Les 8 étapes Quoi (moyens) Pourquoi (but) Qui (acteurs) Comment (stratégie) 1-Diagnostic 1-Rencontres «individuelles» de parties prenantes 2-Validation individuelle et collective des résultats du diagnostic et des priorités en découlant 3-Recommandations pour la marche à suivre 1-Confirmer et accroître le désir de changement 2-Augmenter le désir d'auto- organisation 1-Représentants de plus de groupes de parties prenantes possible 2-Choisis par leurs pairs, pas par la direction 1- Entrevues individuelles de 45-50 minutes confirmant les malaises/occasions, le désir de changement et les priorités d'action. 2- Confirmer par courriel les résultats/priorités et le désir individuel de s'impliquer 3- Présenter les résultats, priorités collectives et recommandations pour actions futures à la haute direction et à tous les participants aux entrevues 2-Alignement de la vision Session d'entraînement lancée par un directeur haut niveau (président, VP) pour: 1- Aligner la vision des volontaires de l'équipe de changeboxing sur le changement désiré, et promouvoir le besoin d'une approche collaborative du changement 2-Présenter le processus Changeboxing 3-Choisir les volontaires 4- S'entendre sur la date et le contenu de la première rencontre de Changebox 1- Fournir des ressources additionnelles 2- Stimuler le désir de changement 3- Stimuler l'auto-organisation 4- Stimuler l'émergence 1- T ous ceux qui ont été en entrevues à l'étape 1 et qui sont volontaires pour travailler au changement 2- T oute partie prenante intéressée à être volontaire 3-Généralement entre 15 et 40 personnes Généralement intitulé quelque chose comme «NOTRE amélioration collective de NOTRE processus/structure/outil XXX au bénéfice de NOUS TOUS»: 1- Commencer avec un mot de bienvenue de la haute direction 2- Poursuivre avec un partage d'information sur le diagnostic, les enjeux, les approches, les meilleures pratiques en lien avec le changement envisagé, approches collaboratives de changement 3- Expliquer sommairement le processus de Changeboxing 4- Discuter et s'entendre sur les premiers élément du plan d'action possible 5- Finaliser la liste des membres de l'équipe des volontaires du Changeboxing (généralement 10 à 20 personnes représentant tous les groupes de parties prenantes) 6- S'entendre sur le moment et la durée de la première rencontre Changebox 3- Partage d'information préalable à la rencontre Changebox 1- Assembler le matériel de support, de sources externe et interne, pour aider l'atteinte du résultat de la rencontre 2- Le matériel NE DOIT PAS être transmis aux participants avant la rencontre de Changebox 1-Favoriser l'auto-organisation collaborative pendant la rencontre changebox 2- Accélérer par la suite l'émergence d'un élément de changement collectif 1- Organisateurs internes de la rencontre changebox 2- Facilitateur/coach de la rencontre Rassembler/préparer le matériel de support suivant: 1- Ordre du jour de la rencontre (incluant le temps prévu pour chaque partie de la rencontre) 2- Exemples d'outils, formulaires, gabarits, parties de processus, organigrammes, propositions de changement documentées, perrtinents au changement désiré 3-Gabarit de travail pour aider le développement de l'élément de changement (MindMap-liste-matrice de R&R générique, etc) 4-Changebox (rencontre) 1-Rencontre visant la production d'un livrable, sous forme d'un «prototype» facilement utilisable 2- Équivalent d'un «timebox» de 3 à 7 heures, tel que défini en Gestion de projet agile; aussi appelé «changebox» 3- Prototype à produire, par négociations de sous- groupe et de groupe (pas de travail individuel permis), à l'intérieur de la durée pré-déterminée du changebox 4- Livraison de ce «prototype-livrable» à la fin de la rencontre EST OBLIGATOIRE 1- Contraintes de temps rigides et négociations collectives (par groupes)favorisent l'auto- organisation accélérée et l'émergence des éléments de changement 2- Le livrable «obligatoire» résultant est une nouvelle ressource favorisant l'évolution de l'élément de changement, comme le fait sa nature de «prototype» 3- Créer un bénéfice tangible stimulant le désir de pousser plus loin la démarche de changement 1- Accompagnateur externe ou ressource interne perçue par les parties prenantes comme un facilitateur légitime, transparent et digne de confiance 2- Un membre de la haute direction pour la partie introduction du chanbebox 3- TOUS les membres de l'équipe de volontaires, parce que des liens initiaux de collaboration précieux émergeront de ce premier changebox Ordre du jour type du PREMIER changebox: 1- Mot de bienvenue d'un membre de la haute direction 2- Présentation de l'ordre du jour 3- Présentation des documents de support à l'équipe, incluant le gabarit MindMap/liste 4- Division des participants en sous-groups de 3 à 6 personnes pour élaborer les propositions de livrables des sous-groupes 5- Remue-méninges et négociation entre les sous-groupes pour une proposition unique de contenu du livrable 6- Entente finale sur le prototype-livrable tel que reflété dans