’22/1/28(Fri) シイエム・シイ開催！ 業務標準化をベースに考える

22年1月28日に開催いたしましたRPA Communityイベントで使用した資料です。業務標準化を進めていく上でのお役立ち情報を掲載しておりますのでぜひご覧ください♪

Transcript

2. 業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM” 立ち上げメンバー。KAIZEN FARM事業を通じて自 治体や企業を対象とした、業務見える化伴走支援・ 業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関 連セミナー講師など、業務改革を軸としたあらゆる支 援を実施しています。 株式会社シイエム・シイ 経営企画部 KAIZEN FARM事業推進室 竹内あゆ美 Twitterでプチ改善ネタ投稿中(得意な英語学習ネタもあり。) ↓ @bamboo_gaga
3. ※2021年9月30日現在 ▶社名 株式会社 シイエム・シイ ▶設立 1962年５月 ▶住所 名古屋市中区平和１-１-19 ▶代表者 代表取締役社長 佐々 幸恭 ▶資本金 6億5,761万円 ▶従業員数 441名（単体）/934名 (連結) ▶グループ会社・拠点 19社（国内9社、海外10社） 31拠点（国内16拠点、海外15拠点） 会社概要
4. 1962 1970 2000 2010 2020 人財教育： 従業員への教育 販売戦略： 消費者への 認知向上 コトづくり (体験・体感) マニュアル制作（モノづくり）＆ お客さま企業の 戦略支援（コトづくり）へ 技術マニュアル お客さま企業の 技術情報を扱う 信頼の歴史 印刷 モノづくり (制作) マイクロ フィルム マニュアル制作 印刷 モビリティ 製造業 サービス業 顧客 業務標準： カンコツ・技能の棚卸し 沿革
5. 1962 1970 2000 2010 人財教育： 従業員への教育 販売戦略： 消費者への 認知向上 コトづくり (体験・体感) マニュアル制作（モノづくり）＆ お客さま企業の 戦略支援（コトづくり）へ 技術マニュアル お客さま企業の 技術情報を扱う 信頼の歴史 印刷 モノづくり (制作) マイクロ フィルム 印刷 モビリティ 製造業 サービス業 顧客 業務標準： カンコツ・技能の棚卸し マニュアル制作 2020 沿革
6. 今日学べること 業務標準化・改善の進め方 全体ステップがわかる 業務の可視化のカンコツがわかる 可視化した情報からRPA化への 活用方法がわかる
7. 業務標準化とは？
8. 業務標準化とは？ みんなで共通の基準を決め、 その基準に沿って 誰もが習得実行できる状態
9. Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 業務改善の 進め方共有 業務改善の 必要性共有 共有 業務改善フロー 対象業務の 可視化 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 業務標準化 一気通貫でサポート！
10. Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 分析 （業務分析） 業務改革の 進め方共有 業務改革の 必要性共有 共有 業務改善フロー 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 対象業務の 可視化 今日はここにフォーカス！ ＞＞＞ 対象業務の 整理・分析
11. 可視化をするターゲット業務をきめる Step 1
12. 可視化をするターゲット業務をきめる 参考にする情報 組織図 業務分掌 現場課題 ヒアリング内容 定量 ＆ 定性 Step 1 本社営業本部 営業企画課 広告宣伝課 販売課 商品管理課 業務課 支社 庶民課 業務課 ◦◦株式会社 営業組織図
13. Step 1 販売課の業務分掌 現場課題ヒアリング内容 所要工数 (1か月あたり) 業務に対して感じている 不満、要望 1. 受注予定の作成及び実施 20時間 2. 訪問計画の作成及び実施 1時間 人によってフォーマットも手順も バラバラ 3. 新規取引先の開拓及び受注促進 50時間 田中課長がほとんど担当していて他の メンバーはできていない。 可視化をするターゲット業務をきめる 例えば、 この業務を 分解していく 販売課
14. 業務を分解していく (まずは小分類まで) Step 2
15. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 カレーライスをつくること
16. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 カレーライスをつくること お米を炊く カレーをつくる
17. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 カレーライスをつくること お米を炊く お米を 洗う お米を 炊く カレーをつくる 材料を 切る 材料を 炒める 材料を 煮る 玉ねぎを 切る … お米を 計量する お米を 水で洗う 水を 入れる 炊飯器に セットする
18. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 カレーライスをつくること お米を炊く お米を 洗う お米を 炊く カレーをつくる 材料を 切る 材料を 炒める 材料を 煮る … お米を 計量する お米を 水で洗う 水を 入れる 炊飯器に セットする 大 中 玉ねぎを 切る 小
19. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 業務手順の棚卸表で体系整理する 大分類 中分類 小分類 詳細手順
20. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 業務手順の棚卸表で体系整理する 縦：業務の流れ 大分類 中分類 小分類 詳細手順 横：業務の詳細・分析指標 手順 使用ツール 作業場所 作業タイミング など
21. 例： 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 ＜デモ＞ 画面切り替えます。
22. 業務を分解していく (小分類まで) Step 2 最後に言葉の粒度をチェック！ “縦で見る“ ・言葉の長さ ・言葉尻 ・使用している単語の意味合い 大体そろってる？ ・縦でみて流れになってる？ 抜け漏れはない？ を確認
23. 詳細手順を見える化する Step 3
24. 詳細手順を見える化する Step 3 新入社員がみても分かるようにする 例）具体的にページの どの部分をみる？
25. 詳細手順を見える化する Step 3 新入社員がみても分かるようにする ◆チェックすべき項目 ① 共有するメンバーが知らない単語を使用していない ② 「詳細手順」では、誰が見ても理解できるレベルの具体的作業内容が記載されている 例：「システムにコピペする」→システムのどこにかが不明 共有フォルダを開いて貼り付ける→共有フォルダ名が分からないetc. ③ 「詳細手順」では、業務に対する”説明”や”解説”ではなく、 ”手順(動作を意味する内容)”が記載されている ④ 「詳細手順」では、常に一つ上の手順につながる手順を記載する ⑤ 「詳細手順」では、基本的に1手順いち動作の内容で記載されている （ひとつのマスに「～して、～し、～し、する。」のように複数手順や 過剰な情報量を含んでいないか。基本的には、注意書きなどの補足情報を覗いて、 30～90文字程度が好ましい。） 業務棚卸表セルフチェックシート↓
26. 横軸指標を埋めていく Step 4
27. 横軸指標を埋めていく Step 4 例：新規取引先の開拓及び受注促進 業務 ＜デモ＞ 画面切り替えます。
28. 自動化したい/できそうな箇所を見極める Step 5
29. 自動化したい/できそうな箇所を見極める Step 5 例：新規取引先の開拓及び受注促進 業務 ＜デモ＞ 画面切り替えます。 KAIZEN FARMの RPA簡易分析機能を ご紹介！
30. 可視化することで、 RPA化できる箇所・ 優先的にRPA化すべき箇所 が分かる！
31. KAIZEN FARMで小さな成功体験を。 ご利用無料 DXへの 即連携 業務 改善 登録業務の 自動分析 業務 分析 業務手順の カンタン登録 業務 整理 アカウント登録QR
32. RPA 簡易分析 瞬時にマニュアル化 (有料プラン) 可視化の次につながる。 エクセル 出力
33. まとめ Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 分析 （業務分析） 業務改革の 進め方共有 業務改革の 必要性共有 共有 業務標準化研修 ハンズオン セミナー KAIZEN FARM 各種 DX DXハンズオン セミナー 業務棚卸し 伴走支援 業務可視化・分析を 容易に実行するための 独自システム KAIZEN FARMのご提供 業務分析の結果から、最適なDXを選定し導入フォロー KAIZEN FARMとのシステム連動により、DXの導入負荷も軽減 業務改革の必要性や 手法を豊富な経験から お話しさせていただき 組織として業務改善に 取組む土台を構築 対象業務の 可視化 今日はここにフォーカス！ ＞＞＞ 対象業務の 整理・分析
34. 参考 KAIZEN FARM(orその他連携ツール) 資料ダウンロードはコチラ↓ その他お問合せフォーム： https://lp.cmc.jp/rpac_kf_download https://lp.cmc.jp/kf_inquiry-1