Upgrade to Pro — share decks privately, control downloads, hide ads and more …

Digital arbetsmiljö – hur kan vi göra den bättre?

Digital arbetsmiljö – hur kan vi göra den bättre?

Presentation för HR-nätverken i Göteborg och Stockholm, 9 mars 2021.

61ef1a66bfeee0f3c4ea32c451448cfe?s=128

Jonas Söderström
PRO

March 09, 2021
Tweet

Transcript

  1. Digital arbetsmiljö: hur kan vi göra den bättre? Jonas Söderström

    HR Gbg & HR Sthlm • 9 mars 2021
  2. Hej! Kul att ha 
 er här! • Digital arbetsmiljö

    
 för runt 20 år sedan • Digitala lösningar sedan 1980 • ”UX-strateg” • Konsult, 
 Black Lizzy • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Axfood • Prevent • Sunt Arbetsliv • Lärarförbundet • SIF • CAB • SL • Unionen • IFSW
  3. 1. Vad är digital arbetsmiljö? 2. Vilka är problemen? 3.

    Lagen 4. Förebygga 5. Hitta problem 6. Finna lösningar
  4. Digital arbetsmiljö under pandemin

  5. Digital arbetsmiljö Distans- arbete Video- möten Verksamhets- system Kalendrar Mejl

    Databaser Tidrapportering Smart- phones Laptop Rätta skrivningar Läsa PM hemma Telefon- konferenser Intranät Webb
  6. Digital arbetsmiljö under pandemin ”jobba i molnet”

  7. …i praktiken kanske mer så här.

  8. Vi jobbar mer Arbetsdagen 0,5–2 timmar längre 13 % fler

    möten National Bureau of Economic Research 2020 3,1 miljoner 21000
  9. • Data från ”miljoner” användare av Atlassians produkter

  10. Sverige: +12 min tidigare +13 min senare

  11. Användare av Microsoft Teams, jan – aug 2020 6156 Ökad

    tid i Teams Ökad utbrändhet
  12. Användare av Microsoft Teams, jan – aug 2020 6156

  13. Men blir det mer resultat?

  14. Atlassian/Paper Giant: Reworking Work –Understanding The Rise of Work Anywhere

    Global research into the impacts of COVID-19 on the nature of work and collaboration 5000
  15. • ”Innovation drought” –the lack of chance hallway encounters and

    watercooler discussions … the organic encounters of others’ work, once pinned to walls or left on desks, which made work in progress open to comment, and improvement. • ”It’s hard for people to know you’re doing great work when it seems so invisible” • Everyone is ‘managing more’: People working remotely are reporting a higher ‘coordination cost’ in their work, and they’re working longer to compensate. • 33% säger att mer tid går åt till att rapportera till chefer eller kunder
  16. Oväntad fördel för kvinnor • Women feel liberated from the

    ‘status game’ • There are fewer ways to communicate status or dominance 
 in a digital world, and women are enjoying the change • ”There are fewer ways to demonstrate your status or dominance in the digital office. … When everyone appears equally as a tile on the screen, it tends to level the playing field. • Plus, talking over each other is more disruptive on video calls than it is in person, so we’re getting better at waiting for others to finish before we speak. Suddenly, it’s far less easy for the loudest, most senior, or most assertive personality in the room (which are often men) to dominate the discussion.
  17. Fler möten, kortare tid emellan? • ”Transportsträckor” – även inom

    kontoret – är en fysisk manifestation av en mental omställning, en ”context switch”. • Nu ligger möten direkt på varandra, 
 och man är kvar i samma miljö. 
 Svårare att fokusera om.
  18. Restid är inte bara restid “Commutes provide blocks of uninterrupted

    time 
 for mentally transitioning to and from work, 
 an important aspect of wellbeing and productivity. People will say, ‘I’m happy I don’t have to 
 commute anymore. I’m saving time.’ But without a routine for ramping up for work 
 and then winding down, we’re emotionally exhausted 
 at the end of the day.” Shamsi Iqbal, principal researcher, 
 Microsoft Research
  19. Trivs vi? Det är uppenbart olika. Några slides från ett

    grupparbete av mina studenter på Changemaker Educations YH-utbildning TACK till Amanda AA, Amanda N, Bea, Douglas, Henrik, Love!
  20. None
  21. None
  22. Mer kontroll eller mer tillit?

