Digital arbetsmiljö: Vad kan vi göra?

Verktyg och arbetssätt – några praktiska förslag.
Visad på Gilla Jobbet i Malmö 2018

Transcript

1. Förbättra den digitala arbetsmiljön! Jonas Söderström
2. Digital arbetsmiljö Vad kan vi göra? Jonas Söderström /
3. Vad är digital arbetsmiljö? Förebygga Hitta problem Finna lösningar
4. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö
5. Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:
6. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Teknisk
 kvalitet:
 kapacitet, 
 stabilitet
7. God digital arbetsmiljö God användbarhet:
 enkelt, intuitivt, 
 konsekvent, 
 lätt att hitta, 
 svårt att göra fel, 
 bra utbildning 
 och införande Fungerande teknik: stabilt, 
 inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons
 Nytta för arbetet: flexibilitet, enklare administration, 
 fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Teknisk
 kvalitet:
 kapacitet, 
 stabilitet
8. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet:
 orimligt många klick, 
 svårt att hitta, 
 lätt att göra fel, 
 svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på flexibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till 
 människor 
 & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk
 kvalitet:
 kapacitet, 
 stabilitet
9. ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning,
 utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), 
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
10. Förebygga
11. Upphandling Utveckling Införande
12. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen 
 av sin egen arbetssituation 
 samt i förändrings- och utvecklingsarbete 
 som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
13. Får inte vara med 
 och påverka 
 digitala system Unionen, Vision, ST 2015–2017
14. Riskbedömning 
 inför förändringar 
 av arbetsmiljö (8§ SAM)
18. Verktyg saknas. IT ÄNTlIGEN!
19. Prevent:
 ”Inför rätt IT” www.prevent.se/it/
23. Åtta checklistor Bland annat: • Ledningens ansvar • Nulägesanalys och förstudie • Målbilder och mål • Kravställning • Införande
24. Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester 
 med riktiga användare 
 i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
25. Är det tydligt vilka arbetsuppgifter som systemet ska hjälpa till att lösa?
26. Nej Ansvar och tid Åtgärd
27. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016
28. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag såg ut, 
 och företaget byggde appen efter våra behov”
29. Hitta problem
30. Gör digital arbetsmiljöronder (”IT-rond”, ”digital skyddsrond” …) Bild: Karin Båtelson, överläkare SU
31. Låt det digitala vara en del 
 av det samlade arbetsmiljöarbetet • Ingen särskild, separat organisation eller process för digital arbetsmiljö
32. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1)
33. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp Undersök
34. Du behöver inte 
 vara it-expert Slworking / Flickr under cc-licens
35. Utmaningar: •25 år att ta ifatt •Inget tydligt tradition eller konsensus Användarna har fel kompetens! Vi fixar det 
 i nästa version! Det går inte 
 att ändra! Bakåtsträvare!
36. Samla rätt personer Arbetsmiljö- ombud Verksamhets- representant(er) Chef / ledning IT-kontakt HR samsyn
37. Ett råd: 
 Avgränsa
38. ( )
39. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter utveckling, upphandling, HR (införande och utbildning), 
 it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetsutvecklare, digitala strateger Design, använd- barhet Inverkan 
 på arbetet
40. Tre områden 
 för digital arbetsmiljörond FEM
41. •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
42. 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, 
 krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
43. 3.
 Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, 
 IT-support • Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning 
 på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
44. • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it, digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4.
 Inverkan på arbetet ”Vi drunknar 
 i styrsystem”
45. 5.
