LanDocs и Board Maps решение для коллегиальных органов управления

Готовое решение «Управление совещаниями» на базе LanDocs и BoardMaps обеспечит ускорение процессов: определения повестки и плана работы заседаний, согласования протоколов и документов, а также улучшение исполнительской дисциплины, благодаря сквозному контролю исполнения документов и поручений.

Transcript

1. УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ВЕЗДЕ И ВСЕГДА! Интегрированное решение на базе LanDocs и BoardMaps
2. Управляющая компания СОВЕЩАНИЯ НА РАЗЛИЧНЫХ УРОВНЯХ Комитеты СД Совет директоров Заседания Совета директоров, Правления, Комитетов, Департаментов управляющей компании Правление Департа- менты Дочерняя/Зависимая компания 1 Комитеты СД Совет директоров Правление Департа- менты Дочерняя/Зависимая компания N Комитеты СД Совет директоров Правление Департа- менты Заседания Совета директоров, Правления, Комитетов дочерних и зависимых компаний …
3. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ 1. Протоколы заседаний формируются вручную, что занимает много времени и может привести к неточностям. 2. Документы и материалы предоставляются не вовремя. 3. Важные вопросы могут теряться в «информационном шуме», т.к. основное взаимодействие участников происходит по электронной почте. 4. Нет возможности ознакомиться с предыдущей историей вопроса. 5. Нет удобного инструмента для планирования и проведения заседаний. 6. Нет оперативного доступа к материалам и решениям предыдущих, текущих и планируемых заседаний, а также нет возможности наблюдения за статусом исполнения решений. 7. Нет возможности проведения удаленных совещаний.
4. 4 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ По итогам заседания назначаются поручения Вопросы объединяются и выносятся на повестку Указываются участники, выбирается время и место проведения Утверждаются решения, формируется протокол Формируются вопросы и проектов их решений Проводится голосование по вопросам повестки
5. 5 ПРОЦЕСС РАБОТЫ ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ По итогам заседания назначаются поручения Материалы заседания хранятся в отдельном журнале для возможности ознакомления Поручение перенаправляется, отслеживает его выполнение Отчет отправляется инициатору поручения через WEB-сервисы Поручения отправляются через WEB-сервисы в LanDocs По результатам выполнения поручения создается отчет в LanDocs
6. 6 Вопросооборот – изменение статуса вопроса по мере его трансформации из проблемы в решения и поручения Проект вопроса Вопрос включен в повестку Вопрос рассматривается По вопросу принято решение Контроль поручений Поручения исполнены Вопрос закрыт и архивирован Вопрос на голосовании Внесение вопроса в повестку заседания и назначение докладчика Приглашение участников на конкретный вопрос (с ограниченными правами по доступу к другой информации) Комментарии, мнения, позиции по вопросу Общий список всех вопросов (рассмотренных, текущих, планируемых) Возможность отслеживать ход подготовки и обсуждения вопроса ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: РАБОТА С ВОПРОСАМИ Запрос на подготовку материалов по вопросу и назначение докладчика Последовательное рассмотрение вопроса в нижестоящих коллегиальных органах Поиск по любым параметрам и категориям вопросов (бюджет, маркетинг и т.д.)
7. 7 Доступ к актуальной версии материала в офлайн режиме (после синхронизации с сервером) Подписание материалов с помощью ЭЦП Удобный просмотр материалов к вопросам и заседаниям с возможностью увеличения масштаба для PDF-файлов Возможность получить повестку и все материалы заседания в одном файле ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ Возможность создания запроса на подготовку материала по вопросу Добавление аннотаций, правок и комментариев к материалам
8. 8 Ввод рукописных пометок Выделение маркером по тексту документа Текстовые примечания к определенному месту в документе ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: АННОТИРОВАНИЕ И КОММЕНТАРИИ Управление видимостью аннотаций: только автору, всем или указанным пользователям Комментарии к материалу в режиме обсуждения Удобное средство просмотра PDF-документов
9. 9 Синхронная демонстрация доклада на iPad участников заседания. Возможность включить демонстрацию с iPad любого участника (например, для показа всем участникам комментариев или определенной страницы) Быстрый доступ к истории вопросов Возможность удаленного участия в заседаниях с iPad (видео и аудио) Простой механизм отслеживания графика, перерывов и оценки времени окончания заседания Автоматическое формирование протокола ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ Возможность обмена мнениями по вопросам во время доклада Быстрый доступ к истории всех заседаний
10. 10 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: ГОЛОСОВАНИЕ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ Голосование по различным проектам решений по одному вопросу Выражение особого мнения при голосовании Возможность ручного ввода голосов секретарем Очный, удаленный и заочный форматы юридически значимого голосования с использованием ЭЦП по ГОСТ
