Upgrade to Pro — share decks privately, control downloads, hide ads and more …

Удаленная работа с документами и поручениями в СЭД

LANDOCS
September 12, 2018

Удаленная работа с документами и поручениями в СЭД

LANDOCS

September 12, 2018
Tweet

More Decks by LANDOCS

Other Decks in Business

Transcript

  1. Включение руководителя в работу - это значительное повышение эффективности СЭД

    в организации!  Скорость принятия решений  Исполнительская дисциплина  Ускорение внедрения системы  При участии руководителя ранее отлаженные процессы не ломаются, и не переносятся на бумагу! ЗАЧЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТА В СЭД
  2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РУКОВОДИТЕЛЯ В СЭД Рассмотрение документов. Согласование, подписание документов.

    Принятие решений. Выдача и контроль исполнения поручений Инструменты: Мобильный АРМ и web-клиент LanDocs Сквозное решение «LanDocs: Управление совещаниями»
  3. МОБИЛЬНЫЙ АРМ LANDOCS Приложение для планшетов на iOS и Android.

    Инструмент для руководителя, который постоянно в разъездах. Интерфейс ориентирован на не-пользователя СЭД и не-пользователя ПК. Индивидуальная конфигурация приложения и процессов под задачи конкретного руководителя.
  4. МОБИЛЬНЫЙ АРМ LANDOCS: ФУНКЦИИ Работа с сообщениями: утверждение проектов, редактирование,

    перенаправление. Инициативные поручения. Работа с документами: согласование, подписание. Рецензирование документов с использованием мультимедийных возможностей устройства. Off-line режим работы. Электронная подпись (на интеграционном сервере). Информационная витрина для совещаний.
  5. МОБИЛЬНЫЙ АРМ LANDOCS: ИНТЕРФЕЙС Документы распределены по папкам в соответствии

    с требуемым действием. Работа с содержанием документа без дополнительных кликов. Индивидуально настраиваемые справочники – адресаты сообщений, шаблоны резолюций. Мультимедийные возможности: графические и голосовые комментарии.
  6. РАБОТА С ПОМОЩНИКОМ Документы на мобильный АРМ могут попадать после

    предварительной обработки помощником руководителя. Вынесенные решения могут быть обработаны до отправки исполнителям.  Функции помощника.  Отбор документов.  Внесение проектов резолюций.  Обработка резолюций руководителя (голосовых, графических), оформление поручений конечным исполнителям.
  7. Работа с платформ, отличных от Windows, в том числе с

    мобильных устройств. Организация удаленного доступа – когда нет возможности установить нативный клиент LanDocs. Облегченный интерфейс для пользователей, не погруженных в делопроизводство. WEB-КЛИЕНТ: ВОЗМОЖНОСТИ
  8. WEB-КЛИЕНТ: ФУНКЦИИ Работа с сообщениями:  Создание сообщений любых типов

     Согласование, подписание  Рассмотрение, выдача и контроль исполнения поручений  Отчеты  Перенаправление  Фильтры и поиск Ключевая информация по документам:  Основные реквизиты  Файлы  Лист согласования  Дерево сообщений
  9. WEB-КЛИЕНТ: ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ Реализует основные функции: Работа с поручениями и

    принятие решений в облегченном интерфейсе. Полная информация для принятия решения – вложения, листы согласования, дерево сообщений. Мобильность – оперативный доступ с любого неподготовленного устройства.
  10. WEB-КЛИЕНТ: ОТЛИЧИЯ ОТ МОБИЛЬНОГО АРМ Не привязан к планшетам, и

    может быть основным рабочим местом. Коробочный продукт, не требующий дополнительной настройки, с минимальными затратами на поддержку. Предоставляет доступ к привычной в нативном клиенте конфигурации, папкам сообщений. Для всех пользователей LanDocs: расширяет сценарии работы с системой, добавляя возможности удаленной работы и не перегруженный интерфейс для основных задач.
  11. Решение Мобильный АРМ Web-клиент Подготовка пользователя Не-пользователь СЭД и не-пользователь

    ПК Пользователь LanDocs, продвинутый руководитель с несколькими мобильными устройствами под рукой Бизнес процессы Настроены под конкретного руководителя, завязанные на пред- и пост-обработку документов помощником Стандартные. Пользователь – полноценный участник всех процессов в СЭД Мобильность Сценарии работы в машине или самолете с предварительно загруженными документами при отсутствии интернета Оперативный доступ с любого подручного устройства везде, где есть интернет Развертывание Индивидуальный проект Коробочное решение КАКОЙ ИНСТРУМЕНТ ВАМ НЕОБХОДИМ?
  12. СОВЕЩАНИЯ НА РАЗЛИЧНЫХ УРОВНЯХ Коммерческая организация или госкомпания  организации

