Die 7 Todsünden des Projektleiters – TYPO3 Camp RheinRuhr 2022

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1. DIE 7 TODSÜNDEN DES PROJEKTLEITERS Eine unvollständige “How-not-to” Liste von Luisa Faßbender
2. DISCLAIMER: Die in der folgenden Präsentation aufgeführten Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge entstammen einzig und allein meinen bisherigen Erfahrungen als Projektleiterin. Weder diese Liste, noch die Vorschläge sind als indiskutables Non-Plus-Ultra anzusehen. Nicht jede dieser Taten resultiert automatisch in der Verbannung in die Hölle. Es könnte sein, dass ich ab und zu aus unterhaltungstechnischen Gründen vielleicht ein kleines Bisschen übertreibe. Have fun and Relax :)
3. AGENDA Worüber ich heute reden will KURZVORSTELLUNG EINLEITUNG DIE 7 TODSÜNDEN LEARNINGS DISKUSSION
4. KURZE VORSTELLUNG Luisa Faßbender (26) • Senior Projektleiterin @ Marketing Factory seit 2015 • Verwaltung und Betreuung verschiedener (inter-)nationaler Kundenprojekte • Masterstudium: Marketing & Communications • TYPO3 Marketing Team Lead seit 2019 • privat viel auf Festivals und Outdoor unterwegs oder in der Küche anzufinden :) Wer bin ich eigentlich? @luisasofie_xoxo Luisa Sofie Faßbender @luisasofie Follow me on
5. HINTERGRUND DER SESSION 1) Mich über Dinge aufregen 3) Präsentationen basteln 2) Meine Meinung kundtun Warum erzähle ich heute was / Was kann ich besonders gut? 4) Diskutieren
6. HINTERGRUND DER SESSION II
7. EINLEITUNG
8. EINLEITUNG PROJEKTLEITER/IN (DER, DIE) Definition: Der Projektleiter ist für die operative Planung und Steuerung des Projektes verantwortlich. Je nach Projektart ist er in diesem Zusammenhang für das Erreichen von Sach-, Termin-, Kosten- bzw. Ausbildungszielen im Rahmen des Projekts zuständig. Auch bekannt als: • die mir ständig im Nacken sitzt • Ticketschubser/in • Kummer-Hotline • “Oah, jetzt will die schon wieder nen Status” • “keine Ahnung was die eigentlich den ganzen Tag macht”
9. DIE 7 TODSÜNDEN Wie man als Projektleiter sein Team, seine Kunden und seine Kollegen in den Wahnsinn treibt …
10. SÜNDE NR. 1 DIE DEADLINE MUSS UM JEDEN PREIS GEHALTEN WERDEN In einer idealen Welt klappt natürlich immer alles genauso, wie man es geplant hat: Der Kunde liefert alle Infos rechtzeitig, der Dienstleister liefert seinen Part zum vereinbarten Zeitpunkt, alle sind glücklich und die Deadline lächelt im Hintergrund. “Klar, natürlich machen wir das bis End-of-Day heute fertig, gar kein Problem.” (Telefonanruf Kunde, Freitag, 15:30 Uhr) “Tja, dem Kunden habe ich aber gesagt, dass wir das bis zum 15. fertig haben. Dann guckt halt, wie ihr das schafft. Ich mach jetzt Feierabend und morgen ist das fertig – verstanden?” (der 14. davor, 16:00 Uhr)
11. SÜNDE NR. 1 DIE DEADLINE MUSS UM JEDEN PREIS GEHALTEN WERDEN Aber wir leben nun einmal in der Realität und die ist dafür bekannt, dass eigentlich nur selten alles nach Plan läuft. Wie verhalten wir uns also als Projektleiter in dem Fall, dass eine Deadline nicht gehalten werden kann? How-not-to: How-to instead: Utopische Deadlines annehmen, weil der Kunde sonst unzufrieden oder sauer sein könnte.* Unmögliche Deadlines direkt ablehnen und dem Kunden verständlich machen, wieso. Versuchen, Konsens zu finden. Das Team zu Überstunden verdonnern, um die Deadline zu halten. Bei sich anbahnender Verzögerung so früh wie möglich den Kunden informieren. Bis zum letzten Drücker warten, um dem Kunden zu sagen, dass die Deadline wegen dem Team nicht gehalten werden konnte.*
12. SÜNDE NR. 2 DER KUNDE HAT IMMER RECHT • Kurz gesagt: Hat er nicht. • Kunden irren sich; Projektleiter irren sich; jeder tut das. “Ich hab hier n Ticket vom Kunden. Der sagt, du hast da gerade was rumgefummelt und jetzt ist es kaputt! Was soll das?” “Ich hab da nichts gemacht, ich bin nicht mal im Backend.” “Jaja, genau. Und der Kunde lügt oder was?” “Gestern ging das aber laut X noch; was hast du wieder gemacht?”
