紙文化とExcelについて：ビジネス系本部共同研修2024

サイボウズで2024年に実施したビジネス系本部共同研修の資料です。
テーマは「紙文化とExcel」です。

ビジネス系本部共同研修の詳細は、サイボウズ採用サイトのページをご覧ください。
https://cybozu.co.jp/recruit/workplace/business-onboarding/

Transcript

1. 紙とExcelのお困り事研修 2024年5月作成 1
2. 商談の場でよく聞く話 2 お客様 うちの会社はまだ紙で管理してて… 大変なんだよね Excelで主に管理してるから 効率が悪くてね… 何がどう大変なの？ なんで非効率なの？
3. 本研修のゴールとコンセプト 3 ▌ゴール お客様の会社がどんな状況かを描けるようになる ▌誰に 本日参加の24卒の皆さん ▌何と お客様の会社の状況をイメージして、会話ができそう！
4. アジェンダ 4 ⚫ 紙で業務を運用している会社の話 ・紙を使ってきた背景 ・業務シーンの例 ・紙で業務を運用している会社あるある ⚫ Excelで業務を運用している会社の話 ・Excelを使ってきた背景 ・業務シーンの例 ・Excelで業務を運用している会社あるある ⚫ ペーパーレス化/脱Excelが進まない理由
5. 5 紙で業務を運用している 会社の中を覗いてみよう！
6. 紙で業務を運用している背景 ⚫ 根強い紙文化 紙を使用して業務を進めていく文化 6
7. 紙で業務を運用している背景 ⚫ 根強い紙文化 紙を使用して業務を進めていく文化 ⚫ 日本独自のハンコ文化 書類のやりとりでハンコが必要となる日本特有の文化 7
8. 8 サイボウズの場合
9. 9 紙で業務を運用している会社の場合 ⚫ 探す時間と手間が発生する ⚫ 業務効率が低下する ほしい情報がすぐに見つからない
10. 10 山内 濱家 小杉 吉田 稲田 河井 後藤 岩尾 文田 根建 後藤 福徳 川島 田村 日村 設楽 嶋佐 屋敷 伊逹 富澤 松本部長 浜田部長 キ ャ ビ ネ ッ ト 第一営業グループ キ ャ ビ ネ ッ ト キャビネット キャビネット キャビネット 第二営業グループ 複合機 紙で業務を運用している会社の場合
11. 11 物理的な場所が必要 ⚫ 鍵の管理が必須になる ⚫ 災害などで消失する可能性がある 紛失・盗難のリスクがある ⚫ 会社の信頼や業績に影響が出る可能性がある 紙で業務を運用している会社の場合
12. 紙で運用している業務 12 参考：Biz Clip調査レポート 紙を使う仕事はどれくらい？文書管理実態調査（公開日2020.4.22） https://www.bizclip.ntt-west.co.jp/articles/bcl00014-020.html
13. 13 例：申請書 有給休暇申請書 出張申請書 残業・休日出勤申請書
14. 14 例：申請書
15. 15 進捗が分かりづらい ⚫ 進捗状況が分からない ⚫ 確認の手間が発生する 押印のために出社しなければいけない ⚫ 働く場所が制限される ⚫ 戻り時間によっては残業が発生する
16. 16 例：社内会議資料
17. 17 011 N o. 『 会議は印刷から 始まってるんだ！』 会議前の最重要任務。 N o. 『 問合せ1 0 同じような質問を 、別 ガルーンならこう 変わる！ ガルーンな
18. 18 011 N o. 『 会議は印刷から 始まってるんだ！』 会議前の最重要任務。 打ち合わせの資料は紙に印刷して、人数分用意。 印刷費もかかるし 、手間もかかる。 大事な会議の前に限って、 コピー機の調子は悪い。 同 今日も社内 同じような質 他にもやらな メ ー ガルーンならこう 変わる！ 紙の場合 印刷のコストがかかる ⚫ コスト確保が常時必要 ⚫ 環境に優しくない
19. 19 例：案件管理
20. 20 紛失・盗難のリスクがある ⚫ 会社の信頼や業績に影響が出る可能性がある 手書きによる弊害 ⚫ 読解できないことがある ⚫ リアルタイム性に欠ける ⚫ 書き直しによる作業スピードの低下
21. 21 株式会社◦◦◦◦の案件の 受注時期と金額、確度の最新情報は 今どうなってるんだ？ 電話で確認するしかないか… 情報共有がしづらい ⚫ 書類の持ち主以外は詳細が分からない ⚫ 確認の手間が発生する ⚫ リアルタイムな情報共有ができない ⚫ 担当者以外が対応できない コミュニケーション手段が必要 ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい ⚫ あとから振り返りづらい
