Ausschreibungen sind old school? Nö, sie helfen agilen Teams großartige Softwareprodukte zu entwickeln!

Ja, ihr habt richtig gelesen. Die gute alte Ausschreibung soll uns dabei helfen, moderne Software zu beauftragen. In der agilen Community hat sie ja nicht unbedingt den besten Ruf. Und unter den Product People gilt sie gar als angestaubt und zu sehr auf den Output fokussiert. Die gängigsten Probleme sind, dass klassische Ausschreibungen zu sehr die Lösung (Output) vorschreiben und dann den Anbieter mit dem günstigsten Preis ermitteln wollen. Ob das Softwareprodukt überhaupt seine Ziele erreicht und was überhaupt die Ziele sind, gerät dabei oft in den Hintergrund. Viele dieser IT-Vorhaben scheitern, und daran ist die Ausschreibung in der klassischen Form nicht ganz unschuldig.

Aber man kann auch moderne Ausschreibungen bzw. RfPs verwenden, um die Entwicklung eines Produkts aufzusetzen. Diese Ausschreibungen beschreiben die Zielsetzung eines Softwareprodukts und wichtige technische, terminliche und organisatorische Rahmenbedingungen für die Entwicklung. Außerdem enthalten sie eine Mischung verschiedener Bewertungskriterien für die spätere Anbieterauswahl. Denn wir wissen ja alle, dass die günstigsten Softwareprodukte selten die besten sind.

Ich zeige euch anhand eines konkreten Beispiels, wie das in der Praxis aussehen kann, damit ihr großartige Ergebnisse beim Beauftragen von Software erzielt.

