Modelagem de Processos de Negócios - BPMN (Parte 1)

Introdução à modelagem de processos de negócios, usando BPMN.
Resumo do processo de identificação, modelagem, análise e otimização de processos de negócios.

Estes slides são parte de um treinamento sobre Gestão de Processos de Negócios (BPM). Se tiver interesse em executar um treinamento sobre este assunto em sua empresa ou organização, entre em contato: rodrigor@rodrigor.com

Transcript

1. Modelagem de Processos de Negócios (Parte 1) 1 Rodrigo Rebouças de Almeida http://rodrigor.com rodrigor@rodrigor.com http://twitter.com/rodrigor
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2. 2 Estes slides são parte de um treinamento sobre análise de processos de negócios. Se você ou sua empresa tiverem interesse em um treinamento sobre como identificar, modelar, analisar e otimizar processos de negócios, entre em contato. http://rodrigor.com rodrigor@rodrigor.com
3. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Processos de Negócios 3 Procedimentos Fluxo de trabalho A5vidades executadas no dia a dia
4. Modelagem de
 Processos de negócios Complexo Simples
5. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com BPMN • Business Process Model and Notation • Padrão mantido pela OMG • Praticamente toda ferramenta de modelagem suporta BPMN de alguma forma 5
6. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Ferramentas • Inúmeras ferramentas disponíveis no mercado • Uma das mais conhecidas: 
 Bizagi
 http://bizagi.com • A que eu uso:
 Visual Paradigm
 http://visual-paradigm.com 6
7. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com BPMN • Notação rica que permite inclusive simular a execução de um processo modelado; • Especificação formal que inclui um meta-modelo e regras de uso; • Um modelo pode ser “validado" e “executado”. • Existem regras que definem o uso de cada elemento da notação e as relações entre estes elementos. • Os elementos da notação possuem semântica. Não são genéricos. 7
8. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com BPMN • Em um modelo BPMN descrevemos: • QUEM? • faz O QUÊ • QUANDO? • Eventos • Colaborações 8
9. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Benefícios • A semântica do modelo está definido pelo padrão • Não é restrito à ferramenta de modelagem • BPMN preenche a lacuna entre o negócio e a TI 9
10. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com BPMN é entendível pelo negócio • Após algumas reuniões os envolvidos com o negócio já entendem a notação e ainda podem ajudar na modelagem. • Ao longo do tempo os envolvidos passam a visualizar seus processos de forma estruturada. • Os discursos que iniciam “aleatórios" nas primeiras reuniões, passam a ser mais objetivos. • Os clientes também passam a entender melhor o funcionamento dos sistemas de informações que suportam o negócio. 10
11. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Porém… existem muitos modelos ruins por aí • Muitas vezes a culpa da complexidade de um modelo não é da notação, mas do mau uso da mesma. • É preciso adequar a abstração do modelo à necessidade de comunicação entre os envolvidos. • É preciso rigor no sentido de retirar ambiguidade dos modelos, de deixá-los simples. 11
12. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Um bom modelo BPMN • Deve ser Correto • Não deve violar as regras do modelo • Deve ser Claro • A lógica do processo não pode ser ambígua • Não deve depender de documentação em anexo 12
13. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Um bom modelo BPMN • Deve ser Completo • Deve indicar todos os fluxos que levam o processo do(s) estado(s) inicial(is) ao(s) final(is) • Deve ser Consistente • Dado um mesmo conjunto de fatos, todos os analistas de negócio devem criar modelos equivalentes 13
14. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Modelagem de processos de negócios 14
15. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Um processo é orientado ao negócio • Requisitos de software são orientados ao software. • Modelar e analizar processos é uma atividade fundamentalmente orientada ao negócio. • O vocabulário não pode ser técnico. • O cliente deve se sentir à vontade ao discorrer, argumentar e contribuir com o processo de modelagem. • Não é permitido discutir questões técnicas do sistema. 15
16. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Um processo é orientado ao negócio • Não é o momento de discutir atributos de entidades, descobrir entidades e seus relacionamentos. • Não é momento de discutir requisitos funcionais ou não funcionais. • O foco é entender o negócio. O que gera valor para o negócio. • Identificar ineficiências. • Entender o fluxo de valor da empresa ou instituição. 16
17. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Modelagem de processos é mais que BPMN • BPMN não consegue representar tudo o que BPM necessita, como: • Contextos de negócios de alto nível, como competidores, reguladores, fornecedores, parceiros de negócios, ameaças, etc. • Metas operacionais, táticas e estratégicas • Políticas • Métricas de performance, estruturas organizacionais e papéis 17
18. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Modelo de processo • É mais que a notação. • Precisa representar a lógica por trás do processo. • Precisa ser tão entendível por uma pessoa do negócio quanto tem que ser preciso para um desenvolvedor. 18
19. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Alguns conceitos chave 19
20. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Atividade • É uma unidade de trabalho executada repetidamente por alguém ou alguma área de uma empresa. • Quando me referir a “empresa”, me refiro a qualquer organização alvo da modelagem de processos. Pode ser uma empresa privada, ONG, entidade de governo, etc. • Atividades possuem “instâncias”. Na execução de um processo podemos ter várias “execuções" de uma mesma atividade, com diferentes parâmetros. 20
21. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Atividade: Exemplo 21
22. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Processo • Não é um documento. :-) (Deixe isso claro para o cliente na primeira conversa) • Um processo é uma sequência de atividades. • As atividades partem de um ou mais estados iniciais e levam a um ou mais estados definidos. • Um processo é discreto. 22
23. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com O processo de modelar processos de negócios (resumo) 23
24. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Modelagem de processo • A modelagem de um processo de negócios exige reuniões com diversas pessoas envolvidas no processo. • As pessoas em geral começam a descrever o processo seguindo o “caminho feliz” • “Primeiro acontece X, depois Y, e finalmente nós fazemos “Z””. 24
25. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com É preciso ter permissão • O processo de modelagem precisa ter o aval do alto escalão da empresa; • A equipe de modelagem deve ter acesso às pessoas e aos lugares para executarem reuniões. • Criem algum crachá ou alguma outra forma de identificação da equipe • É preciso ter acesso a documentos, formulários, exemplos de processos físicos, etc. • Criem um NDA se for preciso. 25
26. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Ética e conduta • É preciso estabelecer um código de conduta da equipe que está trabalhando na modelagem de processos. • As pessoas não podem se sentir ameaçadas pelo processo de modelagem. Elas precisam ver uma oportunidade! • É preciso garantir que as pessoas envolvidas não serão punidas caso identifiquem erros no modus-operandi da empresa. • É preciso que as pessoas se envolvam! 26
27. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Ética e conduta • Não façam comentários sobre as conversas com os clientes • Não estimulem “fofocas" e o debate de “causos" que acontecem no cotidiano da empresa. • Foquem no trabalho de identificação do processo. 27
28. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com A reunião • Sugestão: não deve durar mais de 1 hora. • Mesmo que o cliente tenha mais tempo, você precisa processar o conteúdo adquirido na reunião. • Quanto mais tempo, mais conteúdo, menor a qualidade, ao longo do tempo. • Melhor agendar várias reuniões de 30 a 60 minutos que uma reunião de 2 horas. 28
29. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com A reunião • Garanta que o cliente está confortável • Procure horários no início do expediente. • Reunião perto da hora de almoço ou fim do expediente pode gerar ansiedade no cliente para ir embora. • Esteja equipado com um gravador. • Avise ao cliente que a reunião será gravada. • Garanta que o áudio da gravação será transcrito e será inutilizado. • Os áudios não podem virar “provas" de que fulano falou isso ou aquilo… 29
30. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Condução da reunião • Tente focar sempre no trabalho. É comum as pessoas perderem o foco e comentarem sobre situações curiosas, sobre ineficiência de colegas, da gestão, etc. • Se perceber que o cliente está cansado, encerre a reunião e sugira um novo horário. É melhor ter pouco material de qualidade que ter muito material que precisará ser refeito. 30
31. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Algumas perguntas… • Comece do começo: • “Como o processo inicia?” • “Que eventos disparam o início do processo?” • “Existe mais de uma forma do processo iniciar?” 31
32. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Algumas perguntas… • “O que determina o fim do processo?” • “Existem diferentes estados para o fim do processo? Situações onde o fim é esperado ou situações de erro, problemas que ocorrem?” • “Como o processo leva de X até Y?” 32
33. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Algumas perguntas… • As vezes as pessoas não querem falar ou não dão importância ao que não é de sua rotina. Elas vão abreviar a descrição das atividades ou até omitir (por esquecerem). • Caso identifiquem este problema, busquem outras pessoas que atuam no processo, para verificar a coerência e complementar o levantamento das atividades. • Se alguma área do processo é pouco citada por todo mundo, provavelmente é uma boa candidata a ser melhorada (ou eliminada). 33
34. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com A lógica do processo • Procure identificar todas as possíveis sequências de atividades, caminhos “felizes" e situações alternativas, situações de erro, exceções, etc. • Este é o FOCO do BPMN e é através da lógica do processo que iremos identificar oportunidades de melhoria e de suporte de TI na empresa. 34
35. Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com Um pouco mais sobre as reuniões • No levantamento de processo, não estamos preocupados com os procedimentos das atividades. • Nem das pessoas nem dos sistemas. • Estamos preocupados em saber o que acontece antes de uma atividade, depois e que resultados a atividade produz (eventualmente precisamos modelar fluxos de documentos ou tratar exceções geradas por atividades - veremos isso mais tarde). 35
36. 36 (Continua…)