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ランサーズリモートワークway / lancers remotework way

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April 16, 2020

ランサーズリモートワークway / lancers remotework way

テクノロジーで誰もが自分らしく働ける社会を作っているランサーズだからこそ、それぞれのメンバーがどんな場所にいてもどんな環境にいても変わらず自分らしく働き成果が出せる状態でありたい。そういった想いからランサーズリモートワークwayを作りましたので、少しでも皆さんのお役に立てれば幸いです。

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April 16, 2020
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Transcript

  1. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 0

  2. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 1 はじめに
 テクノロジーで誰もが自分らしく働ける社会を作っているランサーズメンバー だからこそ、それぞれのメンバーがどんな場所にいてもどんな環境にいても

    変わらず自分らしく働き成果が出せる状態でありたい。そのためにLancers リモートワークwayを作りました。
 ただ、これはあくまでもガイドラインです。
 一人ひとりが自分らしく働き成果を出すことに対して本気で向き合い、どん どん行動に移していくこと、それが何よりのwayだと思っています。
 どんどんアップデートしてビジョンの実現を目指していきましょう!
 
 リモートワークwayを作った背景
  3. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 2 はじめに
 企業活動の最大化で社会貢献する
 原則在宅勤務/web会議として助け合う


    プロとして創意工夫して成果にコミットする
 全社員がランサーズの働き方
 OSのアップデート責任者
 この状況が未曾有のビジョン実現機会と知る
 ランサーズではスマート経営を
 掲げておりまして、スマート経営を実施するために
 改めて5原則を作成しました。 スマート経営 5原則
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  4. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 3 こころがまえ
 準備ですべてが決まる
 ツールの準備はもちろん、会議のゴール設定・アジェンダの合意などできる

    準備はすべて済ませておきましょう。 
 相手へのリスペクトを忘れない
 リモートワークをしている人がマイノリティにならないようにすることが大切。またリ モートしていない人が代わりにやってくれることにも感謝を忘れないようにしましょ う。
 
 
 普段の3倍コミュニケーションに気を付ける
 リアルの微妙な空気感やニュアンスはなかなか伝わらないものです。Slackのコミュ ニケーション速度や伝え方、会議中のリアクションにはいつも以上に配慮しましょ う。
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  5. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 4 リモートワーク開始時_1
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    3
 Googleカレンダー設定 
 Slackの
 「ステータスを設定」 
 リモートワークの周知 
 リモートワークを行う場合、Google カレンダーに記載する。リモート ワークで出社しているかどうか周り がリモートワーク有無をすぐ確認 でき、無駄な確認工数を下げるた めです。
 ステータス設定のショートカット 
 Ctrl+Shift+Y
 
 
 クライアント、ランサーさん等の取 引先の方にリモートワーク・時差出 勤を周知する。
 
 特にコロナウィルス対策等で全社 でのリモート推奨になった際は周 知徹底すること
 周知することで出社しているメン バーの電話対応等が軽減される
 
 

  6. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 5 リモートワーク開始時_2
 5
 業務開始時・終了時にSlackのチームチャンネルで

    
 一日のTODOを報告 
 
 
 4の業務開始時に勤怠打刻 
 Slack勤怠が便利です!
 Slack連携しSlack打刻にすること で打刻漏れを無くします。
 4
 
 
 2020-03-13のお仕事 
 本日リモート予定です。 
 体温は36.4度
 [MTG]◦◦執行会議 
 [MTG]事業本部会
 [MTG]▲▲課と資料作り 
 [集中作業]企画のアイデア出し 
 [作業]プロジェクトに向けてタスク整理 
 
 
 フォーマット例

  7. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 6 業務中に気を付けること_自宅の場合
 ! 第三者(家族を含む)に「

    機密区分≧関係者外秘」の情報資産を見せない・見られない・話さ ない。社外での業務利用は、周りに見られない環境で業務する。※ 機密区分=無印は社外 秘です。特に、機密区分≧秘密の資料 を第三者の目が届く公共の場で作成・閲覧は原則禁 止です。
 電話・ボイチャをしながらのPC閲覧は周りに気が回らなくなる。見られてない・聞かれていな いことに対して細心の注意を払う。 音声が家族やパートナーに聞かれないようイヤホンをしま しょう。また、PC・携帯のモニタが他の人に見られないようにする。 
 自宅でのコピー・印刷も原則禁止です。 
 自宅Wi-Fi、ポケットWi-FiはOKですが、 free wifiは原則禁止 です。どうしても使うときはhttps サイトのみ利用しましょう。httpでログインするサイトは利用NGです。Chromeが暗号化してい ない旨を警告します 
 
 自宅であっても家族は第三者です!
 情報の取り扱いには十分注意しましょう!

