」は改行扱いになる（ショートカットキーは [ Ctrl + Shift + X ]）ので、 メッセージ入力する前に作成ボックスを展開させるクセを付ける。
56. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM メッセージ送信後、即編集したい！（復習）  メッセージ欄にカーソルが当たってる状態で矢印キーの「↑」を押すと、直前の自分のメッセージを編集モードにでき る。 ①この状態で「↑」キーを押すと、 ②直前の自分のメッセージが編集モードに ※ただし、「編集済み」表示は出ます。
57. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャットのピン留め  チャットのメッセージをピン留めすると、タブの下に固定表示される。（チャネルのピン留め（固定）がこういう表示 だとイイなぁ。あっちは地味なので…。）
58. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャットの引用返信がPCからもできるようになった  去年は 個人用 Teams 、もしくは組織の Teams でもモバイルアプリからしか利用できなかった引用返信がPCからもで きるようになった。
59. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 装飾されたテキストをコピーし、プレーンテキストとしてペースト 「 Ctrl + Shift + V 」 でプレーンテキストとしてペースト！ 装飾されたテキストをコピー 普通にペーストすると、装飾を外すのが大変。 [ Ctrl Shift V ] だと、プレーンテキストでペースト！
60. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM Outlook のメールをチャットやチャネルに共有  例えば顧客からのメールをメンバー全員に共有したい場合、 Microsoft Teams のチャネルなどに共有する事が可能。 メール右上「その他のアプリ」アイコン Teams で共有 チャネルorチャットを指定し、 メッセージも添えて共有 メールを共有できる
61. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャットの表示間隔「コンパクト」  設定でチャットの表示間隔を従来の「快適」の他にコンパクトに詰め込まれた「コンパクト」が登場。 「快適」（従来からあるUI） 「コンパクト」（新しく追加）
62. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 Microsoft Teams 便利技 会議
63. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM マイクのマメなオンオフは大事（復習）  話していない時はなるべくマイクをミュート。  特に周囲の雑音や話し声をマイクが拾いそうな場合は。 Microsoft Teams 内で一番大事であろうショートカットキー Ctrl + Shift + M
64. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM マイクの一時ミュート解除  マイクをミュートしている状態で急に短い回答を求められた時など、咄嗟の時に、押してる間だけミュートが一時的に 解除されるショートカットキーが登場。 ミュートされている状態で Ctrl + Space
65. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 会議のオプションはできる事が増え、更に大事に！ ▼1年前 ▼現在
66. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 会議・通話中の通知をミュートにする  会議・通話中の通知は集中力を阻害する。  会議チャットに書き込んでる時に通知バナーがせり出してきて邪魔。  画面共有時に通知バナーが表示され、メッセージの冒頭部分が見えてヒヤっとする。 こんなの見られたらヤバイ…。 そもそもこんなメッセージ、ダメよ…。
67. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 会議・通話中の通知を常にミュートにする  毎回会議ごとに設定したくない場合は、常にミュートにする設定を。
68. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャネル会議の会議チャットは不思議ちゃん  非チャネル会議の会議チャットの仕様に引きずられる形で、チャネルでは利用できない機能が変な形で使える。 会議ウィンドウの会議チャット 紐付けたチャネルの投稿タブ内、会議スレッド ＝
69. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャネル会議の会議チャットは不思議ちゃん（ご利用は要注意）  チャネルのメッセージでは緊急メッセージは利用できないが、何故かチャネル会議の会議チャットでは利用できる。  ただし、ちゃんと機能しない。
70. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャネル会議の会議チャットは不思議ちゃん（ご利用は要注意）  チャネルの会議スレッドなのに、何故か「チャットのピン留め」がメニューにある。  ただし、ちゃんと機能しない。（チャネルの固定表示でもない）
71. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM チャネル会議の会議チャットは不思議ちゃん（ご利用は要注意）  現時点ではチャットでしか利用できないハズの Loop コンポーネントが利用できる。  ちゃんと機能するが、コンポーネントファイルの保存先は SharePoint じゃなく、作成者の OneDrive 。  会議ウィンドウの会議チャットでは正常に表示されるが、チャネルのスレッドの方はリンクのみ。 ▼チャネル会議の会議チャットにアイコンが ▼会議チャットでは普通に使える ▼しかし、チャネルの会議スレッドではリンクのみ表示
72. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM 画面共有のツールバーが消えてくれない時  画面共有した時に共有画面の上部にカーソルを当てるとツールバーが表示される。普段はカーソルを移動すれば消えま すが、たまに消えないでそのまま残ってる時がある。
73. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM PowerPoint Live でスライド送りを矢印キーで行う方法  PowerPoint Live でスライド共有した際に、発表者ビューでスライド送りをしたい時、矢印キーだけではスライド送り されない状況になりやすい。（矢印キーで移動後、Enterキーで移動という2アクションが必要な状況） ① 「→」キーを押す ② 白枠が表示され、 Enterキーを押すと ③ようやく次のスライドへ
74. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM PowerPoint Live でスライド送りを矢印キーで行う方法 キーボードでのスライド送りに2アクション必要な状態 キーボードでのスライド送りが1アクションの状態 画面を見せないと説明が難しいので、 後日 YouTube にて動画を公開します（予定）
75. M365VIRTUALMARATHON.COM #M365VM PowerPoint Live でスライドの翻訳の言語を選択する時のコツ  PowerPoint Live で共有されたスライドは、参加者ごとに好きな言語に翻訳させる事が可能。  しかし、「スライドの翻訳＞」と言語選択に空白があり、ウマく選択できない罠。 この余白のせいで、マウスカーソルを移動すると 選択ボックスが消えてしまい、選べない…。 コチラも後日 YouTube にて動画を公開します（予定）
76. MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2022 MAY, 4. – 6. 2022 たのしかった！ って思っていただけたら幸いです！