総務の管理職も認定スクラムマスターだよ

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1. 総務の管理職も 認定スクラムマスターだよ 株式会社ヴァル研究所 新関俊文 Scrum Fest Osaka 2019 2019.2.23
2. 感謝
3. 株式会社ヴァル研究所 • 1976年創業（創業42年） • 東京都杉並区高円寺 • 社員160名ちょいの中小企業 • 代表作「駅すぱあと」
4. 自己紹介 • 新関俊文 • 管理部総務チームリーダー • 1999年ヴァル研究所に中途入社 • 営業（4年）→宣伝・広報（5年） →2008年～総務 　※バリバリの非エンジニア • 2005年「社会保険労務士」取得 • 2017年「認定スクラムマスター」取得
5. （自称）日本で唯一の”スクラム社労士”
6. では、本題
7. 総務の仕事とは
8. 人事・採用系 人事制度管理、新卒、中途採用 教育研修企画実施、派遣手配など
9. 労務系 勤怠管理、給与計算、社会保険手続 福利厚生、安全衛生管理など
10. 庶務・広報系 資産管理、物品購入、消耗品管理、ビル管 理、代表受付、会社行事運営、株主総会管 理、企業HP管理、地域渉外など
11. 簡単に言うと 「いろんなことやってます」
12. チームメンバーは常時3～4名
13. 決められた手順やマニュアル にそって業務遂行
14. 割り込みは日常茶飯事かつ 即対応が基本
15. 昔からそれぞれの業務担当が 自分のできるペースで 黙々と業務をこなす
16. 別にそれが普通でしょ!!
17. でも、一方感じたモヤモヤ
18. • メンバー同士が助けあえない • 個々のスキルアップに限り • 今の”やり方”って本当に効率的？
19. チームとして個の総和以上の成果を全体 として出すために、みんながお互いの業 務を理解し、お互いに助け合える環境を 構築したい。
20. 幅広いスキルを身に着けてもらい、 メンバーの成長を手助けしたい
21. 社内のエンジニアに広まっている ”カイゼン風土”を自分たちも取り入れて 業務カイゼン・効率化を進めたい
22. 目指すところ
23. 総務のプロフェッショナル集団
24. 総務だってできるもん！ を社内に知らしめる
25. 2015年～様々な取り組み開始
26. 比較的うまくいった例
27. 「総務KPT」 （そうむけぷと）
28. • 初めての取り組み • ふりかえりの習慣→カイゼンへ • 年一タスクのための「長期保管Try」
29. 進化し続ける「カンバン」
30. スタート時
31. 現在
32. スタートから約4年で 20回以上バージョンアップ
33. メンバーからの意見をすぐに反映 ひたすらTry&Errorの繰り返し
34. リリース・トレイン
35. チームミッションのマイルストーンと 各タスクのつながりをアナログで明示
36. 各ミッションの遷移について 共通の理解ができるほか、 チーム全体の繁閑もつかめる
37. 中途採用スカウトモブワーク
38. 中途採用の求人票やスカウトメールの 作成スキルを平準化させる モブワークを毎週木曜日1時間実施
39. 題して
40. 「木曜スカウトキャラバン」
41. 総務だけでなく、現場メンバーも参加
42. 実際の仕事内容や知識の共有
43. （例）経理のレベル別キーワード分類 レベル１：日時処理、現金出納、預金口座管理、 　　　　　売掛金管理、仕訳業務、日商簿記3級 レベル２：月次処理、年次決算、原価管理、日商簿記2級 レベル３：決算、税理士・会計士対応、消費税申告、 　　　　　法定調書作成、日商簿記1級 レベル４：連結決算、管理会計
44. 求職者の共感ポイントがわかる
45. （例）広告営業 ”自社媒体”に強いメリットを感じる
46. それにより”キレッキレ”の 求人票やスカウトメールができる
47. 優秀な社員の確保成功
48. 効率的に メンバーのスキル平準化 が実現できた
49. 比較的うまくいかなかった事例
50. 物品購入・請求書処理の集中化
51. 物品購入、請求書の支払依頼処理は バラバラのタイミングで 誰かが都度対応する。
52. イメージ 請 Ａさん 対応 Ｂさん 対応 請 請 請 請 請 請 Ａさん 対応 Ａさん 対応 Aさん 対応 Dさん 対応 Bさん 対応 Cさん 対応 PC 買って! 付箋紙 買って! スマホ 買って! 書籍 買って!
