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Notionへのデータ移行を成功させる5つのポイント - NIFTY Tech Day 2023

Notionへのデータ移行を成功させる5つのポイント - NIFTY Tech Day 2023

ニフティ株式会社

November 27, 2023
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  1. Copyright ©NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Notionへのデータ移行を
    成功させる5つのポイント
    ニフティ株式会社
    会員システムグループ
    石川 貴之

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  2. 自己紹介
    ニフティ株式会社
    会員システムグループ テックリード
    N1! Productivity Engineer / Cloud Architect
    石川 貴之 (Ishikawa Takayuki)
    担当業務
    ● AWS/GCP組織管理
    ● 自社サービスのクラウドアーキテクト、バックエンド
    ● 技術寄りSaaS管理(Notion, GitHubなど)
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  3.   Notion とは
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    Wiki、ドキュメント管理、プロジェクト管理を備えた
    人・情報・業務をつなぐコネクテッドワークスペース

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  4.   Notion AI と Q&A
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    Notion AIに、Q&A機能が登場
    https://www.notion.so/ja-jp/product/ai

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  5. ニフティにおける現在の利用状況
    利用期間:2年
    利用者数:400人弱(ゲストは除く)
    ページ作成者数:300人(前のツールよりも15%増加)
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  6. 移行元と移行先
    Jira/Confluence/Bitbucket Serverを2022年にNotion/GitHubへ移行
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  7. 利用開始から移行完了まで
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  8. 本日お話しすること
    利用開始から2年、移行完了から1年経った今だからわかる、当時やってよかったこと、
    今ならこうするというポイントを5つのテーマで話していきます。
    01. 検証と選定
    02. 掃除
    03. 整理
    04. 移行
    05. 普及
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  9. 01 検証と選定
    いろんな視点が必要
    01. 検証と選定
    02. 掃除
    03. 整理
    04. 移行
    05. 普及
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  10. 移行先候補の検証
    ● 最低でも3つの視点を持って検証する
    ○ メインペルソナ(一般的な利用者)
    ○ 管理者ペルソナ(ツールの管理者)
    ○ パワーユーザーペルソナ( API含めゴリゴリ使う人)
    ○ 消極的ユーザーペルソナ(可能な限り使おうとしない人、リテラシが足りていない人)
    ● SaaSのリリース頻度やマイルストーンも調べる
    ○ feature requestやbugの対応度も確認
    ○ 今は機能がなくても今後リリースされるなら十分選択肢となる
    ○ iPaaSでカバーできるならデメリットとはカウントしない


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  11. 選定
    ● 多数決で決めるのは避けよう
    ○ 比較検証対象のツールを利用面・管理面両方しっかり触ったことのある人は少ない
    ○ 多数決だと現状維持に近い選択肢になる確率が高い (問題も解決しない)
    ● 稟議では時流は活用しよう
    ○ 基本PoCのときの数字で会話することになるが、流行りはうまく取り入れましょう
    ○ いまならAIが熱いのでNotion AIやQ&Aの効果を推したり
    ○ マイルストーンにあった Home機能の期待値を上げたり


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  12. 02 掃除
    移行前に掃除と棚卸し
    01. 検証と選定
    02. 掃除
    03. 整理
    04. 移行
    05. 普及
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  13. 検索で情報が見つからない原因
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  14. 不要なデータの削除
    ● 重複ページ・添付ファイルの削除
    ○ 別スペースからまるっとコピーされていたページの削除
    ○ ページコピーにより雪だるま式に増えたファイルの削除
    ○ サービスの分割ログファイルなど不必要に大きいデータの削除
    ● ほぼ空のスペースを削除かマージ
    ○ 数ページしかないスペースを同カテゴリのスペースへマージ
    ○ 全体の1割くらいはこういうスペースがあった
    添付ファイルの総量が
    25〜50%ほど削減した


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  15. 取捨選択後、
    実際に移行したのは
    全体の4割ほど
    アクティブではないデータは移行先に持ち込まない
    ● 移行パターンは複数用意する
    ○ パターンが少ないとみんな「移行する」を選んでしまうため


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  16. 03 整理
    移行先のレイアウトを決める
    01. 検証と選定
    02. 掃除
    03. 整理
    04. 移行
    05. 普及
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  17. ワークスペースは基本1つでいい
    ● メイン ワークスペース
    ○ チームスペース機能リリース後はゲスト招待可能なチームスペースを用意
    ○ アーカイブ用チームスペースも用意する予定
    ■ アーカイブしたチームスペースは検索対象からデフォルト除外してほしい(機能要望)
    ● アーカイブ ワークスペース
    ○ 検索ノイズになるので別途ワークスペースを用意
    ○ Analyticsを見てもまるで使われていない
    ● ゲスト招待可能 ワークスペース
    ○ 当時ゲスト招待制御がワークスペース単位しかなかったため専用ワークスペースを用意
    ○ ワークスペース統合という厄介な宿題が残ってしまった




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  18. チームスペース&ページ構成
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  19. チームスペースは情報分類ごとに分割
    ● 検索性を優先したカテゴリ分け
    ○ ナレッジはひとつのチームスペースにまとめた
    ○ チームスペースは不用意に増やさない運用
    ■ 自社情報の図書分類法を作って分けようと考えたが分類が難しく断念
    ● 移行元の情報粒度を残した構成
    ○ 移行したスペース配下の管理は自由
    ○ 移行先をページにするかデータベースアイテムにするか はすごく悩んだ
    ■ Wiki化できるのでページでよかったと今なら思う


