Distansarbete och digital arbetsmiljö – hur påverkar det oss?

Presentation för Karolinska Sjukhusets HR-partnernätverk.

Transcript

1. Digital arbetsmiljö och distansarbete hur påverkar det oss? Jonas Söderström HR-partnernätverk • Karolinska sjukhuset
2. Hej! Kul att vara här! • Digital arbetsmiljö för runt 20 år sedan • Digitala lösningar sedan 1980 • ”UX-strateg” • Konsult, Black Lizzy • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Axfood • Prevent • Sunt Arbetsliv • Lärarförbundet • CAB • SL • Unionen • IFSW • Vetenskapsrådet
4. Min arbetsmiljö normalt numera 😻 Och jag är Nellie! Jag är Saoirse!
5. 1. Vad är digital arbetsmiljö? 2. … under pandemin? 3. Vilka är problemen? 4. Lagen 5. Förebygga & hitta problem 6. Lösningar
6. Spellista BlindHen Tips på mer att se
7. Vad har förändrats av pandemin?
8. 9 5 Före
9. 9 5 Börjar 60–30 min tidigare Lunch vid datorn 15 –45 % fler möten Slutar 60–30 min senare Nu
10. 9 5 Tid mellan första och sista mejl + 1 tim National Bureau of Economic Research 10 000 NordVPN Teams 1–2 tim längre arbetsdag 3,1 miljoner 21000 En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige)
11. 9 5 Tid mellan första och sista mejl + 1 tim National Bureau of Economic Research 10 000 NordVPN Teams 1–2 tim längre arbetsdag 3,1 miljoner 21000 En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige)
12. 9 5 29 %av alla möten startar vid lunch UK, videomötes- tjänsten Whereby 10 000 NordVPN Teams Ingen minskning av nätverkstrafik under lunch En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (även Sverige) 40 miljarder fler email 31 092 61 Feb 2020 – feb 2021
13. 9 5 250 % mer tid i Teams 40 % fler möten I snitt från 10 till 14 / vecka Per Olof Arnäs kalender 2019– 2020 Logistics Expert, Steerlink Partners och Einride En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige) Snitt-tid för möte upp från 35 till 45 min 31 092 61 Feb 2020 – feb 2021 ≈50 % fler möten
14. 9 5 En lång rad undersökningar, ofta med miljoner användare och tusentals företag över hela världen (inkl. Sverige) 42 % fler chattar per person på kvällstid 31 092 61 Feb 2020 – feb 2021 69 % fler Teamsmöten på kvällstid Jan – aug 2020 6156 8
15. 9 5 Men varför?
16. 9 5 ”A higher ‘coordination cost’ in their work, and they’re working longer to compensate.” Atlassian/Paper Giant: Reworking Work. Understanding The Rise of Work Anywhere. Global research into the impacts of COVID-19 on the nature of work and collaboration ”Osynlig i jobbet”: 33% säger att mer tid går åt till att rapportera till chefer eller kunder 5000 5
17. Så hur mår vi? 🤒
18. 54 % känner sig ”överansträngda” 39 % känner sig ”utmattade” The Work Trend Index. Microsoft/Edelman Data x Intelligence, januari 2021 31 092 61
19. • Risk för ”innovationstorka” • Arbeta hemifrån tydliggör ojämlikhet i förutsättningar (miljö, ekonomi) • Närmare sitt team, längre från sin organisation • Färre härskartekniker, mer demokratiskt i videomöten • Kvinnor känner sig befriade från ”the status game” Atlassian/Paper Giant: Reworking Work –Understanding The Rise of Work Anywhere Global research into the impacts of COVID-19 on the nature of work and collaboration 5000
21. Knappt 14 % kvinnor ”extremt eller mycket trötta” av videomöten … … men bara 6 % av männen Geraldine Fauville et al: Nonverbal Mechanisms Predict Zoom Fatigue and Explain Why Women Experience Higher Levels than Men 10 591
22. Women reported having the same number of meetings per day as men … … but women’s meetings were significantly longer and had less time in between Geraldine Fauville et al:
23. Så hur gör vi nu? 😳
24. The Guardian , 24 mars 2021 • Citigroup has banned work video calls on Fridays • MD Anderson Cancer Center has “Focused Wednesday afternoons”, where employees are encouraged not to communicate digitally at all • Clorox has one day a month on which no one is allowed to use Zoom • Feather: recommends that employees disable their cameras during video chats
25. 9 5 ”Mind-wandering can result in greater productivity. But during the pandemic, some of the best opportunities for mind-wandering, the daily commute to work, have been lost” Bec Weeks, AU Gov Behavioural Economics Team “Commutes provide time for mentally transitioning to and from work […] without a routine for ramping up for work and then winding down, we’re emotionally exhausted at the end of the day.” Shamsi Iqbal, Microsoft Research
26. 73 % ville ha fortsatt flexibla möjligheter att arbeta på distans … … samtidigt kräver 67 % mer fysisk tid med sina team The Work Trend Index. Micosoft/Edelman Data x Intelligence, januari 2021 31 092 61
27. Mer kontroll eller mer tillit?
28. Kollega , mars 2021
29. Var det verkligen fler möten och fler mejl som var poängen med ”digitaliseringen”? 🤔
30. Digital arbetsmiljö har blivit allt viktigare! … och arbetsgivaren har ett definitivt ansvar!
31. Vad är digital arbetsmiljö?
32. Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:
33. Digital arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö Organisatorisk och social arbetsmiljö En egen, distinkt del av helheten
34. Digital arbetsmiljö Distans- arbete >
35. SCB AMU 2019 9083 80 % använder dator i jobbet 65 % Jobbar med surfplatta/ smartphone 56 % använder datorn minst halva dagen FÖRE PANDEMIN:
36. ... men ännu fler använder digitala verktyg dagligen
37. • … men ännu fler använder digitala verktyg ... men ännu fler använder digitala verktyg dagligen
38. ... men ännu fler använder digitala verktyg dagligen ”Sorry we missed you” , Ken Loach 2019
39. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 digitala system
40. Digital arbetsmiljö Distans- arbete Video- möten Verksamhets- system Kalendrar Mejl Databaser Tidrapportering Smart- phones Hand- helds Rätta skrivningar Läsa PM hemma Telefon- konferenser Intranät Webb