22. 22 私のデスクの2段目の引き出しにある ファイルを見てもらえますか？ その中に株式会社◦◦◦◦の 案件管理シートがあるはずで… 社外からは見れない ⚫ 社内に戻る必要がある ⚫ 社内にいる人にお願いする ⚫ 働く場所が制限される
23. 紙で業務を運用している会社あるある ⚫ 探す時間と手間が発生する ⚫ 業務効率が低下する ほしい情報がすぐに見つからない 物理的な場所が必要 ⚫ 鍵の管理が必須になる ⚫ 災害などで消失する可能性がある 紛失・盗難のリスクがある ⚫ 会社の信頼や業績に影響が出る可能性がある 進捗が分かりづらい ⚫ 進捗状況が分からない ⚫ 確認の手間が発生する 押印のために出社しなければいけない ⚫ 働く場所が制限される ⚫ 戻り時間によっては残業が発生する 印刷のコストがかかる ⚫ コスト確保が常時必要 ⚫ 環境に優しくない 23
24. 24 紙で業務を運用している会社あるある 手書きによる弊害 ⚫ 読解できないことがある ⚫ 書き直しによる作業スピードの低下 情報共有がしづらい ⚫ 書類の持ち主以外は詳細が分からない ⚫ 確認の手間が発生する ⚫ リアルタイムな情報共有ができない ⚫ 担当者以外が対応できない 社外からは見れない ⚫ 社内に戻る必要がある ⚫ 社内にいる人にお願いする ⚫ 働く場所が制限される コミュニケーション手段が必要 ⚫ あとから振り返りづらい ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい
25. 紙の良さ ⚫ 書き込みがしやすい / メモが残しやすい ⚫ 誰でも管理できる ⚫ チラシなどの販促ツールとしては有効 ⚫ 自分の頭の中を書き出してみることで、思考が整理できる 25
26. 26 Excelで業務を運用している 会社の中を覗いてみよう！
30. Excelで業務を運用している背景 ⚫ 初心者でも使いやすい 30
31. Excelで業務を運用している背景 ⚫ 初心者でも使いやすい ⚫ 表計算以外も可能な多機能性 ⚫ ビジネスのさまざまなニーズに対応できる汎用性の高さ 31 Excelの特徴・良さ
32. 32 例：申請業務 残業申請書 経費申請書 出張申請書
33. 33 例：申請業務 進捗が分かりづらい ⚫ 進捗状況が分からない ⚫ 確認の手間が発生する コミュニケーション手段が必要 ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい ⚫ あとから振り返りづらい
34. 例：情報を集約する業務 34 日報 売上報告書 社内アンケート
35. 35 例：情報を集約する業務 ファイル数が膨大になる ⚫ 閲覧することが手間になる ⚫ 目的のファイルがすぐに見つからない
36. 36 例：情報を集約する業務
37. 37 例：情報を集約する業務 集計のために転記する必要がある ⚫ 転記ミスが発生する可能性がある ⚫ 集計用ファイルの作成に時間がかかる
38. 例：複数名で情報を管理する業務 問い合わせ管理表 案件管理表 38
39. 39 例：複数名で情報を管理する業務 進捗管理表 備品管理表
40. 40 例：複数名で情報を管理する業務
41. 41 例：複数名で情報を管理する業務
42. 42 例：複数名で情報を管理する業務
43. 43 ⚫ 他の人の作業待ちが発生する ⚫ 入力忘れが発生する可能性がある ⚫ 最新情報が保てなくなる ⚫ リアルタイム性に欠ける ⚫ 独自でファイルを作成し出す人が現れる 同時編集ができないことによる弊害 例：複数名で情報を管理する業務
44. 44 おまけ：ちなみに SharePoint なら同時編集ができる SharePoint とは？ Microsoft 365 のサービスの一つで、ファイル共有ができるアプリ ファイル共有や同時編集ができる利点はあるので、 それさえできれば解決できる問題なら SharePoint は有効
45. 例：その他 45 見積書 請求書 業務マニュアル
46. bozuman環境 (アクセス制限あり) 保存場所：サイボウズの場合 46 セキュアアクセスまたはVPN接続によって、社外からでもbozuman環境にあるファイルを ダウンロード/アップロードができる インターネット上
47. 保存場所：クラウドストレージを使う場合 47 クラウドストレージ（例： Box、dropbox）にログインして、ファイルをダウンロード/ アップロードできる クラウドストレージ インターネット上
48. 保存場所： NAS（Network Attached Storage） を使う場合 48 社内ネットワークに接続されているデバイスであれば、ファイルをダウンロード/ アップロードできる 共有フォルダ 社内ネットワーク
