Digital arbetsmiljö – Vad kan vi göra?

Digital arbetsmiljö – Vad kan vi göra?

Presentation för Visions nätverksträff för administratörer i Stockholm.

61ef1a66bfeee0f3c4ea32c451448cfe?s=128

Jonas Söderström

December 05, 2019
Tweet

Transcript

  1. Digital arbetsmiljö Vad kan vi göra? Jonas Söderström Vision •

    Stockholm • 5 dec 2019
  2. Vad är digital arbetsmiljö? Vilka är problemen? Lagen Förebygga Hitta

    problem Finna lösningar
  3. ( )

  4. Offentlig sektor är inte värre. Men den är offentlig.

  5. Välkommen till jobbet!

  6. None
  7. None
  8. None
  9. None
  10. Eftersom mitt passerkort gick sönder häromdagen behöver jag ordna 


    ett reservkort – en tidskrävande process där jag måste komma in på min lediga tid för att se till att det blir fixat innan nattens pass startar. Mina gamla behörigheter saknas på reservkortet, bland annat har tillgången till operationsprogrammet på datorn gått förlorad. (…) 
 Jag suckar men tänker att det får lösa sig – det gick att operera innan vi betalade för dyra operationsprogram och det borde gå även i natt. Jag går ner till omklädningsrummet för att hämta ut mina arbetskläder. Arbetskläderna är inlåsta i ett robotiserat skåp som mäter och kontrollerar mina uttag. Även hit har jag förlorat min behörighet. Jag ringer it-supporten. Tyvärr är [arbetsklädesföretaget] obemannat kvällstid, men som tur är hittar jag några engångskläder i ett skrymsle. Dagens Medicin 2 okt 2019 ’ ’Darius Barimanis, ST-läkare i kirurgi på Nya Karolinska
  11. Bra feedback?

  12. Är jag inne eller ute?

  13. Vad är?

  14. Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs

    av digitala system Digital arbetsmiljö:
  15. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö

  16. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor 


    & uppgift Teknisk
 kvalitet:
 stabilitet, kapacitet
  17. God digital arbetsmiljö God användbarhet:
 enkelt, intuitivt, 
 konsekvent, 


    lätt att hitta rätt, 
 svårt att göra fel, 
 bra utbildning 
 och införande Fungerande teknik: stabilt, 
 inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons
 Nytta för arbetet: flexibilitet, enklare administration, 
 fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Teknisk
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet 

  18. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk,

    långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet:
 orimligt många klick, 
 svårt att hitta, 
 lätt att göra fel, 
 svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på flexibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk
 kvalitet: 
 stabilitet, 
 kapacitet
  19. Dålig digital arbetsmiljö Anpassat till 
 människor 
 & uppgift

    Inverkan på själva arbetet Teknisk
 kvalitet:
 kapacitet, 
 stabilitet
  20. ”it-strul”

  21. ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning,
 utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande

    och utbildning), 
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet fler datorer, plattor
  22. Hur vi påverkas: 
 Fyra pusselbitar

  23. Kontroll-
 förlust Ökade krav (kognitiva) Emotionell belastning Etisk stress

  24. Emotionell belastning Etisk stress Kontroll-
 förlust Ökade krav (kognitiva)

  25. Krav – Kontroll

  26. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress
  27. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress”
  28. Skyddsombudet Silvana Vretovska
 Kommunalarbetaren 20 dec 2018

  29. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar
  30. None
  31. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Detalj-
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
  32. None
  33. Kontrollförluster Mikro
 (sekunder) Makro (år) Vänta
 på respons 
 från

    systemet:
 ”mikrostress” Avbrott 
 för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer Detalj-
 styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
  34. Får inte vara med 
 och påverka i förändringar Unionen,

    Vision, ST 2015–2017
  35. Får inte vara med och påverka 2008 2010 2014 44

    % 58 % 66 % 2008 -2014 Unionen
  36. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll

