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紙文化とExcelについて:ビジネス系本部共同研修2024

Cybozu
October 09, 2024

 紙文化とExcelについて:ビジネス系本部共同研修2024

サイボウズで2024年に実施したビジネス系本部共同研修の資料です。
テーマは「紙文化とExcel」です。

ビジネス系本部共同研修の詳細は、サイボウズ採用サイトのページをご覧ください。
https://cybozu.co.jp/recruit/workplace/business-onboarding/

Cybozu

October 09, 2024
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Transcript

  1. 10 山内 濱家 小杉 吉田 稲田 河井 後藤 岩尾 文田

    根建 後藤 福徳 川島 田村 日村 設楽 嶋佐 屋敷 伊逹 富澤 松本部長 浜田部長 キ ャ ビ ネ ッ ト 第一営業グループ キ ャ ビ ネ ッ ト キャビネット キャビネット キャビネット 第二営業グループ 複合機 紙で業務を運用している会社の場合
  2. 17 011 N o. 『 会議は印刷から 始まってるんだ!』 会議前の最重要任務。 N o.

    『 問合せ1 0 同じような質問を 、別 ガルーンならこう 変わる! ガルーンな
  3. 18 011 N o. 『 会議は印刷から 始まってるんだ!』 会議前の最重要任務。 打ち合わせの資料は紙に印刷して、人数分用意。 印刷費もかかるし

    、手間もかかる。 大事な会議の前に限って、 コピー機の調子は悪い。 同 今日も社内 同じような質 他にもやらな メ ー ガルーンならこう 変わる! 紙の場合 印刷のコストがかかる ⚫ コスト確保が常時必要 ⚫ 環境に優しくない
  4. 21 株式会社◦◦◦◦の案件の 受注時期と金額、確度の最新情報は 今どうなってるんだ? 電話で確認するしかないか… 情報共有がしづらい ⚫ 書類の持ち主以外は詳細が分からない ⚫ 確認の手間が発生する

    ⚫ リアルタイムな情報共有ができない ⚫ 担当者以外が対応できない コミュニケーション手段が必要 ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい ⚫ あとから振り返りづらい
  5. 紙で業務を運用している会社あるある ⚫ 探す時間と手間が発生する ⚫ 業務効率が低下する ほしい情報がすぐに見つからない 物理的な場所が必要 ⚫ 鍵の管理が必須になる ⚫

    災害などで消失する可能性がある 紛失・盗難のリスクがある ⚫ 会社の信頼や業績に影響が出る可能性がある 進捗が分かりづらい ⚫ 進捗状況が分からない ⚫ 確認の手間が発生する 押印のために出社しなければいけない ⚫ 働く場所が制限される ⚫ 戻り時間によっては残業が発生する 印刷のコストがかかる ⚫ コスト確保が常時必要 ⚫ 環境に優しくない 23
  6. 24 紙で業務を運用している会社あるある 手書きによる弊害 ⚫ 読解できないことがある ⚫ 書き直しによる作業スピードの低下 情報共有がしづらい ⚫ 書類の持ち主以外は詳細が分からない

    ⚫ 確認の手間が発生する ⚫ リアルタイムな情報共有ができない ⚫ 担当者以外が対応できない 社外からは見れない ⚫ 社内に戻る必要がある ⚫ 社内にいる人にお願いする ⚫ 働く場所が制限される コミュニケーション手段が必要 ⚫ あとから振り返りづらい ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい
  7. 43 ⚫ 他の人の作業待ちが発生する ⚫ 入力忘れが発生する可能性がある ⚫ 最新情報が保てなくなる ⚫ リアルタイム性に欠ける ⚫

    独自でファイルを作成し出す人が現れる 同時編集ができないことによる弊害 例:複数名で情報を管理する業務
  8. Excelで業務を運用している会社あるある 進捗が分かりづらい ⚫ 進捗状況が分からない ⚫ 確認の手間が発生する コミュニケーション手段が必要 ⚫ ノウハウの共有・蓄積が難しい ⚫

    あとから振り返りづらい ファイル数が膨大になる ⚫ 閲覧することが手間になる ⚫ 目的のファイルがすぐに見つからない 集計のために転記する必要がある ⚫ 転記ミスが発生する可能性がある ⚫ 集計用ファイルの作成に時間がかかる 52
  9. Excelで業務を運用している会社あるある 53 社外からは見れない ⚫ 社内に戻る必要がある ⚫ 社内にいる人にお願いする ⚫ 働く場所が制限される ⚫

    他の人の作業待ちが発生する ⚫ 入力忘れが発生する可能性がある ⚫ 最新情報が保てなくなる ⚫ リアルタイム性に欠ける ⚫ 独自でファイルを作成し出す人が現れる 同時編集ができないことによる弊害
  10. 初心者でも使いやすい反面… 55 ⚫ どれが正式なファイルか、最新のファイルか分からない ⚫ 情報の属人化につながる ⚫ 作成者によって情報の粒度が異なる可能性がある ⚫ バラバラのExcelファイルの取り纏めに工数がかかる

    同じようなファイルが社内に乱立 ⚫ ほしい数値データが取れない ⚫ 元データが分からず修正できない ⚫ 改修・復旧に時間がかかる 関数が壊される、上書きされる、削除されるなどヒューマンエラーが起こりやすい