Modelagem de Processos de Negócios - BPMN (Parte 1)

Modelagem de Processos
de Negócios (Parte 1)
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Rodrigo Rebouças de Almeida
http://rodrigor.com
[email protected]
http://twitter.com/rodrigor 
http://fb.com/rodrigoreboucas

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Estes slides são parte de um treinamento sobre análise
de processos de negócios.
Se você ou sua empresa tiverem interesse em um
treinamento sobre como identiﬁcar, modelar, analisar e
otimizar processos de negócios, entre em contato.
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Rodrigo Rebouças de Almeida - http://rodrigor.com
Processos de Negócios
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Procedimentos
Fluxo de trabalho
A5vidades executadas no dia a dia

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Modelagem de 
Processos de negócios
Complexo
Simples

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BPMN
• Business Process Model and Notation
• Padrão mantido pela OMG
• Praticamente toda ferramenta de modelagem suporta
BPMN de alguma forma
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Ferramentas
• Inúmeras ferramentas disponíveis
no mercado
• Uma das mais conhecidas:  
Bizagi 
http://bizagi.com
• A que eu uso: 
Visual Paradigm 
http://visual-paradigm.com
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BPMN
• Notação rica que permite inclusive simular a execução de um
processo modelado;
• Especiﬁcação formal que inclui um meta-modelo e regras de uso;
• Um modelo pode ser “validado" e “executado”.
• Existem regras que deﬁnem o uso de cada elemento da notação e
as relações entre estes elementos.
• Os elementos da notação possuem semântica. Não são genéricos.
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BPMN
• Em um modelo BPMN descrevemos:
• QUEM?
• faz O QUÊ
• QUANDO?
• Eventos
• Colaborações
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Benefícios
• A semântica do modelo está deﬁnido pelo padrão
• Não é restrito à ferramenta de modelagem
• BPMN preenche a lacuna entre o negócio e a TI
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BPMN é entendível pelo negócio
• Após algumas reuniões os envolvidos com o negócio já entendem a
notação e ainda podem ajudar na modelagem.
• Ao longo do tempo os envolvidos passam a visualizar seus
processos de forma estruturada.
• Os discursos que iniciam “aleatórios" nas primeiras reuniões,
passam a ser mais objetivos.
• Os clientes também passam a entender melhor o funcionamento
dos sistemas de informações que suportam o negócio.
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Porém… existem muitos modelos ruins por aí
• Muitas vezes a culpa da complexidade de um modelo não é da
notação, mas do mau uso da mesma.
• É preciso adequar a abstração do modelo à necessidade de
comunicação entre os envolvidos.
• É preciso rigor no sentido de retirar ambiguidade dos modelos, de
deixá-los simples.
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Um bom modelo BPMN
• Deve ser Correto
• Não deve violar as regras do modelo
• Deve ser Claro
• A lógica do processo não pode ser ambígua
• Não deve depender de documentação em anexo
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Um bom modelo BPMN
• Deve ser Completo
• Deve indicar todos os ﬂuxos que levam o processo do(s)
estado(s) inicial(is) ao(s) ﬁnal(is)
• Deve ser Consistente
• Dado um mesmo conjunto de fatos, todos os analistas de negócio
devem criar modelos equivalentes
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Modelagem de processos de
negócios
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Um processo é orientado ao negócio
• Requisitos de software são orientados ao software.
• Modelar e analizar processos é uma atividade fundamentalmente
orientada ao negócio.
• O vocabulário não pode ser técnico.
• O cliente deve se sentir à vontade ao discorrer, argumentar e
contribuir com o processo de modelagem.
• Não é permitido discutir questões técnicas do sistema.
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Um processo é orientado ao negócio
• Não é o momento de discutir atributos de entidades, descobrir
entidades e seus relacionamentos.
• Não é momento de discutir requisitos funcionais ou não funcionais.
• O foco é entender o negócio. O que gera valor para o negócio.
• Identificar ineficiências.
• Entender o fluxo de valor da empresa ou instituição.
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Modelagem de processos é mais que BPMN
• BPMN não consegue representar tudo o que BPM necessita,
como:
• Contextos de negócios de alto nível, como competidores,
reguladores, fornecedores, parceiros de negócios, ameaças, etc.
• Metas operacionais, táticas e estratégicas
• Políticas
• Métricas de performance, estruturas organizacionais e papéis
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Modelo de processo
• É mais que a notação.
• Precisa representar a lógica por trás do processo.
• Precisa ser tão entendível por uma pessoa do negócio quanto tem
que ser preciso para um desenvolvedor.
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Alguns conceitos chave
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Atividade
• É uma unidade de trabalho executada repetidamente por alguém
ou alguma área de uma empresa.
• Quando me referir a “empresa”, me reﬁro a qualquer organização
alvo da modelagem de processos. Pode ser uma empresa privada,