13. Wenn der Kunde sagt, dass “plötzlich” etwas nicht mehr funktioniert, er aber “WIRKLICH” nichts getan hat, dann guckt bitte einfach ins Log. In 90% der Fälle issers nämlich doch gewesen. #FürSieGetestet How-not-to: How-to instead: Die Kollegen bei einer Fehlermeldung durch den Kunden direkt aus ihrer aktuellen Tätigkeit rausreißen.* Versuchen, den gemeldeten Fehler eigenmächtig nachzustellen. Direkt ein Fehlerticket erstellen und als “Fast-Lane” in die Queue hängen. GUCK VERDAMMT NOCH MAL INS LOG. Alle wahnsinnig machen und bloß nicht selber prüfen, ob an dem Fehler überhaupt was dran ist. Wenn nichts brennt: Ruhig bleiben, atmen, Team informieren, Ticket mit möglichst vielen Informationen erstellen. Bonuspunkt: Kunden anrufen und besänftigen. SÜNDE NR. 2 DER KUNDE HAT IMMER RECHT
14. SÜNDE NR. 3 DER BESSERWISSER: ICH ENTSCHEIDE DAS JETZT SO! “Der Kunde hat das folgende Problem: Ich hab mir schon überlegt, wie wir das umsetzen…” “Das macht so aber keinen Sinn.” “Mir egal, mach das halt so. Dem Kunden hab ich das so schon verkauft.” 🤬🤬🤬
15. Frei getreu dem Motto: Wenn man keine Ahnung hat; einfach Mal die Schnauze halten. Mach keine Versprechungen, die nicht gehalten werden können und nimm dein Team mit. How-not-to: How-to instead: Eigenmächtig Dinge zusichern, von denen ihr nur so semi Ahnung habt. Wenn überhaupt. Mitdenken erwünscht: Erstell ein Konzept mit deinem Lösungsvorschlag und besprich das mit deinem Team. Arbeite ihr Feedback ein und geh dann auf den Kunden zu. “Das Team wird’s schon richten.” Drängt der Kunde euch zu einer Aussage? Freundlich aber bestimmt mitteilen, dass ihr euch nach kurzer Rücksprache gerne sofort bei ihm meldet. SÜNDE NR. 3 DER BESSERWISSER: ICH ENTSCHEIDE DAS JETZT SO!
16. SÜNDE NR. 4 VERTRAUEN IST GUT, KONTROLLE IST BESSER “Ich hab dich vor ner Stunde angeslackt – wieso antwortest du erst jetzt?” “Meld dich bitte jede Stunde mit nem ausführlichen Zwischenstatus, damit ich Bescheid weiß, wo wir stehen.”
17. Wir sind nicht im Kindergarten: Dein Team besteht aus erwachsenen Menschen. Hab Vertrauen, dass sie die Basics auch ohne dich hinbekommen. • Micromanagement killt Vertrauen und Motivation; befeuert dafür Frust und Unzufriedenheit. • Im “besten Fall” kündigen die Mitarbeiter; im schlimmsten kündigen Sie innerlich. How-not-to: How-to instead: Sei kein Kontrolletti. Das willst du auch nicht. Kommuniziere deine Wünsche ans Team klar und deutlich und respektiere auch ihren Input. Findet gemeinsam euren Working Mode. SÜNDE NR. 4 VERTRAUEN IST GUT, KONTROLLE IST BESSER
18. SÜNDE NR. 5 MEETINGS, MEETINGS, MEETINGS • Nicht jedes Thema braucht ein Meeting. • Viele Dinge, besonders Arbeitsstände, lassen sich genauso gut schriftlich zum Team kommunizieren. • Legt keine Meetings an, um eure eigenen Gedanken darin sammeln zu können.
