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kintone Café JAPAN 2018- kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める

Shotaro Matsuda
November 10, 2018

kintone Café JAPAN 2018- kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める

2018/11/10に行われた、kintone Café JAPAN 2018で行ったセッションです。

kintoneでワークフローを作りたい!

業務プロセスを把握し、kintoneの考え方に落とし込んで整理し、プロセス管理・通知の設定を行うまでの過程を、実際にkintoneを操作しながら一緒に体験してみましょう。​

Shotaro Matsuda

November 10, 2018
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Transcript

  1. 0
    © 2018 project asunote
    kintoneでワークフロー
    プロセス管理を極める!
    2018/11/10
    kintone Café JAPAN 2018
    ハンズオンセッション
    プロジェクト・アスノート 松田 正太郎

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  2. 1
    © 2018 project asunote
    自己紹介
    Shotaro Matsuda
    https://pj.asunote.jp
    Twitter: @Shokun1108
    Facebook: shokun1108
    これまでの講演・LTなど:
    2015/9/4 kintone Café 東京 Vol.4
    https://www.joyzo.co.jp/corp_blog/archives/246
    2015/10/15 kintone hive vol.2(事例講演)
    https://kintone.cybozu.com/jp/event/hive2015/10/report/
    2016/6/1 Cloud Day九州(基調講演)
    https://kintone-blog.cybozu.co.jp/event/000211.html
    2017/11/10 kintone Café JAPAN 2017
    http://ascii.jp/elem/000/001/592/1592069/
    松田 正太郎(まつだしょうたろう)
    プロジェクト・アスノート代表
    かりんこラボ(プラグイン開発)プロデューサー
    某総合化学メーカー所属
    業務改善エバンジェリスト
    kintone 認定アプリデザインスペシャリスト(2017)
    ビジョン:「業務改善職」という新たな職種をこの世に作り出す
    kintone業務改善の支援や業務改善型人材を世の中に増やすため、
    プロジェクト・アスノートを複業(個人事業)として主催。
    (kintone活用・業務改善の支援、kintone人材の育成)
    これまでに作ったkintoneアプリは、のべ1500以上 たくさん

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  3. 2
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    2
    サービス説明

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  4. 3
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    かりんこラボ kintoneプラグイン

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  5. 4
    © 2018 project asunote
    アタラシイショクギョウ
    発見マガジン
    業務改善NOTE
    業務改善事例の
    執筆をしてます
    (ボランティアw)
    Vol.1, Vol.2, Vol.3

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  6. 5
    © 2018 project asunote
    今日のアジェンダ
    業務フロー図:
    ✓ スイムレーン
    ✓ 業務の流れ
    ✓ 業務プロセスの見直し
    業務プロセス整理 プロセス管理設定
    設定方法に慣れる:
    ✓ 設定画面のクセ
    ✓ +/×ボタンの挙動を理解する
    基本フォーマット:
    ✓ フロー図からkintoneへ
    の翻訳
    ✓ ステータス、作業者、ア
    クション
    作業者の指定方法:
    ✓ ステータス移行の3つの条件
    ✓ 作業者指定の3つの方法
    プロセスの分岐:
    ✓ プロセスを分岐させる2つの方法
    基本フォーマット
    ✓ テストの方法(1人or
    複数ロールプレイ)
    ✓ 確認ポイント
    テスト
    業務改善のストーリー形式で、プロセス管理を活
    用するためのポイントを学んでいきましょう。
    「習うより慣れろ」

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  7. 6
    © 2018 project asunote
    慣れるための考え方

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  8. 7
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    基礎知識編 kintoneプロセス管理を理解する
    1. プロセス管理は難しい?
    2. プロセス管理のイメージ
    3. 基本的な用語
    1. ステータス
    2. アクション
    3. 作業者

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  9. 8
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    プロセス管理は難しい?