    Stress Nya nivåer 
 av krav 
 pga 
 kognitiva belastningar
  37. Ökade (kognitiva) krav (1) • Drakoniska lösenordsbyten

  38. ”Password expired”

  39. None
  40. None
  41. • A password should consist of at least six characters,

    and should include at least one of the following: • At least one capital letter (A – Z) • At least one small letter (a – z) • At least one digit (0 -9) • Should not contain "special characters" such as %, for example • A password may not be the same as a user name, or consist of part of a user name. • A password may not be associated with personal information such as, e.g. a name, personal identity number, telephone number, etc. • A password may not be a combination of digits, a word or a common combination of words that can be found in a dictionary or used in everyday language, regardless of language. • A password must be changed every ninetieth day and may not be the same as one used previously. • A password should not be noted down. If noted, the password should be treated as a document of value.
  42. Ökade (kognitiva) krav (2) • Drakoniska lösenordsbyten • Stora mängder

    information 
 … dåligt utformad
  43. None
  44. Skolans budget överskreds 
 med tiotals miljoner kr

  45. ”Hur kan jag vara 
 så blåst? Vad är det

    
 som jag inte förstår?!?”
  46. Beställning Somaliska Thailändska Tigrinja 90 60 90 OK

  47. Beräkna kostnad Somaliska Thailändska Tigrinja 90 60 90 h OK

  48. Beräkna kostnad Somaliska Thailändska Tigrinja 1,5 1 1,5 h

  49. Ökade (kognitiva) krav (3) • Drakoniska lösenordsbyten • Stora mängder

    information 
 … dåligt utformad • Överdrivet antal notifieringar eller larm
  50. 66 sängar med hjärtmonitor: 187 larm per säng och dag

    Totalt ≈15000 larm per dag 381 560 larm per månad från ett system Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
  51. Totalt, inklusive larm 
 per sms och med ljus: 2

    507 822 unika larm per månad. Den överväldigande delen falska. Drew, B et al: Insights into the Problem of Alarm Fatigue with Physiologic Monitor Devices. (Oct 2014) Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
  52. Ökade (kognitiva) krav (4) • Drakoniska lösenordsbyten • Stora mängder

    information 
 … dåligt utformad • Överdrivet antal notifieringar eller larm • Integration – i användarens huvud
  53. LÄSA SKRIVA ”AB 113” ”402333”

  54. LÄSA SKRIVA

  55. Ökade (kognitiva) krav (5) • Drakoniska lösenordsbyten • Stora mängder

    information 
 … dåligt utformad • Överdrivet antal notifieringar eller larm • Integration – i användarens huvud • Olika sätt att interagera
  56. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system

  57. None
  58. Etisk stress Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Frustration

  59. ”Det är jobbigt 
 att behöva arbeta 
 med system

    som får en att känna sig dum” 

  60. ”Det är inget på det här jobbet som har fått

    mig att gråta – utom [x-system]. 
 Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta 
 kreativa lösningar för att 
 kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
  61. None
  62. Du har problem med lösenordsbytet?
 Jag bryr mig inte.

  63. Emotionell belastning Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Etisk stress ”Samvetsstress”

  64. Polisens rapportsystem PUST

  65. ”onödiga 
 och oskäliga arbetsuppgifter”

  66. None
  67. Kontroll-
 förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress

  68. Lagen

  69. Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte

    utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
  70. Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beskaffade

    och placerade och brukas på sådant sätt, 
 att betryggande säkerhet ges 
 mot ohälsa och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
  71. För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om

    att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9
  72. Det är väsentligt att identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen … Utöver

    den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen. OSA (AFS 2015:4) , § 9
  73. Programvara och system skall vara lämpligt utformade med hänsyn till

    arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
  74. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen 
 av

    sin egen arbetssituation 
 samt i förändrings- och utvecklingsarbete 
 som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
  75. Förebygga