19. How-not-to: How-to instead: Ich lege Meetings mit dem ganzen Team an, weil ich eine Frage beantwortet haben will. Ich überlege mir vorher, ob ich die Antwort auf die Frage selber finden kann. Wenn nicht, dann stimme ich mich gezielt mit demjenigen ab, der mir die Frage auch beantworten kann. “Ich block uns mal jede Woche nen Slot, wo wir drüber sprechen.” Ich prüfe vor Meetingbeginn, ob wir überhaupt Themen für das Meeting haben. Wenn nicht, cancel ich das Meeting. SÜNDE NR. 5 MEETINGS, MEETINGS, MEETINGS Meetings sollten für alle Beteiligten einen Mehrwert bieten. Es gibt nichts schlimmeres, als in einem Meeting zu hängen, in dem man eigentlich nichts verloren hat. Das, meine Freunde, ist verlorene Arbeitszeit.
20. SÜNDE NR. 6 BLOß KEINE SCHWÄCHE ZEIGEN “Ja, und? Dann hab ich dem Kunden halt was falsches geschrieben. Aber ich kriech dem doch jetzt nicht in den Arsch und steh dann am Ende als die Dumme da.” “Ich werd ja wohl wissen, warum ich das so gesagt habe. Ich irre mich nicht.” (Plottwist: Sie irrte sich doch.)
21. How-not-to: How-to instead: “Ich kann da nichts für, das haben die Entwickler verkackt.” Selbst wenn du selbst nicht für einen Fehler verantwortlich bist: Du lässt dein Team nicht ins Messer laufen, um deine eigene Haut zu retten. Wenn ich einen Fehler mache, vertusche ich ihn. Wenn ich einen Fehler mache, stehe ich dazu und versuche mein Bestes, um ihn wieder gut zu machen. Was selbstredend sein sollte: Behandel deine Kollegen mit Respekt. Machst du einen Fehler, entschuldigst du dich. Verkackst du etwas, dann such die Schuld nicht bei anderen. Und schieb niemals die Schuld dem Kunden gegenüber auf dein Team. • Fehler und Lügen kommen IMMER ans Licht. SÜNDE NR. 6 BLOß KEINE SCHWÄCHE ZEIGEN
22. SÜNDE NR. 7 ICH BRAUCH EINE GENAUE ZEITSCHÄTZUNG VON DIR “Der Kunde hat gefragt, wie lange es dauern würde, dieses super-spezielle-noch-nie-bei-uns-aufgetretene-Feature zu entwickeln. Ich brauche da heute noch eine genaue Zeitschätzung von dir, damit ich das Angebot schreiben kann.” • Zeitschätzungen in einer modernen Agenturumgebung eigentlich nichts mehr zu suchen. • Eine genaue Schätzung ist herrlicher Blödsinn. • Abweichend zum Thema: Bitte nicht immer alles auf den letzten Drücker.
23. FÜR ALLE SÜNDER: LEARNINGS ZU MITNEHMEN WIE IHR EUER TEAM UND EURE KUNDEN GLÜCKLICHER MACHT Ich, der Projektleiter aus der Hölle, gelobe hiermit feierlich: 1. Ich arbeite mit und für mein Team; niemals dagegen. 2. Ich kommuniziere respektvoll, einfühlsam und stets ehrlich. 3. Ich lege die Spielregeln gemeinsam mit meinem Team fest. 4. Ich werde nicht micro-managen. 5. Ich respektiere die Zeit & das Wissen meiner Kollegen und weiß, wann ich mal die Schnauze halten sollte. 6. Ich organisiere mich selbst und nicht meine Kollegen. 7. Ist der Kunde uns gegenüber wiederholt respektlos – überdenke ich die Kundenbeziehung.
25. DANKE FÜRS ZUHÖREN! FRAGEN, ANMERKUNGEN, SONSTIGES?