 Kopplingar mellan flera system • Svåraste problemen att lösa • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
46. Fem aspekter att undersöka • Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter • Användbarhet och design • Inverkan på / Anpassning till arbetet • Utbildning, införande, stöd • Kopplingar och beroenden mellan flera system
47. Prototyp under utveckling hos 
 SuntArbetsliv Kom och testa!
48. Steg 2.1 Hårdvara, nätverk och fysiska aspekter (8 frågor) Fråga nr Hårdvara, fysiska aspekter, tekniska kvaliteter Ja / Många / Ofta Delvis Nej / Få / Sällan 1 Finns det tillräckligt antal digitala enheter (datorer, mobiltelefoner, annat) för medarbetarna och för deras arbetsuppgifter? 2 Finns digitala enheter som är fysiskt påfrestande att hantera? Ex tunga att bära, svåra att nå, olämpligt placerade, utan stabilt stöd? 3 Finns digitala enheter som är svåra att avläsa: blänk-ande skärmar, låg kontrast, liten text? 4 Blir du ofta störd av driftavbrott, förlängda svarstider och annat ”teknikstrul” hos systemet? Digital arbetsmiljö: Skapa översikt ✔ Bedöm risken Bedöm risken Se ett exempel Lägg till en kommentar Lägg till en kommentar Se ett exempel Lägg till en kommentar Bedöm risken Se ett exempel Lägg till en kommentar Bedöm risken Se ett exempel Lägg till en kommentar Bedöm risken
49. Resultat Hårdvara, nätverk och fysiska aspekter: 2 problem (av 8 frågor) Risk Problem Ofta problem med nätverksuppkoppling: långsamt, bristfällig täckning, eller försvinner helt. Kommentar: På våning tre och fyra är täckningen så dålig att man inte kommer åt tidrapporteringsverktyget. Ofta ser det ut som man lyckades mata in tid, men det har inte ”tagit”. I efterhand får man meddelande att man inte rapporterat in tiden, och måste rekonstruera och mata in igen. För att vara säker gör man också noteringar på papper, inte bara i det digitala systemet = ingen tidsbesparing av det digitala systemet. Ej tillräckligt antal digitala enheter (datorer, mobiltelefoner, annat) för medarbetarna 
 och för deras arbetsuppgifter. (Fråga 1) Kommentar: Sköterskorna får stå i kö för att hinna föra in viktiga uppgifter före deadline. 
 Problemet drabbar därför många samtidigt. Risk att sköterskan slår fel pga stress av många väntande. Digital arbetsmiljö: Hemsjukvård, Funkaboda kommun 25 10 Lägg till åtgärd Spara Åtgärder Klart när Kontrolleras när Vem ansvarar
50. Hur kan man lösa problemen? ?
51. SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp Åtgärda
52. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
53. 5. Byta system • Stort verksamhetssystem – lång process • Litet system – gratistjänster? Open source? • Om man byter system: bevaka era nyckelkrav, 
 inte bara problemen! • ”Att registrera en faktura 
 får inte ta mer än 8 klick.”
54. Polisens system Pust
55. 4. Ändra och anpassa • Förändra funktioner • Förändra design • Svårt med kommersiellt inköpta program … • … men många system kan konfigureras och anpassas • Billigast vid beställning / utveckling • Förändringar kräver goda skäl – verksamhet och arbetsmiljö
56. Mät efter ändringar Svar på frågan ”System X hjälper mig att göra analys”
57. 3. Förbättringar ”under huven” • ”Systemet är trögt” • Uppgradera nätverk, servrar • Fler licenser • Högre kapacitet
58. 2. Ändra verksamheten • Ge mer tid till uppgift X • Ta bort uppgift Y – ge till andra • Rensa bort administration • Skapa policies
59. 1. Utbildning, införande, stöd • Utbildning/coachning på plats • Repetionsutbildning • Ökad support • Support måste finnas nära till hands
 för verksamhetskritiska system • Support måste förstå verksamheten
60. Ta initiativet
63. Checklistan kan fritt 
 laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/
64. Summering
65. Använd SAM! Ställ krav med ”Inför rätt IT”! Gör digitala arbetsmiljöronder!
66. Foto: Lars Lundqvist Mejl: jonas.sodertrom@inuse.se Webb: javlaskitsystem.se Speakerdeck: jonas_blind_hen Tack!
67. Artiklar/Nyhetsbrev: • prevent.se • suntarbetsliv.se • afaforskring.se Mer om digital arbetsmiljö: Suntarbetsliv: • Nytt verktyg kommer under 2018 Prevent: • Inför rätt IT • •Enkät om IT-stress • •Balansguiden – om det flexibla arbetslivet