  76. Riskbedömning 
 inför förändringar 
 av arbetsmiljö (8§ SAM)

  77. Verktyg saknas. IT ÄNTlIGEN!

  78. Kartlägga den befintliga miljön digironden.suntarbetsliv.se Bedöma risk 
 vid förändringar

    prevent.se/it
  79. Prevent:
 ”Inför rätt IT” www.prevent.se/it/

  80. None
  81. None
  82. None
  83. Åtta checklistor Bland annat: • Ledningens ansvar • Nulägesanalys och

    förstudie
  84. Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester 
 med

    riktiga användare 
 i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
  85. Är det tydligt vilka arbetsuppgifter som systemet ska hjälpa till

    att lösa?
  86. Nej Ansvar och tid Åtgärd

  87. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016

  88. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag

    såg ut, 
 och företaget byggde appen efter våra behov”
  89. Vårdfokus, 6 sep 2017

  90. Foto: Jenny Leyman/Vårdfokus

  91. None
  92. Hitta problem

  93. • Introduktion, kort film, • Övergripande info • Länkar till

    Förstå-delen • Fördjupande texter 
 (i flera lager) • Några korta filmer • Film för inledande möte (APT) • Tre checklistor • Handledning för plan
  94. Inledande möte – 
 se film, diskutera Tre checklistor: •

    Anpassning till människan • Stöd för verksamheten • Fungerande teknik 2–3 min film ≈ 15 frågor Diskutera svar Göra handlings- plan • Prioritet • Ansvarig • Klart när
  95. Är verksamhetens digitala system enkla att använda? • Uppmärksamma it-avdelningen

    • Engagera usability-expert för utvärdering • Gör uppskattning av förlorad tid
  96. Gör digitala arbetsmiljöronder (”IT-rond”, ”digital skyddsrond” …) Bild: Karin Båtelson,

    överläkare SU
  97. Bild: Karin Båtelson, överläkare SU Verksamhetschef Skyddsombud Medarbetare Systemleverantör

  98. Låt det digitala vara 
 en del av det samlade

    arbetsmiljöarbetet Ingen särskild, separat organisation eller process för digital arbetsmiljö
  99. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1)

  100. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp Undersök

  101. Du behöver inte 
 vara it-expert Slworking / Flickr under

    cc-licens
  102. Utmaningar: • 25 år att ta ifatt • Inget tydligt

    tradition eller konsensus Användarna har fel kompetens! Vi fixar det 
 i nästa version! Det går inte 
 att ändra! Bakåtsträvare!
  103. Samla rätt personer Arbetsmiljö- ombud Verksamhets- representant(er) Chef / ledning

    IT-kontakt HR samsyn
  104. Bestäm hur ni börjar • Översikt av den digitala arbetsmiljön

    • Inventering av system och tjänster • Vilka system har vi, vilka har problem, vilka ska vi börja med? • Expertgranskning • Undersök arbetet: ”Skuggning” av medarbetare, 
 mät förlorad tid, etc • Undersöka system: Mät antal klick, antal dialogrutor
  105. Tre områden 
 för digital arbetsmiljörond FEM

  106. •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt

    •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
  107. 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid

    innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, 
 krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
  108. 3.
 Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, 
 IT-support •

    Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning 
 på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
  109. ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it,

    digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4.
 Inverkan på arbetet ”Vi drunknar 
 i styrsystem”
  110. 5.
 Kopplingar mellan flera system • Svåraste problemen att lösa

    • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
  111. Fem aspekter att undersöka • Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter

    • Användbarhet och design • Inverkan på / Anpassning till arbetet • Utbildning, införande, stöd • Kopplingar och beroenden mellan flera system
  112. Men sen då? Två snabba tips

  113. ? Hur ska man prata med it-avdelningen? ?