Transcript

1. Konstantin Diener | konstantin.diener@cosee.biz … sind old school? Ausschreibungen
2. Konstantin Diener CTO und Gründer von cosee
3. Disclaimer
4. Vorschläge für bessere Ausschreibungen, keine perfekten.
5. Wozu brauchen wir Ausschreibungen?
6. Good Strategy Bad Strategy
7. Diagnose Diagnose (diagnosis): Welche Aspekte der Realität suchen wir uns aus, weil sie besonders kritisch oder besonders günstig sind? Welche Herausforderungen sind damit verbunden? Good Strategy Bad Strategy
8. Diagnose Leitbild Leitbild (guiding policy): Wie wollen wir mit der Situation umgehen, die kritische einhegen oder die günstige ausnutzen? Wie gehen wir mit den Widerständen um, die wir in unserer Diagnose aufgedeckt haben? Good Strategy Bad Strategy
9. Diagnose Leitbild kohärentes Handeln kohärentes Handeln (coherent actions): Welche Maßnahmen müssen wir ergreifen, die auf das Leitbild einzahlen. Und alles andere dahinter zurückstellen. Good Strategy Bad Strategy
10. Richard Rumelt Good Strategy Bad Strategy
11. Ausgangssituation: Ein So!ware-Produkt mit einem Partner umsetzen.
12. Ziel: Den richtigen Partner auswählen.
13. Eine Ausschreibung ist die öffentliche oder eingeschränkte, schri"liche Aufforderung, Angebote für die in der Ausschreibung genannten Lieferungen oder Leistungen abzugeben. Wikipedia
14. Eine ähnliche Zielsetzung besitzen Ausschreibungsverfahren in der Privatwirtscha!, wobei die konkrete Vorgehensweise weitgehend dem ausschreibenden Unternehmen überlassen, also nicht oder kaum gesetzlich reglementiert ist. Wikipedia
15. Bedeutung hat das Verfahren insbesondere bei der Vergabe von Au"rägen des Staates […] Einer der wesentlichen Zwecke ist, das Vergabeverfahren transparent und öffentlich zu machen, so dass ein möglichst günstiges Kosten-Nutzen- Verhältnis erzielt wird. Wikipedia
16. Immer wieder taucht der Begriff Lastenhe! auf.
17. Was ist der Nutzen?
18. Jeff Patton, User Story Mapping, https://jpattonassociates.com/
19. 2% – 10% der Features werden wirklich von den Benutzer verwendet. Melissa Perri
20. Das „Wofür“ ist einigermaßen klar, …
21. das „Wie“ aber nicht.
22. Dann ist das klassische Lastenhe! eher ungeeignet.
23. Jeff Patton, User Story Mapping, https://jpattonassociates.com/
24. „Der Dienstleister denkt gar nicht mit.“
25. Au!ragstaktik: Nur das festlegen, was es dringend braucht.
26. Vision Statement Kurze Beschreibung der Vision/Idee Zielgruppe Welches Marktsegment/Ziel- oder Nutzer- gruppe soll das Produkt ansprechen? Dieser Punkt kann auch in Form einer Persona beschrieben sein. Bedürfnisse/Probleme Welche Bedürfnisse der Zielgruppe werden befriedigt? In welcher Form schafft das Produkt Wert für den Benutzer oder empfindet er es als wertvoll? Welche Emotionen weckt das Produkt? Top Features Welches sind die drei bis fünf wichtigsten Funktionen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal (USP)? Geschäftsmodell Wie wird mit dem Produkt Geld verdient? Wer sind die zahlenden Kunden? Was ist der Kunde bereit zu bezahlen und wie bezahlt er? Konkurrenz Gibt es Organisationen am Markt, die ein ähnliches Produkt anbieten? Differenznutzen Was bietet das Produkt mehr, weniger oder anders gegenüber vergleichbaren Produkten? angelehnt an http://www.romanpichler.com/tools/vision-board cosee_VisionStatement_Plakat2019_ Druck.indd 1 15.11.18 10:17
27. Autonomie Alignment technische Exzellenz … autonom arbeitet, also mit einem Minimum an Steuerimpulsen, weil ihr keine Zeit bzw. Kapazität für die Steuerung habt. … aligned mit euren Zielen agiert, weil sonst einfach eine Lösung entsteht, mit ihr nichts anfangen könnt. … mit modernen technischen Methoden und hoher Qualität arbeitet, damit ihr die So"ware nicht wegwerfen müsst. Ein Partner, der …
28. Wie finden wir heraus, ob der Anbieter die Ziele verstanden hat?
29. … und das Angebot dazu passt?
30. Briefing & Back Briefing
31. Frage: Was meint ihr, wie wir unsere Ziele erreichen können?
32. • Lasst den Anbieter die wichtigsten Hypothesen nennen, auf denen das Produkt basiert. Passen die? • Lasst euch vom Anbieter eine Lösungsstrategie vorschlagen. Wie gut hat er eure Ziele verstanden? Wie gut passt sein Angebot zu euren Zielen? • Referenzen: Hat der Anbieter schon mal ähnliche Herausforderungen gemeistert? Spicker
33. Ja, aber Autonomie bedeutet doch … !
34. … sich an keine Termine hält!
35. … oder irgendeinen seltsamen Technologie-Stack verwendet.
36. Erinnerung Au"ragstaktik: Dann legt Rahmen- bedingungen fest.
37. Technologie oder wie Technologie- entscheidungen ablaufen
38. Termine in Form von Goal-Oriented Milestones
39. 15. Juni: Projektstart 1. August: Aussteller beginnen mit dem Standaufbau 1. September: Start für Videoprogramm und Aktionen 1. Oktober: Messe-Portal im So" Launch & Business-Bereich geht live
40. • Legt technische Rahmenbedingungen fest oder den Prozess für Technologieentscheidungen. • Definiert Termine in Form von Goal-oriented milestones … • … oder bittet den Anbieter mit im Angebot einen Vorschlag für die Meilensteine zu machen. Passen sie zu den Hypothesen und Zielen? Spicker
41. Integratives Arbeiten: Es ist kein „Hire & Forget“ möglich.
42. Customer collaboration over contract negotiation Agiles Manifest
43. Wie stellt ihr euch die Zusammenarbeit vor?
44. Habt ihr ein bevorzugtes Vorgehensmodell?
46. Was müsst ihr sehen, wissen, mitentscheiden?
47. • Wir müssen regelmäßig sehen, • wie weit der Anbieter mit der Überprüfung der Hypothesen ist und zu welchen Ergebnissen das geführt hat, • wie der Fertigstellungsgrad des Produkts ist und was noch aussteht sowie • wie viel Budget bereits verbraucht wurde. • Wir brauchen mindestens einen festen Ansprechpartner. Ziele
48. Lasst den Anbieter ein Testimonial schreiben.
49. • Lasst euch ein Team Setup vorschlagen. Passt das zu euren Zielen? Sind inhaltliche Ansprechpartner (z.B. Product Owner) benannt? Gibt es eine Rolle fürs Konfliktmanagement (z.B. Scrum Master)? • Sprecht ihr dieselbe Sprache? • Lasst den ein Testimonial, eine Amazon- Rezension oder ein Press Release schreiben. Passt das zur gewünschten Zusammenarbeit? • Wie findet eine Übergabe statt? Spicker
50. Verstanden, aber wie machen wir das vertraglich?
51. Fritz-Ulli Pieper, Stefan Roock Agile Verträge
52. garantierter Minimalumfang
53. Maximalpreis Maximalpreis
54. Maximalpreis tatsächlicher Aufwand Maximalpreis
55. Maximalpreis tatsächlicher Aufwand Maximalpreis
56. agiler Festpreis Angebotspreis
57. tatsächlicher Aufwand agiler Festpreis Angebotspreis
58. tatsächlicher Aufwand agiler Festpreis Angebotspreis
59. Problem: Wir schreiben den Output fest, wenn wir am wenigsten wissen.
60. Startup-Finanzierung
61. Jeff Patton, User Story Mapping, https://jpattonassociates.com/
62. • Für ein Budget von x € … • … beeinflussen wir im Zeitraum Z … • … Metriken A, B und C in Richtung a, b und c. Pitch
63. • Mit einem Investment 250.000 € … • … gewinnen wir in 6 Monaten … • … 10.000 Kunden, die für durchschnittlich 200€ einkaufen. Pitch-Beispiel
64. • Klassische Ausschreibungen fokussieren auf Output, der zum ungünstigsten Zeitpunkt festgelegt wird. • In der Produktentwicklung geht es eher um Ziele und Outcome. • Gleichzeitig ist es wichtig, in einer Ausschreibung die Rahmenbedingungen (technisch, terminlich) festzulegen. • Es gibt verschiedene Vertragsarten, die meisten sind eher für Output optimiert. Learnings
65. Sherpa auf dem Weg zum digitalen Produkt.
66. Autonomie Alignment technische Exzellenz … autonom arbeitet, also mit einem Minimum an Steuerimpulsen, weil ihr keine Zeit bzw. Kapazität für die Steuerung habt. … aligned mit euren Zielen agiert, weil sonst einfach eine Lösung entsteht, mit ihr nichts anfangen könnt. … mit modernen technischen Methoden und hoher Qualität arbeitet, damit ihr die So"ware nicht wegwerfen müsst. Ein Partner, der …
67. Wir vermieten cross- funktionale Teams für die Produktentwicklung.
68. Bildnachweise: Titel: https://www.shutterstock.com/g/xantana Sherpa: https://www.shutterstock.com/g/solovushka Team: https://www.shutterstock.com/g/vectorfusionart links: Maximilian Kanfanke, Maximalfocus Photography konstantin.diener@cosee.biz Konstantin Diener