  23. ”Sinking cost for communication means managment will control more of

    the details” ≈ 1000 8 countries, 2010 Raffaella Sadun: How IT Shapes Top-Down and Bottom-Up Decision Making. HBS, 2010
  24. ”Micromanaging executives find themselves making all the decisions and constantly

    sending mandates down the corporate ladder. (…) The CEO can monitor constantly what this person is doing and just give orders, rather than rely on the judgment of those below.” Raffaella Sadun: ” How IT Shapes Top-Down and Bottom-Up Decision Making”
  25. IT command & control +

  26. Har arbetsgivaren ansvar 
 för hemmakontoret? • Ewa Krynicka Storskog,

    handläggare på Arbetsmiljöverket, […] poängterar att det finns andra föreskrifter än Arbetsplatsens utformning, till exempel Arbetsmiljöverkets föreskrifter om belastningsergonomi, och föreskrifter om arbete vid bildskärm som gäller vid hemarbete. • – Arbetsmiljölagen säger att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön även när de anställda arbetar hemifrån och ska göra allt som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Dagens Nyheter 13 okt 2020
  27. Digital arbetsmiljö har blivit 
 allt viktigare! … och arbetsgivaren

    har 
 ett definitivt ansvar!
  28. Vad är?

  29. Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs

    av digitala system Digital arbetsmiljö:
  30. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö

  31. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor 


    & uppgift Teknisk
 kvalitet:
 stabilitet, kapacitet
  32. God digital arbetsmiljö God användbarhet:
 enkelt, intuitivt, 
 konsekvent, 


    lätt att hitta rätt, 
 svårt att göra fel, 
 bra utbildning 
 och införande Fungerande teknik: stabilt, 
 inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons
 Nytta för arbetet: flexibilitet, enklare administration, 
 fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Teknisk
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet 

  33. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk,

    långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet:
 orimligt många klick, 
 svårt att hitta, 
 lätt att göra fel, 
 svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på flexibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet
  34. Dålig
 design Ineffektivitet,
 trippeljobb Dålig digital arbetsmiljö Tekniska
 problem, 


    förseningar
  35. ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning,
 utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande

    och utbildning), 
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
  36. Problemen: 
 Fyra pusselbitar

  37. Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress

  38. Emotionell belastning Etisk stress Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav)

  39. Krav – Kontroll

  40. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Stress
  41. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress
  42. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress”
  43. Skyddsombudet Silvana Vretovska
 Kommunalarbetaren 20 dec 2018

  44. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar
  45. None
  46. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Detalj-
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
  47. None
  48. Ökad detaljkontroll

  49. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer Detalj-
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
  50. Får inte vara med 
 och påverka digitala förändringar Unionen,

    Vision, ST 2015–2017
  51. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Stress Nya nivåer 
 av krav 
 pga 
 kognitiva belastningar
  52. 1. Drakoniska lösenordsbyten Ökade kognitiva krav

  53. ”Password expired”

  54. 21 system Lösenordsuppdateringar med olika intervall (3, 4, 5 vecka)

  55. ≈ 270 lösenords- uppdateringar per år Ø var 4e vecka

    ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
  56. • A password should consist of at least six characters,

    and should include at least one of the following: • At least one capital letter (A – Z) • At least one small letter (a – z) • At least one digit (0 -9) • Should not contain "special characters" such as %, for example • A password may not be the same as a user name, or consist of part of a user name. • A password may not be associated with personal information such as, e.g. a name, personal identity number, telephone number, etc. • A password may not be a combination of digits, a word or a common combination of words that can be found in a dictionary or used in everyday language, regardless of language. • A password must be changed every ninetieth day and may not be the same as one used previously. • A password should not be noted down. If noted, the password should be treated as a document of value.
  57. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, 
 dåligt utformad

    Ökade kognitiva krav
  58. Skolans budget överskreds 
 med tiotals miljoner kr

  59. ”Hur kan jag vara 
 så blåst? Vad är det

    
 som jag inte förstår?!?”
  60. Beställning Somaliska Thailändska Tigrinja 90 60 90 OK

  61. Beräkna kostnad Somaliska Thailändska Tigrinja 90 60 90 h OK

  62. Beräkna kostnad Somaliska Thailändska Tigrinja 1,5 1 1,5 h

  63. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3.