  114. Saker it-avdelningen säger Backlog Att göra-
 lista

  115. Vi hjälper er att prioritera backlogen Saker it-avdelningen säger Vi

    lägger det i backlog
  116. Saker it-avdelningen säger Hypotes-driven utveckling

  117. Hypotesdriven utveckling Vi tror att användare Vilket leder till Och

    om vi provade Skulle det leda till upplever detta problem / beter sig så här konsekvenser lösning förbättring, värde för verksamheten
  118. Hypotesdriven utveckling Vi tror att användare Vilket leder till Och

    om vi provade Skulle det leda till har svårt att hitta betala-knappen färre köp att lägga knappen överst 20 % fler köp
  119. Arbetsmiljödriven utveckling Vi vet att användare Vilket leder till Och

    om vi provade xxxx Skulle det leda till inte kan hitta kampanjvaror i säljsystemet färre köp och bortslösad arbetstid att låta användarcentrerade designers 
 göra om säljmodulen högre omsättning och 
 mindre stressade medarbetare
  120. Arbetsmiljödriven utveckling Vi vet att användare Vilket leder till Och

    om vi provade xxxx Skulle det leda till inte kan hitta kampanjvaror i säljsystemet färre köp och bortslösad arbetstid att låta användarcentrerade designers 
 göra om säljmodulen högre omsättning och 
 mindre stressade medarbetare
  121. Vad saknas ännu? • Verktyg för att kartlägga problem i

    detalj • Utbildning åt arbetsmiljöombud • Uppdaterad och relevantare lagstiftning • Forskning
  122. Hur kan man lösa problemen? ?

  123. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa

    och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
  124. 5. Byta system

  125. Polisens Pust

  126. 5. Byta system • Stort verksamhetssystem – lång process •

    Litet system – gratistjänster? Open source? • Om man byter system: bevaka era nyckelkrav, 
 inte bara problemen! • ”Att registrera en faktura 
 får inte ta mer än 8 klick.”
  127. 4. Ändra och anpassa • Förändra funktioner • Förändra design

    • Svårt med kommersiellt inköpta program … • … men många kan konfigureras och anpassas • Billigast vid beställning / utveckling • Förändringar kräver goda skäl – verksamhet och arbetsmiljö
  128. Mät efter ändringar Före ”Systemet hjälper mig att göra analys”

  129. Mät efter ändringar Efter ”Systemet hjälper mig att göra analys”

  130. 3. Förbättringar ”under huven” • ”Systemet är trögt” • Uppgradera

    nätverk, servrar • Fler licenser • Högre kapacitet
  131. 2. Ändra verksamheten

  132. Den tekniska utvecklingen har gjort själva jobbet roligare – lagningarna

    blir snyggare än förr. 
 Men fungerar inte det digitala röntgenprogrammet finns inte längre någon genväg till att ändå kunna laga tänder. 
 Arbetet avstannar, men inte arbetets krav. [Varje verksamhet är] . . . organiserad som om 
 de digitala verktygen fungerar perfekt, men 
 kraven på perfektion verkar omfatta allt utom 
 själva it-systemen.” Kristina Mattsson: ”Välfärdsfabriken” 
 (Leopard förlag, 2014) ’’
  133. 2. Ändra verksamheten • Anpassa verksamheten efter realiteten 
 att

    systemen inte är perfekta • Ge mer tid till uppgift X • Ta bort uppgift Y – ge till andra • Rensa bort administration • Skapa policies
  134. 1. Utbildning, införande, stöd • Utbildning/coachning på plats • Repetionsutbildning

    • Ökad support • Support måste finnas nära till hands
 för verksamhetskritiska system • Support måste förstå verksamheten
  135. Era krav på utbildning • Överenskommet i förväg • Får

    ej prioriteras bort • Måste vara på system 
 som verkligen ska användas
  136. None
  137. None
  138. Checklistan kan 
 fritt laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/

  139. Summering

  140. Använd SAM! Ställ krav med ”Inför rätt IT”! Testa Digi-ronden!

  141. None
  142. Foto: Lars Lundqvist Mejl: jonas@kornet.nu Webb: javlaskitsystem.se Speakerdeck: jonas_blind_hen Tack!