QUAN CONVOCAR UNA REUNIÓ?

Transcript

1. QUAN CONVOCAR REUNIONS O UTILITZAR ALTRES MECANISMES DE COMUNICACIÓ QUAN CAL CONVOCAR UNA REUNIÓ Quan hi ha canvis legals o tècnics És imprescindible reunir-se per assegurar que tot l'equip entén correctament les novetats que poden impactar el funcionament del Departament, del Servei o de l'Organització. Canvi en les maneres de treballar Discutir i acordar nous procediments o mètodes de treball, per garantir que els equips estiguin alineats i puguin adaptar-se als canvis. Acords, pressupostos, sol·licituds Quan es treballa amb clients, proveïdors o col·laboradors externs, les reunions són necessàries per gestionar acords, negociar pressupostos o presentar sol·licituds. Informació amb un impacte emocional És important convocar reunions presencials o síncrones per gestionar amb sensibilitat temes sensible que puguin tenir un impacte directe en la persona. Per exemple, temes relacionats amb la modificació de contractes o canvis en la relació laboral. QUAN CAL QUE LA REUNIÓ SIGUI PRESENCIAL Cohesió de l'equip Reunir-se en persona pot ser necessari per fomentar el vincle i la cohesió entre els membres de l'equip, especialment quan es treballa en projectes crítics o que són de llarg termini. El tema és transcendent Si el tema a tractar té un impacte crític o rellevant per a l'organització, és preferible convocar una reunió presencial. Això assegura una millor comprensió del missatge i permet abordar qüestions complexes amb més claredat. Involucra diverses persones i requereix coordinació complexa Quan es treballa amb múltiples participants que han de prendre decisions conjuntes o cal gestionar diferents opinions, reunir-se presencialment facilita la interacció i el debat fluid. Necessitat de debat i intercanvi d'opinions Quan els temes a tractar requereixen discussió o debat, les reunions presencials permeten una millor interacció i una comunicació més rica que les eines virtuals.
2. Quan els participants es troben en un mateix espai Si els participants ja es troben físicament en un mateix lloc, té sentit aprofitar aquesta proximitat per celebrar la reunió presencial, evitant coordinacions logístiques addicionals. QUAN CAL UTILITZAR ALTRES MECANISMES DE COMUNICACIÓ MOTIU CANAL RECOMANAT Temes tractats amb anterioritat Quan els temes ja han estat discutits en reunions prèvies i no hi ha novetats significatives, és més eficient utilitzar canals alternatius per fer-ne el seguiment, com ara: • Informes • e-mail • telèfon • despatx • eines col·laboratives [seguiment del progrés] Informació ja està documentada Quan només es tracta de compartir informació unidireccional (per exemple, instruccions, procediments o actualitzacions generals), no cal reunir-se. • e-mail • web • Intranet La informació no requereix debat immediat No es necessita una discussió o intercanvi d'opinions immediat. • e-mail • eines col·laboratives [recollir comentaris] Les comunicacions són urgents o curtes Comunicacions ràpides o que requereixin una resposta immediata. • telèfon • Teams Es tracta d'informació tècnica o específica La informació és tècnica o detallada, com una actualització de progrés en un projecte i cal assegurar que tots els detalls estan ben documentats i es poden consultar posteriorment. • Informes Cal fer seguiments constants Projectes o tasques que requereixen seguiment constant però no necessiten reunions recurrents. • Eines de gestió de projectes [ex. Trello]