kintoneを活用した緊急通行車両確認手続の迅速化

Transcript

1. kintoneを活用した 緊急通行車両確認手続の迅速化 財務局経理部総務課輸送担当 制度改正に伴い処理件数が急増… 現状の体制で何とかするには… デジタル化により効率的な事務処理へ！ 業務改革部門 能登地震支援車両 に発行 見本 見本
2. 2 緊急通行車両確認手続きとは 大規模災害発生 災害対策基本法等に基づく交通規制が実施され、 車両の通行が禁止 災害応急対策に従事する車両については、所定の申出※により標章と証明書が交付 標章・証明書によって規制区間を通行可 ※所定の申出…以下全てを満たす場合に、必要書類とともに確認申出を行う 災害応急対策（災害対策基本法） 地震防災応急対策 （大規模地震対策特別措置法） 緊急事態応急対策 （原子力災害対策特別措置法） or or 指定行政機関等が 保有・調達する車両 指定行政機関等と災害時の 協定・契約を締結した 企業・団体等の車両 or 東京都内に使用の 本拠を有する車両 上記内容を確認し、標章と証明書を交付する手続き＝緊急通行車両確認手続き に 従事する 車両 見本
3. 3 kintoneアプリ導入の背景 令和５年度 災害対策基本法施行令等が改正 ⇒ 災害発生前に、緊急通行車両の標章・確認証明書の交付を受けることが可能に １ 災害対策基本法施行令等の改正 災害前 事前届出書 事前 届出済証 災害時 確認申請書 事前 届出済証 旧制度 新制度 災害前 災害時 確認 申請 書 • 事前交付を希望する、都の協定事業者等の確認申出が大量に発生 • 標章・証明書には有効期限が新設されたため、期限更新作業が将来継続的に発生 ⇒ この状況に対処するため、デジタルツールを活用し、事務の効率化を実現 ２ 制度改正に伴い発生した課題 証明書 証明書 見本 見本 見本 見本
4. 4 kintoneアプリを活用した手続きの流れ 各局 財務局 【全局の共有スペース】 アプリ：緊急通行車両確認申出フォーム 申出書フォームに 車両情報等を入力 内容確認後、 証明書アプリに 必要事項を転記 ・証明書（内閣府令様式） ・緊急通行車両確認標章 を作成 各局一般ユーザ 提出 財務局（アプリ管理者） プラグイン機能により 必要に応じて様式出力 転記 【財務局スペース】 アプリ：緊急通行車両確認 証明書発行アプリ 証明書としての必要事項を 入力 （交付番号、有効期限等） プラグイン機能により様式出力 申出書（内閣府令 様式）のデータを 保管 各局へ送付 見本 見本
5. 5 kintoneアプリを活用した証明書データの管理 kintone ・車両ナンバー ・緊急通行車両の用途 ・車両の使用者 など 入力 kintone Excel出力プラグイン • 決裁用の様式データを即時に作成 • 証明書番号も自動採番で一元管理 練馬◦◦あ１２３４ 23-0013010000 令和7年3月31日 差し込み印刷も可能 完成！ 集計 分析 見本 見本
6. 6 kintoneアプリ導入後の状況 １ 成果 柔軟性 スピード 効率 ・証明書の採番や発行実績の集計など、手作業では煩雑なプロセスをkintoneで自動化 ・クラウド上で作業可能となったため、テレワーク職員と連携した共同作業を実現 ・主務省令で定められた様式をワンクリックで出力 ・令和５年９月～令和６年５月まで（９か月分）2,200件以上の標章・証明書を発行 ・令和２～４年度３か年の平均実績（12か月分）約900件と比較すると、 ３倍以上のペースでの処理迅速化を実現 ・令和５年５月の政令改正から９月の制度開始までの短期間で処理方法改善を実現 ・テスト環境やアンケートフォームを設置し、利用ユーザからの意見も適時反映可能 ２ 今後の展望 継続的な 機能改善 ローコードツールの柔軟性を活かし、いっそう活用しやすいツールへ改善 Ex.アプリ導入当初は手作業で作成していた標章の様式出力機能の追加 能登地震でも大活躍！！