    Ständiga larm och notifieringar Ökade kognitiva krav
  64. 66 sängar med hjärtmonitor: 187 larm per säng och dag

    Totalt ≈15000 larm per dag 381 560 larm per månad från ett system Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
  65. Totalt, inklusive larm 
 per sms och med ljus: 2

    507 822 unika larm per månad. Den överväldigande delen falska. Drew, B et al: Insights into the Problem of Alarm Fatigue with Physiologic Monitor Devices. (Oct 2014) Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
  66. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3.

    Ständiga larm och notifieringar 4. Integration – i användarens huvud Ökade kognitiva krav
  67. LÄSA SKRIVA ”AB 113” ”402333”

  68. LÄSA SKRIVA

  69. 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3.

    Ständiga larm 4. Integration – i användarens huvud 5. Olika sätt att interagera Ökade kognitiva krav
  70. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system

  71. None
  72. Systemen är olika 04.12.20 04-12-20 2020-04-11 12.04,20 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237

    195903211237
  73. Etisk stress Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Frustration

  74. ”Det är jobbigt 
 att behöva arbeta 
 med system

    som får en att känna sig dum” 

  75. ”Det är inget på det här jobbet som har fått

    mig att gråta – utom [x-system]. 
 Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta 
 kreativa lösningar för att 
 kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
  76. Du har problem med lösenordsbytet?
 Jag bryr mig inte.

  77. Emotionell belastning Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Etisk stress ”Samvetsstress”

  78. None
  79. Betygsättning

  80. None
  81. Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress

  82. Lagen

  83. Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte

    utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
  84. Maskiner, redskap och andra 
 tekniska anordningar skall vara så

    beskaffade och placerade och brukas på sådant sätt, 
 att betryggande säkerhet ges mot ohälsa 
 och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
  85. För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om

    att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9
  86. Programvara och system skall vara 
 lämpligt utformade med hänsyn

    till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
  87. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen 
 av

    sin egen arbetssituation 
 samt i förändrings- och utvecklingsarbete 
 som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
  88. Förebygga

  89. Riskbedömning 
 inför förändringar 
 av arbetsmiljö (8§ SAM)

  90. Prevent:
 ”Inför rätt IT” www.prevent.se/it/

  91. None
  92. None
  93. None
  94. Åtta checklistor Bland annat: • Ledningens ansvar • Nulägesanalys och

    förstudie • Målbilder och mål • Kravställning • Införande
  95. Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester 
 med

    riktiga användare 
 i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
  96. Är det tydligt vilka arbetsuppgifter som systemet ska hjälpa till

    att lösa?
  97. Nej Ansvar och tid Åtgärd

  98. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016

  99. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag

    såg ut, 
 och företaget byggde appen efter våra behov”
  100. Vårdfokus, 6 sep 2017

  101. Foto: Jenny Leyman/Vårdfokus +8%

  102. None
  103. Breakout rooms 1. Har ni gjort någon riskbedömning vid införande

    av nya digitala system? 2. Vilka skulle ni kunna engagera i ett sådant uppdrag?
  104. Hitta problem

  105. Gör digitala arbetsmiljöronder (”IT-rond”, ”digital skyddsrond” …) Bild: Karin Båtelson,

    överläkare SU
  106. Bild: Karin Båtelson, överläkare SU Verksamhetschef Skyddsombud Medarbetare Systemleverantör

  107. Låt det digitala vara en del 
 av det samlade

    arbetsmiljöarbetet • Ingen särskild, separat organisation eller process för digital arbetsmiljö
  108. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1)

