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220325_業務棚卸後の流れ 業務手順の整理からRPA開発・運用まで シイエム・シイ

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2. 業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM” 立ち上げメンバー。KAIZEN FARM事業を通じて自 治体や企業を対象とした、業務見える化伴走支援・ 業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関 連セミナー講師など、業務改革を軸としたあらゆる支 援を実施しています。 株式会社シイエム・シイ 経営企画部 KAIZEN FARM事業推進室 竹内あゆ美 Twitter:@bamboo_gaga
3. 株式会社シイエム・シイ 総務部 RPA推進室 上原幸司 業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM” 立ち上げメンバー。KAIZEN FARM事業を通じて自 治体や企業を対象とした、業務見える化伴走支援・ 業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関 連セミナー講師など、業務改革を軸としたあらゆる支 援を実施しています。
4. ※2021年9月30日現在 ▶社名 株式会社 シイエム・シイ ▶設立 1962年５月 ▶住所 名古屋市中区平和１-１-19 ▶代表者 代表取締役社長 佐々 幸恭 ▶資本金 6億5,761万円 ▶従業員数 441名（単体）/934名 (連結) ▶グループ会社・拠点 19社（国内9社、海外10社） 31拠点（国内16拠点、海外15拠点） 会社概要
5. 1962 1970 2000 2010 2020 人財教育： 従業員への教育 販売戦略： 消費者への 認知向上 コトづくり (体験・体感) マニュアル制作（モノづくり）＆ お客さま企業の 戦略支援（コトづくり）へ 技術マニュアル お客さま企業の 技術情報を扱う 信頼の歴史 印刷 モノづくり (制作) マイクロ フィルム マニュアル制作 印刷 モビリティ 製造業 サービス業 顧客 業務標準： カンコツ・技能の棚卸し 沿革
6. 1962 1970 2000 2010 人財教育： 従業員への教育 販売戦略： 消費者への 認知向上 コトづくり (体験・体感) マニュアル制作（モノづくり）＆ お客さま企業の 戦略支援（コトづくり）へ 技術マニュアル お客さま企業の 技術情報を扱う 信頼の歴史 印刷 モノづくり (制作) マイクロ フィルム 印刷 モビリティ 製造業 サービス業 顧客 業務標準： カンコツ・技能の棚卸し マニュアル制作 2020 沿革
7. Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 業務改善の 進め方共有 業務改善の 必要性共有 共有 業務改善フロー 対象業務の 可視化 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 業務標準化
8. Plan Do Check Action 評価・検証 改善 対象業務の 分析 （業務分析） 業務改革の 進め方共有 業務改革の 必要性共有 共有 業務改善フロー 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 今日はここにフォーカス！ ＞＞＞ 対象業務の 整理・分析 業務改善 DX導入 対象業務の 可視化 前半 後半 前回の内容はコチラ↓をご視聴ください
9. 今日学べること 業務を可視化した後の 業務整理のポイントが分かる！ RPA開発・運用の方法が分かる！ シイエム・シイ ベテランエンジニア のやり方紹介！
10. 本日の題材となる業務 月末の勤怠管理業務
11. 課題 勤怠登録のミスによる 修正問合せが月末に殺到 By 総務担当 出勤・退勤時の打刻 出退勤申請 日報登録
12. まずは、業務フローを棚卸し 別画面でおみせします！ クラウド型 業務改善 支援ツール 一気通貫 サポート ご利用 無料
13. 業務棚卸しの方法についてはコチラ↓をご視聴ください まずは、業務フローを棚卸し
14. まずは、業務フローを棚卸し 既存フロー 大分類 中分類 1入力 (現場) 1出退勤時の打刻 2出退勤申請 3日報登録 2申請内容承認 (現場マネージャー) 1確認 2承認 3チェック (現場マネージャー) 1実績勤怠との差異チェック 2未入力・未申請等の エラー通知 3月の就業全体での エラー確認 4結果の送付 4勤怠データ締め処理 (総務担当) 1就業システム エラーチェック 2就業システム締処理 5勤怠データ取り込み (総務担当) 1勤怠データ取込 2給与計算実行前準備 3給与計算 3点作業があ るので毎日の 勤怠登録が大 変 →RPA化？ →RPA化？ →RPA化？ 難易度 所要 時間 使用する ツール 課題 毎月のチェック を室員分おこ なうのが手間 エラー処理が 大変 低 低 低 多 多 多 PC PC PC
15. まずは、業務フローを棚卸し 既存フロー 大分類 中分類 1入力 (現場) 1出退勤時の打刻 2出退勤申請 3日報登録 2申請内容承認 (現場マネージャー) 1確認 2承認 3チェック (現場マネージャー) 1実績勤怠との差異チェック 2未入力・未申請等の エラー通知 3月の就業全体での エラー確認 4結果の送付 4勤怠データ締め処理 (総務担当) 1就業システム エラーチェック 2就業システム締処理 5勤怠データ取り込み (総務担当) 1勤怠データ取込 2給与計算実行前準備 3給与計算 3点作業があ るので毎日の 勤怠登録が大 変 →RPA化？ →RPA化？ →RPA化？ 難易度 所要 時間 使用する ツール 課題 毎月のチェック を室員分おこ なうのが手間 エラーがでてし まうと次に進め ない。 低 低 低 多 多 多 PC PC PC 手順を見直そう！