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  10. 9
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    プロセス管理は
    kintoneだけ見ていると難しい

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  11. 10
    © 2018 project asunote
    なぜ難しいか
    kintoneアプリを作って使い始めるまでのプロセス
    業務の整理・見直し
    kintone設定の準備
    kintoneの設定
    テスト、トライアル

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  12. 11
    © 2018 project asunote
    なぜ難しいか
    ふつうのアプリ
    業務の整理・見直し
    kintone設定の準備
    kintoneの設定
    テスト、トライアル
    ここがメイン

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  13. 12
    © 2018 project asunote
    なぜ難しいか
    プロセス管理を使う場合は?
    業務の整理・見直し
    kintone設定の準備
    kintoneの設定
    テスト、トライアル
    業務を整理して
    kintone流に落とし込む

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  14. 13
    © 2018 project asunote
    イメージ
    kintoneプロセス管理のイメージ
    作業の順番を流れで示したものではなく、業務の流れの中で、作成されたレコードの「今の状態(ステータ
    ス)」の推移を見える化したもの。というイメージ。
    申請書を
    作成する
    上司に
    申請する
    承認する 完了
    業務プロセス
    上司承認中
    承認待ちの状態
    申請書を作成中
    の状態
    完了
    申請する 承認する
    レコードの状態
    の推移
    kintoneプロセス管理のイメージ
    あれして これして こうする
    作業の流れ

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  15. 14
    © 2018 project asunote
    基本的な用語
    ステータス
    作業名ではなく、今そのレコード(案件)の状態がどうなのかを表す。
    上司承認中
    承認待ちの状態
    申請書を作成中
    の状態
    完了
    申請する 承認する

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  16. 15
    © 2018 project asunote
    基本的な用語
    アクション
    あるステータスから次のステータスに移行するときのアクションの名称。ボタンに表示される。
    上司承認中
    承認待ちの状態
    申請書を作成中
    の状態
    完了
    申請する 承認する

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  17. 16
    © 2018 project asunote
    基本的な用語
    作業者
    あるステータスにおいて、次のステータスに移行するためのアクションを実行できる人や組織、グループ等
    ステータスごとに設定される。
    上司承認中
    承認待ちの状態
    申請書を作成中
    の状態
    完了
    申請する 承認する
    申請者 承認者

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  18. 17
    © 2018 project asunote
    【ハンズオン】kintoneでワークフロー

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  19. 18
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    kintoneでワークフローを作る流れ
    業務フロー図:
    ✓ スイムレーン
    ✓ 業務の流れ
    ✓ 業務プロセスの見直し
    業務プロセス整理 プロセス管理設定
    設定方法に慣れる:
    ✓ 設定画面のクセ
    ✓ +/×ボタンの挙動を理解する
    基本フォーマット:
    ✓ フロー図からkintoneへ
    の翻訳
    ✓ ステータス、作業者、ア
    クション
    作業者の指定方法:
    ✓ ステータス移行の3つの条件
    ✓ 作業者指定の3つの方法
    プロセスの分岐:
    ✓ プロセスを分岐させる2つの方法
    基本フォーマット
    ✓ テストの方法(1人or
    複数ロールプレイ)
    ✓ 確認ポイント
    テスト

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  20. 19
    © 2018 project asunote
    今回のケース
    この会社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。
    情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作
    成・修正依頼の対応を行っている。
    この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
    今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。
    1. kintoneチームは、メンバー3人
    2. 依頼の種別
    1. ユーザー登録、変更、削除
    2. アプリの作成、修正
    3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応

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  21. 20
    © 2018 project asunote
    業務フロー図を書く

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  22. 21
    © 2018 project asunote
    ステップ1:スイムレーンを置く
    kintoneチーム
    利用者
    ⚫ 業務プロセスにおいて、出てくる人・組織、すなわち作業者をわかりやすく表記
    ⚫ 利用部門は複数あるが、この業務はkintoneチームを中心とした利用部門とのやり取りなので、簡略化して1つにまとめる
    ⚫ 業務フローの表記手法はいろいろなものがあります。ここではBPMNという表記スタイルで記載しています。

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  23. 22
    © 2018 project asunote
    ステップ2:業務の流れを書く
    kintoneチーム
    利用者
    依頼内容記入
    し依頼する
    対応作業実施
    スタート
    完了
    ⚫ 初めと終わりを意識
    ⚫ 利用者が依頼内容を記入し依頼することで業務がスタートする
    ⚫ kintoneチームが対応作業を行ったら完了となる

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  24. 23
    © 2018 project asunote
    ステップ3:ステータスの切り分け
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    依頼書作成中
    対応中 完了
    ⚫ 「依頼する」というのはステータス間の移行(後述するアクションで表現する)
    ⚫ 新規レコードが作成されてからの、そのレコードの状態を表す
    ⚫ これで完了という状態(ステータス:完了)も定義しておく

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  25. 24
    © 2018 project asunote
    ステップ4:アクション名(ボタン名)
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    依頼する
    対応完了
    依頼書作成中
    対応中 完了
    ⚫ そのアクションを実行する(ボタンを押す)人にとってわかりやすい名称にする

