議事録の書き方：ビジネス系本部共同研修2024

サイボウズで2024年に実施したビジネス系本部共同研修の資料です。
テーマは「議事録の書き方」です。

ビジネス系本部共同研修の詳細は、サイボウズ採用サイトのページをご覧ください。
https://cybozu.co.jp/recruit/workplace/business-onboarding/

Transcript

1. 議事録の書き方講座 ビジネス系本部共同研修 講師：マーケティング本部 大桃あゆす 2024年5月作成
2. コンセプト ▌だれが ビジネス系本部2024新卒メンバーが ▌なにを 議事録作成の基本のポイントを実践してみよう！ ▌ゴール 今日の講義で学んだことを用いて議事録作成ができる
3. アジェンダ ▌ 議事録を書く目的 ▌ 社内の議事録を見てみよう ▌ 議事録のタイプ ▌ 議事録の基本項目 ▌ 議事録の書き方の基本ポイント ◼ 構造化する ◼ 階層化する ◼ 誰が読んでも伝わる言葉にする ▌ 実践ワーク 「実際に議事録をとってみよう」
4. 議事録はなぜ必要？
5. 議事録を書く目的 ▌参加者の意思確認と合意 ◼人によって理解が違ったり、聞き逃したりしている可能性もある ◼話した内容、決定事項、ネクストアクションなどの合意の確認 ▌上司やチームへの共有 ◼会議に参加しなかった人でも分かるように書く必要がある ▌備忘録・社内記録 ◼言った、言わない問題を防ぐ ◼人は忘れる生き物
6. 社内の議事録を見てみよう ▌経営会議議事録 ▌マーケキャリア支援会議議事録 ▌kintoneCSリーダー定例 ▌Garoon・kintone事例取材
7. 議事録を見て 何か気づいたことはあった？
8. 議事録のタイプ タイプ 向いているシーン 文字起こし タイプ （発言録） • 参加していない人にも、会議の内容を細かく伝えたいとき • 誰が何を話したか、きちんと残したいとき 要点まとめ タイプ • 参加者内で、会議の内容を記録しておきたいとき • 議事録を作成する人も、しっかり議論にも参加しながら、少な いコストで記録を残したいとき
9. 基本項目 ⚫ 日時 ⚫ 場所（社外の人の会議で書くケースも） ⚫ 会議のタイトル ⚫ 会議の目的やアジェンダ ⚫ 会議の参加者（社外の人はなるべくフルネーム、役職を書く） ⚫ 決定事項、未決定事項（要検討事項などがあればそれも含めて） ⚫ ネクストアクション（だれが、なにを、なんのために、どうやって、いつまでに） ⚫ 議論内容
10. 議事録の基本ポイント 1. 構造化する 2. 階層化する 3. 誰が読んでも伝わる言葉にする
11. １．構造化する
12. 基本ポイント：構造化する ▌話された通りの順番で書くのではなく、頭の中で整理し、構造化し、結 論と背景などが伝わりやすいように書く ▌どのようにカテゴリ分けするのか、どんな順番で書くのかが、議事録作 成者の腕のみせどころ！
13. 2．階層化する
14. 基本ポイント：階層化する ▌カテゴリごとに２～３階層に分けて書く ▌各階層に何を書くかを統一する ▌階層ごとにインデントを使って見やすく！ ▌1つの議事録の中で階層化のルールは統一する ⚫ XXX ⚫ XXX ⚫ XXX ⚫ XXX ⚫ XXX
15. 階層化のルールは統一 ⚫ 日時 ⚫ 会議タイトル ⚫ 参加者 ⚫ 会議の目的 ⚫ 決定事項 ⚫ XXX ⚫ 理由、背景 ⚫ 議論内容 ⚫ 議題Aについて ⚫ 議論・意見① ⚫ 議論・意見② ⚫ 議題Bについて ⚫ 議論・意見① OK例 ⚫ 日時 ⚫ 会議タイトル ⚫ 参加者 ⚫ 会議の目的 ⚫ 議論内容 ⚫ 議題Aについて ⚫ 議論・意見① ⚫ 結論 ⚫ 議題Bについて ⚫ 議論・意見① →議論・意見② ⚫ 決定事項、ネクストアクション NG例
16. 3．誰が読んでも伝わる言葉にする
17. 基本ポイント：誰が読んでも伝わる言葉にする ▌主語・述語・目的語（誰が、誰に、いつ、何を）を補う ▌指示語は使わない ▌一意の言葉に言い換える ◼例）とる→受注する、リードを獲得する、文字を削除する ▌略語は正式な言葉で（必要に応じて） ▌簡潔に書く
18. 基本ポイント：誰が読んでも伝わる言葉にする 4/30 •決定事項 ・前回の定例で出たあの検討事項は無し ・Biz共のコンテンツ内容は次回の定例で引き続き検討 ・研修日程はあのままでいく •議論内容 ・IT Weekの見学についてマネージャーから出た意見としては、「目的を しっかり決めていてそれに合っていればやってもいい」と言っていたので、とり あえず行くのはOK。目的を改めて考えてそれでOKならそれでいく ・もしくはとってしまう どの検討事項？ Biz共ってなに？ どのまま？「いく」とは？ 長いしよく分からん 「とる」とは？何を？
19. ちょっと余談ですが・・・ 文書作成の基本は、 「解」 「動」 「早」 ▌解：解ってもらう ▌動：行動してもらう ▌早：できるだけ早く行動してもらう https://www.amazon.co.jp/dp/4904256050 おすすめの本
20. 積極的に議事録をとろう！ なぜなら・・・
21. 議事録は勉強になる！ ▌会議内容を構造的に理解できるようになる ▌会議中にわからなかったことを、質問するきっかけになる ◼ 業務理解、先輩たちの思考の理解が進む ▌ネクストアクションを書くことで、誰がいつまでに何をするのか確認する習慣 がつく ◼ 仕事の多くは、タスクの洗い出し、割り振り、進行、スケジュール管理 の繰り返し。この習慣ができれば、仕事が進みやすくなる
22. 議事録をとってみよう！ ▌ワーク① 今から会議音声のサンプルを流すので、議事録をとってください ▌ワーク② もう1つ会議音声を流すので、議事録をとってください
23. こんな時は・・・ ▌どういうスタイルで書くか迷う・・・ その会議の過去議事録を見てみたり、先輩に聞いてみよう！ ▌これって公開していい内容なの？ 非公開にすべき内容もあるので、迷ったら会議参加者に聞いてみよう！
24. 参考情報 ▌議事録の基礎が学べるnote｜あの"パワハラ会議”の議事録を書いてみた https://note.com/choconejito/n/n74d5da74fba7 ▌わかりやすい議事録の書き方とは？フォーマット・テンプレートとコツを紹介 https://prtimes.jp/magazine/minutes/ ▌ 議事録の書き方・例文集 https://www.kashikaigishitsu.net/contents/001/page2.html