  8. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 7 業務中に気を付けること_自宅外の場合 1/2
 ! 第三者(家族を含む)に「

    機密区分≧関係者外秘」の情報資産を見せない・見られない・話さ ない。社外での業務利用は、周りに見られない環境で業務する。※ 機密区分=無印は社外 秘です。特に、機密区分≧秘密の資料 を第三者の目が届く公共の場で作成・閲覧は原則禁 止です。
 電話・ボイチャをしながらのPC閲覧は周りに気が回らなくなる。見られてない・聞かれていな いことに対して細心の注意を払う。 自宅外のカフェ・コワークスペース等で行う時は壁が背に なる席を選びましょう。音声が聞かれないようイヤホンをしましょう。 また、PC・携帯のモニタ が他の人に見られないようにする。 
 自宅でのコピー・印刷も原則禁止です。 
 自宅Wi-Fi、ポケットWi-FiはOKですが、 free wifiは原則禁止 です。どうしても使うときはhttps サイトのみ利用しましょう。httpでログインするサイトは利用NGです。Chromeが暗号化してい ない旨を警告します 
 
 より機密事項に注意してください!
 音声やモニタ画像が外から見えない
 ようにしましょう。

  9. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 8 業務中に気を付けること_自宅外の場合 2/2
 ! PCが盗難にあわないよう、

    お手洗い等で席を外す時は置きっぱなしにしない。 
 充電を許可されていないコンセント利用は禁止。 
 公共の場で充電をする場合、目の届くところで行う。 また、会食などでは、充電していることの 意識がなくなるので、原則禁止。充電する際は、かばんの中に充電対象デバイスを入れた状 態で行うこと。
 公共の場所でのリモートワークは、時間に余裕を持って行うこと。 慌てて、デバイスの置き忘 れ・落下による破損のないように。 
 公共の場所で業務する場合は、周囲の人・店の人に迷惑のかからないよう注意すること。公 共の場所でリモートワーク時、何らかの理由で、係員や店員に注意された場合は、自分に落 ち度が無いとしても、冷静に対応すること。 
 
 
 マナーを守り、トラブルになったら
 すぐ報告しましょう!

  10. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 9 事故やトラブル発生時の対応方法
 ! リモートワーク中にセキュリティ(インシデント、アクシデント)事故が発生した場合

    
 自部門の部門長・セキュリティ担当へ連絡。 
 セキュリティ担当は専用の管理シートに記載し、インシデント報告チャンネルへ連 
 絡すること。
 
 クライアントさんからリモートワークによってクレームをもらった場合 
 各部の部門長へ速やかに連絡ください。 
 
 紛失、セキュリティトラブル、店内でのクレームなど など、とにかくトラブルになったらすぐ報告しましょ う!

  11. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 10 パートナーについて
 常駐ランサーさん
 部門長判断の元リモートワーク実施可能

    
 勤怠管理方法は原則社内の従業員と同じルール (開始、終了の連絡等)
 
 業務委託の方
 部門長判断の元リモートワーク実施可能 
 リモートワークで当初業務委託でお願いしている成果を出せる前提 
 出せない場合は所属部門内で業務委託の方と協議 
 
 
 派遣契約の方
 派遣元にリモートワーク許諾有無確認 
 OKの場合は部門長判断の元リモートワーク実施可能 

  12. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 11 オンライン会議について_推奨ツール
 全社集会
 社外コミュニケーション時


    推奨ツール:Zoom
 URL、パスワード共有方法 
 <推奨>
 Googleカレンダーメモに貼付ける。その際、必ず非公開設定にすること。
 
 <カレンダー非公開設定がNGの場合>
 Slackチャンネルでアナウンスしてください。
 アナウンスする場合は、そのミーティングの対象者のみの鍵付きチャンネルである事が条件です。
 
 パスワード設定方法
   ミーティングID ⇒ 自動的に生成にチェック(繰り返し同じ部屋が予約されてしまいます)。
   パスワードチェック入れた後 ⇒ 複雑な組み合わせでパスワードを設定する。
                 (会議室名や実施する日付は入れない様にしましょう)
   パスワード設定は必須とする。
  (会議室がどこでだれとどんな内容を会話しているか漏洩する可能性があります)
   