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  26. 25
    © 2018 project asunote
    基本フォーマットで整理する

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  27. 26
    © 2018 project asunote
    基本フォーマット
    kintoneプロセス管理を設定するための基本フォーマット
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中
    2 承認中 承認者 –
    「承認する」 完了
    「却下する」 却下
    1.現ステータス:未処理
    作業者は「担当者」であり、「申請(確認依頼)」ボタンを押すと、
    次のステータス:確認中 に移行する
    2.現ステータス:承認中
    作業者は「承認者」であり、
    1. 「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス:完了 に移行する
    2. 「却下する」ボタンを押した場合は、次のステータス:却下 に移行する
    3.現ステータス:完了、却下 からは、他のステータスへの移行はない

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  28. 27
    © 2018 project asunote
    プロセス管理設定画面

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  29. 28
    © 2018 project asunote
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中
    2 承認中 承認者 –
    「承認する」 完了
    「却下する」 却下
    プロセス管理設定画面(ステータス)
    必要なステータスを先に設定します

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  30. 29
    © 2018 project asunote
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中
    2 承認中 承認者 –
    「承認する」 完了
    「却下する」 却下
    プロセス管理設定画面(プロセス)
    設定画面のレイアウトがわかりにくい

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  31. 30
    © 2018 project asunote
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 未処理 担当者 – 「承認依頼する」 承認中
    2 承認中 承認者 –
    「承認する」 完了
    「却下する」 却下
    プロセス管理設定画面(プロセス)
    各項目の +/- ボタンがわかりにくい
    行を増やす/減らす
    複数条件を設定 フィールド条件に
    よる分岐
    作業者の選択に
    よる分岐

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  32. 31
    © 2018 project asunote
    業務フローから基本フォーマットに変換
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    依頼する
    対応完了
    依頼書作成中
    対応中 完了
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中
    2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了

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  33. 32
    © 2018 project asunote
    基本フォーマットの解釈
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中
    2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了
    1.ステータス:依頼書作成中
    作業者は「利用者」であり、「依頼する」ボタンを押すと、
    次のステータス:対応中 に移行する
    2.ステータス:対応中
    作業者は「kintoneチーム」であり、対応作業を行った後、
    「対応完了」ボタンを押すことで、次のステータス:完了 に移行する

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  34. 33
    © 2018 project asunote
    kintoneの設定

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  35. 34
    © 2018 project asunote
    アプリの準備
    ⚫ 「はじめから作成」からアプリを作成。今回はプロセス管理の設定がメインなので、フォームには特にフィールドは必要ありませ
    ん。わかりやすい名前を設定して、保存します。

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  36. 35
    © 2018 project asunote
    プロセス管理の設定

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  37. 36
    © 2018 project asunote
    プロセス管理の設定
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 対応中
    2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」 完了
    ⚫ プロセス管理を有効にするチェックボックスを忘れずに
    ⚫ ステータス名を、業務プロセスの時系列順に設定しておくとわかりやすい

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  38. 37
    © 2018 project asunote
    プロセス管理の設定
    ⚫ 今回は「アクション実行前のステータス」と「アクション実行後のステータス」、「アクション名」だけを設定
    ⚫ 作業者は、依頼書作成中ステータスのみ「作成者」に設定し、対応中は何も設定しない(あとでテストするため)

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  39. 38
    © 2018 project asunote
    アプリを動かしてテストする

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  40. 39
    © 2018 project asunote
    アプリを動かしてテストする
    1人でやる(1ユーザー):
    各ステータスの作業者は設定しない、もしく
    は全て自分にする。
    ※通知のテストはできない
    テストの方法
    業務プロセス(ステータス):
    設定した業務プロセスのすべてのルートが、
    設定したとおりの動きになっているか確認し
    ます。
    ステータス名・アクション名:
    このアプリを使う人や、あとでデータを活用
    する人の視点で、ステータス名とアクション
    名(ボタン名)がわかりやすくなっているか
    確認します。
    確認ポイント
    1人でやる(ダミーユーザー):
    ダミーユーザーを複数登録する。別PCまたは
    別ブラウザーを使い、複数ユーザーでログイ
    ンする方法
    複数人でやる(ロールプレイ):
    複数人のテストメンバーで実際に近い形で実
    施する。

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  41. 40
    © 2018 project asunote
    作業者を設定する