53. イメージ 請 Ａさん 対応 Ｂさん 対応 請 請 請 請 請 請 Ａさん 対応 Ａさん 対応 Aさん 対応 Dさん 対応 Bさん 対応 Cさん 対応 PC 買って! 付箋紙 買って! スマホ 買って! 書籍 買って! 購入依頼が来るたびに即対応
54. イメージ 請 Ａさん 対応 Ｂさん 対応 請 請 請 請 請 請 Ａさん 対応 Ａさん 対応 Aさん 対応 Dさん 対応 Bさん 対応 Cさん 対応 PC 買って! 付箋紙 買って! スマホ 買って! 書籍 買って! Ａさんばっかりに偏ってない？
55. 曜日と時間を決めて 物品の発注や請求書の支払処理を 全員で取り掛かれば効率的!?
56. 理想 請 請 次の 締めへ 請 請 請 請 請 次の 締めへ 締 め タ イ ミ ン グ Ａ～Ｄさん みんなで対応 Ａ～Ｄさん みんなで対応 PC 買って! 付箋紙 買って! スマホ 買って! 書籍 買って!
57. やったこと 週2回みんなで取り組む時間の設定 「マニュアル」整備
58. 結果
59. • 短時間で完了できない発注業務の存在 →納期遅れにより発注者が迷惑 • 一度に大量の支払依頼が届き次工程の 経理が迷惑
60. サービスの低下と他人への迷惑を 引き起こした
61. しかし、少し見えた希望の芽
62. • マニュアルの整備で誰でも対応できるよ うになった • 他人の業務を経験することで、今まで気 が付かなかったカイゼンポイントが見つ かった
63. さて、
64. 様々な取り組みをした結果 感じていたモヤモヤはどうなったか
65. メンバー同士が助けあえない タスクの”見える化”により お互い助け合えるようになってきた
66. 個々それぞれ一からのスキルアップ 「木曜スカウトキャラバン」等で 効率的にスキルの平準化
67. 今の”やり方”って本当に効率的？ ふりかえりにより業務カイゼンが進んだ
68. アジャイル・スクラムの導入により 組織とプロセスがどう変わったか？
69. 組織の活性化
70. 意見を言える場ができ カイゼンの土壌ができた
71. メンバー全員が チームを高めようとする意識が生まれた
72. プロセスのカイゼン意識付け
73. • ふりかえりの習慣化 • 来年のための「長期保管Try」 • 業務内容・割り込み状況の検証 • 今まで気づかなかったカイゼンポイントの 発見
74. メンバーの声 （原文ママ）
75. 「総務KPT」は業務改善したいんだけどなぁ …というモヤモヤを解消してくれました。 「Tryをタスクに出してカンバンへ持っていく 流れ」が、実践を後押しして良かったと思い ます。
76. 「カンバン」は業務の共有・スキルの平準化 に大きく寄与したと思います。 抱え込んだ業務を共有して助けてもらった り、周囲の人がどんな仕事をしているのか を知ることができたので、「誰に聞けばいい か」「自分にできそうなことを拾う」「抜け漏 れの防止」などで助けられました。
77. 「木曜スカウトキャラバン」はスカウトメール を送れる人が増えたことが良かったと思い ます。また、あえて時間を取って実施するこ とで、「合間を見てやろう」と言って結局やら ない、ということがカイゼンされたと思いま す。
78. メンバーの要望
79. 「カンバン」や「リリース・トレイン」を通じて仕 事の全体が見えるようになってきたので、次 は計画通りに仕事をしていけるようなカイゼ ンが必要だと思います。
80. 今後目指したいところ
81. • さらなるスキルの平準化 • 本格的な業務効率化 • その他バックオフィス部門への浸透
82. スキルマップの作成
83. バックオフィス部門における ”スクラムオブスクラム” 全社的な価値向上へ
84. アジャイル・スクラムを バックオフィス部門に浸透させるコツ
85. 無理にプロダクト開発の フレームワークを踏襲しようとせず、 バックオフィスのメンバーが 良いと思うやり方で 柔軟にスタイルを変えていく
86. 割り込みありきの前提で考える。 ×POが割り込みを排除 〇割り込みがあった時の優先度を検討
87. 皆様へ提案
88. バックオフィス部門のメンバーは ”今あるルール・手順通りに” タスクを消化することを 「普通」と考えています。
89. この意識を打開し、 カイゼンの道に導くことができるのは、 スクラムマスターである 皆さんの積極的な行動が必要です。
90. ”今あるルール”にとらわれることなく、 ゼロベースで「なぜ」を考えもらい、 バックオフィス部門のメンバーにも ”カイゼン”を経験してもらいましょう！
91. 組織の枠にとらわれず 積極的に越境してください！
92. ご清聴ありがとうございました