49. 保存場所： NAS（Network Attached Storage） を使う場合 49 外部から社内ネットワークへアクセスする仕組みのない会社は、 外部からはアクセスできないためファイルやデータの確認のために会社へ戻る必要がある 共有フォルダ 社外 社内ネットワーク
50. 50 外部から社内ネットワークへアクセスする仕組みのない会社は、 外部からはアクセスできないためファイルやデータの確認のために会社へ戻る必要がある 共有フォルダ 社外 社内ネットワーク 保存場所： NAS（Network Attached Storage） を使う場合
51. 保存場所： NAS（Network Attached Storage） を使う場合 51 外部から社内ネットワークへアクセスする仕組みのない会社は、 外部からはアクセスできないためファイルやデータの確認のために会社へ戻る必要がある 社外からは見れない ⚫ 社内に戻る必要がある ⚫ 社内にいる人にお願いする ⚫ 働く場所が制限される
52. Excelで業務を運用している会社あるある 進捗が分かりづらい ⚫ 進捗状況が分からない ⚫ 確認の手間が発生する コミュニケーション手段が必要 ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい ⚫ あとから振り返りづらい ファイル数が膨大になる ⚫ 閲覧することが手間になる ⚫ 目的のファイルがすぐに見つからない 集計のために転記する必要がある ⚫ 転記ミスが発生する可能性がある ⚫ 集計用ファイルの作成に時間がかかる 52
53. Excelで業務を運用している会社あるある 53 社外からは見れない ⚫ 社内に戻る必要がある ⚫ 社内にいる人にお願いする ⚫ 働く場所が制限される ⚫ 他の人の作業待ちが発生する ⚫ 入力忘れが発生する可能性がある ⚫ 最新情報が保てなくなる ⚫ リアルタイム性に欠ける ⚫ 独自でファイルを作成し出す人が現れる 同時編集ができないことによる弊害
54. （再掲） Excelで業務を運用している背景 ⚫ 初心者でも使いやすい ⚫ 表計算以外も可能な多機能性 ⚫ ビジネスのさまざまなニーズに対応できる汎用性の高さ 54 Excelの特徴・良さ
55. 初心者でも使いやすい反面… 55 ⚫ どれが正式なファイルか、最新のファイルか分からない ⚫ 情報の属人化につながる ⚫ 作成者によって情報の粒度が異なる可能性がある ⚫ バラバラのExcelファイルの取り纏めに工数がかかる 同じようなファイルが社内に乱立 ⚫ ほしい数値データが取れない ⚫ 元データが分からず修正できない ⚫ 改修・復旧に時間がかかる 関数が壊される、上書きされる、削除されるなどヒューマンエラーが起こりやすい
56. 表計算以外も可能な多機能性がある反面… 56 ⚫ 任された人の業務負荷が高くなる ⚫ 高度なカスタマイズしたファイルはメンテナンスが複雑化 ⚫ 関数・マクロを使える人の育成、もしくは採用の必要がある 作り込まれたExcelを扱える人が限られて属人化 ⚫ 改修できる人がいない ⚫ 業務に支障が出る 知識のある社員の休職・退職によってブラックボックス化
57. ビジネスのさまざまなニーズに対応できる汎用性の高さが ある反面… 57 ⚫ 待ち時間が発生する ⚫ 業務効率が低下する ファイルが重たくて固まる、開かない ⚫ ファイルを横断した集計や検索ができない ⚫ 全体像を把握するのが難しい 利用用途でファイルが分かれて一元管理ができない
58. Excelが向いている業務 ⚫ データ集計 ⚫ 帳票作成 ⚫ グラフや表によるレポート作成 ⚫ 統計分析 ⚫ マクロ・VBAによる定型作業の自動化 58
59. 59 ペーパーレス化・脱Excel が なかなか進まない理由
60. 主な理由3選 ⚫ 導入コストがかかる ⚫ システム障害やセキュリティへの不安 60
61. 主な理由3選 ⚫ 導入コストがかかる ⚫ システム障害やセキュリティへの不安 ⚫ 変化を嫌う人と現状のやり方を好む人の存在 61
62. 62 Appendix
63. 【2023年最新版】Excel初心者向け超入門講座！30分完全ガイド - 最も大事なエクセル基本知 識を手に入れよう https://youtu.be/H6UK3gM2RgE?si=aHhGaI4Kj45IAMLm エクセルVBAマクロとは？できることを完璧に学ぶ初心者入門講座【たった1動画で全てが分か るExcelVBAの教科書】 https://youtu.be/949u36vdN7U?si=QV3CKbOGAD0fj4sZ 63
64. ご清聴ありがとうございました！