  109. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp Undersök

  110. Du behöver inte 
 vara it-expert Slworking / Flickr under

    cc-licens
  111. Utmaningar: • 25 år att ta ifatt • Inget tydligt

    tradition eller konsensus Användarna har fel kompetens! Vi fixar det 
 i nästa version! Det går inte 
 att ändra! Bakåtsträvare!
  112. Samla rätt personer Arbetsmiljö- ombud Verksamhets- representant(er) Chef / ledning

    IT-kontakt HR samsyn
  113. Bestäm hur ni börjar • Översikt av den digitala arbetsmiljön

    • Inventering av system och tjänster • Vilka system har vi, vilka har problem, vilka ska vi börja med? • Expertgranskning • Undersök arbetet: ”Skuggning” av medarbetare, 
 mät förlorad tid, etc • Undersöka system: Mät antal klick, antal dialogrutor
  114. Digi-ronden 
 SuntArbetsliv https://digironden.suntarbetsliv.se/

  115. None
  116. None
  117. None
  118. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter utveckling, upphandling, HR (införande och utbildning),

    
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetsutvecklare, digitala strateger Design, använd- barhet Inverkan 
 på arbetet En praktisk indelning
  119. Tre områden 
 för digital arbetsmiljörond FEM

  120. Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter

    2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan flera system
  121. •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt

    •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
  122. None
  123. 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid

    innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, 
 krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
  124. 3.
 Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, 
 IT-support •

    Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning 
 på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
  125. ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it,

    digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4.
 Inverkan på arbetet ”Vi drunknar 
 i styrsystem”
  126. 5.
 Kopplingar mellan flera system • Svåraste problemen att lösa

    • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
  127. Hur kan man lösa problemen? ?

  128. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa

    och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
  129. 5. Byta system • Stort verksamhetssystem – lång process •

    Litet system – gratistjänster? Open source? • Om man byter system: bevaka era nyckelkrav, 
 inte bara problemen! • ”Att registrera en faktura 
 får inte ta mer än 8 klick.”
  130. 4. Ändra och anpassa • Förändra funktioner • Förändra design

    • Svårt med kommersiellt inköpta program … • … men många kan konfigureras och anpassas • Billigast vid beställning / utveckling • Förändringar kräver goda skäl – verksamhet och arbetsmiljö
  131. Mät efter ändringar Före ”Systemet hjälper mig att göra analys”

  132. Mät efter ändringar Efter ”Systemet hjälper mig att göra analys”

  133. 3. Förbättringar ”under huven” • ”Systemet är trögt” • Uppgradera

    nätverk, servrar • Fler licenser • Högre kapacitet
  134. 2. Ändra verksamheten • Ge mer tid till uppgift X

    • Ta bort uppgift Y – ge till andra • Rensa bort administration • Skapa policies
  135. 2. Ändra verksamheten • Ansvariga är 
 ofta ledningar •

    Är det fråga om ”onödiga och oönskade arbetsuppgifter”? • Hur mycket tid 
 tar inloggningar, lösenordsbyten, etc? Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
  136. 1. Utbildning, införande, stöd • Utbildning/coachning på plats • Repetionsutbildning

    • Ökad support • Support måste finnas nära till hands
 för verksamhetskritiska system • Support måste förstå verksamheten
  137. ”Krångligare, långsammare, sämre” tid prestation ”Jävla skitsystem!” ”Det är mig


    det är fel på.” ”Enklare, snabbare, lättare” }
  138. Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras

    bort •Måste vara på system som verkligen ska användas
  139. None
  140. None
  141. Checklistan kan fritt 
 laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/

  142. Summering

  143. Använd SAM! Ställ krav med ”Inför rätt IT”! Testa Digi-ronden!

  144. javlaskitsystem.se

  145. None
  146. Spellista BlindHen

  147. jonassoderstromkornet

  148. Foto: Lars Lundqvist Mejl: jonas.soderstrom@blacklizzy.se Webb: javlaskitsystem.se Speakerdeck: jonas_blind_hen Tack!