REUNIONS EFECTIVES

Transcript

1. REUNIONS EFECTIVES Manel Muntada setembre-2024
2. QUANTITAT O QUALITAT:REUNIONS I EFECTIVITAT PRIMERA PART
3. La mitjana de reunions setmanals va passar de 5 a 7,5 reunions, amb una durada mitjana que també ha augmentat. Els/les treballadores dedicaven una mitjana de 23 hores setmanals a reunions abans de la pandemia. Aquest temps ha augmentat fins a 27 hores setmanals. AUGMENT GENERAL EN EL NOMBRE DE REUNIONS
4. REUNIONS VIRTUALS I HÍBRIDES El nombre de reunions diàries a Zoom va passar de 10 milions a més de 300 milions entre març i desembre de 2020. Un 47% de les organitzacions han adoptat un model híbrid, amb una combinació de reunions presencials i virtuals. • AUGMENT DE LA FLEXIBILITAT • AUGMENT DE LA COMPLEXITAT • PERILL DE SATURACIÓ PER AUGMENT DE REUNIONS
5. DURADA DE LES REUNIONS
6. El 62% dels treballadors informen que el temps dedicat a reunions impacta negativament en la seva productivitat. Aquest estudi destaca que les reunions no només consumeixen temps sinó que també interrompen el temps de treball profund. IMPACTE EN LA PRODUCTIVITAT
7. SATISFACCIÓ AMB LES REUNIONS Aproximadament el 70% dels empleats consideren que les reunions no són productives i que sovint no es necessiten. Creixent frustració amb el nombre i la qualitat de les reunions.
8. EFECTES DE L’EXCÉS DE REUNIONS ESTRÈS I FATIGA MENTAL LIMITACIÓ DEL TEMPS PRODUCTIU INTERRUPCIÓ DEL FLUX DE TREBALL DESMOTIVACIÓ I FRUSTRACIÓ RETARD EN LA PRESA DE DECISIONS MANCA DE QUALITAT EN LA PRESA DE DECISIONS EL COST POT SER SIGNIFICATIU [ROI] DESCOORDINACIÓ ENTRE ELS MEMBRES DE L’EQUIP REDUCCIÓ DE LA CREATIVITAT, INNOVACIÓ I FLEXIBILTAT
9. EFECTES DE LA MANCA DE REUNIONS FALTA DE COMUNICACIÓ DESCOORDINACIÓ PÈRDUA DE VISIÓ COMUNA ALTERACIONS EN EL SENTIMENT D’EQUIP DESORIENTACIÓ DINS L’EQUIP [EN QUÈ ESTÀ CADASCÚ] FOMENT DE L’INDIVIDUALISME [DESCONNEXIÓ] DÈFICIT EN LA GESTIÓ DEL CONEIXEMENT DE L’EQUIP
10. CORREU ELECTRÒNIC MISSATGERIA INSTANTÀNIA [TEAMS, SLACK] DOCUMENTS COMPARTITS [DRIVE] TRUCADA TELEFÒNICA TAULERS DE TREBALL [TRELLO] VIDEOCONFERÈNCIES ASÍNCRONES ALTERNATIVES A LES REUNIONS INFORMES D’ACTUALITZACIÓ
11. ACTIVITAT ENDRECEM EL NOSTRE SISTEMA D’INTERRELACIÓ PROFESSIONAL: A LA NOSTRA ORGANITZACIÓ, QUAN CAL REUNIR- SE [PRESENCIAL O REMOT] I QUAN CONVÉ OPTAR PER ALTRES MECANISMES?
12. PENDRE DECISIONS UNIFICAR CRITERIS RESOLUCIÓ DE CONFLICTES O PROBLEMES COMPLEXOS COORDINACIÓ DE L’EQUIP GENERAR NOVES IDEES OBTENIR LLIÇONS APRESES ACTUALITZAR INFORMACIÓ ESTRATÈGICA QUAN CAL REUNIR-SE QUAN CAL REUNIR-SE
13. DE LA TEORIA A LA PRÀCTICA DE LES REUNIONS EFECTIVES SEGONA PART
14. PUNTS FEBLES DE REUNIONS [ESTUDI DE CAMP: QUÈ TROBES A FALTAR O QUÈ T’AMOÏNA ] PUNTUALITAT A L’INICI O AL FINAL CANVIS DE DATA A ÚLTIMA HORA QUE NO ES CENTRI EN EL CONTINGUT PREVIST MONOPOLI EN LÚS DE LA PARAULA QUE NO HI HAGI UNA MODERACIÓ QUE NO S’IDENTIFIQUIN CLARAMENT ELS ACORDS/RESULTATS REUNIONS DE COORDINACIÓ QUE SERVEIXEN PERQUÈ CADASCÚ EXPLIQUI EL QUE FA, SENSE APORTACIÓ DE VALOR QUE NO S’ESCOLTI I S’INTENTI IMPOSAR L’OPINIÓ DISTRIBUIR LA PARAULA TALLAR A QUI ES PASSI DEL TEMPS CENTRAR EL TEMA QUE HI HAGI POC TREBALL EN COMÚ QUE NO SIGUI UN ESPAI REAL DE PRESA DE DECISIONS
15. ASPECTES PREVIS ASSEGURAR UN PROPÒSIT CLAR I CONEGUT IDENTIFICAR PUNTS A TRACTAR I TEMPS DOCUMENTAR ALS I A LES PARTICIPANTS AMB TEMPS SUFICIENT ASSEGURAR INFRAESTRUCTURES I RECURSOS TECNOLÒGICS I MATERIALS ATENCIÓ A QUAN I A QUI CONVOCAR
16. DESENVOLUPAMENT PUNTUALITAT: COMENÇAR I ACABAR A L’HORA PREVISTA CONTROLAR EL TEMPS DE CADA APARTAT SEGUIR L’AGENDA SENSE DESVIAR-SE PRENDRE NOTES I REGISTRAR LES DECISIONS PRESES
17. MODERACIÓ MODERACIÓ DISTRIBUIR AVIAT LA PARAULA I PROMOURE LA PARTICIPACIÓ ANIMAR A QUE LES PERSONES PRENGUIN NOTES ATENCIÓ A LA COMUNICACIÓ CONSIDERAR TOTES LES APORTACIONS DEFINIR NORMES CLARES DE PARTICIPACIÓ ATENCIÓ ALS DISRUPTORS
18. ACTITUDS CONTRARIES INTERRUPCIONS CONSTANTS DOMINACIÓ DE LA PARAULA PASSIVITAT O DESCONNEXIÓ COMUNICACIÓ AGRESSIVA O DESPECTIVA RESISTENCIA AL CANVI EVITAR LA RESPONSABILITAT IMPACIÈNCIA O PRESSA MANCA DE PREPARACIÓ SILENCIAR LES OPINIONS
19. EVALUAR LA REUNIÓ AMB ELS I LES PARTICIPANTS ENVIAR UN RESUM DE LES CONCLUSIONS TANCAMENT RESUMIR CONCLUSIONS ESTABLIR UN PLA DE SEGUIMENT DE LESDECISIONS PRESES
20. COMPARTIM BONES PRÀCTIQUES EN COMUNICACIÓ [PERSONALS O D’ALTRES]
21. ELABOREM UNA PROPOSTA DE NORMATIVA ESTANDAR PER REGULAR I GARANTIR LA QUALITAT DE LA PARTICIPACIÓ EN UNA REUNIÓ