ミーティングのすゝめ

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1. ミーティングのすゝめ
2. ミーティングやってますか？
3. ミーティングとは？
4. 準備物 ミーティング 成果物 準備物 ミーティング ミーティング ＝ 準備物にもとづいた議論から合意を得て成果物をつくる作業 ミーティング ≠ 準備物を作る場所
5. 準備物？成果物？ あとでまとめます ここからの話で何が準備物にあたり、何が成果物にあたるのか考 えながら御覧ください
6. (良い)ミーティングやってますか？
7. 良いミーティングとは？ 1. 時間内に終わる 2. 事前準備がされている 3. 結論が共有される 4. 結論が記録される 5. 次にすべきことが明確になる 6. そもそもミーティング自体しない
8. ひとつひとつ見ていきましょう
9. 1. 時間内におわる
10. 要するにタイムキープ？
11. はい
12. でももうちょっと細かい話
13. 時間内に終わらせるには • 話の方向をコントロールする ◦ ファシリテータ重要 • 今話している話はゴールに繋がる話か？ • 話が逸れていないか？ • 話すべきことだけでなく、話すべきではないことも意識する • 話の道筋を想定しているか？ ◦ どこまでの話の結論をいつまでに出すか
14. 2. 事前準備がされている
15. これ重要なわりに 案外されてないことが多い
16. 例えば？
17. 事前準備のよくない例１) スケジュール • タイトル：「◯◯について相談」のみ • 書かれていないアジェンダ • 書かれていないミーティングのゴール • ミーティング時になって初めて出てくる資料 ◦ 話を聞きながら資料を読みながらシステムについて考えを巡らせるのは結構たいへんなのです・・
18. ～ミーティング開始～ 企画「これできますか？」 エンジニア「え？うーん・・調べないと答えられない です・・・」 企画「・・・」 エンジニア「・・・」
19. タイトル 　「◯◯プロジェクトについて懸念点とスケジュールの確認」 資料 仕様 http://spec デザイン http://design 事前調査： 仕様について懸念点と対策について調査 ゴール： 懸念点・対策案明確化、関係者の洗い出し、スケジュールの日程決定 アジェンダ： 懸念点の報告、対策案の設置、対策案の工数確認・スケジュール調整 今後のうごき： 　対策案に関係者がいれば調整 　対策案の進捗確認 これくらい書くべき
20. ～ミーティング開始～ 企画「なにか懸念点ありました？」 エンジニア「ここのログを先に仕込む必要あります。あと◯◯部署に も協力してもらう必要あります。」 企画「じゃあログ仕込みのスケジュール考えましょう。◯◯部署とも 相談しましょう」 エンジニア「はい」
21. 事前準備のよくない例２) ブレスト • 集まってから考える -> 時間もったいない -> 個人でのブレストならミーティング始まる前にできる
22. 3. 結論が共有される
23. よくある不安な光景
24. Aさん「こんな感じですかね～」 Bさん「じゃあそういうことで」 Cさん「（え？どういうこと？ 　　　それでほんとに認識あってる？大丈夫？）」
25. 結論がふわふわ
26. ミーティングの労力が水の泡
27. 個人的ベストプラクティス • ミーティングの最後に結論を明文化する(立ち話だとしてもこれは絶対する) • 議事録はリアルタイムに共有できるもの(例えばgoogleドキュメント)で書く • 議事録をディスプレイに写しながら話す(全員で議事録書こう) • 議事録に書かれていることがミーティングの結果 • 書かれていないなら決まっていない
28. 4. 結論が記録される
29. • 結論出たは良いが口頭での伝達のみのため作業時に漏 れる • 言った言わなかった水掛け論 記録されていないとこうなる
30. 個人的ベストプラクティス • 決まったことは対応するチケットなりissueなりに速攻で書く • なんならミーティング中に書く
31. 5. 次にすべきことが明確になる
32. 宿題を明文化 • 「次回ミーティングまでに◯◯さんはこれを調べておいてください」 • ミーティングの最後にまとめる • 議事録に書く
33. 6. そもそも会議しない が残ってますけどここまでのまとめ
34. 準備物 ミーティング 成果物 準備物 ミーティング ミーティング＝準備物にもとづいた議論から合意を得て成果物をつくる作業
35. 話をまとめるとこういうこと 事前調査・資料 ミーティング 議事録 チケット 次回までに やること 事前調査・資料 ミーティング 準備物 ミーティング 成果物 準備物 ミーティング 再掲 時間内に終わるように コントロール 開発
36. 6. そもそも会議しない
37. しないで済むなら ミーティングしない方がいい
38. Why?
39. コストが高い • 複数人が時間と場所を合わせる必要がある • １人が喋っているときに他の複数人はなにもできない 10人なら10倍の時間を使う チャットなら他の作業をしていても5秒後にでも見れる • 口頭は議事録をとらないと記録に残らない
40. ～ミーティング開始～ 企画「なにか懸念点ありました？」 エンジニア「ここのログを先に仕込む必要あります。あと◯◯部署に も協力してもらう必要あります。」 企画「じゃあログ仕込みのスケジュール考えましょう。◯◯部署とも 相談しましょう」 エンジニア「はいさ」 再掲
41. これくらいなら チャットで終わる
42. 「とりあえずミーティングを設定」 　　　　　　 より 「いったんチャットですすめる」
43. じゃあどんなときに ミーティングしたほうがいいの？
44. • 素早いやりとりが必要なとき • レスポンスが遅い人がいるとき • キックオフのとき • 話すテーマが大きいとき ミーティングしたほうがいいとき
45. • ミーティングは事前資料・準備に基づいた合意形成を経て成果物をつくる場 • 事前に伝えられる情報は先に伝える • 事前に行える準備は先に行う • ミーティング中はゴールに向かって話が進むようコントロールする • 話したことはまとめて記録・共有する • 次回までにやることを明文化する • やらなくてもいいミーティングはやらない まとめ
46. + ファシリテータは超重要