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  42. 41
    © 2018 project asunote
    作業者の設定パターン
    ユーザーで設定する
    組織で設定する
    グループで設定する
    プロセス設定で設定
    フィールドで設定
    次のユーザーから
    作業者を選択
    次のユーザー全員
    次のユーザーのうち1人
    ステータス変更の条件 作業者の指定方法
    ⚫ ステータス変更の条件は、すなわち承認パターンを設定することになる。
    ⚫ 業務プロセスにおける「承認者」「決裁者」等も、作業者として定義する。

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  43. 42
    © 2018 project asunote
    作業者の設定パターン
    次のユーザーから
    作業者を選択
    次のユーザー全員
    次のユーザーのうち1人
    ステータス変更の条件
    次のユーザーから作業者を選択:
    アクションボタン操作時に、表示されるリストから、次のステータスの
    作業者を選択する。
    ✓ 前のステータス作業者が次の作業者を選択する
    選択肢はあらかじめ設定(1人でもOK)
    ✓ 選択を忘れることが結構あるので注意

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  44. 43
    © 2018 project asunote
    作業者の設定パターン
    次のユーザーから
    作業者を選択
    次のユーザー全員
    次のユーザーのうち1人
    ステータス変更の条件
    次のユーザー全員:
    複数の作業者全員がアクションを実行したら、次ステータスに移行する
    ✓ 作業者のうち1人による操作で進めるアクションを設定可能
    票が割れたときのために設定しておく方がいい
    (承認は全員。却下はそのうち1人。というような設定)




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  45. 44
    © 2018 project asunote
    作業者の設定パターン
    次のユーザーから
    作業者を選択
    次のユーザー全員
    次のユーザーのうち1人
    ステータス変更の条件
    次のユーザーのうち1人:
    複数の作業者の中で1人がアクションを実行したら、次ステータスに
    移行。
    ✓ チームは複数人いるが、自分の担当案件を自分で取りに行く
    というようなケース



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  46. 45
    © 2018 project asunote
    プロセス管理の設定
    ⚫ 依頼された作業は、kintoneチームのうち誰か1人が対応すればいいので、作業者には「次のユーザーのうち1人」を選択し、組織
    またはグループで「kintoneチーム」を設定する。
    対応中ステータスの作業者を設定

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  47. 46
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する①
    プロセスを追加

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  48. 47
    © 2018 project asunote
    運用を開始して数カ月後に行われた、振り返りミーティング
    K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。
    情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ
    の作成・修正依頼の対応を行っている。
    この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
    今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。
    1. kintoneチームは、メンバー3人
    2. 依頼の種別
    1. ユーザー登録、変更、削除
    2. アプリの作成、修正
    3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応
    「対応中」ステータスの対応作業を、どのメンバー
    が作業しているかがよくわからない。。。
    自分がやろうとして作業を進めていたら、
    もう既に別の人がやってた!!!
    何をどう改善すれば
    いいでしょうか?

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  49. 48
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    対応完了
    担当者をアサインするプロセスを入れたい
    担当者を
    アサインする
    受付完了
    依頼する
    ⚫ kintoneチームに依頼が来たら、作業を開始する前に、「誰がこの依頼を担当するのか」を決めるための状態(ステータス)を置く
    ⚫ 今回は3名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン することができる。

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  50. 49
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    対応完了
    受付中 完了
    ⚫ そのアクションを実行する(ボタンを押す)人にとってわかりやすい名称にする
    ステータス名、アクション名を考える
    依頼書作成中
    担当者を
    アサインする
    受付完了
    依頼する
    対応中
    受付完了
    (担当者を選択)
    担当者選択を忘れないよう、
    ボタンに表記しておく

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  51. 50
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    受付中 完了
    基本フォーマットを修正する
    依頼書作成中
    担当者を
    アサインする
    依頼する
    対応中
    受付完了
    (担当者を選択)
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中
    2 受付中 kintoneチーム -
    受付完了
    (担当者を選択)
    対応中
    3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了
    対応完了

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  52. 51
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    ステータスを追加する
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中
    2 受付中 kintoneチーム -
    受付完了
    (担当者を選択)
    対応中
    3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了