 共有するURLを編集(※生成されたURLのままだとだれでも入室できてしまいます)
 
 URL編集方法
   URLの ”pwd” 以降を削除し、URL共有用としてください。
   そうでないとパスワードが要求なしで入室ができてしまい
   情報漏えいリスクとなります。
 例
 https://zoom.us/j/20******87?pwd=NVRURk5*******25uQzltK0NjUT09
 ↓
 https://zoom.us/j/20******87?pwd
 
 

  13. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 12 オンライン会議について_推奨ツール
 社内1on1
 数人のクイックなミーティング時


    HangoutsMeet
 ・カレンダー紐づけによる簡単手順での設定。
 ・G suiteアカウント保持者でなくともリンク共有で参 加可能であるため利便性も高いし、その相手に対し ては承認制のためセキュリティも担保。
 ・全社イベントのような100名以上の実績もあるの で、Zoom有償版がなく、G suiteアカウントがある場 合は全社イベントも可能。
 ・ZoomとUI近似。
 Slack
 - 緊急の際、少人数の際に便利 - 
  - mtg利用時に便利 - 
 ・ワンアクションで個人間もしくは複数間でのコール 可能
 (Slackの以下赤枠の電話マークより簡単に電話でき ます。)
 ・ただし着信に気づきにくい場合があるので、
  事前声かけを意識。

  14. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 13 オンライン会議について_会議参加ルール
 会議設定
 会議オーナーがアジェンダとともに、

    Zoom ミーティングURLをGoogleカレンダーの概要説 明欄に記載しましょう。 URL迷子にならなくてすみます。 
 オンライン会議時の注意点
 
 
 ・不慣れな場合設定に時間要します。早めの準備心がけましょう。また開始時刻遅れる際はすぐ に連絡すること。相手が心細くなります。 
 ・オンライン参加者は発言する時以外はミュートにしておく。 
 ・顔が見えるほうがコミュニケーションしやすいのでカメラ設定は基本ONにしましょう。 
 顔が見えないことで不安を感じる方もいます。もしNGな場合は、会議前に一言共有をしておくこ とで双方気持ちよく臨むことができます。 
 ・ミュート時でもリアクションやZoomチャットでコメントする等リアクション心がけましょう。 
 ・表示名は「部署名+本名」に事前に変更しておきましょう。 
 ・自宅風景見られたくない方は背景設定しましょう。 
 ・会議資料にはできるだけページや項番を付与し、円滑なコミュニケーションに務めましょう。 
 (リモートの方と円滑に会議が進めやすくなる) 
 ・Power Point等の資料はプレゼンテーションモードで表示する。 
 
 

  15. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 14 オンライン会議について_基本利用ポリシー
 セキュリティ
 


    ・会議URL・PWを必要以上に公開しない。 
   ※カレンダーやSlackの公開範囲に注意。 
 ・SNSなどに、会議のリンク・PWを投稿しない。 
   →PW付きURLでの共有禁止。 
   →ミーティング毎に原則PWを変更する。 
  (定例会議については四半期でPWが同じでもOKとする。 ※参加者を毎回確認する前提 )
 ・時間が隣り合う会議体で同じURLを利用不可。 
 ・画面共有設定は「ホストのみ」に変更する。 
   ※参加者も画面共有する場合はこの設定はできないが、この際『想定会議参加者以外』 
    の侵入がないことを定期的に確認すること。 
 ・Zoomは常に最新アプリを使うこと。 
 
 Zoom有償アカウントについて 
 アカウント取り扱いについて 
   各部のセキュリティ担当が管理者することを推奨します。 
 
 Zoom無償アカウントについて 
 必須:無償版はURLを以下の通り編集してください。 
 ▼URL編集方法
   URLの ”pwd” 以降を削除し、URL共有用としてください。 
   そうでないとパスワードが要求なしで入室ができてしまい情報漏えいリスクとなります。 
   [例]
   https://zoom.us/j/20******87?pwd=NVRURk5*******25uQzltK0NjUT09 
    ↓
   https://zoom.us/j/20******87?pwd 

  16. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 15 社内備品貸出方法
 社内備品は大切に使いましょう!
 中には高額な商品もありますよ!