le gabarit 7- Conclusions et décision sur la période de test du livrable, ainsi que sur le sujet et la date du prochain changebox 5-Mise en forme du livrable du Changebox 1- Formatage du livrable en «forme utilisable», dans les 48h suivant la fin de la rencontre 2- Formater pour refléter EXACTEMENT ce qui a été décidé collectivement sur le contenu et le format du livrable, pendant les négociations du changebox Produre une ressource utilisable additionnelle aussi vite que possible, conforme au contenu négocié: 1- Accélérer l'évolution 2- Stimuler davantage le désir de changement 1- Coach/accompagnateur externe ou représentants internes de l'organisation en changement (parties prenantes directes) 2- Formatage par les parties prenantes directes est l'option privilégiée pour encourager et 1- Préparer version électronique du livrable produit, conforme avec ce qui a été négocié entre les participants au changebox, tant en termes de format que de contenu documenté 2- T ransmettre, dans les 48 heures, le livrable formatté aux participants du changebox, ainsi qu'à toute autre partie prenante montrant de l'intérêt à cet élément de changement et désireux de le tester en temps réel 6-Sondage post-rencontre Changebox Sondage «électronique» des participants au changebox pour avoir du feedback sur: 1- Contenu/qualité du livrable produit 2- Processus utilisé pour produire le livrable collectivement (un changebox) 3- Contraintes de temps pour produire le livrable 4- Performance du facilitateur de la rencontre 5- Niveau de satisfaction personnel face au changebox 1- Renforcer le sens d'accomplissement, donc stimuler davantage le désir de changement 2- Fournir des ressources additionnelles pour l'évolution du changement (ajustements/améliorations du processus de changement) 1- Sondage à être complété par tous les participants au changebox 2- Sondage compilé par du personnel désigné de l'organisation, EXCLUANT le facilitateur de la rencontre 1- Questionnaire de sondage envoyé aux participants dans les 48 heures après le changebox 2- Un délai d'une semaine est accordé pour compléter et retourner le questionnaire par voie électronique 3- Appels téléphoniques, deux jours avant la fin du délai, pour demander aux participants qui n'ont pas encore retourné le sondage complété, de le faire 4- Compiler les résultats du sondage et partager par écrit, avec toutes les parties prenantes participantes (incluant le facilitateur de la rencontre) 5- Inclure les ajustements requis suite au sondage dans le prochain changebox, EXCEPTÉ toute demande de changer/relaxer la contrainte de durée pré-déterminée du changebox 7- Essai du Prototype Utiliser/tester/évaluer le «prototype» pour une période de 2 semaines à un mois après le changebox qui l'a produit. 1- La ressource additionnelle stimule l'évolution 2-L'utilité démontrée d'un élément de changement en stimule l'adoption et promouvoit davantage le désir de changement, résultant en un cylcle d'émergence/évolution additionnel TOUS les participants au changebox, ainsi que toute autre partie prenante montrant de l'intérêt pour cet élément de changement et désirant le tester en temps réel 1- Prototype utilisé par les participants et autres parties prenantes identifiées/intéressées pour une période de deux à quatre semaines 2- Résultats du test (bénéfices documentés/ajoutés pour les utilisateurs, améliorations proposées) recueillis par entrevues en face à face (si possible) 3-Résultats du test présentés pour discussion au prochain changebox ou à une rencontre spéciale à la fin du cycle de changeboxing 8 Nouvelle boucle du cycle Changeboxing (répéter étapes 3 à 7), au besoin 1- Boucle additionnelle du cycle Changeboxing. répétant les étapes 3 à 7 pour produire un nouveau prototype-livrable 2- Des boucles additionnelles sont utilisées jusqu'à ce que les éléments de changement désirés, définis au début du cycle Changeboxing, soient produits et testés 1-Produire les ressources additionnels pour supporter le changement 2- Stimuler des boucles additionnelles d'émergence et d'évolution, pour atteindre le niveau de changement désiré à travers des itérations successives 1-Les mêmes parties prenantes quand lors de la boucle du cycle Changeboxing précédente 2- Les participants au premier changebox peuvent manquer un changebox subséquent (il est préférable de ne pas en manquer plus d'un mais la règle est flexible et contextuelle) Même contenu que pour les étapes 1 à 7 de la première boucle du cycle Changeboxing ET: 1- Ajout d'un nouvel item à l'ordre du jour du changebox, tout de suite après la présentation de l'ordre du jour, pour discuter des résultats du test du prototype produit à l'étape 6 de la boucle précédente 2- Discussion ajoutée incluant le feedback sur la période de test, l'accord sur les modifications du prototype ainsi que sur une période de «stabilisation» du prototype, pendant laquelle le prototype sera utilisé sans plus de modifications (périodes de stabilisation types: 6 mois à un an)
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