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  53. 52
    © 2018 project asunote
    運用中アプリの設定を変更するときの注意(ステータス)
    +ボタンをクリックして
    ステータスを追加する
    ここをドラッグして、
    行の順番を移動する
    ステータス名を設定する
    ⚫ 名称変更以外では、既存のステータスの書き
    換えはしない
    ⚫ 新たにステータスを追加する際は、行追加ボ
    タンから行う
    ⚫ ステータスを削除する際は、現在そのステー
    タスにあるレコードが無いことを確認する
    (運用中レコードがある場合は削除不可)
    ⚫ 一度削除したステータスと同じ名前は再度使
    えない(運用開始したステータス名)

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  54. 53
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneの設定を変更する
    現ステータス 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 利用者 – 「依頼する」 受付中
    2 受付中 kintoneチーム -
    受付完了
    (担当者を選択)
    対応中
    3 対応中 担当者 – 「対応完了」 完了

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  55. 54
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    業務プロセスを改善する
    kintoneの設定を変更する
    ここの+をクリックして
    行を追加する
    1.行をひとつ増やす(=表のピンクの行を追加する)

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  56. 55
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneの設定を変更する
    2.必要な設定を変更する(ステータスとアクション名)

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  57. 56
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    作業者の設定パターン
    ユーザーで設定する
    組織で設定する
    グループで設定する
    プロセス設定で設定
    フィールドで設定
    次のユーザーから
    作業者を選択
    次のユーザー全員
    次のユーザーのうち1人
    ステータス変更の条件 作業者の指定方法
    ⚫ kintoneチームに依頼が来たら、3名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサイン
    することができる → 「次のユーザーから作業者を選択」 指定方法はいろいろ手段があります

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  58. 57
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    作業者の指定方法いろいろ
    ※メンバー変更時には設定の修正が必要なので注意
    (アプリの管理権限が必要)
    1.ユーザーで設定する(プロセス管理設定)

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  59. 58
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    作業者の指定方法いろいろ
    ①事前に組織を登録し
    メンバーを所属させておく
    ②作業者の設定
    組織を選択し「追加」する
    ※これを選択するのを
    忘れることが多い
    2.組織で設定する(プロセス管理設定)

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  60. 59
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    組織に階層がある場合の注意
    kintoneチーム
    下位組織①
    チェックなし チェックあり
    松田 ○ ○
    メンバーAさん ○ ○
    メンバーBさん ✕ ○
    ⚫ 階層を持った組織を設定する場合は、
    下位組織も含めるチェックの有無による
    選択範囲の違いに注意が必要

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  61. 60
    © 2018 project asunote
    作業者の指定方法いろいろ
    ①事前にグループを登録し
    メンバーを所属させておく
    ②作業者の設定
    グループを選択し「追加」する
    2.グループで設定する(プロセス管理設定)

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  62. 61
    © 2018 project asunote
    作業者の指定方法いろいろ
    ①フォームに
    ユーザー選択、組織選択、
    またはグループ選択
    を配置しておく
    ②作業者の設定
    「フィールドから選択」から選択
    2.フィールドで設定する(プロセス管理設定)

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  63. 62
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneの設定を変更する
    3.作業者の設定を確認
    現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中
    2 受付中 次のユーザーのうち1人 kintoneチーム -
    受付完了
    (担当者を選択)
    対応中
    3 対応中 次のユーザーから選択
    担当者
    ※2で選ばれた人
    – 「対応完了」 完了

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  64. 63
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneの設定を変更する
    3.作業者の設定を確認

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  65. 64
    © 2018 project asunote
    「次のユーザーから作業者を選択」で複数ユーザーを設定する場合の注意
    作業者を選択するのは、前のステータスの作業者がアクションボタンを押すときであることに注意
    このアクションを実行する人が
    次のステータスの作業者を選択する

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  66. 65
    © 2018 project asunote
    こんな方法もあります
    レコードのフォームに担当者を入れるユーザー選択フィールドを設置し、受付時にレコードの編集を行い、
    担当者を設定してからアクション実行
    対応担当者(ユーザー選択)で
    対応する担当者を選択・設定し、
    レコード保存
    レコードを編集
    ステータスを進める
    (アクションボタン実行)
    メリット:
    レコードのデータとして対応
    した担当者の情報を残すこと
    ができる(後でデータを活用
    する場合等)
    デメリット:
    編集操作がめんどくさい

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  67. 66
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する②
    業務プロセスの分岐

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  68. 67
    © 2018 project asunote
    ある利用者とのミーティングで出てきた意見
    K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。
    情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリ
    の作成・修正依頼の対応を行っている。
    この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
    今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。
    1. kintoneチームは、メンバー3人
    2. 依頼の種別
    1. ユーザー登録、変更、削除
    2. アプリの作成、修正
    3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応
    対応してもらった内容に、まだ不具合や追加要望が
    あるので、コメントでやり取りしてるけど、なんか
    対応が遅い
    作業が終わった時点でステータスが完了に
    なってしまうので、ついついその後の対応を
    忘れてしまって・・・
    何をどう改善すれば
    いいでしょうか?