16. 手順を見直そう！ 無駄な手順の見つけ方(例) 同じ業務でも 他の人がやってないこと 情報の受け渡しが 多い 作業の目的を 担当者が理解していない これはなぜ やってる？ えーっと… ① ② ③ ④ Aさん Bさん やらなくても いい手順？ 総務 人事
17. 全体の約50％ RPA化できる！！ 大分類 中分類 1入力 (現場) 1出退勤時の打刻 2出退勤申請 3日報登録 2申請内容承認 (現場マネージャー) 1確認 2承認 3チェック (現場マネージャー) 1実績勤怠との差異チェック 2未入力・未申請等のエラー通知 3月の就業全体でのエラー確認 4結果の送付 4勤怠データ締め処理 (総務担当) 1就業システム エラーチェック 2就業システム締処理 5勤怠データ取り込み (総務担当) 1勤怠データ取込 2給与計算実行前準備 3給与計算 理想の業務フローをつくる 理想フロー RPA化以前に不要な手順！
18. 現実をみる 後工程にも効果のある ココを RPA化しよう。 大分類 中分類 1入力 (現場) 1出退勤時の打刻 2出退勤申請 3日報登録 2申請内容承認 (現場マネージャー) 1確認 2承認 3チェック (現場マネージャー) 1実績勤怠との差異チェック 2未入力・未申請等のエラー通知 3月の就業全体でのエラー確認 4結果の送付 4勤怠データ締め処理 (総務担当) 1就業システム エラーチェック 2就業システム締処理 5勤怠データ取り込み (総務担当) 1勤怠データ取込 2給与計算実行前準備 3給与計算 実際のフロー
19. 業務整理時のポイント！  まずは現状業務の流れを可視化 (業務手順の棚卸し)をする  点ではなく、線・もしくは面で考える (後工程のうれしさ等も加味した上でフロー 改良/RPA化を考える)  「こうあるべき」をできる/できないなしに考える  その上で「できるところから」はじめる
20. KAIZEN FARMで小さな成功体験を。 ご利用無料 アカウント登録 資料 ダウンロード
21. RPA 簡易分析 瞬時にマニュアル化 (有料プラン) 可視化の次につながる。 エクセル 出力 KAIZEN FARM アカウント登録QR→
22. 対象業務の 可視化 Plan Do Check Action 評価・検証 改善 業務改革の 進め方共有 業務改革の 必要性共有 共有 業務改善フロー 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 今日はここにフォーカス！ ＞＞＞ 業務改善 DX導入 後半 対象業務の 整理・分析 前半 済
23. RPA開発・運用体制 体制@CMC RPA導入・運用ガイドライン ＆ルールブック 別画面でおみせします！ … RPA推進室 （事務局） 各部門 開発メ ンバー 内部監査室 システム管理 室 【全体推進】 【内部統制管理】 【インフラ管理】 外販活動 ［役割］ •全社IT統制管理、統制管 理に関する情報発信、監視・ 指導 ［役割］ •ロボット稼働のためのインフラ（サーバー・ ネットワーク等）整備、保守管理 ［役割］ •全体推進管理 •社内推進におけるインターフェイス •ライセンス管理、ロボット稼働管理 •社内導入サポート ・社内教育活動企画運営 ・業務標準化活動支援 ・ロボット開発、相談窓口 ISP事務局 【情報セキュリティ管理】 ［役割］ •情報セキュリティ/個人 情報保護に向けた規程 策定、監査、教育 現場推進担当 各部門 開発メ ンバー 現場推進担当 各部門 開発メ ンバー 現場推進担当 ［役割］ •各組織での企画・開発・運用に関わる一連プロセス管理 •全社情報共有会への参加 •ロボット開発・運用メンバーへの情報共有、教育 ツール@CMC
24. RPA開発・運用フロー 1.対象業務の選定 2.選定業務の事務局連絡 3.登録ID発行 4. 開発方針・計画の事務局共有 5. ロボット開発 6.検証テスト 7.テスト結果の部門共有 8. 設計仕様書の事務局共有 9.リリース … RPA推進室 （事務局） 各部門 開発メンバー 【全体推進】 現場推進担当 各部門 開発メンバー 現場推進担当 各部門 開発メンバー 現場推進担当 体制@CMC
25. ４．開発方針・計画の事務局共有 POINT  取り組み方を規程せず、あくまで「ガイドライン」  仕様書は厳格とせず、必要最小限 別画面でおみせします！ ★「基本情報仕様書」による取り組み共有
26. ー上原のつぶやきー 担当の声( ´ ； ω ； ` )ｳｩｩ 「実務が忙しくてできない。」 RPAの取り組みも「実務」である との認識を上司と再認識 POINT  開発者は「開発時間」を創出できない  上司のリソース調整力が取組みを支える  そもそも「会社で取組むこと」は業務である
27. ５．ロボット開発 個別の相談窓口を 設置 事務局メンバーによる セミナーの実施 Teamsを使用した 社内問合せ POINT  身に着ける機会・手段の創出  個別全体でなく、少数負担で全体進捗
28. ー上原のつぶやきー ロボット開発で心掛けていること “共通化”ロボットの開発 POINT  開発要件をできるだけ俯瞰して  「流用」より「共通」  開発負担より業務標準化に負担を掛ける
29. ８．設計仕様書の事務局共有 ★各種書類よる共有 基本情報 仕様書 業務フロー ステップ 仕様書 その他 • ローカル環境仕様 • ソフト・システム連携仕様 • 変数一覧 • テスト仕様書 POINT  明確化した「仕様・手順」の継承の仕組み化  将来の担当者・将来の業務の安定化
30. ご紹介
31. Plan Do Check Action 評価・検証 改善 対象業務の 分析 （業務分析） 業務改革の 進め方共有 業務改革の 必要性共有 共有 まとめ 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 今日はここにフォーカス！ ＞＞＞ 対象業務の 整理・分析 業務改善 DX導入 対象業務の 可視化 前回の内容はコチラ↓をご視聴ください