    Wifi貸出方法 Googleカレンダーから画面右にある「会議室」選択。 
 「w」を選択し貸出可能なWifiを選択。 
 テレカン用マイク 各会議室に常設。
 総務で管理していて貸出時は必ず声掛けして借りてください。 
 マイクの使い方のマニュアルも用意しておくと誰でも迷わず 
 実施できます。
 
 
 テレカン用マイクは高額です!
 知らない人もいるので大切に
 使ってね!

  17. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 16 FAQ①
 Q A

    すぐにリモートワークを始められる? 
 リモートワークやPC持出の管理をしております。 
 必ず所定の手続きでリモートワーク申請やPC持ち出し申請を してください。
 体調不良の場合はリモートしてよい? 
 体調不良の場合はリモートではなくお休みしてください。 
 Question Answer 家にモニターがありません。 
 テレビに直接繋いでモニターとして活用できます。 
 WEB会議でスピーカーの音が出ません。 
 ・win,macの設定を確認してください。 
 ・ブラウザの設定の場合があります。 
  winの場合、以下のスピーカーを右クリック。 
  「音量ミキサーを開く」で音量確認。 
 
 WEB会議中にハウリングします。 
 1つの端末を除きスピーカーオフにしましょう。 
  例:Zoom 「ミュート」クリックし「ミュート解除」表示にする

  18. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 17 FAQ②
 Zoomの画面共有のやり方が分からない。 


    画面の共有
 投影したい画面を選択し、 
 右下「共有」クリック
 「ビデオの開始」の右にある「^」をクリック 
 「仮想背景を選択してください」をクリック 
 好きな背景画像を選択し、 
 「ビデオの開始」をクリック 
 
 
 Zoom会議で背景画像を変更したい。 
 
 自宅作業時に背景を映したくない場合に、 
 背景画像を変更したい。 

  19. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 18 FAQ③
 Zoom 各アイコンの機能は? 


    ①
 ②
 ③
 ④
 ⑤
 ⑥
 ⑦
 音声OFF
 音声ON
 カメラOFF
 カメラON
 ③名前の変更が可能。
 ④全員宛とプライベートメッセー ジが選択可能。
 ⑤レコーディング中は画面左上 にこの表示がされます。
 ⑥自身の画面にこちらのスタンプを表示することで 意思表示が可能。
 ⑦ミーティングが終了したらこちらから退出しましょ う。ホストは全員に対しての終了を選択できます。 (録画している場合は全員終了することでデータ処 理が開始されます。)
 ①
 ②

  20. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 19 ・仕事をする前に日光を浴びる、軽い運動(外を散歩・ランニング)、ストレッチをする 
 BODY

    自分に合うやり方を見つけてパフォーマンスを高めよう!! 
 RELAX ・AmazonEchoなどで好きな音楽を流しリラックス 
 ・個人的には歌がない音楽の方がBGMとして聞き流せる 
 ・自己タイムマネージメントを徹底する(昼休憩、夜の終了タイミングをはっきり設ける) 
  Googleカレンダーに入れておく 
 ・個々で分報チャンネルを作成し今の状況を随時呟く、他人の分報にみてリアクションする 
 ・困っている人が居たらアドバイスする(分報を活用する事でより密なコミュニケーションに 
  なりやすい)(自由気ままに呟く、誹謗中傷はさける) 
 ・テキストコミュニケーションに時間がかかる場合はSlackビデオ通話を利用する 
 ・常にビデオ通話か音声通話をつないでおいて何かあったら話しかけやすい雰囲気にする 
 
 
 communication
  21. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 20 自分に合うやり方を見つけてパフォーマンスを高めよう!! 
 ・会議でリモートの人がいる場合、他の人たちが同じ空間にいてもそれぞれテレカンにする

    
  事でそれぞれの顔が見え、リモート者の疎外感も減る 
 ・オンライン会議で話す人以外基本ミュートにする 
 ・SlackいきなりコールOK(オンライン上のコミュニケーションで遠慮しないこと) 
 ・チーム内で常時雑談部屋が有効 
 ・Slackで雑談専用部屋やZoomやHangoutsMeetで常にオンラインで繋いで質問や会話 
  できる状態にしておく 
 communication
  22. © LANCERS, Inc. All Rights Reserved 21 ご覧いただきありがとうございました。
 発行者:ランサーズ株式会社 


    発行日:2020年04月16日 
 改定日:2020年06月05日 
 
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