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  69. 68
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    対応完了
    利用者による確認プロセスを入れたい
    担当者を
    アサインする
    受付完了
    依頼する
    ⚫ ユーザー登録等の単純作業は、作業終了後直接完了とするが、アプリの修正等の場合は、依頼してきた利用者による確認を行うた
    めのプロセスを入れる。
    ⚫ 利用者確認後、対応内容がOKの場合はそのまま完了に、再度対応が必要な場合は「対応中」ステータスに戻すことができる。
    利用者による
    確認 完了
    完了にする
    利用者
    確認依頼
    再対応依頼

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  70. 69
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    kintoneチーム
    利用者 依頼内容記入
    対応作業実施
    スタート
    完了
    利用者による確認プロセスを入れたい(ステータスの切り分け)
    担当者を
    アサインする
    利用者による
    確認 完了
    受付中 完了
    依頼書作成中
    対応中
    利用者確認中
    対応完了
    受付完了
    依頼する 完了にする
    利用者
    確認依頼
    再対応依頼
    ⚫ 利用者による確認中の状態を、ステータス:利用者確認中 として設定。
    ⚫ 確認の結果、OKであればそのまま完了に、何か追加対応が必要な場合は、対応中ステータスに戻す(差異対応依頼)。

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  71. 70
    © 2018 project asunote
    業務プロセスを改善する
    利用者による確認プロセスを入れたい
    現ステータス 作業者の指定方法 作業者 条件
    アクション名
    (ボタン名)
    次のステータス
    1 依頼書作成中 ー 利用者 – 「依頼する」 受付中
    2 受付中 次のユーザーのうち1人 kintoneチーム -
    受付完了
    (担当者を選択)
    対応中
    3 対応中 次のユーザーから選択
    担当者
    ※2で選ばれた人

    「対応完了」 完了
    「利用者確認依頼」 利用者確認中
    4 利用者確認中 ー 作成者 –
    「再対応依頼」 対応中
    「完了にする」 完了

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  72. 71
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    プロセス管理の設定
    kintoneの設定

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  73. 72
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    業務プロセスの分岐のさせ方
    1.作業者の意思で分岐する
    今回のハンズオンでやったように、アクションボタンを複数設置し、
    どちらを実行するかによってプロセスのルートを分岐させる方法。
    内容を人が判断して対応を変えるような場合。
    2.フィールドのデータによる条件分岐
    フィールドに入力された数値や、ラジオボタン等のデータによって、表示させるアクションボタンを変更すること
    により、次に移行するステータスを変える。例えば、決済金額が○円以上であれば部長決裁が必要等。

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  74. 73
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    まとめ
    今日学んだこと

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  75. 74
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    今日のポイントまとめ
    業務フロー図:
    ✓ スイムレーン
    ✓ 業務の流れ
    ✓ 業務プロセスの見直し
    業務プロセス整理 プロセス管理設定
    設定方法に慣れる:
    ✓ 設定画面のクセ
    ✓ +/×ボタンの挙動を理解する
    標準フォーマット:
    ✓ フロー図からkintoneへ
    の翻訳
    ✓ ステータス、作業者、
    アクション
    作業者の指定方法:
    ✓ ステータス移行の3つの条件
    ✓ 作業者指定の3つの方法
    プロセスの分岐:
    ✓ プロセスを分岐させる2つの方法
    標準フォーマット
    ✓ テストの方法(1人or
    複数ロールプレイ)
    ✓ 確認ポイント
    テスト

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  76. 75
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    次の課題
    ⚫アクセス権との組み合わせ
    ✓ アプリ
    ✓ レコード
    ✓ フィールド
    ⚫通知との組み合わせ
    ⚫プロセス管理の便利な活用法

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  77. 76
    © 2018 project asunote
    さいごに
    kintone業務改善のキモ

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  78. 77
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    アプリの完成は業務改善のスタート地点
    業務の整理
    見直し
    kintone設定の
    準備
    kintoneの設定
    テスト
    トライアル
    業務改善
    スタート

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  79. 78
    © 2018 project asunote
    業務改善は楽しい!
    「楽しいは正義」

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