ONG, entidade de governo, etc.
• Atividades possuem “instâncias”. Na execução de um processo
podemos ter várias “execuções" de uma mesma atividade, com
diferentes parâmetros.
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Atividade: Exemplo
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Processo
• Não é um documento. :-) (Deixe isso claro para o cliente na
primeira conversa)
• Um processo é uma sequência de atividades.
• As atividades partem de um ou mais estados iniciais e levam a um
ou mais estados deﬁnidos.
• Um processo é discreto.
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O processo de modelar
processos de negócios (resumo)
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Modelagem de processo
• A modelagem de um processo de negócios exige reuniões com
diversas pessoas envolvidas no processo.
• As pessoas em geral começam a descrever o processo seguindo o
“caminho feliz”
• “Primeiro acontece X, depois Y, e ﬁnalmente nós fazemos “Z””.
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É preciso ter permissão
• O processo de modelagem precisa ter o aval do alto escalão da
empresa;
• A equipe de modelagem deve ter acesso às pessoas e aos lugares para
executarem reuniões.
• Criem algum crachá ou alguma outra forma de identiﬁcação da equipe
• É preciso ter acesso a documentos, formulários, exemplos de processos
físicos, etc.
• Criem um NDA se for preciso.
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Ética e conduta
• É preciso estabelecer um código de conduta da equipe que está
trabalhando na modelagem de processos.
• As pessoas não podem se sentir ameaçadas pelo processo de
modelagem. Elas precisam ver uma oportunidade!
• É preciso garantir que as pessoas envolvidas não serão punidas
caso identiﬁquem erros no modus-operandi da empresa.
• É preciso que as pessoas se envolvam!
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Ética e conduta
• Não façam comentários sobre as conversas com os clientes
• Não estimulem “fofocas" e o debate de “causos" que acontecem no
cotidiano da empresa.
• Foquem no trabalho de identiﬁcação do processo.
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A reunião
• Sugestão: não deve durar mais de 1 hora.
• Mesmo que o cliente tenha mais tempo, você precisa processar o
conteúdo adquirido na reunião.
• Quanto mais tempo, mais conteúdo, menor a qualidade, ao longo
do tempo.
• Melhor agendar várias reuniões de 30 a 60 minutos que uma
reunião de 2 horas.
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A reunião
• Garanta que o cliente está confortável
• Procure horários no início do expediente.
• Reunião perto da hora de almoço ou ﬁm do expediente pode gerar ansiedade
no cliente para ir embora.
• Esteja equipado com um gravador.
• Avise ao cliente que a reunião será gravada.
• Garanta que o áudio da gravação será transcrito e será inutilizado.
• Os áudios não podem virar “provas" de que fulano falou isso ou aquilo…
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Condução da reunião
• Tente focar sempre no trabalho. É comum as pessoas perderem o
foco e comentarem sobre situações curiosas, sobre ineﬁciência de
colegas, da gestão, etc.
• Se perceber que o cliente está cansado, encerre a reunião e sugira
um novo horário. É melhor ter pouco material de qualidade que ter
muito material que precisará ser refeito.
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Algumas perguntas…
• Comece do começo:
• “Como o processo inicia?”
• “Que eventos disparam o início do processo?”
• “Existe mais de uma forma do processo iniciar?”
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• “O que determina o fim do processo?”
• “Existem diferentes estados para o fim do processo? Situações
onde o fim é esperado ou situações de erro, problemas que
ocorrem?”
• “Como o processo leva de X até Y?”
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• As vezes as pessoas não querem falar ou não dão importância ao
que não é de sua rotina. Elas vão abreviar a descrição das
atividades ou até omitir (por esquecerem).
• Caso identiﬁquem este problema, busquem outras pessoas que
atuam no processo, para veriﬁcar a coerência e complementar o
levantamento das atividades.
• Se alguma área do processo é pouco citada por todo mundo,
provavelmente é uma boa candidata a ser melhorada (ou
eliminada).
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A lógica do processo
• Procure identiﬁcar todas as possíveis sequências de atividades,
caminhos “felizes" e situações alternativas, situações de erro,
exceções, etc.
• Este é o FOCO do BPMN e é através da lógica do processo que
iremos identiﬁcar oportunidades de melhoria e de suporte de TI na
empresa.
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Um pouco mais sobre as reuniões
• No levantamento de processo, não estamos preocupados com os
procedimentos das atividades.
• Nem das pessoas nem dos sistemas.
• Estamos preocupados em saber o que acontece antes de uma
atividade, depois e que resultados a atividade produz
(eventualmente precisamos modelar ﬂuxos de documentos ou tratar
exceções geradas por atividades - veremos isso mais tarde).
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(Continua…)

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Modelagem de Processos de Negócios - BPMN (Parte 1)

Modelagem de Processos de Negócios - BPMN (Parte 1)

Rodrigo Rebouças de Almeida

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