    подготовки материалов;  доступа к материалам в ходе мероприятия;  протоколирования и контроля исполнения принятых решений; совета директоров, правлений, комитетов департаментов управляющей компании Решение LanDocs: Управление совещаниями упрощает и решает задачи: Заседания Органы власти РФ руководителей органов власти и заместителей начальников управлений и территориальных органов Межведомственные мероприятия и совещания с участием Решение LanDocs: управление совещаниями подходит для проведения совещаний на различных уровнях, как в коммерческих организациях и госкомпаниях, так и в Органах власти РФ.
  13.  Нет удобного инструмента для планирования и проведения заседаний. 

    Документы и материалы предоставляются не вовремя.  Важные вопросы могут теряться в «информационном шуме», т.к. основное взаимодействие участников происходит по электронной почте.  Нет оперативного доступа к материалам и решениям предыдущих, текущих и планируемых заседаний,  Нет возможности наблюдения за статусом исполнения решений. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
  14. ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ Подготовка мероприятия Проведение мероприятия Итоги мероприятия Контроль

    и отчетность • Согласование повестки • Выбор участников, времени и места проведения совещания • Сбор материалов по вопросам и создание проектов решений • Оперативный доступ участников к материалам • Возможность удаленного принятия решения • Согласование протокола • Формирование поручений по итогам заседания • Отчеты об исполнении • Хранение материалов заседаний в отдельном журнале для возможности ознакомления • Инструменты для мониторинга и контроля исполнения поручений LANDOCS: УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ охватывает весь процесс, от подготовки материалов до контроля исполнения поручений
  15. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Материалы доступны участникам во всех интерфейсах LanDocs Нативный

    клиент Web-клиент Мобильный клиент Подготовка мероприятия Проведение мероприятия Итоги мероприятия Контроль и отчетность
  16. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Согласование повестки; Назначение ответственных за пункт повестки; Автоматическое

    формирование поручений на подготовку материалов; Рассылка уведомлений участникам; Интеграция с календарями Outlook. Подготовка мероприятия Проведение мероприятия Итоги мероприятия Контроль и отчетность
  17. ИНФОРМАЦИОННАЯ ВИТРИНА НА МОБИЛЬНОМ АРМ Доступ к актуальной версии материала

    в офлайн режиме (после синхронизации с сервером) Удобный просмотр материалов к вопросам и заседаниям с возможностью открыть в любом приложении на мобильном устройстве (например MS Word или MS Excel) Заочное голосование по вопросам повестки Подготовка мероприятия В процессе мероприятия Итоги мероприятия Контроль и отчетность
  18. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Согласование протокола; Направление поручений конечным исполнителям; Контроль сроков

    исполнения поручений конечными исполнителями и ответственными; Отчет исполнителей о ходе исполнения или выполнении поручения; Принятие и закрытие поручений; Отчеты об исполнении поручений для обсуждения на заседаниях; Работа с материалами заседаний из журнала регистрации. Участники используют следующий функционал LanDocs: Подготовка мероприятия Проведение мероприятия Итоги мероприятия Контроль и отчетность
  19. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ 25 Статус поручений Хранение истории по проведенным заседаниям

    и принятым решениям Готовые инструменты для мониторинга и контроля исполнения поручений Данные о действиях пользователей в системе позволяют оценить эффективность работы по принятым решениям Хранение информации по всем объектам дает возможность использовать BI-инструменты для визуализации любых срезов данных А также: Итоги мероприятия Подготовка мероприятия Проведение мероприятия Итоги мероприятия Контроль и отчетность
  20. ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ Упрощение планирования совещаний, в том числе

    при работе в нескольких коллегиальных органах; Актуальная информация о ходе подготовки и обсуждении значимых вопросов; Оперативный доступ ко всем материалам и решениям совещаний независимо от местонахождения; Возможность распределения поручений и получение оперативных отчетов об их выполнения; Фокусировка внимания на управленческих задачах за счет работы в отдельном интерфейсе.
  21. ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СЕКРЕТАРЕЙ Упорядочить работу по планированию и организации

    заседаний; Сократить время подготовки повестки и протокола; Постоянный доступ к актуальной версии повестки и автоматизированная рассылка по электронной почте; Ускорить поиск документов, относящихся к заседаниям (повестка, презентации, протокол и др.); Упростить подготовку отчетности по планируемым и проведенным заседаниям; Повысить сохранность и исключить утрату документов.