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  20. 検索以外にページを探せる導線を増やす
    ● Confluenceのスペース一覧的なデータベース
    ○ スペースをページとして移行したためインデックスとなるデータベースを用意
    ● カオスマップをナレッジのポータルページとして再現
    ○ カオスマップは一枚絵としては見やすいのでポータルページのレイアウトに採用
    ● 索引として使えるTagsデータベース
    ○ いろんなデータベースからリレーションされて問い合わせ先一覧としても利用
    ○ prefix付けて分類分けしている( dept_xxx, svc_xxx, co_xxx, sys_xxx)
    ○ 今は作成・編集を自由にさせているが粒度がブレるのが悩みどころ



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  21. 21

    導線作りのために作ったページとDB
    Confluenceスペースと同
    じ粒度のページトップをま
    とめたDB
    索引DB
    カオスマップ
    再現ナレッジポー
    タル

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  22. 他にも作ってよかったDB
    社内掲示板DB 目標設定DB
    障害報告DB

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  23. 04 移行
    泥臭い作業多いけど頑張る
    01. 検証と選定
    02. 掃除
    03. 整理
    04. 移行
    05. 普及
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  24. Notionへのデータ移行体験談と TIPS | ドクセル
    https://www.docswell.com/s/14kw/Z986PY-experience-and-tips-for-migrating-data-to-notion
    以前Notion Meetupで話した内容です
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  25. 移行元と移行先
    Jira/Confluence/Bitbucket ServerをNotion/GitHubへ移行
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  26. 移行後の見た目
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  27. Confluence to Notion
    ● 公式のImporterを使おう
    ○ 2022年11月中頃からはインポートレポートが出るようになったので移行漏れも確認可能
    ○ 2023年にAPI経由の移行やServer版にも対応
    ○ アップデートはそこそこ入るので再検証が必要な場合もある、移行期間は短めが吉
    ● 落とされる情報はhtmlに手を加えて対応
    ○ jsに依存しているアドオン
    ○ ページコメント
    ○ 作成者/日、最終更新者/日などの情報
    ■ 移行後に情報の鮮度や関係者が
    わからなくなるので入れればよかった





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  28. Jira to Notion
    ● 専用のImporterはないのでAPI使って自力で移行しよう
    ○ データベースのプロパティに当たる部分は csvエクスポートしたものをインポート
    ○ Issueの中身はAPIを利用して入力
    ● データ移行したデータベースはアーカイブとして扱おう
    ○ データとしては移行されているが、 Jiraと同じフローで使えるわけではない
    ○ 移行先データベースをそのまま実運用に使いにくい
    ■ プロパティの調整や自動化が必要
    ■ 新しくデータベース作った方が綺麗 (今ならProjectのテンプレから作るのがよい)


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  29. 05 普及
    説明会や勉強会、宣伝を
    コツコツと
    01. 検証と選定
    02. 掃除
    03. 整理
    04. 移行
    05. 普及
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  30. 説明会・週一勉強会による普及促進
    ● 移行説明会やハンズオン、サンプル提供などはやろう
    ○ 自由に作って壊していい Sandboxページも提供
    ○ 移行サンプル提供、セルフ移行手順提供
    ■ 個人アカウントで移行すると監査ログが荒れるので注意
    ● PoCも本番導入も小規模から始める
    ○ Notionは快適に操作できる反面、自由に使っているとカオスな状況になる
    ○ どのように秩序を保ちつつ自由を与えるべきかは運用してみないと実感できない
    ● ラジオ感覚で聞ける情報発信番組
    ○ Notion Casual Talkと題して半年間毎週実施
    新しく入った方はオンボーディングや新人研修でカバー


    セルフ移行ユーザーごとのPage created
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  31. Notionのアップデートを追う
    ● リリースノート共有
    ○ 都度伝えることでアップデートされていってる感 が出る
    ○ SaaSの更新情報を常に追う人は稀なのでこういうの大事
    ● ベータ版も積極的に参加する
    ○ この機能が来るならこれ作らなかったのにという事態を減らす
    ○ ベータ版のフィードバックもしっかり行い不満の種も減らす


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  32. まとめ
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  33. まとめ
    ● 検証 では複数ペルソナを用いてフロー確認を行おう
    ● 掃除と棚卸し を行えばインポート時間が短縮され検索ノイズも減らせる
    ● 情報の整理と配置 はかなり重要、何を重視する決めて運用しながらレイアウト
    を構築していこう
    ● 移行 は公式のImporterをうまく使えばインポート要素のカスタムも可能、自力移
    行はやる前に本当にNotion上にないとダメかは再考しよう
    ● 利用の普及 には遊べる場を用意して、知識の浸透 には地道に情報発信を続け
    ていくのがよい
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  34. 参考
    - Notion AIに、Q&A機能が登場
    https://www.notion.so/ja-jp/product/ai
    - Notion Creators Fes 2023 - YouTube
    https://www.youtube.com/watch?v=I3r9rt1wRzs
    - Notion全社導入に伴う移行とデータ整理のノウハウ | ドクセル
    https://www.docswell.com/s/14kw/Z6YYYV-know-how-for-notion-implementation-migration-and-data-organization
    - Notionへのデータ移行体験談と TIPS | ドクセル
    https://www.docswell.com/s/14kw/Z986PY-experience-and-tips-for-migrating-data-to-notion
    - Notionで社内情報をスムーズに検索!移行前の大掃除と再配置で効率アップ - NIFTY engineering
    https://engineering.nifty.co.jp/blog/14534
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  35. Copyright ©NIFTY Corporation All Rights Reserved.

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