41. Den fysiska / organisatoriska arbetsmiljön mest förändrad ... Mia Kolmodin, Agile coach, Founder Dandy People
42. dags att ta paus nu Morrris, sibirisk katt Bild: Björn Hagström
43. Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system +Teams +Zoom +Pexip +Google Meet +Whereby +Jitsi +Miro +Mural 125
44. Vad är problemet?
45. Krav – Kontroll
46. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress
47. 1. Olika sätt att interagera 2. Drakoniska lösenordsbyten 3. Stora mängder information, dåligt utformad 4. Ständiga larm 5. Integration – i användarens huvud Ökade kognitiva krav
48. ”Password expired”
49. 21 system Lösenordsuppdateringar med olika intervall (3, 4, 5 vecka)
50. ≈ 270 lösenords- uppdateringar per år Ø var 4e vecka ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år
51. Är jag inne eller ute?
52. Systemen är olika 04.12.20 04-12-20 2020-04-11 12.04,20 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237 195903211237
53. 66 sängar med hjärtmonitor: 187 larm per säng och dag Totalt ≈15000 larm per dag 381 560 larm per månad från ett system Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
54. Totalt, inklusive larm per sms och med ljus: 2 507 822 unika larm per månad. Den överväldigande delen falska. Drew, B et al: Insights into the Problem of Alarm Fatigue with Physiologic Monitor Devices. (Oct 2014) Intensivvårdsavdelning på University of California, San Francisco Medical Center
55. Kontrollförluster
56. Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress”
57. Skyddsombudet Silvana Vretovska Kommunalarbetaren 20 dec 2018
58. Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för upp- dateringar Får inte påverka arbetsverk- tyg och -processer Detalj- styrning av arbetet (”digital Taylorism”)
59. Får inte vara med och påverka digitala förändringar Unionen, Vision, ST 2015–2017
60. Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress Nya nivåer av krav pga kognitiva belastningar
61. ”Det är jobbigt att behöva arbeta med system som får en att känna sig dum”
62. ”Det är inget på det här jobbet som har fått mig att gråta – utom [x-system]. Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta kreativa lösningar för att kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017
63. Problem i den digitala arbetsmiljön 3400 2012 M T O T F
64. • YouGov Sweden 2012 1.Långsamma webbapplikationer 2.Datorn 3.Printern 4.Chefen 5.Möten Största källan till frustration på jobbet? 1077 YouGov/Canon 2012
65. 2006 – 2014 Förlorad tid / dag, snitt Snittuppskattning, ≈30.000 -26 min
66. Snittuppskattning, ≈30.000 Läkare Läkarsekr. SSK -56 min/dag -42 min/dag -35 min/dag 2014 Vision, Läkarförbundet
67. Lagen
68. Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1
69. Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beskaffade och placerade och brukas på sådant sätt, att betryggande säkerhet ges mot ohälsa och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5
70. För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9
71. Programvara och system skall vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10
72. Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1
73. Vad kan vi göra?
74. Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
75. God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Nytta för arbetet: flexibilitet, enklare administration, fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
76. Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, betungande administration, nedskärningar, brist på flexibilitet, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet
77. ”IT-strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet
78. Gör digitala arbetsmiljöronder (”IT-rond”, ”digital skyddsrond” …) Bild: Karin Båtelson, överläkare SU
79. Utmaningar: • 25 år att ta ifatt • Inget tydligt tradition eller konsensus Användarna har fel Vi fixar det 
 i nästa version! Det går inte 
 att ändra! Bakåtsträvare!
80. Digi-ronden SuntArbetsliv https://digironden.suntarbetsliv.se/
84. Prevent: ”Inför rätt IT” www.prevent.se/it/
88. Åtta checklistor Bland annat: • Ledningens ansvar • Nulägesanalys och förstudie • Målbilder och mål • Kravställning • Införande
89. Kommer det att göras regelbundna och återkommande användningstester med riktiga användare i den verkliga arbetsmiljön under utvecklingsarbetet?
90. Nej Ansvar och tid Åtgärd
91. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016
92. Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag såg ut, och företaget byggde appen efter våra behov”
93. Vårdfokus, 6 sep 2017
94. Foto: Jenny Leyman/Vårdfokus +8%
96. Tre områden för digital arbetsmiljörond FEM
97. Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter 2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan flera system
98. •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter
100. 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?
101. 3. Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, IT-support • Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?
102. ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhets- utvecklare med it, digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4. Inverkan på arbetet ”Vi drunknar i styrsystem”
103. 5. Kopplingar mellan flera system • Svåraste problemen att lösa • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?
104. Hur kan man lösa problemen? ?
105. Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster
106. Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras bort •Måste vara på system som verkligen ska användas
109. Checklistan kan fritt laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/
110. Spellista BlindHen
111. javlaskitsystem.se
113. jonassoderstromkornet
114. Foto: Lars Lundqvist Mejl: jonas.soderstrom@blacklizzy.se Webb: javlaskitsystem.se Speakerdeck: jonas_blind_hen Tack!