11. 11 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: РАБОТА С ПОРУЧЕНИЯМИ Формирование поручений по вопросам, и во исполнение решений Назначение сроков, ответственных исполнителей и соисполнителей Уведомления исполнителей поручения о сроках, достижении вех и т.д. Отчет исполнителей о ходе исполнения, достижении вех или выполнении поручения. Принятие и закрытие поручения Отчеты об исполнении поручений для обсуждения на заседаниях коллегиального органа Выгрузка списка поручений в Excel
12. 12 ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: РАБОТА С ПОРУЧЕНИЯМИ (Интеграция с LanDocs) Работа с материалами заседаний из журнала регистрации Перенаправление поручений конечным исполнителям Контроль сроков исполнения поручений конечными исполнителями и ответственными исполнителями Отчет исполнителей о ходе исполнения или выполнении поручения Принятие и закрытие поручения Отчеты об исполнении поручений для обсуждения на заседаниях коллегиального органа
13. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: КОНТРОЛЬ И ОТЧЕТНОСТЬ 13 Статус поручений Хранение истории по проведенным заседаниям и принятым решениям Готовые инструменты для мониторинга и контроля исполнения поручений Данные о действиях пользователей в системе позволяют оценить эффективность работы по вопросам и проектам решений Хранение информации по всем объектам дает возможность использовать BI-инструменты для визуализации любых срезов данных
14. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ: БЕЗОПАСНОСТЬ Различные варианты аутентификации, в том числе с помощью Active Directory Удаленный контроль за доступом к системе на iPad Шифрование подгружаемых в систему документов Защищенный протокол передачи данных 14 Использование ЭЦП по ГОСТ для подтверждения результатов голосования Гарантированная сохранность информации, шифрование данных, возможность удаления всей информации на iPad по сигналу от сервера Гибкая ролевая модель, определяющая доступ к информации
15. ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ Снижение нагрузки на членов органов управления: – перенос второстепенных вопросов в заочные утверждения на 10% – своевременный и оперативный доступ ко всем материалам на 10% – фокусирование на вопросах и предлагаемых решениях на 25% Уменьшение затрат времени участников совещаний: ‒ при подготовке к совещаниям на 50% ‒ в ходе совещаний на 30% ‒ при оформлении результатов на 20% Улучшение исполнительской дисциплины при контроле поручений на 15%
16. Упростить планирование участия в совещаниях, в том числе при работе в нескольких коллегиальных органах Выносить на рассмотрение любые вопросы и темы при минимальных временных затратах Получать актуальную информацию о ходе подготовки и обсуждении значимых вопросов Иметь оперативный доступ ко всем материалам и решениям совещаний независимо от местонахождения Фокусировать внимание на управленческих задачах за счет работы в отдельном информационном пространстве Участвовать в заседаниях удаленно Предлагать альтернативные проекты решений рассматриваемых вопросов Распределять поручения и получать систематизированную картину их выполнения ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЙ
17. Упорядочить работу по планированию и организации заседаний Сократить время подготовки повестки и протокола Выявлять риски по организации заседания, получая исчерпывающую информацию о ходе его подготовки Обеспечить постоянный доступ к актуальной версии повестки и материалов без рассылок по электронной почте и использования других информационных систем Ускорить поиск документов, относящихся к заседаниям (повестка, презентации, протокол и др.) Минимизировать ошибки и временные затраты, связанные с организацией и проведением заседаний «вручную» Упростить подготовку отчетности по планируемым и проведенным заседаниям Повысить сохранность и исключить утрату документов, связанных с деятельностью коллегиальных органов ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ СЕКРЕТАРЕЙ И ПОМОЩНИКОВ
18. БИЗНЕС-ЭФФЕКТ Ускорение процессов: определения повестки и плана работы заседаний, согласования протоколов и документов, а также исполнения поручений Принятие объективных, обоснованных решений с учетом истории вопроса и особых мнений участников Получение наглядной картины результатов работы как коллегиальных органов, так и отдельных сотрудников Улучшение исполнительской дисциплины, благодаря сквозному контролю исполнения документов и поручений
19. СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ Вы получите: • Внедрение для 50 пользователей (12 из которых пользуются функциональностью управления совещаниями) системы документооборота и контроля поручений. • 5 настроенных карточек документов • 5 настроенных процессов • 7 настроенных отчетов • Внедрение и обучение за 2 месяца • Инструкция пользователя • Техническая поддержка в течении 1 года За 3 450 000 рублей при условии подписания договора до 31 мая 2015 года. Первые 5 заказчиков получат в подарок 2 планшета Apple iPad Air 2 64Gb Установите мобильное приложение себе и руководителю!
20. ОФОРМИТЕ ЗАЯВКУ Оставьте заявку на сайте landocs.ru Напишите нам на LANDOCS@LANIT.RU Позвоните +7 (495) 967-66-50